Los managers y profesionales de Recursos Humanos tienen mucho que gestionar. Y una de las tareas más importantes es tener un buen control de gastos, por esta razón es importante automatizar tareas imprescindibles pero tediosas, razón por la cual es necesario saber cómo llevar a cabo un buen control de gasto.
¿Continúas llevando a cabo el control de los gastos de tu empresa con una hoja de Excel? ¿En un libro de finanzas? ¿Cavando los números en piedras? Estos sistemas ya son obsoletos, por lo que la gestión de gastos ineficiente tiene un impacto muy negativo en la productividad, la moral de tus trabajadores y de tu presupuesto.
Los software o programas para el control de gastos de la empresa hace que el seguimiento de estos por parte de empresa y trabajador sea mucho más sencillo. Así, podrás emplear el tiempo y esfuerzo ahorrado en lo que sea más necesario, ayudando al crecimiento y éxito del negocio.
A día de hoy, los viajes de negocios son más importantes y comunes que nunca. De hecho, la Global Business Travel Association afirma que estos van a suponer 1,7 trillones de dólares en 2022. Para tener un control de lo que suponen estos viajes en términos de presupuesto, muchas empresas están invirtiendo en programas de control de gastos.
Un software para la gestión de los gastos de la empresa ayuda a controlar todo tipo de gastos. Desde el taxi hacia el aeropuerto hasta la comida con los clientes.
En este artículo, hablaremos de por qué la gestión de los gastos es tan importante. También te contaremos cuáles son los beneficios que un software para el control de gastos puede tener. Cómo se determina el control de gastos en una empresa y las razones por las cuales necesitas implementarlo, además de elegir la mejor opción que se adapte a tus necesidades.
¿Por qué es importante el control de ingresos y gastos en una empresa?
Dicen que tienes que gastar dinero para poder generarlo. Cuando un negocio va creciendo, tiene todo tipo de gastos, como el que los empleados requieran comer con clientes, que la empresa mande a representantes a otros países para expandir el negocio, que los trabajadores atiendan a workshops para mejorar sus habilidades, entre otras. Este tipo de actividades son continuas. Pero gestionar y hacer el seguimiento de los gastos que suponen puede ser más complicado de lo que parece.
Si un trabajador va a una exposición internacional de productos y necesita quedarse en un hotel, pagar comidas, transporte y demás. Implementar un control de gastos en una empresa que sea eficiente se vuelve necesario para tener todo esto bajo control sea muy fácil.
¿Qué se incluye dentro de la gestión de gastos de una empresa? A continuación te detallamos todo lo que un manager de Recursos Humanos tiene que realizar. Para llevar un buen control de gastos de la empresa y los empleados; y también veremos cómo cambiarían las reglas del juego si se emplea un programa para automatizar la gestión de estos procesos.
Políticas de gastos y de viaje
Los managers tienen que crear políticas de viaje y gastos o presupuestos, al contar con un software que lo automatice lo podrán implementar desde ahí. Con una app para control de gastos podrán crear etiquetas personalizables y ser usadas por tus colaboradores para sus gastos, como “comida” o “transporte”. Esto hará que los managers o administradores lo tengan mucho más fácil y se olviden de llevar una plantilla Excel de control de gastos para evitar errores, y que le sea más claro en qué se está empleando el dinero del negocio. Así como otro tipo de etiquetas podrían utilizarse para el seguimiento de los gastos por proyecto. Lo que significa que los managers pueden mejorar el presupuesto de estos y optimizar su tiempo.
Seguimiento y centralización de los gastos
Más que recolectar los recibos físicos y gestionarlos, los empleados podrían introducir sus tickets en una app para el control de gastos que los procesa de manera directa. ¡Imagínate que pueden incluso completarlo con información como el teléfono del restaurante! Esto significa que los gastos serán mucho más claros y te podrás olvidar de facturas ilegibles o incorrectas o del control de gastos en Excel. Con un software, todo sería mucho más accesible tanto para los empleados como para sus superiores.
Además, digitalizar y centralizar significa que lo que se guarde será más fácil de entender para todos. Esto no solo protege a la compañía, sino que aumenta la transparencia.
Aprobación de los informes de gastos
Tener todos los gastos digitalizados y en un mismo lugar hace que la aprobación o el rechazo de estos sea muchísimo más rápida.
Los administradores pueden supervisarlos en cualquier momento y lugar. Ya no tendrán que saltar de una plataforma a otra, de digital a papel y de electrónico a manual. Todo a lo que tienen que acceder estará guardado en un mismo software. Recibirán notificaciones cuando haya solicitudes de aprobación. Y pueden crear workflows o flujos automáticos de acciones para llevar a cabo un buen control de gastos. Hacer esto con una herramienta mejorará la eficiencia y dejará a los managers con tiempo para dedicarse a otras tareas.
👉 Si todavía no cuentas con un software de gestión de gastos. Hemos creado una plantilla que te puede ayudar a facilitar este proceso. Descargas plantilla aquí. Sin embargo, te contaremos por qué es bueno implementar un software de gestión de gastos para optimizar los procesos de tu organización.
Mira este video sobre el control de gastos
En pocos minutos te contamos todo lo que debes saber sobre cómo administrar los gastos de empresa.
¿Tu negocio se beneficiaría de una app de control de gastos para la empresa?
¿Cuándo es el momento de mejorar tu sistema de gestión de gastos? He aquí algunos signos de que necesitas un software de recursos humanos, para digitalizar, automatizar y centralizar los gastos de tu empresa.
El empleado tiene que rebuscar entre recibos y facturas
¿Estás cansado de desenterrar tickets continuamente y tener que buscar información para completarlos? ¿Los empleados te traen tickets que han encontrado en el fondo de su maletín después de varios meses desde que se realizó el gasto? Tus trabajadores no deberían perder tiempo de su jornada en rellenar los gastos. Es momento de automatizar el proceso.
Hay un período de espera demasiado largo para las aprobaciones
¿Los empleados rellenan los informes de gastos y tienen que esperar semanas para saber si estos han sido aprobados? ¿El informe está esperando la aprobación del superior, ya se encuentra en el departamento de cuentas o se aplica al salario de mañana? ¿Te suena eso de que un trabajador pregunte por sus informes de gastos y le digan que pregunte a otra persona y luego a otra y luego a otra?
En el momento en el que los informes de gastos sean rechazados, el empleado posiblemente ni siquiera conozca la razón de la desaprobación, por lo que no podrá saber qué pasó y evitarlo la próxima vez. ¿Resultado? Menos productividad y satisfacción del empleado.
Gestionar las cuentas es difícil y confuso
Gestionar los gastos no tiene que ser una agonía. ¿Estás perdiendo mucho tiempo en hacer el seguimiento de tus gastos de empresa para encontrar justificaciones y mejorar las políticas de la compañía? ¿Trabajas demasiado para que todo el mundo esté informado? La frustración es una señal definitiva de que tienes que automatizar tu sistema.
Qué buscar en un software para el control de los gastos de la empresa
Con la herramienta para el control de gastos adecuada, puedes eliminar todas las dificultades que ahora tienes. Gestionar tus gastos de manera online con un software que digitaliza tus recibos, automatiza los workflows y crea informes personalizados. Por consiguiente, mejora la satisfacción de tus empleados y la seguridad.
Subir y hacer el seguimiento de los gastos
Con un software para los gastos de empresa, los empleados pueden subir los gastos directamente a una sola plataforma; pueden utilizar una aplicación móvil y subir una fotografía del recibo en cuanto lo firmen. Esto significa no más papeles, no más tickets de hace un mes y no más facturas ilegibles. Digitalizar los documentos te ayudará a tener un mejor seguimiento de los gastos.
Automatizar aprobaciones de gastos
Los administradores pueden crear secciones personalizadas para que los empleados las seleccionen al subir sus gastos. Categorías como “comida” y “transporte” pueden facilitar saber dónde va el dinero de la empresa. Los managers también pueden automatizar acciones repetitivas designando supervisores que revisen los gastos. Mientras tanto, los empleados pueden ver el estado de sus solicitudes en cualquier momento y recibir actualizaciones.
La automatización hace que el proceso sea más rápido y que todo el mundo esté incluido.
Analizar gastos e informes
No todos los software proporcionan un análisis de cómo va tu compañía. Pero el mejor sistema de control de gastos te permitirá saber exactamente a qué se ha destinado presupuesto de la empresa y te mostrará posibles oportunidades de mejoras. Los administradores crearán informes de Recursos Humanos personalizados por cada empleado y período de tiempo. Esto hará mucho más fácil no excederse del presupuesto y ejecutar medidas de ahorro.
Si todavía llevas una plantilla de Excel para el control de gastos de tu empresa de manera manual, puede que estés pasando por alto información muy importante para la estrategia de tu empresa.
Aumentar la transparencia
Cuando se trata de informes de gastos y solicitudes de aprobación, es comprensible que los empleados quieran estar informados de los cambios en el proceso. Contar con un software significa que las políticas de gastos se aplican directamente. Entonces los empleados sabrán las razones de un informe de gastos no aprobado, se darán cuenta de que están siendo tratados de manera más justa. También pueden hacer un seguimiento del progreso de sus solicitudes por su cuenta sin tener que perder el tiempo preguntando a distintas personas.
Cumplir con las normativas
Las buenas herramientas de control de gastos de empresa cumplen con las normativas de protección de datos, así como las regulaciones de cada país y comunidad autónoma. Tener este tipo de documentos en formato digital protegerá a tu negocio, y te ayudará a demostrar que se han gestionado siguiendo las normativas correctas.
¿Cuál es el mejor software para el control de gastos para pymes?
Los pequeños y medianos negocios suelen tener que ajustarse a un presupuesto más estricto. Mientras los gastos de empresas más grandes tienen un mayor margen para errores. Las pymes tienen que estar más enfocadas al detalle para la gestión de gastos y evitar los menos errores posibles. Es por esta razón que resulta importante elegir adecuadamente el programa con el que se lleve a cabo.
Si quieres encontrar el sistema de control de gastos que mejor se adapte a tu negocio, asegúrate de que tenga las siguientes características:
Interfaz fácil de utilizar para control de gastos
Elige un software que tus empleados quieran utilizar. Que la plataforma sea clara, intuitiva y atractiva. Los empleados subirán sus gastos más rápido y los administradores revisarán con facilidad. También es recomendable que el software incluya la aplicación para móviles, como una app para control de gastos y se realice en tiempo real, así mejorará la experiencia de tus colaboradores y la accesibilidad.
Integraciones
Cuando estés buscando un software para el control de gastos de la empresa. Asegúrate de que se pueda integrar con las herramientas que normalmente utilizas. También puedes elegir uno que tenga capacidades complementarias, como gestor de vacaciones o de incidencias en las nóminas. De este modo, gestionarás todo lo relacionado con tu departamento en una misma plataforma.
Con el software todo en uno de Factorial, el gestor de gastos integra otras soluciones que ayuden a otros departamentos de la empresa.
Seguridad
Un software de gestión de gastos para pymes tiene que ser seguro, uno en el que puedas confiar tu compañía antes de comprometerte. Te recomendamos evitar soluciones “gratis”: cuando no pagas, eres tú el producto. Lo que sí es recomendable que el software cuente con pruebas gratuitas para conocer si se ajusta a tus necesidades.
Pasa la gestión de tus gastos al mundo digital. A un software que te permitirá mejorar tus procesos y ser más eficiente. Con la aplicación para la gestión de gastos de Factorial. Los empleados podrán subir sus gastos al sistema desde el lugar donde estén. Lo mismo podrán hacer los administradores para aprobarlos. La gestión de los gastos de las empresas nunca ha sido tan fácil. Así que es momento de subirse al tren.
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