La productividad laboral permite obtener mejores resultados con el tiempo y los recursos disponibles, sin convertir la gestión en vigilancia. Para mejorarla, cada empresa debe definir objetivos verificables, medir la calidad del trabajo y revisar los datos por equipo y periodo.
Este enfoque funciona tanto en oficina como en trabajo remoto. La clave es evaluar resultados, calidad, capacidad operativa y cumplimiento de objetivos, no solo las horas registradas.
Qué es la productividad laboral
La productividad laboral mide la relación entre los resultados del trabajo y los recursos necesarios para obtenerlos, como el tiempo, el personal, los materiales y las herramientas. Permite evaluar cómo una persona, un equipo o una empresa aprovecha esos recursos para producir bienes o prestar servicios.
Ser productivo no consiste únicamente en terminar más tareas en menos tiempo. También importa la calidad del resultado. Por ejemplo, si un equipo atiende más solicitudes con las mismas horas de trabajo y mantiene la calidad del servicio, su productividad mejora. Si aumentan las entregas, pero también los errores y las correcciones, ese avance es menos claro.
Para qué sirve la productividad laboral?
Medir la productividad laboral ayuda a detectar dónde se pierde tiempo y qué cambios pueden mejorar los resultados. Para RR. HH. y los responsables de equipo, es una referencia útil al momento de:
- Revisar la distribución del trabajo: identificar equipos con exceso de tareas o capacidad disponible.
- Detectar obstáculos: reconocer procesos lentos, tareas duplicadas o herramientas que dificultan el trabajo.
- Evaluar cambios: comprobar si una capacitación, una nueva herramienta o un ajuste en los turnos tuvo el efecto esperado.
Estos datos deben leerse junto con la calidad del trabajo y las condiciones en que se realiza. Por ejemplo, la información de control de asistencia y horarios puede mostrar cuánto tiempo se dedica al trabajo, pero por sí sola no explica los resultados obtenidos.
Cómo se mide la productividad laboral
Para medir la productividad laboral, primero hay que definir qué resultado se espera de cada puesto y durante qué periodo se evaluará. Una planta puede contar unidades terminadas; un equipo de ventas, operaciones cerradas; y un área de atención, casos resueltos. Son actividades distintas, así que no tendría sentido medirlas con el mismo criterio.
Una fórmula básica relaciona los resultados obtenidos con el tiempo dedicado al trabajo:
Productividad laboral = resultados obtenidos ÷ horas trabajadas
Por ejemplo, si un equipo resuelve 80 solicitudes en 40 horas, su resultado es de dos solicitudes por hora. Ese dato sirve para observar cambios a lo largo del tiempo, siempre que las solicitudes tengan una complejidad similar. Por sí solo, no indica si quedaron bien resueltas.
Por eso, es importante acompañar la fórmula con indicadores que permitan interpretar los resultados:
| Indicador | Cálculo | Qué ayuda a revisar |
| Resultados por hora | Resultados obtenidos ÷ horas trabajadas | Cuánto trabajo se completa en un periodo |
| Cumplimiento de metas | Metas alcanzadas ÷ metas definidas × 100 | Si se logran los objetivos acordados |
| Tasa de error | Entregables con errores ÷ entregables revisados × 100 | La calidad del trabajo realizado |
La elección de indicadores depende del puesto. En trabajos donde los resultados son difíciles de contar, puede ser más útil revisar entregables, plazos y calidad con criterios definidos de antemano. Las capturas de pantalla o las pulsaciones del teclado, en cambio, registran actividad frente a un dispositivo, pero no muestran si el trabajo cumplió su objetivo.
Cada semana subimos a YouTube información valiosa que necesitas para tu gestión de empresa. Esta vez, resumimos en algunos minutos todo lo que necesitas saber sobre productividad.
Factores para medir la productividad laboral
Lo ideal entonces, será establecer una guía específica para cada organización que ayude a entender qué es y qué no es la productividad laboral. Para eso, la “hoja de ruta” deberá contemplar algunos parámetros básicos tales como:
Hora trabajada y esfuerzo
Independientemente de la cantidad de horas estipuladas por contrato o por convenio, lo cierto es que cada trabajador administra su tiempo en forma diferente. Es importante evaluar qué tareas se están ejecutando y cuáles no durante la jornada de cada empleado, cuáles son prioritarias y qué otras son secundarias. Todo esto con el fin de lograr un manejo eficiente de la gestión horaria sin afectar el bienestar de cada trabajador.
Obtención de objetivos
Otro elemento a tener en cuenta es cuántas tareas se completan en un determinado lapso de tiempo. Sin caer en la trampa de cronometrar cada momento del día del trabajador (cosa que está demostrado resulta contraproducente para su bienestar), la idea es que este cuenta con la suficiente independencia y autonomía para realizar un manejo del tiempo que le permita alcanzar las metas exigidas por su rol. Puede ser una determinada cantidad de llamados telefónicos al mes, generación de clientes o producción de algún tipo de material o contenido.
Contemplar el OLE
Eficiencia general del trabajo (Overall Labor Efficiency). Es un indicador de RR. HH. enfocado en industrias. Mide el uso, desempeño y calidad de la fuerza laboral aplicada a una tarea específica. Así como su impacto en la productividad general. Esta forma de medición toma en consideración variables como disponibilidad (cantidad de tiempo que los trabajadores dedican a realizar sus actividades), rendimiento (cuanto producto se obtiene de esa actividad), calidad (porcentaje de producto que efectivamente sirve para su venta).
Productividad laboral y control horario
Para calcular resultados por hora, primero hay que saber cuánto tiempo se trabajó. El control horario proporciona ese dato y permite comparar las horas previstas con las registradas, revisar turnos e identificar cuándo un equipo necesita más tiempo del planificado para completar sus tareas.
Sin embargo, registrar horas no equivale a medir la productividad. Una jornada más larga no demuestra que se hayan obtenido mejores resultados. Por eso, los datos de asistencia deben analizarse junto con los entregables, el cumplimiento de objetivos y la calidad del trabajo.
Esta información también es aún más relevancia ante la reducción gradual de la jornada laboral a 40 horas, ya que las empresas deberán revisar cómo distribuyen el trabajo conforme cambien los límites semanales.
Como mejorar la productividad laboral? 10 técnicas para lograrlo
Al momento de implementar nuevas metodologías de trabajo apuntadas a optimizar el desempeño, no existen recetas mágicas. Afortunadamente, sí hay una variedad de técnicas o mejor dicho hacks de productividad que son de gran ayuda para dinamizar las tareas diarias.
Cómo aplicar técnicas de productividad en equipos
- Define un resultado prioritario por persona o equipo.
- Establece un indicador de calidad y una fecha de revisión.
- Elimina bloqueos, reuniones sin decisión y tareas duplicadas.
1. El método de Jerry Seinfeld
No es chiste, el comediante famoso también es reconocido por haber creado esta forma de trabajo. Se llama “don’t break the chain” (no rompas la cadena) y principalmente se enfoca en tomar una sola tarea y realizarla sin parar de principio a fin. Esto puede significar marcar una fecha de inicio y otra de entrega en el calendario o simplemente marcar algunas horas del día. Es ideal para la construcción de hábitos.
2. Kanban o método Toyota
Kanban se originó en el sistema de producción de Toyota y se extendió como un método visual para gestionar el flujo de trabajo. Su objetivo es limitar las tareas en curso, identificar cuellos de botella y dar visibilidad al avance de cada actividad.
Las kanban son tarjetas similares a los post-it. Se utilizan para etiquetar procesos de una tarea que se divide por etapas. En su forma más básica, en un tablero deberían estructurarse tres columnas. Una de tareas pendientes, otra de proceso y una última con tareas completadas. La tarjeta con la actividad en cuestión se moverá a medida que se completen los objetivos.
3. Time blocking
El time blocking consiste en reservar bloques definidos en el calendario para realizar una tarea o un grupo de tareas relacionadas. La duración debe adaptarse a la complejidad del trabajo, los plazos y la necesidad de coordinación con el resto del equipo.
4. Must, should, want
Esta técnica se basa en el establecimiento de prioridades y la forma en la que entendemos las actividades diarias para nuestra productividad laboral. Si lo traducimos, sería algo así como: tengo que, debería, quiero. Con estos tres parámetros podemos armar listas clasificadas de la siguiente manera:
- Tengo que coordinar una reunión con proveedores.
- Debería analizar el reporte de ventas.
- Quiero decorar mi oficina.
Esto nos ayudará a visualizar aquello que verdaderamente importa, que es urgente o que nos reportará mayores beneficios.
5. Reloj biológico
Esta forma de trabajo prioriza no solamente la libertad sino también el bienestar propio de la salud física y emocional. Se trata básicamente de asignarnos tareas para los momentos del día donde nuestra energía es óptima. Si eres de los que prefiere dormirse tarde (y cuentas con esa posibilidad) entonces según esta técnica lo mejor será realizar tus actividades por la noche.
6. La regla del 80/20
Conocida también como “el principio de Pareto”. Es una regla que surge de una investigación del economista italiano Vilfredo Pareto en 1906. El científico logró descubrir que el 80% de los resultados de una actividad provienen del 20% del esfuerzo que uno genera. Esta regla nos ayudará a identificar cuáles son las actividades clave que realizamos. Que se traducirán en mayor margen de ganancia, eficiencia y consecuencia. Logrando optimizar estas tareas.
7. Alicia en el país de las maravillas
Si recuerdas la película, sabrás que la protagonista se pierde en un mundo de fantasía. Alicia, cae por un agujero de conejo. En productividad, los rabbit holes, son aquellas trampas que nos hacen perder la noción del tiempo. Las redes sociales o reuniones que no terminan en toma de decisiones. Esta técnica es más que nada un mantra que nos ayuda a identificar esos momentos o actividades donde perdemos por completo el foco y nos desviamos de lo importante. Su finalidad es no incurrir en el mismo error.
8. The final countdown
Como la canción de la banda de los ‘80 Europe. The final countdown, se centra en trabajar con un sistema de cuenta regresiva combinado con time blocking. Tomamos un cronómetro y marcamos un periodo de tiempo (idealmente 90 minutos). A partir de ese momento hasta que suene nuestro temporizador, deberíamos terminar las tareas que tengamos asignadas. Esto dará paso a un descanso de 15 minutos.
9. El método del colibrí
Así como los colibríes vuelan de flor en flor, con esta técnica de productividad deberíamos hacer algo similar. La idea es realizar tareas en un determinado espacio físico. Luego de completarlas, pasar a la siguiente estación de trabajo. Esta técnica puede funcionar en teletrabajo si los cambios de espacio ayudan a separar actividades de concentración, reuniones y pausas. Debe aplicarse solo cuando el entorno mantenga condiciones adecuadas de ergonomía, conectividad y confidencialidad. Podemos tener una reunión virtual en la sala, luego enviar mails desde el balcón y finalmente generar reportes desde la cocina. La idea es dinamizar el día cambiando de ambientes.
10. Lista tus objetivos
Este último método se enfoca no tanto en tareas y deberes sino en resultado. Idealmente, la noche anterior a cada jornada laboral, deberíamos volcar en un bloc de notas aquellas metas que queremos lograr. Ya sea para el final del día, semana o mes.
Cómo medir la productividad laboral en teletrabajo
En el trabajo remoto y el trabajo híbrido, ver a una persona conectada no dice mucho sobre lo que logró durante el día. Para medir la productividad laboral hay que partir de las tareas y objetivos de cada puesto, y revisar tanto los resultados como su calidad.
Estos criterios ayudan a dar seguimiento al trabajo sin reducirlo a horas frente a la pantalla:
- Definir entregables. Acordar qué debe completarse, con qué requisitos y en qué fecha.
- Revisar los resultados según el tipo de puesto. Un equipo de atención puede medir casos resueltos; uno de diseño, entregables aprobados; y uno de ventas, objetivos alcanzados.
- Registrar correcciones y retrasos. Cumplir con la cantidad prevista pierde sentido si el trabajo requiere rehacerse o se entrega fuera de plazo.
- Comparar periodos equivalentes. Los resultados de una semana con alta demanda no se interpretan igual que los de una semana habitual.
Para dar seguimiento a los objetivos en equipos remotos o híbridos, Factorial permite asignar metas individuales o de equipo y consultar su progreso. Así, cada persona sabe qué se espera de su trabajo y RR. HH. puede revisar los avances junto con la calidad de los entregables.
Cómo dar seguimiento a la productividad laboral con Factorial
Medir la productividad exige revisar más de un dato. Las horas trabajadas ayudan a entender cuánto tiempo se dedicó a una tarea, mientras que los objetivos y los entregables muestran qué se consiguió. La calidad del resultado también cuenta: terminar un proyecto dentro del plazo pierde peso si después requiere varias correcciones.
Factorial permite reunir información del control horario y dar seguimiento a los objetivos individuales y de equipo. Además, sus evaluaciones de desempeño ayudan a identificar avances, dificultades y necesidades de apoyo. Con estos datos, RR. HH. puede revisar los resultados de cada área según sus propias tareas, sin aplicar la misma medida a todos los puestos.
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Preguntas frecuentes sobre productividad laboral
Divide los resultados obtenidos entre los recursos utilizados durante un periodo. Si quieres medir resultados por hora, usa esta fórmula: resultados obtenidos ÷ horas trabajadas. Define antes qué contarás como resultado: unidades terminadas, casos resueltos o entregables aprobados, según el puesto.
Si un equipo resuelve 80 solicitudes en 40 horas de trabajo, registra dos solicitudes por hora. Para interpretar el dato, también hay que revisar si las solicitudes tenían una complejidad similar y cuántas quedaron resueltas sin correcciones.
Dependen de la actividad. Entre los más útiles están los resultados por hora, el cumplimiento de metas y la tasa de error. Analizarlos en conjunto permite distinguir entre completar más trabajo y obtener resultados que cumplen los criterios de calidad acordados.
No necesariamente. Las horas indican cuánto tiempo se dedicó al trabajo, pero no qué se consiguió durante ese periodo. Si las horas aumentan y los resultados se mantienen, la productividad por hora disminuye.
Con objetivos y entregables definidos para cada puesto, plazos de entrega y criterios de calidad. El registro horario aporta información sobre la carga de trabajo, pero permanecer conectado o trabajar desde la oficina no demuestra, por sí solo, que se alcanzaron los objetivos.
Empieza por identificar qué frena el trabajo: tareas duplicadas, aprobaciones lentas, herramientas insuficientes o una carga mal distribuida. Después de hacer un cambio, compara los resultados y la calidad con periodos anteriores para saber si funcionó.
