A veces la gestión documental se ve como cientos de carpetas y papeles en la oficina. ¿Sabías que puedes evitar todo esto a través de la digitalización? Con un software de gestión documental es posible dar orden a ese caos que parece interminable, además de disminuir al mínimo el uso de papel.
Hoy en día, existen diversas opciones con funciones avanzadas como control de versiones, permisos de acceso, integración con otras herramientas y automatización de procesos. Al elegir un software de gestión documental debes prestar atención a las necesidades de tu empresa.
Pero antes de dar el paso hacia la digitalización, te invitamos a conocer las alternativas disponibles y comparar sus características. Así, podrás tomar una decisión informada y aprovechar al máximo los beneficios de la gestión documental digital.
En este artículo te compartimos los 10 mejores software de gestión documental para digitalizar y organizar el área de RR. HH.
¿Qué es un software de gestión documental?
Un software de gestión documental es mucho más que un simple archivo digital donde guardas documentos. Es una herramienta integral que permite almacenar, organizar y proteger toda la información digital de tu empresa, asegurando que esté siempre accesible para quien la necesite y en el momento justo.
Estos sistemas están diseñados para hacer que el manejo de documentos sea eficiente y ordenado. A través de ellos podrás centralizar todos tus documentos en un solo lugar, con una estructura clara que facilite la clasificación y búsqueda inmediata.
Además, va más allá del almacenamiento porque automatiza procesos clave como la revisión, aprobación y control de versiones, evitando errores y duplicados. También potencia la colaboración, de esta forma varios usuarios pueden trabajar simultáneamente sin problemas.
Por si fuera poco, estos programas incorporan medidas de seguridad avanzadas para proteger la información sensible, como permisos de acceso, encriptación y auditorías, garantizando que solo las personas autorizadas puedan ver o modificar los documentos.
Un software de gestión documental te ayuda a:
- Centralizar toda la documentación en un solo lugar.
- Ahorrar tiempo con búsquedas rápidas y organizadas.
- Mantener el control sobre quién accede y modifica los documentos.
- Evitar errores gracias al control de versiones y automatización.
- Mejorar la colaboración entre los equipos sin complicaciones.
- Asegurar la protección de información sensible con medidas de seguridad.
- Transformar procesos manuales en flujos de trabajo más eficientes.
Funciones principales de un software de gestión documental
Para elegir un buen gestor documental, es importante entender qué funciones debe tener para facilitarte realmente la vida y optimizar la gestión de documentos en tu empresa. Aquí te compartimos las más importantes:
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Almacenamiento y acceso seguro
Guarda todos tus documentos en un espacio centralizado, accesible solo para quienes tengan permiso. Así, evitas riesgos de pérdida y proteges la información sensible de accesos no autorizados. Esto es importante en un gestor documental.
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Clasificación y organización
Los documentos se ordenan y categorizan automáticamente o con facilidad para que encuentres justo lo que buscas en segundos, sin perder tiempo navegando entre carpetas sin sentido. Un software de gestión documental debe ser capaz de hacer esto.
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Búsqueda avanzada
Cuenta con herramientas inteligentes que permiten localizar archivos específicos usando palabras clave, fechas, tipos de documento o cualquier criterio relevante para ti.
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Control de versiones
Gestiona todas las versiones de un mismo documento, para que puedas regresar a una edición anterior o saber exactamente qué cambios se hicieron y cuándo. Esto evita confusiones y duplicados.
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Flujos de trabajo automatizados
Simplifica procesos como revisiones, aprobaciones o distribuciones. El software se encarga de enviar notificaciones y avanzar en cada etapa, sin que tengas que estar pendiente manualmente.
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Colaboración en línea
Varios usuarios pueden trabajar sobre un mismo documento en tiempo real, con actualizaciones inmediatas, comentarios y control de cambios, lo que agiliza el trabajo en equipo.
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Seguridad robusta
Implementa controles estrictos, como permisos personalizados, encriptación de datos y registros de auditoría, para que la información siempre esté protegida y auditable.
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Firma digital
Facilita la validación legal de documentos con firmas electrónicas, eliminando la necesidad de imprimir, firmar a mano y escanear, acelerando trámites y acuerdos.
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Digitalización
Permite convertir documentos físicos en archivos digitales que se integran fácilmente al sistema, reduciendo el espacio de almacenamiento físico y mejorando la accesibilidad.
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OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
Convierte imágenes o escaneos en texto editable y buscable, haciendo que documentos previamente inaccesibles para búsquedas se vuelvan útiles y fáciles de manejar.
👉 Aquí puedes revisar el listado completo de documentos que se manejan en Recursos Humanos.
Top 10 de software de gestión documental para digitalizar y organizar el área de RR. HH.
1. Factorial cuenta con gestor documental
Es una solución todo en uno diseñada específicamente para equipos de Recursos Humanos. Su funcionalidad de gestión documental permite centralizar contratos, políticas, certificados y cualquier otro archivo laboral, con acceso controlado por permisos. También ofrece firma digital, seguimiento de documentos, flujos de aprobación y almacenamiento seguro en la nube.
Todo se integra con otros procesos clave como onboarding, gestión del desempeño o control horario, lo que permite conectar la documentación con acciones concretas del día a día.
Una de las características más innovadoras de Factorial es la integración de Inteligencia Artificial (IA) en varias de sus funcionalidades. En el sistema de gestión documental, la IA se encarga de generar resúmenes automáticos de documentos largos, resaltar la información clave y extraer conclusiones importantes, lo que agiliza aún más el proceso de revisión y análisis.
Esta es una herramienta pensada para simplificar la operación sin perder el control.
2. Microsoft SharePoint
Ideal para empresas que ya usan Microsoft 365, SharePoint permite crear un entorno colaborativo donde se pueden almacenar, compartir y gestionar documentos de forma estructurada.
Integra herramientas como Word, Excel y Outlook, lo que facilita el trabajo diario del equipo. Ofrece control de versiones, permisos granulares, automatización de flujos de trabajo con Power Automate y un motor de búsqueda potente. Es robusto, aunque puede requerir configuración técnica para sacar su máximo provecho.
3. Alfresco
Este software de código abierto está pensado para empresas que buscan flexibilidad y personalización. Permite gestionar grandes volúmenes de documentos con flujos de trabajo automatizados, control de versiones y una sólida gestión de permisos.
Su interfaz puede adaptarse a las necesidades del equipo y se integra con otras herramientas de negocio. Requiere cierta experiencia técnica para su implementación, pero es ideal si quieres tener control absoluto sobre tu gestor documental.
4. M-Files
Destaca por su enfoque inteligente en la gestión documental. Usa inteligencia artificial para identificar, clasificar y relacionar documentos según su contenido, no solo por carpetas. Esto facilita búsquedas rápidas y contextualizadas. Además, permite automatizar procesos de aprobación, establecer permisos avanzados y mantener control de versiones.
Es muy útil para empresas que manejan documentación crítica y necesitan minimizar errores o pérdidas de información.
5. DocuWare
Pensado para empresas que requieren un alto nivel de seguridad y procesos estrictos, DocuWare ofrece gestión documental con automatización de flujos de trabajo, firma digital y control de acceso detallado. Es ideal para departamentos como RR. HH. o finanzas que trabajan con documentos sensibles.
Además, cuenta con funciones de escaneo, OCR, archivado legal y cumplimiento normativo. Su enfoque está en digitalizar completamente los procesos administrativos.
6. Google Workspace
Una opción accesible y muy utilizada, para software de gestión documental, especialmente para pymes y equipos distribuidos. Con herramientas como Google Drive, Docs y Sheets, puedes almacenar, compartir y colaborar en documentos en tiempo real.
Aunque no es un gestor documental tradicional, cumple con lo básico para organizar archivos, controlar accesos y hacer seguimiento a cambios. Es ideal si buscas una solución sencilla, ágil y con curva de aprendizaje baja.
7. Adobe Document Cloud
Especialista en el manejo de documentos PDF, Adobe ofrece una plataforma robusta que funciona como gestor documental. Ya que sirve para crear, editar, compartir y firmar documentos digitalmente. También permite almacenar archivos en la nube y acceder desde cualquier dispositivo.
Su integración con Adobe Acrobat y la posibilidad de usar firmas electrónicas legales lo hacen muy útil para RR. HH. especialmente en procesos contractuales o de cumplimiento normativo.
8. Dropbox Business es un gestor documental
Además de ser una plataforma conocida por su almacenamiento en la nube, Dropbox Business incorpora herramientas de colaboración, control de versiones y sincronización automática entre dispositivos. Su sistema de permisos y la facilidad para compartir documentos lo hacen útil para equipos que necesitan flexibilidad y movilidad.
No es un gestor documental complejo, pero es una solución práctica y rápida de implementar.
9. Confluence como software de gestión de documentos
Diseñada por Atlassian, esta plataforma está orientada a la colaboración en equipo. Aunque no es un gestor documental tradicional, permite organizar contenido, documentos y conocimiento en espacios de trabajo estructurados.
Es ideal para empresas que quieren combinar la gestión de documentos con la documentación interna de procesos, proyectos y políticas. Se integra fácilmente con Jira, Trello y otras herramientas del ecosistema.
10. DocuSign para gestión documental
Aunque su foco principal es la firma electrónica, DocuSign ofrece una plataforma completa para gestionar contratos y documentos con validez legal. Puedes enviar, recibir, firmar y archivar archivos de forma segura, cumpliendo con normativas internacionales.
Es una herramienta clave para cerrar procesos de RR. HH. como contrataciones, renovaciones o aprobaciones, de forma ágil y sin papel.
Aquí una tabla comparativa para que puedas comparar la información de manera visual:
Tabla comparativa de Software de gestión documental |
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|---|---|---|---|---|
| Software | Ideal para | Funciones clave | Nivel de personalización | Requiere conocimientos técnicos |
| Factorial | Centralizar RR. HH. y documentación | Firma digital, flujos de aprobación, permisos, IA, integración con procesos de RR. HH. | Medio | No |
| Microsoft SharePoint | Empresas que usan Microsoft 365 | Colaboración, control de versiones, automatización con Power Automate | Alto | Sí |
| Alfresco | Empresas que buscan código abierto y flexibilidad | Clasificación avanzada, flujos, permisos granulares | Muy alto | Sí |
| M-Files | Equipos que manejan gran volumen de archivos críticos | IA para clasificación, automatización, búsqueda contextual | Medio | No |
| DocuWare | Empresas con procesos formales o regulados | OCR, firma electrónica, flujos de trabajo, escaneo | Medio | No |
| Google Workspace | Pymes y equipos distribuidos | Colaboración en tiempo real, almacenamiento en Drive, permisos básicos | Bajo | No |
| Adobe Document Cloud | Equipos que manejan documentos PDF y necesitan firmarlos | Edición de PDF, firma digital, nube, seguridad en documentos legales | Medio | No |
| Dropbox Business | Equipos móviles que necesitan colaboración rápida | Almacenamiento en la nube, control de versiones, sincronización automática | Bajo | No |
| Confluence | Equipos que documentan procesos y conocimiento interno | Wikis, páginas compartidas, colaboración, organización de políticas y procedimientos | Medio | No |
| DocuSign | Firmas electrónicas legales y gestión de contratos | Envío, firma, seguimiento y archivo con validez legal | Bajo | No |
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¿Cómo implementar un gestor documental en tu compañía?
Antes de implementar un software de gestión documental, se debe analizar la situación de los procesos documentales en tu empresa. Con base en ello se puede decidir cuáles son las necesidades específicas que debe cubrir la herramienta.
Antes de elegir un software de gestión documental, responde estas preguntas:
- ¿Con qué formatos de documentos se trabaja en tu empresa y debería admitir el gestor documental?
- ¿Cuál sería la forma ideal de almacenar los documentos?
- ¿Cómo debería ser el acceso a esta plataforma para que todo el equipo pueda utilizarla sin problemas?
- ¿Cuáles son las características de seguridad que debería tener este programa?
- ¿Qué tan fácil de usar necesitas que sea este software?
- ¿Cómo debería facilitar este sistema la colaboración?
- ¿Necesitas que el programa se integre con otras herramientas?
A partir de tus respuestas, podrás crear tu lista de requisitos y comparar opciones. Además, muchas plataformas ofrecen períodos de prueba que te permitirán evaluar su funcionalidad antes de comprometerte con una.
De acuerdo con Factorial, el mejor software de gestión documental es aquel que garantiza una adopción ágil y funcional para que los empleados puedan empezar a utilizar lo más rápido posible con la herramienta.
Un período de prueba puede ser suficiente para corroborar si cumple con esta característica.
