¿Sabes qué son los sistemas de información de Recursos Humanos? Sin dudas, en los últimos tiempos el área de talento dejó de tener un rol meramente administrativo para cumplir una función estratégica en las empresas.
Hoy, este departamento se ocupa de acompañar a las personas a desarrollarse y crecer dentro de las organizaciones y, con ello, colabora en la concreción de los objetivos del negocio y el logro de los resultados esperados.
Pero, para conseguir esto, es fundamental que los profesionales del área cuenten con herramientas que agilicen sus tareas y procesos. Así, los sistemas de información de Recursos Humanos se han convertido en elementos esenciales en la gestión de personal.
Por ello, hoy vamos a profundizar en las características y beneficios de estos sistemas para tu empresa. Además, te explicaremos cómo utilizar los sistemas de información en Recursos Humanos para que puedas aprovechar todas sus funcionalidades al máximo. ¡Comencemos!
Tabla de contenidos
¿Qué son los sistemas de información de Recursos Humanos?
Los sistemas de información de Recursos Humanos (SIRH) son herramientas que se utilizan para reunir, almacenar y gestionar información sobre los empleados de una organización. De esta forma, funcionan como sistemas centralizados de almacenamiento de datos que el departamento de RR.HH. utiliza para completar los procesos del área.
En la mayoría de los casos, los SIRH cuentan con funcionalidades esenciales para la gestión de Recursos Humanos de extremo a extremo. Esto quiere decir que son sistemas que permiten gestionar el ciclo de vida completo del capital humano de una empresa. Desde el reclutamiento y selección, hasta la salida u offboarding.
Sin embargo, esto dependerá siempre del tipo de software elegido por las compañías. Ya que hay una enorme variedad de sistemas de información de Recursos Humanos. Algunos ofrecen funciones básicas vinculadas a todos los procesos administrativos:
- Nóminas.
- Administrador de documentos.
- Gestión de gastos.
- Control horario.
- Faltas y vacaciones.
Mientras que otros incorporan además funcionalidades vinculadas a la gestión del talento, entre ellas:
- Atracción del talento.
- Onboarding y offboarding.
- Gestión de capacitaciones.
- Evaluación del desempeño.
Más allá de esto, los sistemas de información de Recursos Humanos también varían en la forma de ejecutar sus funciones. Ya que existe la posibilidad de usarlos dentro de la propia infraestructura tecnológica de la empresa o, el más común de los casos, utilizar las prestaciones de estos sistemas en la nube.
Esta última es la opción más elegida, ya que requiere una menor inversión de dinero, menos tiempo de implementación y brinda la posibilidad de acceder a todas sus funcionalidades desde cualquier lugar. Lo que facilita mucho la tarea de los equipos de RR.HH.
Así, el SIRH es, en esencia, una herramienta todo en uno para almacenar información de los empleados y respaldar varias funciones de Recursos Humanos.
Tipos de sistemas de información en Recursos Humanos
Para poder entender mejor qué opciones tienes al momento de implementar los sistemas de información de Recursos Humanos en tu empresa, es importante establecer qué tipos existen. En este sentido, hay varias formas de clasificarlos, una de ellas es por el tipo de solución que ofrecen. Así, podemos encontrar los siguientes:
Sistemas de información de Recursos Humanos operativos
Este es un ejemplo de sistemas de información en Recursos Humanos que tiene un enfoque concreto en el día a día de la organización. Puesto que brinda una solución para los procesos administrativos y repetitivos del área de capital humano.
Esta clase de sistemas recopilan datos de RR.HH. diversos tales como:
- Altas y bajas de empleados.
- Contratos laborales.
- Aspectos legales de la relación laboral con cada trabajador.
- Detalles de cada puesto de trabajo.
- Información sobre el rendimiento de los colaboradores.
Por ello, se suelen usar para proporcionar a los profesionales de Recursos Humanos los datos necesarios para realizar tareas como la contratación y los cambios internos de personal, la gestión del rendimiento, los ascensos y promociones.
De esta forma, pueden ser útiles para un sinfín de organizaciones, ya que se ocupan de facilitar las tareas estándar del área de talento. Así, son esenciales para reducir las tareas repetitivas relacionadas a la búsqueda y gestión de la información de los empleados.
👉Accede a la guía de contratos de trabajo en México [+Modelo descargable]
Sistemas de información de Recursos Humanos tácticos
Otro ejemplo de SIRH se denomina táctico, en tanto, se ocupa de los procesos vinculados al uso de recursos. Esto incluye aspectos tales como la inversión que requiere el reclutamiento, capacitación o el sistema de compensación de la empresa.
De este modo, los sistemas de información de Recursos Humanos tácticos son especialmente útiles para la toma de decisiones relacionadas a aspectos como la asignación de recursos, el análisis de puestos de trabajo en la empresa o el desarrollo del talento.
Sistemas de información de Recursos Humanos estratégicos
El tercer ejemplo de sistemas de información de Recursos Humanos es el estratégico. En este caso, el enfoque está en el análisis de datos para la toma de decisiones. Por ello, son herramientas muy valoradas para el establecimiento de objetivos y planificación del talento.
Esto último va más allá de la contratación de gente nueva, sino que también se trata de la brecha entre el talento que tiene actualmente la empresa y el que necesita para crecer.
Así, los sistemas de información de RR.HH. estratégicos son clave para entender cuáles son los recursos laborales disponibles en la actualidad y planificar, con base en ello, la fuerza laboral necesaria. Siempre mediante la gestión de datos.
Sistemas de información de Recursos Humanos integrales
Los denominados “todo en uno” son precisamente una solución integral para RR.HH. ¿En qué consiste este tipo de sistema? En una combinación de todos los ejemplos anteriores. Es decir que son operativos, tácticos y estratégicos, todo en un mismo software
Estos funcionan como un ecosistema completo para gestionar una gran variedad de tareas y procesos vinculados al talento. Así, ofrecen toda la información y características necesarias para desarrollar todas las funciones del departamento de RR.HH.
Un ejemplo de sistemas de información de Recursos Humanos integral lo encontramos en Factorial. Un software que incluye todas las funcionalidades que requiere el área de capital humano para llevar adelante su gestión de manera óptima, simplificar procesos y ahorrar tiempo para dedicárselo a las personas.
👉Descubre todas las funcionalidades de Factorial.
Otros ejemplos de sistemas de información de Recursos Humanos
Además de los tipos de SIRH que ya vimos, existen otros ejemplos representativos de estos sistemas:
- Software comercial. Este tipo de software ya está desarrollado por completo, por lo que no requiere de programación ni conocimientos técnicos para utilizarlo. Es un modelo “listo para usar”. Además, dependiendo el proveedor, hay algunos que se actualizan de manera constante, como por ejemplo Factorial. Por lo general, esta solución funciona en la nube, lo que garantiza que cualquier miembro de la empresa pueda acceder desde cualquier lugar.
- Sistema de código abierto. Este tipo de sistema tiene el código accesible para que los usuarios puedan modificarlo o distribuirlo cuando lo requieran. Lo que significa que su programación es colaborativa y se puede cambiar si es necesario. Para usarlos se requiere conocimientos técnicos avanzados.
- Software a medida. Este es un programa hecho única y exclusivamente para una empresa. Si bien la personalización que ofrece es superior a cualquier otra solución, implica una mayor inversión de dinero y tiempo para su implementación, ya que deben desarrollarlo técnicos o expertos en la materia. Estos pueden ejecutarse como programas instalados en dispositivos de la empresa o también en la nube.
¿Cómo utilizar los sistemas de información en Recursos Humanos?
Ahora que sabes qué son, es clave entender cómo utilizar los sistemas de información de Recursos Humanos. Para ello, partimos del hecho de que estas herramientas son una apuesta por la digitalización de las empresas. Al ser sistemas que se valen de las nuevas tecnologías para funcionar, ayudan a las organizaciones a digitalizar sus procesos, en este caso, los de RR.HH.
Estas soluciones tecnológicas permiten crear un entorno de trabajo interactivo que se basa en la información en tiempo real. Algo que ocurre gracias a la evolución de esta clase de software, que pasó del almacenamiento automatizado de registros de empleados a sistemas más complejos de datos y toma de decisiones.
Mientras antes los sistemas de información de Recursos Humanos permitían realizar solo gestiones meramente administrativas, hoy ayudan a realizar un seguimiento pormenorizado de cada proceso de RR.HH.
Así, para entender cómo utilizar los sistemas de información en Recursos Humanos es clave tener en cuenta las funciones que suele incluir este tipo de software.
Reclutamiento y selección
Los sistemas de información de Recursos Humanos suelen incluir una función específica centrada en la atracción de talento. A este se le suele denominar software ATS y se utiliza para gestionar procesos de reclutamiento y selección.
Con esta función, los departamentos de RR.HH. pueden:
- Crear descripciones de puestos de trabajo.
- Dar a conocer las vacantes disponibles.
- Hacer un seguimiento de la información y los curriculums de los candidatos.
- Relacionar las vacantes disponibles con los candidatos adecuados.
- Guiar el proceso de contratación.
Onboarding / offboarding
Otra de las funcionalidades que suele incluir un SIRH se enfoca en mejorar la gestión de incorporaciones y salidas. Esto es el onboarding y offboarding. Esta herramienta se orienta a mejorar la experiencia tanto del personal de Recursos Humanos como de los nuevos empleados.
Para ello, facilita la creación de flujos de trabajo automatizados para que todos los que intervienen en estos procesos conozcan sus tareas y el tiempo de ejecución.
Por ejemplo, para gestiones diversas tales como:
- Darle la bienvenida a un nuevo empleado.
- Encargarse de su capacitación en el puesto.
- Realizar la encuesta de salida.
Todo ello queda documentado y centralizado en el sistema de información de Recursos Humanos.
Gestión de nómina
Esta solución se utiliza para administrar la nómina y las remuneraciones de los empleados. Con esta herramienta se recopilan y almacenan datos vinculados a la gestión de la retribución en la empresa, las obligaciones legales que tiene el empleador al crear cada nómina y las tareas a realizar para garantizar que los recibos de pago se procesen sin inconvenientes cada mes.
Además, esta información suele combinarse con datos sobre el control de tiempo y asistencia del trabajador. Con ello, se reúnen las incidencias que afectan la nómina mes a mes. Todo esto es esencial para entregar el salario acorde en tiempo y forma.
Control horario
Esta funcionalidad se utiliza para recopilar datos del tiempo trabajado y la asistencia de los empleados. Por lo general, a esta función se la conoce como reloj checador.
Este permite hacer un seguimiento de la cantidad de horas trabajadas por cada colaborador durante un determinado periodo de tiempo. Gracias a ello la empresa puede pagarle la remuneración correcta.
Control de faltas y asistencias
Asimismo, el SIRH puede incluir una función para controlar las faltas y asistencias. Con esta herramienta se puede tener un panorama completo de las ausencias de los empleados, con información siempre actualizada y disponible.
Asimismo, esta funcionalidad también afecta las vacaciones de los colaboradores, ya que permite optimizar su gestión, al poder hacer una mejor previsión del capital humano disponible en la empresa a lo largo de todo el año.
Gestión documental
Otra de las formas de usar los sistemas de información de Recursos Humanos se relaciona con la gestión documental. Como es sabido, la función básica de todo SIRH consiste en la recopilación y almacenamiento de información. Precisamente, la mayor parte de los datos que genera una organización se traduce en cientos de documentos.
Con un gestor documental digital todos estos documentos pueden quedar almacenados en un único lugar. Asimismo, al ser un software digital, no solo se elimina el papeleo, sino que además, el espacio es ilimitado.
Informes y análisis de datos
Aunque esta es una función que no todos los SIRH incluyen, es de las más valoradas y puede ser un criterio a tener en cuenta al momento de elegir tu sistema de información de Recursos Humanos. Se trata de la generación de informes y análisis de datos.
Por ejemplo, en el caso de Factorial puedes utilizar cualquier dato en el sistema para generar informes de Recursos Humanos automatizados sobre diversos temas. Lo más interesante de todo esto es que brinda acceso a todos los datos de las empresas en tiempo real. Con tan solo un clic es posible generar informes para analizar y compartir fácilmente con el resto del equipo de RR.HH.
Otras funciones que puede incluir un SIRH
Como ya dijimos, las funciones de cada SIRH dependen de la solución que haya desarrollado cada proveedor. Por ello antes de elegir una plataforma es importante revisar cuáles son las necesidades de tu empresa. En función de ello, seleccionar la herramienta adecuada.
Además de todas las características que mencionamos antes, otras funciones avanzadas que pueden estar presentes en algunos sistemas de información de RR.HH. son:
- Gestión de capacitaciones.
- Seguimiento de objetivos.
- Evaluación del desempeño.
- Gestión de la comunicación interna.
Beneficios de los sistemas de información de Recursos Humanos para tu empresa
Lo que vimos hasta aquí es una clara muestra de que todo SIRH es una solución robusta para el área de talento. Los beneficios de estos sistemas son notables y entre los principales se destacan:
- Seguridad de los datos. Estas herramientas cuenten con medidas de seguridad para mantener protegidos los datos. Por ejemplo, sistemas de encriptación y acceso único para cada usuario.
- Ahorro de costos. Otro de los beneficios de estos sistemas es que al agilizar tareas y procesos ayudan a ahorrar tiempo y, con ello, dinero a las empresas.
- Cumplimiento. Los sistemas de información de Recursos Humanos permiten registrar la información vinculada a los empleados y los procesos que los involucran. Gracias a esto facilitan el cumplimiento de las obligaciones que exige la ley y ayudan a rastrear de manera sencilla los trámites o gestiones pendientes. Así, brindan una mayor seguridad jurídica a las empresas y el talento.
- Información precisa y actualizada. Otra de las ventajas de los sistemas de información de RR.HH. es que cada una de sus funciones recopila información precisa al instante. Lo que le permite a la organización acceder fácilmente a datos detallados y en tiempo real.
- Eficiencia. Centralizar toda la información de tus empleados en un SIHR no solo garantiza la precisión de los datos, sino que también los agiliza. Esto ahorra tiempo, ayudando a las organizaciones a trabajar de manera más inteligente.
- Autonomía de los empleados. Los sistemas de información de Recursos Humanos ofrecen información de valor tanto para líderes del área de talento, como para los empleados. Estos últimos pueden acceder a todas las herramientas y datos que necesitan para alcanzar sus objetivos. Además, este tipo de sistema cuenta con funciones de autoservicio, lo que permite que los trabajadores gestionen sus propias tareas.
Optimiza los procesos de RR.HH. con Factorial
Sin dudas, los sistemas de información de Recursos Humanos son herramientas clave para la digitalización de esta área en las organizaciones. Pero ¿cómo obtener todos los beneficios de estos sistemas para tu empresa? Muy simple: eligiendo la plataforma adecuada, aquella que se adapte a las necesidades y objetivos de tu compañía.
Precisamente, Factorial es una solución todo en uno que cubre todas las necesidades de los profesionales de Recursos Humanos. Con nuestro software puedes optimizar los procesos de RR.HH. y sacar lo mejor de las personas de tu organización.
🚀 ¿Quieres digitalizar tu departamento de Recursos Humanos? ¡Regístrate gratis en Factorial y comienza a transformar la gestión de talento en tu empresa!
