Conocer y controlar los gastos de una empresa, independientemente de su tamaño, será de gran importancia al momento de mejorar el rendimiento y productividad.
Si bien es cierto que algunas organizaciones, especialmente aquellas más pequeñas, evidencian la falta de recursos al momento de crear un departamento dedicado a esta tarea, no debería ser excusa que evite el monitorear los costos y gastos provenientes del desarrollo de su actividad.
Una empresa debería siempre analizar sus gastos y entender en qué forma impactan sobre la rentabilidad y el desarrollo del negocio, para así poder tomar decisiones informadas en todo momento.
En este artículo abordaremos el tema de los gastos de empresa para que puedas conocer y reconocer los distintos tipos y la mejor forma de gestionarlos. Además detallaremos consejos sobre cómo reducir costes y las posibilidades de digitalizar esta tarea con un Software de control de gastos.
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En un nuevo HR Pill, resumimos en tan solo algunos minutos, todo lo que necesitas saber acerca de cómo administrar tu empresa.
¿Qué son los gastos generales de empresa?
Un gasto puede ser definido tan simplemente como la salida o egreso de dinero, ya sea en efectivo u otro medio de pago. Así como toda partida que disminuye el beneficio o aumenta la pérdida de la organización.
Toda empresa, por el simple hecho de existir, debe hacer frente a una variedad de gastos. Algunos de los cuales derivan directamente de la producción del bien o servicio ofrecido y otros que lo harán independientemente de estos. Entre estos últimos encontramos los llamados gastos generales.
En otras palabras, son aquellos gastos que no son costos directos de la producción pero que sí son necesarios para que funcione. En esta categoría encontramos todos los derivados de la administración, el local, la logística y las nóminas. De esta forma quedan exentos los gastos provenientes de materias primas o materiales de fabricación.
Conocer y tomar conciencia de estos gastos, es la primera tarea que toda empresa debería realizar en pos de realizar una correcta gestión.
Algunos de los gastos más comunes y transversales a los diferentes tipos de organizaciones son:
- Compra de material de oficina: gastos que van desde papelería hasta mercaderías y muebles que adquiera la empresa para su día a día.
- Alquileres: incluidos locales, despachos o inmuebles en general.
- Marketing, publicidad y diseño: cualquier gasto relativo a estos servicios de promoción y comunicación.
- Gastos de viaje: aquí se incluyen desplazamientos, manutención, dietas, gastos de locomoción y cualquier gasto por viaje de los empleados.
- Gastos financieros y administrativos: intereses, comisiones bancarias, descuentos aplicados a las ventas, etc.
- Servicios: cualquier servicio básico como es la luz, gas, agua, wifi, teléfono, etc.
- Servicios prestados por otras empresas o profesionales independientes: desde asesorías hasta consultorías contratadas externamente.
- Mantenimiento y reparaciones imprevistas: gastos que provienen de la conservación y actualización de instalaciones, inmuebles, máquinas, etc.
- Nóminas, Salarios y Seguridad Social: gastos relativos a las pagas y cotización de los empleados en plantilla.
- Transportes y logística: gastos de movilidad propios de la empresa y su actividad.
Gestión de gastos en dietas y kilometrajes
Uno de los gastos que muchas empresas enfrentan y no saben cómo gestionar son los relativos al kilometraje y dietas. Generalmente producto de viajes o desplazamientos como parte de su trabajo.
Gastos de kilometraje: son los derivados de billetes de avión, combustible, uso de vehículos o cualquier otro medio de transporte.
Dietas: son compensaciones económicas de la empresa por gastos derivados del trabajo de un empleado que pueden ir desde comida hasta alojamiento. Suelen ir asociados a viajes de trabajo.
Al momento de gestionar estos gastos, las empresas suelen optar entre dos modelos que se adapten a sus necesidades y realidades: el modelo fijo, o el modelo de justificación de gastos. En el primero, se fija un monto determinado para un conjunto de gastos previamente definidos, evitando el control al detalle de cada movimiento. En el segundo, cada trabajador deberá entregar justificante (ticket, factura, comprobante, etc.) para reclamar debidamente el dinero gastado. Aquí la empresa evaluará el gasto y tras aprobarlo, abonará la cantidad declarada.
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Tipos de gastos que podemos encontrar en una empresa
Una vez comprendidos los gastos generales, debemos adentrarnos en las diferentes tipologías para realizar un abordaje más detallado. Podremos identificar gastos directos, indirectos, fijos y variables.
Directos
Los gastos directos son aquellos que se relacionan directamente con la producción. Los cuales incluyen desde la materia prima hasta los recursos humanos y materiales utilizados directamente para la elaboración del producto o prestación del servicio.
Indirectos
Aunque de alguna forma también son necesarios para garantizar la producción, no derivan directamente de esta. Encontramos aquí entre otros, los gastos derivados de ventas, administración y comercialización de los bienes producidos.
Fijos
Quizás sean los más fáciles de identificar, ya que son aquellos que se mantienen constantes y no cambian en relación a la cantidad de clientes ni volúmenes de producción. Nuevamente, serán gastos fijos aquellos en los que incurra la empresa por el simple hecho de existir y estar en actividad.
Los gastos fijos existen en la empresa incluso si no existiera negocio (entendido como la venta de bienes y servicios). Esto significa que en principio no se ven afectados directamente por la variación de la actividad del negocio.
Ahora bien, que sean fijos no significa que sean mensuales, ni siquiera tienen por qué ser recurrentes, sino que simplemente no dependen del volumen de producción. Aún así, hay ciertos gastos fijos que siempre se suelen asumir:
- Gastos por alquiler o pago de préstamo o hipoteca.
- Impuestos y tasas.
- Gastos por suministros y facturas de servicios. En este caso hay quienes ubican este gasto en una categoría externa como “gasto semifijo”. Aunque hoy en día se suele tener cierta estabilidad en los montos además de poseer un carácter fijo y recurrente.
- Servicios de empresas externas. Gastos fijos de gestoría, mantenimiento web, agencia de publicidad o diseño, despacho legal, etc.
Variables
Aquí encontramos desde el mantenimiento de maquinaria, envases y embalajes, insumos, y hasta la compra de materia prima. Por este motivo, los valores de gastos variables en los que puede incurrir un pequeño almacén de barrio serán muy diferentes a los de una gran fábrica.
Estos valores pueden fluctuar tanto de manera voluntaria como involuntaria, dependiendo del grado de control que tenga la empresa sobre estos.
Aún con todas estas particularidades, existen ciertos gastos variables que podemos encontrar en casi cualquier empresa, como por ejemplo:
- Costes de personal: el principal coste variable al que tienen que hacer frente las empresas. Se incluye aquí la seguridad social, aumentos, promociones y nuevas contrataciones.
- Materias primas: todos los materiales necesarios para la elaboración, embalado y empaquetado del producto.
- Impuestos específicos y costos de distribución.
Cómo controlar los gastos de una empresa
Tener un buen control de gastos es imprescindible para evitar tensiones en materia de contabilidad. Además de dar respuesta a imprevistos así como crear políticas de precios de venta y porcentajes de reinversión futura. Al final una empresa existe para generar ganancias, beneficios y rentabilidad.
Para ello es necesario tener un plan de negocios que contemple todas las posibles variables, analizando futuros posibles y circunstancias adversas a las que podríamos tener que enfrentarnos.
Por otra parte, deberemos calcular los gastos fijos y variables a los que deberemos hacer frente cada mes y cada año. Además de realizar una proyección de ingresos y ganancias y buscar en todos los casos que el balance sea positivo. Remarcando así la necesidad de realizar previsiones con cierta periodicidad.
En la ardua tarea de gestionar los gastos, existen una serie de pasos que deberíamos seguir para controlarlos:
Digitaliza los gastos y comprobantes
El primer consejo sería que puedas gestionar estos gastos, facturas, comprobantes y tickets de forma digital. Completar un formato de Excel puede ser una tarea bastante complicada. Además, siempre tendremos un margen de error producto del ingreso manual. Existen programas específicos que te permitirán gestionar estos documentos relativos a gastos, así como etiquetarlos, determinar el monto y a qué empleado le corresponde.
Controla, revisa y decide
Con todos los datos ingresados en sistema y debidamente clasificados, podrás tomar decisiones basadas en información correcta y real. Pregúntate: ¿Hay gastos que podrían evitarse y, por lo tanto, eliminarse? ¿Se podría reducir algún coste buscando nuevos proveedores o alternativas? ¿Pueden detectarse evidentes niveles de fluctuación en los gastos de un mes a otro? ¿Cuál es el motivo?
Diseña un presupuesto
Nuevamente, de las conclusiones y aprendizajes del pasado, podremos aprender para realizar presupuestos anuales cada vez más realistas. Generalmente se aconseja partir de un promedio de los 12 meses del año para luego analizar mes a mes y contrastarlo con este número.
Crea políticas o procedimientos de compra y gastos que todos compartan
Dependiendo de la naturaleza de la empresa y su actividad. Se puede determinar un presupuesto y un método de control a lo largo del año.
Tener procedimientos estandarizados para cualquier tarea que incurra en costes, permitirá controlar y priorizar los gastos en función a las metas trazadas.
Compara lo previsto con lo que en realidad está sucediendo
Una vez cierres el año, toma el tiempo de revisar el cumplimiento de tus previsiones y la posible aparición de desviaciones. Finalmente, un presupuesto es justamente una suposición de lo que creemos que ocurrirá. Comparar es necesario para extraer conclusiones y mejorar en el desarrollo del negocio.
Comunica a tus equipos acerca de la importancia de ahorrar y evitar desvíos en el presupuesto
Esto debe vivirse en el día a día y será tarea fundamental de jefes y supervisores. Formar y concienciar sobre la importancia de controlar los gastos y desarrollar las tareas de forma correcta según lo establecido también tendrá su impacto en el control de gastos.
De igual forma, se puede premiar a quien cumpla con esta directiva, para fomentar la implicación con el crecimiento y rentabilidad de la empresa.
¿Qué son las hojas de gasto?
Cualquier empresa que desee realizar un buen control de sus gastos no podrá pasar por alto este concepto. Una hoja o nota de gasto es sencillamente el documento en papel o digital que usan los empleados para notificar y tramitar el reembolso de cualquier gasto realizado en relación con el desarrollo de su trabajo.
Estas hojas contendrán como mínimo el nombre del proveedor, concepto del gasto, importe, fecha y nombre del empleado que ha incurrido en el gasto.
En primer lugar deberá redactarse la nota. La cual normalmente se realiza en base a los tickets o comprobantes que el empleado solicitante ha guardado. Una vez enviada, la empresa deberá comprobar la veracidad de los gastos y su adecuación a las políticas establecidas. Por último, se procesará la hoja de gasto incluyéndola en el sistema de contabilidad propio de la empresa para proceder finalmente al reembolso.
Automatiza el proceso de Gestión de gastos en tu empresa
Lograr una buena gestión de hojas de gasto puede ser una tarea complicada. Ya que deben complementarse dos perspectivas diferentes, la de la empresa y la del empleado. Además, la elaboración de notas de gastos puede consumir un elevado tiempo de trabajo. Entorpecer otros procesos y dar lugar a fraude interno si no se controla exhaustivamente.
Esta tarea será mucho más fácil de lograr si se cuenta con un software que permita gestionar los gastos de tu empresa y empleados. Te permitirá gestionarlos de manera ágil y rápida. Recibiendo notificaciones automáticas sobre los nuevos gastos y permitiendo aprobarlos o rechazarlos al momento.
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