En muchas empresas, la baja rentabilidad no está asociada a falta de ventas, sino a una fuga de dinero invisible. Una mala gestión de gastos, reembolsos sin un seguimiento claro, compras duplicadas o presupuestos mal ajustados terminan afectando el margen sin que nadie lo note a tiempo.
Aquí es donde entra la gestión financiera. Esta no debería limitarse a registrar facturas; una gestión bien ejecutada permite identificar dónde se está fugando el dinero, detectar patrones de gasto y tener control sobre el presupuesto.
Si quieres entender qué es la gestión de gastos empresariales, cómo funciona el control de gastos de empleados y qué herramientas pueden ayudarte a optimizarla, en este artículo encontrarás una guía práctica para hacerlo paso a paso.
¿Qué es la gestión de gastos?
La gestión de gastos es el proceso de planificar, organizar y dirigir los recursos económicos de una empresa (o persona), incluye viáticos, compras operativas y pagos a proveedores. Tiene el objetivo de incrementar la rentabilidad, asegurar la liquidez y garantizar el crecimiento a largo plazo.
El propósito de la gestión de gastos no es gastar menos, sino saber en qué gastar. Busca:
- Tener visibilidad financiera sobre cómo se distribuyen los recursos
- Evitar desviaciones y gastos no autorizados por medio del control del presupuesto.
- Reducir costos identificando fugas, duplicidades o ineficiencias.
- Simplificar procesos y disminuir tareas manuales asegurando la eficiencia operativa.
- Garantizar que los gastos respeten las políticas y lineamientos internos.
Tipos de gastos empresariales que debes controlar
No todos los gastos afectan de la misma manera la rentabilidad ni requieren el mismo nivel de supervisión. Por eso, el primer paso en una buena gestión de gastos empresariales es clasificarlos correctamente. Cuando entendemos qué tipo de gasto se está analizando, podemos aplicar controles más precisos.
Gastos operativos
Son aquellos gastos necesarios para que la empresa opere día con día. Sin estos, la operación se detendría. En esta categoría podemos encontrar:
- Renta de oficinas o instalaciones
- Servicios básicos
- Insumos y materiales de trabajo
- Mantenimiento y licencias de software
Aunque suelen ser ignorados cuando se busca una fuga de dinero, existe la posibilidad de que acumulen sobrecostos, se estén comprando insumos innecesarios o se haya firmado un contrato poco beneficioso.
Gastos de personal
Está relacionado con todos los gastos que involucran al equipo de trabajo y representa una parte significativa del presupuesto empresarial.
Entre ellos se encuentran:
- Nómina
- Viáticos
- Prestaciones y beneficios adicionales
- Reembolsos de gastos
- Capacitación y herramientas de trabajo
La falta de políticas claras en esta sección puede generar errores, pagos duplicados o pagos fuera de control.
Gastos de viaje y representación
Incluyen transporte, hospedaje, alimentación y los gastos que surgen en los viajes relacionados con actividades del negocio. Si no existe un tope de gasto o un proceso de aprobación, se pueden generar gastos desmedidos altos.
Gastos de compras y proveedores
Son los pagos realizados a terceros por bienes o servicios necesarios para continuar la operación de la organización. Para poder gestionarlo de una mejor manera, es importante negociar contratos, evaluar el desempeño de los proveedores, centralizar órdenes de compra, evitar pagos duplicados o fuera de presupuesto.
Una buena gestión en esta categoría puede impactar en el margen de rentabilidad.
Gastos variables vs fijos
La última clasificación consiste en distinguir qué gastos son fijos y cuáles son variables. Conociendo esta diferencia, puedes entender cómo se comportan estos costos cuando el negocio crece, disminuye o enfrenta cambios en la demanda.
Empecemos con los gastos fijos; son aquellos que representan la estructura mínima que necesita la empresa para operar. No cambian sin importar cuánto produzca la empresa; aun cuando la actividad disminuye, deben pagarse.
Los ejemplos más comunes son la renta de oficinas o locales, sueldos bases o nóminas y licencias de software.
Por otro lado, tenemos los gastos variables; estos están directamente relacionados con el nivel de operación: si la empresa vende más, aumentan estos gastos; si se vende menos, disminuyen. Su ventaja es que, al estar ligados con la demanda, la empresa puede adaptar el costo; lo complejo es que, al no ser constantes, no se pueden predecir.
Podemos encontrar la materia prima, costos de envío, comisiones por ventas, embalaje y empaquetado, entre otros.
Con ayuda de esta tabla, podrás observar de manera más notoria sus diferencias.
| Característica | Gastos fijos | Gastos variables |
| Relación con ventas | No dependen del nivel de ventas | Dependen del nivel de ventas o producción |
| Comportamiento | Se mantienen estables en el corto plazo | Aumentan o disminuyen según la actividad |
| Impacto en crisis | Se deben pagar aunque bajen los ingresos | Se reducen si baja la operación |
| Ejemplos | Renta, sueldos base, servicios mensuales | Materia prima, comisiones, envíos |
Beneficios de una buena gestión de gastos
Una gestión financiera eficiente viene acompañada de diversos beneficios, fortalece la salud financiera, mejora la planeación estratégica y aumenta la rentabilidad de la empresa. Veamos más a fondo la importancia de una buena gestión.
Mayor control financiero
Una adecuada gestión nos permite conocer cuánto se gasta, cómo se gasta y en qué áreas se concentra el gasto. Conociendo esta información, se reducen los gastos innecesarios y se elabora un presupuesto con información real.
Reducción de costos
La visibilidad del gasto permite detectar oportunidades de ahorro de manera estratégica, optimizando los recursos pero sin afectar el valor de los materiales. Con los datos organizados y categorizados puedes ajustar presupuestos desproporcionados y negociar mejores condiciones con proveedores.
Mejor toma de decisiones
El análisis de datos permite tomar decisiones basadas en información real y actualizada. Facilitando planificar inversiones con mayor seguridad, evaluar el desempeño de distintas áreas y proyectar escenarios futuros con un menor margen de error. Una empresa que decide con datos sólidos mejora su capacidad de adaptación y crecimiento.
Cumplimiento y auditoría
Contar con estos registros facilita cumplir políticas internas y normativas, reduciendo errores en reportes financieros y simplificando los procesos de auditoría. Además, fortalece la transparencia y la confianza, tanto interna como externa.
Proceso de gestión de gastos paso por paso
Ahora sí, manos a la obra, tú igual puedes llevar una buena gestión de gastos; nosotros te ayudamos a que esto sea posible, así que toma un lápiz y un papel y apunta este proceso que te llevará a una buena gestión.
Registro de gastos
El proceso inicia con el registro de datos; para capturarlo, vas a necesitar comprobantes y facturas. Comienza con la correcta documentación de gastos y no olvides colocar información necesaria como las fechas, concepto y categoría presupuestaria.
Las empresas que trabajan con tarjetas corporativas, muchas de las transacciones son registradas automáticamente desde el momento en que se efectúa el pago, lo que reduce la carga administrativa y mejora la precisión de la información.
💳 Si quieres conocer más sobre los beneficios de contar con una tarjeta empresarial, te recomendamos leer: Tarjeta de crédito empresarial: guía completa para elegir | Factorial
Validación y aprobación
Una vez registrado, el registro de datos debe pasar por un proceso de validación. Aquí se revisa que cumpla con las políticas internas, los límites presupuestarios y los lineamientos fiscales establecidos por la empresa.
El tiempo de validación puede variar dependiendo del monto y el tipo de gasto, pero su objetivo es garantizar el control interno y evitar compras no autorizadas.
Reembolso o pago
Después de la aprobación, se procede al pago directo del proveedor o reembolso al colaborador de ser necesario. En muchas empresas, esta etapa igual involucra el uso de tarjetas empresariales, las cuales permiten realizar pagos autorizados sin necesidad de adelantos personales ni procesos posteriores de devolución.
Una gestión eficiente asegura que los pagos se ejecuten conforme a las fechas establecidas, evitando retrasos, penalizaciones o una mala reputación financiera hacia la empresa.
Contabilización
Posteriormente, el gasto se integra al sistema contable. En esta etapa se clasifica según la cuenta financiera correspondiente para que quede reflejado en los estados financieros.
Una buena contabilización evita inconsistencias, facilita la elaboración de reportes y simplifica la preparación de declaraciones fiscales o auditorías futuras.
Análisis y control
El proceso no termina después del registro contable; aún debe continuar un proceso de análisis donde se identifiquen patrones de gastos, compras repetitivas o encontrar oportunidades para ajustar y optimizar el presupuesto.
Errores comunes en la gestión de gastos
Una mala gestión de gastos no siempre se nota de inmediato, pero con el tiempo genera desorden financiero, pérdidas económicas y fricciones internas. Estos son los errores más frecuentes que afectan a las empresas.
Uso excesivo de Excel
Excel es una gran herramienta y, sobre todo en las etapas iniciales, puede funcionar, pero depender exclusivamente de Excel para controlar gastos suele convertirse en un problema. Con el crecimiento de tu empresa y el paso del tiempo, los documentos se duplican, se envían correos y se editan muchas versiones antes de llegar a la final, generando información inconsistente. ¿O me dirás que no tienes un archivo llamado “Excel presupuesto final ahora sí final 3”?
Además, cuando el proceso es manual, es más fácil que se pierdan tickets o comprobantes, que existan errores de captura y que la información no esté actualizada en tiempo real, lo que afecta la precisión del estudio.
Falta de políticas claras
No olvides la importancia de aplicar lineamientos. Los colaboradores deben conocer en qué, cuánto y bajo qué condiciones se puede gastar; si esto no se establece de manera correcta, cada uno puede actuar bajo su propio criterio. Generando inconsistencias, conflictos internos y gastos que no están alineados con los objetivos ni el presupuesto de la empresa.
La ausencia de políticas claras aumenta el riesgo de gastos indebidos y hasta de fraudes.
Aprobaciones lentas
Cuando los procesos de validación son manuales o poco estructurados, las aprobaciones pueden tardar días o incluso semanas. Esto provoca retrasos en reembolsos, afecta la motivación de los colaboradores y puede deteriorar la relación con proveedores.
Las aprobaciones lentas también generan acumulación de gastos pendientes, lo que dificulta tener una visión financiera actualizada y precisa.
Buenas prácticas de gestión de gastos
Ya vimos cuáles son los errores más comunes y qué no debemos hacer, ¿pero y lo que sí? Fortalece la administración financiera y la toma de decisiones con estas prácticas:
Definir políticas claras de gastos
El primer paso es establecer lineamientos sobre qué tipos de gastos están permitidos, cuáles son los límites presupuestarios y qué documentación debe presentarse para autorizar un gasto. Las políticas deben comunicarse adecuadamente y actualizarse conforme evoluciona la empresa.
Digitalizar y automatizar el proceso
La digitalización es una de las herramientas que transforma por completo la gestión de datos. Te permite registrar comprobantes en línea, automatizar flujos de aprobación y tener toda la información en una misma plataforma, acelerando procesos y reduciendo errores.
Analizar datos de forma periódica
Los gastos no deben ser ignorados después de ser registrados o únicamente revisados una vez al año; estos se deben monitorear de manera constante. El análisis periódico permite identificar tendencias, detectar desviaciones presupuestarias y evaluar oportunidades de optimización.
Con información clara y actualizada, la empresa puede ajustar estrategias, mejorar la asignación de recursos y anticiparse a posibles desequilibrios financieros.
Integrar la gestión con contabilidad y nómina
Para maximizar resultados, la gestión de gastos debe estar conectada con el sistema contable y, cuando sea necesario, con nómina. Esta integración evita duplicidad de registros, mejora la precisión financiera y agiliza procesos administrativos.
Las plataformas modernas automatizan el reporte, la supervisión y la contabilización de gastos en un entorno digital eficiente, permitiendo que la información fluya de manera coherente entre áreas.
El papel de la tecnología en la gestión de gastos
Las tecnologías de la información, o mejor conocidas como TIC, se han vuelto parte de nuestra vida cotidiana, incluyendo el área financiera, ayudando a digitalizar procesos y volviendo las actividades más sencillas y rápidas.
Las plataformas especializadas fortalecen el control presupuestario mediante reglas automáticas, límites de gasto y alertas configurables. Esto asegura que cada gasto cumpla con las políticas internas sin depender únicamente de supervisión manual.
Asimismo, los workflows automatizados facilitan los procesos de aprobación, reduciendo los tiempos de espera y eliminando la saturación del sistema por cuellos de botella administrativos. Las validaciones se realizan de forma clara y ordenada, lo que aporta mayor coherencia en el proceso.
En el ámbito fiscal, la tecnología facilita el cumplimiento normativo al organizar comprobantes digitales, integrar la información contable y mantener registros listos para revisiones o auditorías. Esto disminuye riesgos y simplifica la carga administrativa.
Por otro lado, la analítica avanzada permite interpretar los datos financieros desde una perspectiva estratégica. A través de reportes dinámicos e indicadores clave, las empresas pueden evaluar desempeño, detectar áreas de mejora y optimizar la asignación de recursos.
En conjunto, las soluciones actuales buscan reducir costos, mejorar la eficiencia operativa y fortalecer el control financiero, convirtiendo la gestión de gastos en un proceso inteligente y alineado con el crecimiento empresarial.
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A continuación, se presenta una comparación entre un modelo tradicional manual y uno automatizado:
| Factor | Gestión Manual | Gestión Automatizada |
| Visibilidad | Limitada y desplazada en tiempo | Información actualizada en tiempo real |
| Errores | Frecuentes por captura manual | Reducidos gracias a validaciones automáticas |
| Tiempo | Procesos lentos y repetitivos | Flujos ágiles y aprobaciones digitales |
| Escalabilidad | Difícil de sostener al crecer la empresa | Se adapta al crecimiento y mayor volumen de documentos |
Métricas clave para controlar los gastos
Llegó el momento de poner en números los datos que tenemos, medir si están funcionando las acciones implementadas o si debemos modificar la estrategia.
Gasto por empleado
El gasto por empleado permite conocer cuánto invierte la empresa en promedio por talento, en conceptos como viáticos o herramientas de trabajo. Esta métrica ayuda a comparar áreas y evaluar si el nivel de gasto está alineado con el presupuesto.
Desviación presupuestaria
La desviación presupuestaria, es la diferencia entre el gasto estimado o planeado y el gasto real. Esta métrica nos ayuda a detectar sobrecostos, anticipar problemas financieros y ajustar estrategias antes de que afecten la rentabilidad.
Tiempo de aprobación
Un indicador clave en la eficiencia operativa es el tiempo promedio que tarda un gasto en ser aprobado. Si los procesos son demasiado largos, pueden generar retrasos en pagos, afectar la experiencia del colaborador y provocar acumulación de solicitudes pendientes. Reducir este tiempo mejora la agilidad administrativa.
Porcentaje de gastos fuera de política
Esta métrica nos muestra la proporción de gastos registrados que no cumplieron con las políticas internas. Un índice alto nos muestra errores como falta de claridad en los lineamientos, debilidad en los controles o necesidad de mayor capacitación interna.
Ahorro generado
Tomando las acciones estratégicas implementadas, como negociaciones con proveedores, eliminación de gastos innecesarios o automatización de procesos, esta métrica nos indica el ahorro generado. Una manera de ver tangible el valor de una gestión eficiente.
ROI del programa
El retorno de inversión (ROI) o Retorno de la Inversión es un indicador financiero que permite evaluar qué tan rentable ha sido una inversión al comparar el beneficio obtenido frente al costo realizado, normalmente expresado en porcentaje. En el contexto de la gestión de gastos, esta métrica ayuda a determinar si la implementación de herramientas, procesos o plataformas tecnológicas realmente está generando ahorros y mejoras operativas superiores a su inversión inicial.
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Moderniza tu gestión de datos
Cuando existe un buen control en la gestión de datos, la organización tiene orden, reduce pérdidas financieras y fortalece su rentabilidad. Desde el manejo de viáticos y gastos corporativos hasta la correcta aplicación de una política de gastos empresariales, cada detalle impacta directamente en la salud financiera del negocio.
Sin embargo, a medida que la empresa crece, los procesos manuales y el uso excesivo de hojas de cálculo pueden convertirse en un proceso deficiente. La administración de gastos moderna exige automatización, integración con contabilidad y nómina, reportes en tiempo real y herramientas que faciliten el control de gastos de empleados sin fricciones.
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