Top 7 software de onboarding y offboarding

De los momentos más importantes en una empresa y, especialmente, para el área de Recursos Humanos, se encuentran dar la bienvenida a una nueva persona o acompañarla en su salida de la organización. De ahí, que para gestionarlo de manera correcta y eficiente, cada vez más compañías están apostando por el top de software de onboarding y offboarding.

Estas herramientas permiten automatizar tareas, centralizar la información y hacer que las transiciones sean mucho más fluidas tanto para el equipo de RR. HH. como para las y los colaboradores.

Desde plataformas como Factorial, Sesame HR, Personio o Cezanne HR, hasta opciones como TalentLMS, Clustdoc o Paycom, estas herramientas han cambiado la forma en la que se gestionan las incorporaciones y desvinculaciones. ¿Cómo funcionan, qué ventajas tienen y cuál te conviene elegir? Aquí te lo contamos.

¿Qué es el onboarding y offboarding y por qué son importantes para tu empresa?

Incorporar a una persona nueva al equipo o terminar la relación laboral de manera ordenada, es más que un simple trámite administrativo. Estos procesos, también conocidos como onboarding y offboarding, son momentos clave en el ciclo de vida laboral de cualquier colaborador.

Aquí te explicamos de qué trata cada uno:

El onboarding es más que la bienvenida. Es todo el acompañamiento inicial: desde que la persona firma su contrato hasta que se adapta al equipo, conoce sus tareas, la cultura de la empresa y empieza a aportar valor.
El offboarding, por otro lado, es una despedida bien hecha. Recoger aprendizajes, cerrar accesos, devolver equipos y, sobre todo, cuidar la experiencia del empleado que se va. Porque incluso cuando alguien sale, su relación con la empresa no se borra.

Y, ¿por qué estos procesos son tan importantes?

Porque tienen un impacto directo en la experiencia de las personas, en la eficiencia del equipo de Recursos Humanos y en la reputación de tu empresa. No son detalles mínimos; son procesos que harán la diferencia entre una relación laboral exitosa y una llena de tropiezos.

Porque no se trata solo de dar la bienvenida o despedir a alguien: un buen proceso de onboarding y offboarding impacta directamente en los resultados del negocio.

De acuerdo con Brandon Hall Group, las organizaciones con prácticas de incorporación maduras tienen hasta un 103% de más probabilidades de mejorar métricas clave, como la retención de nuevos empleados y el compromiso del equipo. Es decir, cuando el onboarding está bien hecho, la gente se queda y se involucra más.

Sin embargo, el mismo estudio revela que muchas organizaciones se enfrentan a desafíos importantes:

El 51 % señala que no cuenta con datos ni insights suficientes para mejorar sus procesos.
El 39 % enfrenta resistencia al cambio.
El 35 % identifica problemas de comunicación como un obstáculo.
Y muchas también mencionan la falta de recursos o la dificultad de integrar tecnología.

Y quizá lo más llamativo: solo un tercio de las empresas recibe apoyo ejecutivo suficiente para fortalecer sus programas de onboarding. Esto muestra una oportunidad clara de mejora, además de la necesidad urgente de adoptar herramientas que faciliten el proceso.

¿Y el offboarding?

Aunque muchas veces se le da menos atención, el offboarding es tan importante como el onboarding. No se trata solo de recuperar una laptop y cerrar accesos, sino de acompañar a la persona en su salida con respeto, claridad y organización.

Un proceso de offboarding bien estructurado permite:

Reducir riesgos legales y de seguridad, al asegurarse de que se cierran accesos y se actualizan permisos.
Proteger el conocimiento organizacional, documentando procesos antes de que una persona clave se vaya.
Recoger retroalimentación valiosa, a través de entrevistas de salida que revelen áreas de mejora en la cultura y el liderazgo.
Fortalecer la marca empleadora, porque una buena salida deja una buena impresión. Y sí, las personas que se van también opinan, recomiendan o incluso regresan.

También puedes leer: Encuesta de salida laboral: un feedback para mejorar

Características clave de los software de onboarding y offboarding

Un buen software debe facilitar ambos momentos en el ciclo de vida de una persona en la empresa, su llegada y su salida. Estas son las funciones más valiosas a considerar:

Para onboarding

Automatización de tareas: bienvenida, asignación de equipo, correos y accesos desde el primer día.
Checklists personalizables: pasos claros adaptados por rol o equipo.
Firma electrónica: contratos, reglamentos y políticas sin papeleo.
Integración con plataformas de formación (LMS): cursos y recursos para acelerar el aprendizaje.
Seguimiento del proceso: visibilidad en tiempo real del avance de cada nuevo ingreso.
Encuestas de feedback: para mejorar continuamente la experiencia.

Para offboarding

Flujos de salida estructurados: recuperación de equipo, baja de accesos, avisos internos.
Entrevistas de salida digitalizadas: recoger insights antes de que se vayan.
Gestión de documentos finales: finiquitos, constancias y certificados.
Indicadores de salida: entender las causas y prevenir rotación innecesaria.
Protección de datos: cumplimiento normativo y resguardo de información sensible.

Funciones clave en ambos procesos

Integración con otras herramientas (payroll, IT, gestión documental).
Experiencia de usuario clara y amigable.
Panel centralizado para seguimiento.
Flexibilidad para adaptar los flujos a tu cultura y estructura organizacional.

Descarga nuestra Checklist para realizar un onboarding en remoto

Ventajas de elegir un software dentro del top de onboarding y offboarding

Apostar por una de las mejores soluciones del mercado es considerado, hoy en día, como una inversión estratégica que beneficia muchos frentes dentro de la empresa.

Estos son algunos de los beneficios más destacados:

Procesos más rápidos y sin errores. Automatizar tareas reduce pasos innecesarios y elimina olvidos o duplicidades.
Mejor experiencia para el talento. Desde el primer día hasta el último, las personas sienten claridad, acompañamiento y profesionalismo.
Alineación entre áreas. IT, administración, liderazgo, todos saben qué hacer y cuándo.
Cumplimiento garantizado. Los mejores software están actualizados con normativas y buenas prácticas de gestión documental y protección de datos.
Análisis y mejora continua. Puedes medir, ajustar y optimizar tus procesos con datos reales.

Elegir una herramienta dentro del top software de onboarding y offboarding es una decisión estratégica: mejora la experiencia, eleva tu marca empleadora y fortalece la cultura organizacional desde adentro.

Top de software de onboarding y offboarding

En el mercado existen muchas soluciones, pero algunas se destacan por su funcionalidad, experiencia de usuario y capacidad de adaptación a distintas empresas.

Aquí te compartimos un resumen de los software más reconocidos en onboarding y offboarding:

Factorial:Onboarding y offboarding centralizados y automatizados

Factorial ofrece una experiencia integral para la incorporación y desvinculación de colaboradores, con flujos automatizados que reducen el trabajo manual y mejoran la comunicación entre áreas.

Desde la firma de documentos hasta la desactivación de accesos, todo se puede gestionar desde un solo lugar, con una interfaz intuitiva y adaptable.

Lo que posiciona a Factorial:

Flujos 100 % automatizados para onboarding y offboarding desde una misma plataforma.
Checklists personalizables para cada rol, equipo o sede.
Firma electrónica de documentos para evitar papeleo y acelerar procesos.
Portal del empleado intuitivo, donde cada persona sabe qué hacer y cuándo.
Seguimiento con métricas para saber qué tan eficiente es tu proceso y dónde mejorar.

👉 ¿Quieres mejorar tu proceso de incorporación y salida? Descubre cómo hacerlo con Factorial

Sesame HR cuenta con onboarding y offboarding

Sesame HR apuesta por simplificar el proceso de incorporación a través de flujos estructurados, listas de tareas y una experiencia centralizada. Permite crear planes personalizados según el puesto o departamento y mantener al equipo involucrado en cada paso del onboarding.

Lo que destaca de Sesame HR:

Creación de checklists automáticas para cada nuevo ingreso.
Gestión de tareas por responsable, con seguimiento en tiempo real.
Centralización de documentos, recursos y datos desde una sola plataforma.
Integración con calendario y notificaciones para no perder ningún paso.
Visibilidad completa del progreso del proceso para RR. HH. y líderes de equipo.

Personio

Personio permite crear flujos de trabajo flexibles y adaptados a cada rol o departamento. Ideal para empresas que buscan procesos claros, automatizados y fáciles de replicar.

Lo que destaca de Personio:

Flujos editables por equipo o sede.
Integración con calendario y correo.
Asignación automática de tareas a responsables.
Seguimiento del estatus en tiempo real.

Cezanne HR

Cezanne HR apuesta por una experiencia del empleado completa, desde el primer contacto hasta su salida. Su portal de bienvenida permite que las personas colaboradoras accedan a toda la información clave antes de su ingreso.

Cezanne HR por:

Portal de bienvenida con acceso previo al ingreso.
Gestión del ciclo completo del empleado.
Plantillas de procesos por país o sede.
Integración con otras funciones de RR. HH.

TalentLMS

Especializado en capacitación, TalentLMS integra el aprendizaje con los procesos de onboarding y salida, asegurando que los empleados estén listos para su rol desde el primer día.

Lo que destaca de TalentLMS:

Cursos personalizados para cada puesto.
Acceso móvil y multiplataforma.
Seguimiento del progreso de aprendizaje.
Uso en onboarding, upskilling y salida planificada.

Clustdoc y el proceso de onboarding y offboarding

Clustdoc está orientado a la gestión eficiente de documentación y tareas paso a paso. Ideal para empresas que necesitan orden y trazabilidad en el proceso.

Lo que destaca de Clustdoc:

Checklists detallados con pasos secuenciales.
Solicitud y revisión de documentos desde la app.
Automatización del envío de formularios.
Personalización por tipo de puesto o cliente.

Paycom

Paycom se enfoca en automatizar todo el proceso administrativo del onboarding. Si bien no tiene una herramienta específica de offboarding, se abordan sus mejores prácticas en sus recursos educativos.

Paycom se caracteriza por el:

Envío automático de formularios previos al ingreso.
Firma electrónica integrada.
Panel de progreso para nuevos colaboradores.
Experiencia digital desde la oferta hasta el primer día.

Guía para elegir el software de onboarding y offboarding adecuado para tu empresa

Antes de tomar una decisión, vale la pena hacerse las preguntas clave. Aquí te dejamos una breve y práctica guía con las preguntas clave que te ayudarán a determinar qué herramienta es la que realmente se ajusta a tus necesidades:

¿Permite automatizar tareas repetitivas como checklists o firmas de documentos?
¿Se adapta a tu estructura organizacional (equipos, sedes, roles)?
¿Ofrece una experiencia clara para las personas nuevas y para quienes salen?
¿Incluye herramientas de seguimiento para RR. HH.?
¿Se integra fácilmente con tus otros sistemas (ERP, nómina, etc.)?
¿Ofrece un portal del empleado para facilitar la comunicación?
¿Es fácil de usar para todo el equipo, no solo para RR. HH.?
¿Cuenta con soporte y acompañamiento local o en tu idioma?
¿Puedes medir el impacto del onboarding/offboarding con datos?
¿Escala bien si tu equipo crece en los próximos meses?

Hacer esta revisión te dará claridad sobre lo que necesitas y te evitará invertir en una solución que no se ajusta a tu operación real.

También puedes leer: Herramientas para Recursos Humanos: qué son, tipos y cómo elegir las mejores para tu empresa

Tener procesos de entrada y salida bien diseñados ya no es un lujo: es una necesidad. Contar con un software dentro del top de onboarding y offboarding puede marcar la diferencia entre una experiencia desordenada y una transición fluida y profesional.

Top 7 de software de onboarding y offboarding: qué es, ventajas y cómo elegir el ideal para tu empresa