¿Tienes un negocio en el sector gastronómico? ¿Buscas una forma eficiente de organizar el horario de tus colaboradores? Un sistema de turnos para restaurantes es la respuesta. Actualmente, hay una oferta de herramientas muy variada en este sector, pero ¿cuál es la solución que realmente necesita tu empresa? ¡Te ayudamos a descubrirlo en este artículo!
Es un hecho que todos los negocios con horarios rotativos necesitan implementar metodologías eficientes para gestionar el tiempo de trabajo de cada empleado. En el caso de la gastronomía, este tipo de soluciones se vuelve aún más imprescindible, ya que un sistema de turnos para restaurantes ayuda a organizar la jornada del equipo, llevar un mejor control y hacer más eficiente la tarea para Recursos Humanos.
Lo que queda definir es qué tipo de solución elegir: ¿Sistemas manuales de gestión de turnos o Sistemas automatizados de gestión de turnos? Vamos a analizar ambas opciones.
Tabla de contenidos
Desafíos en la gestión de turnos en un restaurante
Hay muchos desafíos en la gestión de turnos en un restaurante. Por empezar, los responsables de RR.HH. deben coordinar distintas variables para crear el cuadrante de turnos perfecto. Es decir, aquel que más le convenga al negocio, pero también a los trabajadores.
De esta forma, los equipos de talento deben evaluar:
- Disponibilidad del personal.
- Carga de trabajo asignada.
- Habilidades, conocimientos y experiencia de cada empleado.
- Cantidad de colaboradores que se necesita en cada área para satisfacer la demanda de los clientes.
Combinar todos estos factores de manera equilibrada puede ser complejo en un restaurante, porque estos suelen operar prácticamente de forma continua, en algunos casos, las 24 horas del día y, por lo general, los 7 días de la semana. Esto hace que haya que tener especial cuidado de contar con la cantidad adecuada de trabajadores para no sobrecargarlos.
Asimismo, el hecho de que estos espacios de trabajo tengan un volumen de demanda fluctuante, muchas veces hace que se deban ajustar los turnos de manera frecuente. Lo que lleva a RR.HH. a tener que estar analizando constantemente cómo combinar todos los factores que mencionamos antes de manera adecuada.
Debido a esto último, otro de los desafíos en la gestión de turnos en restaurantes que se puede presentar es correr el riesgo de no comunicar con la suficiente antelación el turno de trabajo a cada empleado o el cambio que se haya hecho, en caso de que ya estuviera programado.
Todo ello hace que se requieran sistemas de turnos para restaurantes eficientes, que permitan agilizar esta gestión y ayuden a RR.HH. a tomar mejores decisiones al momento de programar el horario de los trabajadores.
Sistemas manuales de gestión de turnos
¿Cómo gestionar los turnos en un restaurante? Pues una de las maneras es mediante los sistemas manuales. Podríamos decir que esta es la solución tradicional. Algo tan simple como crear una lista de nombres en un papel y asignar en cada caso un horario de trabajo es algo que se realiza desde hace mucho tiempo en los negocios gastronómicos.
Sin embargo, con la llegada de la digitalización muchos de estos sistemas manuales de gestión de turnos fueron reemplazados por documentos en computadoras. Así, las hojas de cálculo en Excel reemplazaron a las hojas en papel. ¿Es este un sistema automatizado? Claro que no.
Esta solución también requiere de la intervención humana en todo momento. Así como antes el responsable de administrar el personal creaba un listado de empleados en una hoja de papel, con estos documentos en Excel pasa lo mismo. Alguien debe encargarse de crear la lista de trabajadores, asignar fechas y horarios y todo ello de forma manual. Introduciendo un dato a la vez.
Además, con estos sistemas manuales de gestión de turnos se pueden ingresar fórmulas especiales para hacer cálculos de días y horas trabajadas por empleado. Lo que de alguna manera funciona para recopilar información que luego sirva para realizar el proceso de nómina.
Sin embargo, en cualquier caso, la persona de RR.HH. que se encargue de esta tarea tendrá que pasar varias horas creando estos documentos, completándolos e incluso revisando la información para poder hacer cambios cuando se requiera. Recordemos que esto es algo frecuente en los restaurantes.
Aunque se pueden crear documentos muy complejos en Excel, lo mejor es utilizar un diseño simple y fácil de entender, ya que el personal tendrá acceso a esta planilla para consultar sus turnos de trabajo y es necesario que pueda entenderla sin complicaciones.
Sistemas automatizados de gestión de turnos
Los sistemas automatizados de gestión de turnos reducen al mínimo la intervención humana. Esto no quiere decir que el personal de RR.HH. no interviene en la programación de los horarios de trabajo, sino que lo hace pero en menor medida y de forma más eficiente.
En principio, estas herramientas ayudan a automatizar la parte más operativa y tediosa del proceso, es decir, elimina la carga manual de datos. Ya no tendrás que pasar días enteros introduciendo nombres, fechas y horas en una planilla, solo bastará con elegir esos datos de un listado previamente cargado y hacer clic en ellos, ¡así de simple!
Asimismo, los sistemas automatizados de gestión de turnos se caracterizan por su accesibilidad. Con un usuario y contraseña cualquiera de tus trabajadores podrá consultar su turno asignado desde cualquier lugar.
De la misma forma, recibirán notificaciones instantáneas cuando se haya hecho algún ajuste o cambio dentro de su horario. Así, en un sector tan dinámico como el gastronómico, tus empleados podrán mantenerse continuamente actualizados sobre su horario laboral.
Sumado a ello, para el área de talento esta clase de herramienta online simplifica la organización de los datos. Ya que permite mantener toda la información actualizada en un mismo lugar, para poder consultarla fácilmente en cualquier momento. Así puedes, por ejemplo, ver en tiempo real la disponibilidad de cada colaborador y, de esta manera, hacer los cambios que se necesiten de forma dinámica.
La integración con otras herramientas es una de las características destacadas de los sistemas automatizados. Ya que permite combinaciones con funcionalidades igual de necesarias como un reloj checador digital, para llevar un control del cumplimiento del horario. Así como el software para la gestión de asistencia, que ayuda a darle seguimiento a las ausencias en el restaurante.
Principales diferencias entre la gestión manual y la gestión automatizada de turnos
- Intervención humana. Una diferencia clave entre los sistemas manuales y los sistemas automatizados de gestión de turnos es el nivel de intervención humana. En los primeros, la intervención es total, se requiere de una persona que ejecute cada una de las tareas que conlleva la administración de estos documentos. Mientras que en los sistemas automatizados esta gestión se reduce a cuestiones estratégicas.
- Gestión del tiempo. Crear, completar y revisar cada hoja de cálculo puede llevar muchas horas, incluso días enteros destinados a estas tareas. En el caso del sistema de gestión de turnos automatizado, esto se reduce ampliamente, ya que se elimina la carga de datos manual, lo que ayuda a ahorrar mucho tiempo.
- Nivel de errores. La tercera diferencia clave entre ambos sistemas es el volumen de errores. Las herramientas manuales requieren una mayor intervención humana y, por tanto, están más expuestas a errores humanos. Al automatizar buena parte de esta gestión esas equivocaciones se eliminan por completo. Lo que contribuye a la eficiencia y calidad del proceso.
- Comunicación. Una de las diferencias más significativas entre los sistemas manuales y los automatizados es que los primeros no son tan dinámicos como los segundos. Si el trabajador no ingresa al documento en Excel no tiene forma de saber si este fue actualizado. Aunque puede recibir un aviso por correo electrónico, son demasiadas herramientas las que debe consultar para enterarse de los cambios de horario. Con un sistema automatizado puede ser tan simple como enviarle una notificación al teléfono.
- Participación de empleados. Los sistemas automatizados facilitan la participación de los empleados porque son más interactivos que los sistemas manuales. Con los primeros los trabajadores pueden indicar su disponibilidad fácilmente para que RR.HH. la tome en consideración al asignar los turnos.
¿Por qué elegir a Factorial como sistema de turnos para restaurantes?
Si has llegado hasta aquí ahora sabes la importancia del sistema de turnos para restaurantes. También conoces lo que distingue a las soluciones manuales y digitales y puedes ver con mayor claridad cómo una herramienta automatizada puede ayudarte a ahorrar mucho tiempo y a hacer más ágil y eficiente el proceso para todo tu equipo.
Ahora solo queda contarte cómo puede acompañarte Factorial en este proceso:
- Proceso simple. El software de gestión de turnos de Factorial funciona en unos pocos y sencillos pasos. En principio, te permite asignar en tan solo un clic los turnos de trabajo de forma individual o masiva. Para hacerlo, tendrás la posibilidad de utilizar los turnos guardados, personalizados o la plantilla que tengas creada en la plataforma.
- Notificación inmediata. Cuando asignes los turnos a cada trabajador, podrás publicar el calendario. Gracias a esto, tus empleados recibirán una notificación con el horario laboral que les corresponde a lo largo del mes.
- Visión global. El sistema es también una herramienta visual que te ayuda a ver con claridad todos los turnos programados en el calendario y, sumado a ello, las ausencias futuras, ya sea vacaciones, permisos concedidos, incapacidades, etc. Esto te permite planificar mejor a largo plazo los turnos en el restaurante.
- Creación de reportes. Factorial también facilita la toma de decisiones gracias a su funcionalidad para crear reportes personalizados. Estos reúnen información sobre los turnos cumplidos por el personal y el tiempo trabajado durante un determinado periodo.
Hay mucho más por descubrir sobre nuestro sistema para la gestión de turnos. ¿Te gustaría conocer todas las características de la herramienta? 🚀 ¡Solicita ahora tu asesoría gratuita en Factorial y accede a sus funcionalidades!
