¿Te gustaría facilitarle a tus trabajadores el registro de entradas y salidas? Hoy vamos a hablarte de la forma más sencilla de hacerlo mediante el registro de asistencia con código QR. ¿Quieres un adelanto? Con esta herramienta tu personal podrá registrar su horario de trabajo desde el celular.
Claro que no se trata de una herramienta nueva, pero su uso en las empresas se ha intensificado en los últimos años. ¿A qué se debe? En parte a la solución ágil y sin contacto que brinda.
Recuerda que durante la pandemia las organizaciones tuvieron que adaptarse e implementar distintos tipos de cambios para reducir el riesgo de contagio. Una de las soluciones que cobró relevancia fueron los códigos QR.
En la actualidad, cada vez más empresas los eligen para registrar la asistencia de sus colaboradores al centro de trabajo. Por ello, hoy te invitamos a descubrir cómo controlar la jornada laboral de tus empleados de manera eficiente y rápida con un código QR.
Tabla de contenidos
¿Qué es un código QR?
Podríamos pensar en el código QR como la evolución del código de barras. En este caso, un código bidimensional que se presenta como un gráfico con una serie de puntos y cuadrados en su diseño. Hoy, cuando hablamos de códigos QR se nos viene a la mente la imagen que describimos antes y todos entendemos de qué se trata a simple vista.
Este gráfico en dos dimensiones recibe su nombre del acrónimo en inglés Quick Response que se traduce como Respuesta Rápida. Dicho título revela la esencia de esta solución digital, ya que un código QR se caracteriza por procesar datos y ejecutar órdenes al instante.
Cuando un dispositivo lee un código QR, se conecta de forma directa e inmediata con la información que se ha establecido. Números telefónicos, mensajes de texto, correos electrónicos, sitios web, entre otros contenidos.
De esta forma, cuando el trabajador usa su celular para escanear un QR ubicado en la entrada de la empresa, puede registrar su asistencia de forma inmediata. En solo segundos habrá concretado una tarea que llevaría mucho más tiempo con métodos no digitales.
👉 ¿Quieres saber más? Descubre los diferentes tipos de checador de asistencia.
Un poco de historia: ¿cómo surgió el código QR?
Esta solución fue creada en 1994 por una subsidiaria de Toyota en Japón. En aquel entonces, el objetivo era encontrar una manera de controlar y rastrear la fabricación de vehículos. Sin embargo, poco a poco, la utilidad de la herramienta permitió que comenzara a ser utilizada en otros sectores más allá de la automotriz.
Así, en segmentos como el comercio o la industria también se comenzó a implementar este sistema. Sobre todo para el control de existencias e inventarios.
Hoy, podemos decir que el código QR ya llegó a Recursos Humanos. En Factorial desde hace algún tiempo te ofrecemos la posibilidad de llevar el registro de asistencia código QR en tu empresa.
¿Cómo es el lector de códigos QR?
Atrás quedaron los días en los que tus colaboradores debían completar hojas de asistencia en papel. Ahora puedes acceder a la mayor ventaja del código QR: conectar rápidamente personas y datos.
Todo lo que necesitas es un lector de códigos QR para acceder al sitio web, la aplicación o la plataforma para el registro de la asistencia que utilices. Y ese lector puede ser el propio teléfono celular de tus trabajadores.
Hoy en día, cualquier dispositivo con cámara o webcam dispone de un lector de código QR. Algunos tipos de computadoras con escáneres también pueden leer estos gráficos bidimensionales.
Incluso, con algunos smartphones tus empleados no necesitarán instalar ningún tipo de aplicación de lectura. Simplemente deben tomar su teléfono celular, abrir la aplicación de la cámara y señalar el código QR en cuestión. Luego, de forma inmediata el colaborador será redirigido a la función o dirección correspondiente para registrar su ingreso o salida de la empresa.
En caso de que el dispositivo del trabajador no cuente de forma nativa con un lector de QR, existen varias opciones, accesibles y gratuitas, con las que se puede incorporar esta funcionalidad.
¿Cómo funciona el Código QR y cuáles son sus posibilidades?
Cuando generas un código QR puedes insertar varios tipos de datos. De esta forma, el lector de este gráfico dirigirá al usuario a los contenidos que hayas establecido para ese fin. Uno de los ejemplos típicos es el WhatsApp Web, donde para poder utilizar la aplicación de mensajería en el ordenador es necesario leer un código QR con el teléfono.
Incluso, en los últimos años hemos visto como debido al COVID-19, el uso de este código también ha facilitado el acceso a los menús o folletos de los restaurantes, con el objetivo de disminuir el contacto con el papel, que solía ser el método tradicional .
Así, este cambio también se introdujo en las empresas en múltiples áreas. Como vimos antes, en RR.HH. se utiliza ampliamente para el registro de la asistencia y, de este modo, facilitar la rutina laboral.
Pero, ¿cómo puede esta funcionalidad mejorar el control de asistencia de los empleados? Te damos la respuesta en el siguiente punto.
¿Cómo hacer el registro de asistencia con código QR?
Como hemos visto, el código QR permite mil y una posibilidades. Hoy, más que nunca, las empresas utilizan diferentes recursos tecnológicos para adaptarse a las demandas del mercado y mejorar la eficiencia de sus procesos. En este camino, la automatización es una gran protagonista y entre las soluciones más utilizadas se encuentra el registro de entradas y salidas de empleados mediante QR.
¿Cómo funciona el vínculo entre el reloj checador y el código QR? Para explicarte esto, vamos a usar como ejemplo el software de Recursos Humanos de Factorial. Pero, desde ya, te adelantamos que es una gestión por demás sencilla.
- Debes contar con un dispositivo donde esté presente el código que tus colaboradores tendrán que escanear.
- Este gráfico debería estar disponible en la entrada del centro de trabajo.
- De esta forma, una vez que el empleado llega y apunta su cámara a la pantalla se registra su ingreso y el tiempo de trabajo comienza a correr.
¿Qué pasa con los trabajadores remotos? En ese caso, el personal puede descargar la aplicación de Factorial y fichar desde su casa o donde se encuentre. Así, puedes tener un control horario preciso incluso a distancia. Esto último, gracias al uso de la geolocalización, otra de las tecnologías que utilizamos en Factorial.
Ventajas de hacer el registro de asistencia con código QR
¿Por qué deberéis considerar esta solución dentro de tu empresa? Pues lo cierto es que Implementar el registro del control horario con código QR puede traer muchas ventajas a tu organización. ¿Quieres conocerlas? Te compartimos las principales a continuación.
Registro de entradas y salidas más simple
Para los empleados el registro de las entradas y salidas es un aspecto importante de su día a día en el trabajo. Sin embargo, los métodos manuales o incluso el tener que completar hojas de cálculo para realizar esta gestión puede traerle complicaciones. La más común es que olviden fichar su ingreso o su salida.
Al establecer el registro de asistencia con código QR estás facilitando esta tarea a tu equipo. Ya que, como te explicamos antes, el procedimiento es tan simple e inmediato que solo les tomará unos pocos segundos completarlo.
Así, tus trabajadores tendrán la certeza de haber registrado su entrada y salida en cada jornada laboral, acreditar sus horas trabajadas y, por consiguiente, tener la tranquilidad de que eso se verá reflejado en el pago de su nómina.
Respaldo legal
Si bien en México la Ley Federal del Trabajo no establece la obligatoriedad de registrar la asistencia y el tiempo laborado por el talento, los empleadores deben ser capaces de demostrar lo siguiente:
- Si se provee el tiempo de descanso adecuado que exige la ley.
- Que se está respetando la duración máxima de la jornada.
- Y, en caso de que el colaborador trabaje horas extra, llevar un control de la cantidad y de su correspondiente pago.
Así, el seguimiento de la jornada de trabajo de los empleados, además de ser importante para gestionar la productividad, es fundamental para cumplir con la legislación laboral. Por eso, es clave contar con herramientas que garanticen el respaldo de esta información. El registro de asistencia con QR lo permite.
Agilidad y eficiencia
Administrar las horas de los empleados es solo una de las tareas de Recursos Humanos. Esta área debe gestionar múltiples procesos vinculados al personal y esto es algo que exige tiempo y atención.
Sin embargo, el mercado laboral está en constante cambio y hoy los trabajadores esperan mucho más de las empresas y de sus departamentos de RR.HH. Las organizaciones necesitan estar a la altura de esta demanda y, para ello, deben ser más ágiles y eficientes.
El registro horario con código QR agiliza el control de asistencia. Lo que ayuda a que los profesionales del área de talento puedan tener más tiempo para dedicarlo a atender las necesidades de la fuerza laboral.
Datos centralizados
Centrándonos en el software de RR.HH. de Factorial, una de sus características destacadas es que puede almacenar todos los datos de la jornada laboral en un solo lugar. Así, tanto los gerentes como los líderes pueden consultar la carga de trabajo de los empleados cada vez que lo necesiten y sin importar dónde se encuentren. Ya que esta información siempre está disponible.
Asimismo, esta herramienta es una plataforma todo en uno, es decir, centraliza todas las funciones de RR.HH. en un solo lugar. Por lo tanto, los profesionales del área también pueden acceder a los datos del control horario y cruzar esta información con el sistema de nómina de Factorial para detallar las incidencias, por ejemplo.
Con esto también los equipos de capital humano pueden ahorrar mucho tiempo. Ya que no tendrán que navegar por incontables carpetas y documentos para dar con esta información. Todo queda centralizado en Factorial.
Seguridad de la información
Al aplicar el código QR de Factorial tienes la garantía de que los horarios se están registrando correctamente. Ya sea en la oficina, con el código disponible en la entrada, o en casa, a través de la geolocalización, el empleador siempre sabrá si sus trabajadores están donde deben estar.
Otra ventaja con respecto a la seguridad se relaciona con el almacenamiento de datos en la nube. En Factorial nos tomamos muy en serio la protección de datos, por eso adaptamos nuestro sistema a las principales certificaciones.
También otro factor de seguridad es la URL que genera el sistema para registrar la asistencia. Para evitar cualquier tipo de fallos o errores de uso, este enlace se actualiza automáticamente cada 10 segundos. Por lo tanto, tienes la seguridad de que se registran correctamente las entradas y salidas en tu empresa.
Ahora que sabes todo lo necesario sobre el registro de asistencia con QR, solo resta invitarte a que pruebes nuestro software.
✅ ¡Pide tu asesoría gratuita y comienza a explorar todas las funcionalidades de Factorial!
