El offboarding es una parte esencial de la gestión del talento, ya que la salida de un colaborador también forma parte de su experiencia dentro de la empresa. Un proceso bien organizado permite cerrar la relación laboral de forma ordenada, proteger la cultura organizacional y mantener coherencia con el onboarding y las estrategias de Recursos Humanos.
En este artículo, exploraremos la importancia del offboarding, sus mejores prácticas y cómo implementarlo de manera efectiva para asegurar que tanto la empresa como el colaborador obtengan el mayor beneficio de esta etapa. Además, puedes descargar GRATIS nuestra lista de control para el Offboarding.
Qué es el offboarding
El offboarding es el proceso estructurado de desvinculación laboral que se lleva a cabo cuando un empleado deja una empresa, ya sea por renuncia, despido o jubilación. Su objetivo es garantizar una transición ordenada, proteger la información confidencial y mantener una relación positiva con el colaborador saliente. Este proceso abarca diversas etapas, como la entrega de documentación, la devolución de equipos, la desactivación de accesos y la realización de una entrevista de salida para obtener retroalimentación valiosa.
Por qué el offboarding es tan importante
Puede que el offboarding te parezca algo extra, un proceso con el que no deberían “perder el tiempo” porque no afecta a la producción de la empresa, pero es más bien lo contrario. Este proceso no solo garantiza que la salida de un empleado se maneje de manera organizada y conforme a las normativas legales, también tiene un impacto significativo en la reputación de la empresa, la moral del equipo y la continuidad operativa.
En definitiva, un buen plan para el offboarding permite que los responsables de Recursos Humanos puedan facilitar el proceso a ambas partes.
Principales razones para tener un proceso de offboarding
- Evita posibles pérdidas financieras. Sin un plan de offboarding, se puede cometer cualquier error del tipo de seguir pagando beneficios a los empleados que ya no forman parte de la empresa.
- Da buena imagen a la empresa. “Pon punto final a la relación” con tu trabajador de la mejor manera posible. Asegúrate de que el talento que se va lo hace sintiéndose respetado y valorado por su trabajo.
- Mejora la gestión legal. Reúne y firma todos los documentos necesarios en este proceso para evitar el riesgo de denuncias por despido improcedente.
- Mejora la logística. ¿Cómo se realizarán las funciones del empleado que haya dejado la empresa? ¿De qué manera se coordinará el equipo hasta que ese puesto sea ocupado? ¿Quién sustituirá al empleado que se va? Estas cuestiones tienen que ser respondidas en el plan de offboarding.
- Permite obtener feedback. Los empleados que dejan la empresa son una increíble fuente de feedback. Escuchar las razones de su partida o simplemente su opinión sincera (más sincera que nunca) ayudará a la empresa a mejorar en el futuro.
El proceso de offboarding depende de varios factores:
No todos los procesos de offboarding son iguales. Factores como el motivo de la desvinculación, la antigüedad y el puesto del colaborador influyen en las acciones que deben priorizarse para garantizar un cierre ordenado y proteger tanto a la empresa como al empleado.
La razón de salida
Cuando un empleado es despedido, algunas etapas del proceso cobran más importancia que otras. Es por eso que el proceso de offboarding necesitará adaptarse a las condiciones de cada caso. Por ejemplo, en el caso de que el empleado sea despedido, se deben enfocar los esfuerzos en la documentación y el registro de todo lo sucedido para mitigar riesgos.
Antigüedad del empleado
Los empleados que han estado en la empresa durante varios años pueden requerir un proceso de offboarding más detallado, ya que su salida podría tener un impacto mayor en las operaciones y en la moral del equipo, a diferencia de uno que solo estuvo algunos meses. Aunque, en este último caso, una encuesta de salida será muy enriquecedora.
El puesto del trabajador
Los altos cargos o personas con acceso a información confidencial o estratégica suelen tener un proceso de offboarding más riguroso. Esto incluye la revocación de accesos a sistemas, la devolución de propiedad de la empresa y la firma de acuerdos de confidencialidad si fuera necesario.
Cuáles son las etapas del offboarding
Una vez definidos estos factores, el offboarding puede organizarse en cuatro etapas principales. Cada una reúne acciones específicas para proteger la continuidad de la operación, cumplir con las obligaciones administrativas y ofrecer una experiencia de salida positiva.
1. Comunicación y planificación
La primera etapa comienza cuando se confirma la salida del colaborador, ya sea por renuncia, despido o término de contrato. En este momento, Recursos Humanos define la fecha de baja, reúne la documentación necesaria y coordina las acciones que deberán realizarse antes del último día de trabajo. También se define cómo se realizará el relevo de responsabilidades para reducir el impacto en el equipo y mantener la continuidad de las actividades.
2. Transferencia de responsabilidades
Después de planificar la desvinculación, el siguiente paso consiste en garantizar que las actividades continúen sin interrupciones. Esto implica entregar proyectos, documentar procesos y transferir el conocimiento al colaborador que asumirá las funciones. Además, si el puesto lo requiere, se informa oportunamente al equipo, clientes o proveedores sobre el cambio y se designa un reemplazo temporal o definitivo.
3. Cierre administrativo
En esta etapa se concluyen los trámites administrativos necesarios para formalizar la terminación de la relación laboral. Entre ellos se encuentran el cálculo y pago del finiquito o liquidación, la devolución de equipos y materiales propiedad de la empresa, la cancelación de accesos a sistemas y la firma de la documentación correspondiente para formalizar el término de la relación laboral.
4. Cierre de la experiencia del empleado
La última fase busca cerrar la experiencia del colaborador de forma positiva y obtener información útil para la organización. Habitualmente incluye una entrevista de salida para conocer la experiencia del colaborador, una despedida con el equipo y, cuando resulta conveniente, mantener el contacto a través de redes profesionales o programas de excolaboradores. Un cierre positivo fortalece la reputación de la empresa y puede favorecer futuras oportunidades de colaboración.
Paso a paso para implementar un proceso de offboarding
Una vez comprendidas las etapas del offboarding, es momento de llevarlas a la práctica. A continuación encontrarás un paso a paso con las acciones que suelen formar parte de este proceso (según Forbes), aunque pueden variar según la empresa y las características de cada desvinculación.
1. Crea una lista con casillas de verificación para el offboarding
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2. Reúne documentos e información
Lo primero que tienes que dejar resuelto cuando recibes la noticia de que un empleado va a abandonar la empresa es la firma de una carta de dimisión o renuncia formal. Después, el responsable de RH puede revisar todos los documentos que el empleado haya firmado a lo largo de su estancia en la empresa. Por ejemplo, pueden haberse establecido acuerdos de confidencialidad en el pasado, o contratos bonificados, etc.
Asegúrate de que en la carta de dimisión el trabajador especifica claramente cuándo va a ser su último día en la empresa y cuándo lo ha comunicado (con fechas específicas).
3. Tareas de contabilidad
Llegados a este punto, puedes llevar a cabo las tareas de contabilidad, como preparar la información necesaria para aplicar los cambios en la declaración de impuestos, programar el último pago de salario, calcular cualquier compensación que tenga que realizarse, contabilizar los días de vacaciones, etc.
4. Informa al equipo
En vez de dejar que los demás empleados empiecen a oír rumores por la oficina, asegúrate de que todos los que van a ser afectados por esta baja conocen la noticia. Esto suele hacerse, por norma general, una semana y media antes de que dicho empleado deje la oficina, dependiendo de su rol en el equipo. Después de este primer aviso, se podrá informar al resto del personal.
Por respeto al trabajador que va a abandonar su puesto de trabajo, es mejor preguntarle cómo querría que la empresa anunciara su partida.
5. Planifica la transición
Lo más importante en este momento del proceso de offboarding es crear un plan para mejorar todo lo posible la transición tras la marcha del empleado. Este plan debería centrarse en finalizar tareas empezadas y dejar el terreno preparado para que el nuevo empleado pueda retomar esas funciones. Definir con claridad cómo se distribuirán las responsabilidades es clave. Esta es la fase en la que se traslada el conocimiento:
Preguntas que deberías responder durante esta transición:
- ¿Quién va a sustituir al empleado?
- ¿Qué conocimientos necesitará?
- ¿Quién formará al nuevo trabajador?
- ¿Qué proyectos tienen que terminarse antes de la partida del empleado?
- ¿Qué es lo que tiene que pasar de un empleado a otro?
6. Comunicación con el cliente
En el caso de que el empleado que está dejando la empresa trabaje en contacto directo con los clientes, es muy importante que estos sean notificados e informados de este cambio. Además, sea cual sea la manera de comunicar esta noticia, lo mejor es hacerlo de un modo en el que el cliente siga sintiendo que alguien se está ocupando de él, a pesar de todo.
7. Recupera lo que es propiedad de la empresa
Durante el tiempo en el que el empleado ha estado en la empresa, puede que este haya adquirido equipo y material que es propiedad de esta. Los últimos días antes de su partida tendrás que reunir estos objetos. Pueden ser ordenadores, teléfonos móviles, identificación personal, uniforme, llaves, permisos de aparcamiento o tarjetas de crédito de la empresa, etc.
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8. Entrevista de salida o entrevista de despedida
El objetivo de una entrevista de salida es obtener feedback de valor sobre la experiencia que el trabajador ha tenido dentro de la empresa. Esta será la última oportunidad para dar una impresión positiva a la persona que se va y también será una herramienta con la que reunir información. Esto ayudará al departamento de Recursos Humanos a tomar mejores decisiones en el futuro.
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Hacer las preguntas correctas te proporcionará información de valor para la compañía, sobre sus fortalezas y debilidades, y sobre cómo mejorar.
9. Anula permisos y cuentas
No importa lo buena que sea tu relación con el trabajador. Por razones de seguridad, no debería tener acceso al correo electrónico de la empresa, así como a otras plataformas o bases de datos una vez que ya no forme parte del equipo. Eliminar estos accesos es primordial en el proceso de offboarding.
10. Despedida
Sin importar las razones por las que el empleado se marcha, un offboarding puede incluir una despedida. Este tipo de evento transmite positividad por parte de la empresa hacia la persona que ha formado parte de ella.
Muestra a tu empleado que valoras su contribución al equipo. Esto puede realizarse a través de un regalo, una carta de agradecimiento dedicada por sus compañeros o incluso una fiesta.
El último día de trabajo del empleado, es recomendable enviar un aviso a todo el personal, animando a que todos se despidan de él.
11. Seguimiento
Siempre es buena idea no quemar ningún puente. Por este motivo, es aconsejable seguir en contacto con el exempleado, aunque sea por canales como LinkedIn. Mantener una relación positiva incluso siguiendo la pista de esta persona nunca está de más.
Y he aquí los 11 pasos para un proceso de offboarding. Como ya sabrás a estas alturas, un buen proceso de offboarding puede ser beneficioso para ambas partes. Si todavía no te has descargado nuestra plantilla con lista de casillas de verificación y consejos, ahora es tu momento. ¡Es gratuita y te ayudará a sacar el máximo provecho de la partida de un empleado!
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Implementar un proceso de offboarding bien estructurado ayuda a mantener la continuidad operativa, proteger la información de la empresa y ofrecer una mejor experiencia al colaborador hasta su último día.
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Preguntas frecuentes sobre el offboarding
El offboarding de empleados es el proceso mediante el cual una empresa gestiona la salida de un colaborador, ya sea por renuncia, despido, jubilación o término de contrato. Incluye tareas administrativas, transferencia de responsabilidades, devolución de equipos, cancelación de accesos y entrevista de salida.
En español, offboarding puede traducirse como desvinculación laboral o proceso de salida del empleado. Se refiere al conjunto de acciones que realiza una empresa para cerrar la relación laboral de forma ordenada, segura y respetuosa.
El offboarding abarca todo el proceso de salida de un colaborador, desde la comunicación inicial hasta el cierre administrativo. El outplacement, en cambio, es un servicio de acompañamiento que ayuda al profesional saliente a encontrar nuevas oportunidades laborales y facilitar su reinserción en el mercado.
Las principales etapas del offboarding son la comunicación y planificación de la salida, la transferencia de responsabilidades, el cierre administrativo y el cierre de la experiencia del empleado. Cada fase puede adaptarse según el puesto, la antigüedad y el motivo de la desvinculación.
La duración depende del puesto, las responsabilidades del colaborador y las condiciones de su salida. Puede realizarse en pocos días o extenderse varias semanas cuando es necesario transferir proyectos, documentar procesos o preparar a la persona que asumirá sus funciones.
Para gestionar la salida de un empleado es necesario comunicar la decisión con respeto, cumplir con las obligaciones laborales, organizar la entrega de tareas, recuperar los equipos de la empresa y cancelar los accesos correspondientes. Factorial, un software de gestión empresarial all-in-one, permite centralizar documentos, firmas, tareas y datos del colaborador para facilitar el seguimiento del proceso.
