Formato para llevar el registro de asistencia en el trabajo

El registro de asistencia de los empleados dentro de una empresa es una de las prácticas más comunes alrededor del mundo en el departamento de Recursos Humanos. Por eso queremos ayudarte a comprender los detalles de la normativa. Además, te traemos las claves para crear una plantilla de registro de asistencia para los trabajadores en Excel. Por si esto no motiva lo suficiente, también te traemos un formato para el registro de asistencia en PDF que podrás descargar. ¿Qué contenidos encontrarás en este artículo?

Cómo administrar la asistencia de tus empleados (con o sin plantilla en PDF o Excel)

El control horario y fichaje en una empresa es la acción de contabilizar las horas que han trabajado los empleados, y cómo estas han sido repartidas a lo largo de su jornada. En esta contabilidad se incluyen las horas comprendidas entre la entrada y la salida. También se añaden las horas extraordinarias y las que no se han realizado durante su jornada. En el pasado, cuando un trabajador fichaba al entrar y salir del puesto, este lo apuntaba manualmente con papel y bolígrafo. ¿Pero cómo se hace el control horario ahora?

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Hay muchas maneras de llevar el control horario dentro de una empresa. Desde utilizar una plantilla de Excel, hasta sistemas avanzados. Estas herramientas tienen como objetivo que tu menor preocupación sea el cómo del control horario y fichaje.

Ahora están a disposición de cualquier empresas dispositivos o sistemas de registro automáticos. Que actualizan la información de manera simultánea y en cuanto el trabajador indica su llegada o salida. Hablamos de sistemas como softwares de gestión de horarios laborales y programas para el control de asistencia. Aplicaciones para ordenadores e incluso móviles, que permiten el registro de la jornada tanto fuera como dentro de la oficina.

¿Qué es una hoja para registrar la asistencia al trabajo?

Las hojas o plantillas para el control horario son documentos. Generalmente con algún tipo de lista o cuadrante, en el que se registra la entrada y la salida de los empleados. Teniendo en cuenta también los descansos. Son la versión renovada de las famosas tarjetas para fichar. Que el trabajador tenía que agujerear utilizando una máquina a la hora en la que llegaba al puesto de trabajo y a la hora a la que se iba.

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El paso a paso para crear un formato de registro de asistencia de trabajadores en Excel

El ejemplo que mostramos aquí solo utiliza dos fórmulas básicas de Excel. Lo que significa que esta plantilla de hoja de tiempo se puede copiar, cambiar y personalizar con facilidad, según las necesidades de tu organización.

En primer lugar, necesitas averiguar qué tipo de información realmente necesitas tener en tus hojas de fichaje. Normalmente, necesitarás un campo para el nombre del empleado, el período de tiempo que cubre la hoja de fichaje (semana, mes). Pero también el nombre del colaborador y el administrador. Además de, claro está, la hora de entrara y la hora de salida del trabajador en el puesto de trabajo. También puedes agregar campos para los números de seguridad social o identificación del empleado, pero mientras más simple mejor.

El empleado tendrá que rellenar los campos para las horas de entrada y de salida de la mañana.  Las de la tarde, esto para hacer hincapié en la pausa del almuerzo y descontarlo del total. Al ingresar las horas en la hoja de asistencia dos veces al día, el empleado no tendrá que recordar todas las horas del día al final de la jornada. Al finalizar el día, sin embargo, hay que sumar las horas. No te preocupes, en el siguiente paso te mostramos cómo calcular las horas automáticamente.

Formato de control de asistencia de trabajadores en Excel

Para empezar, deberás reservar una celda, justo al lado de las horas de entrada y salida. Esto se realiza para que el empleado pueda especificar la cantidad total de horas que ha trabajado en cada período. Luego, utilizaremos dos fórmulas básicas. Una para sumar el total de horas de un solo día y otra para sumar todas las horas de trabajo de la semana. Para sumar las horas de un solo día, ingresa una fórmula simple = SUMA (B7 + D7) en la celda “Total de horas” al final del primer día laborable. Una vez que un empleado haya añadido sus horas en las celdas “total de horas por la mañana” y “total de horas por la tarde”. Estas se agregarán automáticamente en el campo “total”.

Para usar la misma fórmula para los otros días, simplemente haz clic con el botón derecho y copia la celda que contiene la fórmula. Elije “pegar fórmula” para las celdas de la hora total restante. Excel cambiará automáticamente la fórmula de las otras filas, por lo que no es necesario hacerlo a mano. Qué bien, ¿no?

Para obtener el total de horas que tu empleado trabajó en una semana:

Deberás sumar todas las horas totales diarias. Para hacerlo, elije una celda en la que deseas que se muestre el recuento total semanal e inserta otra fórmula SUMA. Por ejemplo, si los campos de la hora de trabajo diaria total están todos en la columna D, comenzando en la fila número 3 y terminando con la fila número 8, para calcular las horas totales semanales, la fórmula sería = SUMA (D3: D8). Esta fórmula suma todos los valores en la columna D que se encuentran entre las filas 3 y 8.

Una vez que hayas agregado estas fórmulas y hayas formateado la hoja a tu gusto, tendrás una plantilla de tiempo perfectamente funcional. Al final, simplemente copia el archivo de la hoja de fichaje y pasa las copias a tus empleados para que puedan empezar a registrar su tiempo.

Plantilla semanal para el control horario de los trabajadores

Si se quiere tener una vista semanal de este fichaje, y no mensual, en el caso de que se esté utilizando Google Sheets, el manager o jefe de equipo podrá utilizar las pestañas del documento para separar los meses o, en este caso, las semanas. Sin embargo, no recomendamos este tipo de práctica, ya que hacer el recuento mensual puede ser más complicado al final.

Si el Excel no es lo tuyo, puedes descargarte nuestra plantilla básica gratis. Así tendrás todas las partes cubiertas y solo sería ingresar las horas y hacer todos los cálculos a mano.

¿Cómo utilizar estos formatos para administrar la asistencia para la jornada partida o parcial?

Como ya sabréis, el control horario también es obligatorio para aquellos trabajadores con jornadas parciales. Pero… ¿Cómo aplicarlo en estas situaciones? La única diferencia entre los empleados a jornada parcial y los que trabajan a jornada completa, en términos de control horario, es que la empresa tiene que especificar las horas que este ha hecho a final de mes, junto con la nómina. En caso de que se hayan hecho horas complementarias, se tendrá que especificar el motivo.

En resumen, la particularidad de este tipo de contrato no afecta a la manera de hacer el registro de jornada. Así que se puede incluir al trabajador a jornada parcial en la misma plantilla que los demás.

Formato para el control de asistencia de los trabajadores en Word

¿Se puede hacer el registro de la jornada con un documento de Word? Sí, pero la información será siempre más clara cuando se exponga en algún tipo de cuadrícula compuesta por distintas celdas. No solo para ti como manager, sino para tus empleados. Es muy importante que tus trabajadores sepan cómo rellenar estos cuadrantes, para que la información sea veraz. Si se lo pones fácil, lo conseguirás con muchos menos problemas.

Formato manual en PDF, Word y Excel vs. Software para el control de asistencia

Una vez repasados los diferentes métodos que existen para cumplir con el control de asistencia de los trabajadores. Podemos pasar ac comparar los tipos de soluciones para saber qué pros y contras tiene cada una.

Formato para imprimir con cuadrante para rellenar

Las plantillas en Excel, PDF o Word son gratuitas, es cierto, pero conllevan más tiempo de gestión, pues se tienen que ordenar, clasificar, hacer el recuento de las horas, pedir las firmas a los trabajadores in situ…y difícilmente se pueden adaptar a las necesidades de la nueva tendencia del teletrabajo. La pregunta que debes hacerte es la siguiente: ¿te sale a cuenta perder este tiempo? Si tu empresa tiene pocos trabajadores y la gestión de los Recursos Humanos todavía no necesita escalar, puede que esta solución te funcione.

Programa o aplicación para llevar un registro de horas trabajadas y de la asistencia (con período de prueba gratis)

Los softwares para el control horario como Factorial facilitan la administración del registro de la jornada y son mucho más precisos. Factorial es muy simple de usar y fácil de configurar. Con opciones para realizar el seguimiento en tiempo real y completar horas de trabajo más tarde. Es básicamente una versión mucho más precisa y versátil de una hoja de fichaje. Además de eso, Factorial tiene una potente función de informes que clasifica automáticamente los datos de la hoja de fichaje en informes personalizables. Estos datos son fáciles de compartir, y todo esto se almacena de forma segura en la nube.

La gestión de las asistencias durante el teletrabajo

Con la llegada de la pandemia del Covid-19, el teletrabajo se hizo necesario y en muchos casos obligatorio para muchísimas empresas. Se establecieron nuevas normativas para regular a los trabajadores en este período histórico sin precedentes. también se modificaron algunas leyes de manera provisional. Para que tus teletrabajadores puedan fichar la única opción que tienes es la de digitalizar tu empresa, y eso significa decir adiós a las plantillas impresas. Es posible utilizar una plantilla que se comparta por internet con los trabajadores y estos vayan editándola. Pero es muchísimo más fácil contar con un software que haga el recuento automáticamente. Tus empleados solo tendrían que hacer clic al reloj de entrada y salida. ¡El total lo sumaría el propio programa, además de hacer el balance de horas!

El Control de las asistencias y la seguridad en la oficina

Aunque tus empleados no teletrabajen y sigan yendo a la oficina, tendrás que adaptar tus sistemas para el registro de la jornada igualmente. Para la seguridad de todos, es mejor que cada uno tenga su propio dispositivo en el que fichar. Esto puede ser através de un lector de QR, un software o una aplicación para el celular. ¡Evita hojas de papel que puedan ir de mano en mano y lectores de huella dactilar!  

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