Crea un flujograma de reclutamiento y selección de personal paso a paso

El reclutamiento y selección es el corazón de la gestión de personal. Es el punto de partida para la incorporación de talentos que harán crecer a la empresa. Para facilitar esta gestión hay múltiples herramientas, pero una de las más destacadas es el flujograma de selección de personal.Hoy vamos a explicarte cómo hacer uno paso a paso.

Pero antes, ¿qué se entiende por flujograma? También llamado diagrama de flujo, el flujograma es una representación gráfica y secuencial de un proceso de trabajo. En este se incluyen todas las tareas y actividades necesarias para alcanzar un determinado objetivo.

Ya puedes ir entendiendo entonces de qué va el flujograma del proceso de reclutamiento. A continuación, te explicamos en detalle qué es, para qué sirve y cómo hacer uno.

¿Qué es un flujograma de selección de personal?

El flujograma del proceso de reclutamiento es una herramienta visual que incluye los pasos y tareas necesarias para contratar a un nuevo empleado. De manera que funciona como una hoja de ruta que guía al equipo de reclutamiento y selección desde la identificación de la necesidad de un nuevo empleado, hasta su contratación. Esto de acuerdo a los múltiples expertos que han aportado a la definición, de acuerdo con el blog de Guindo. 

El objetivo del flujograma de reclutamiento es la incorporación de nuevo talento a la empresa. Para ello, este diagrama de flujo permite representar gráficamente todos los pasos y tareas que debe realizar Recursos Humanos para alcanzar esta meta.

Así, el flujograma del proceso de reclutamiento sirve para documentar los siguientes puntos:

• Personas y departamentos involucrados en el proceso de reclutamiento y selección.
• Etapas que se deben atravesar.
• Principales tareas y actividades que deben ejecutarse.
• Puntos de interacción con los candidatos.
• Momentos de decisión que van haciendo que el proceso avance de una etapa a la otra.

La configuración del diagrama de flujo del proceso de reclutamiento dependerá de las prioridades de contratación particulares de cada empresa. Lo bueno de esta herramienta es que puede adaptarse a las necesidades específicas de cada proceso y compañía.

👉 ¿Quieres saber más sobre este tipo de herramientas? No te pierdas nuestro artículo sobre diagrama de distribución del trabajo.

¿Por qué es importante el flujograma del proceso de reclutamiento?

Hay muchas razones para utilizar un flujograma para el reclutamiento de personal. En principio, debido a que esta herramienta ayuda a trazar todo el proceso de contratación punto por punto, permite que RR.HH. pueda seguir fácilmente su progreso tan sólo atendiendo los pasos indicados en el diagrama.

Asimismo, tener una representación visual de toda la gestión, con el detalle de las tareas de cada miembro del equipo, facilita que todos tengan claridad sobre sus responsabilidades y puedan avanzar con ellas para no retrasar al resto. Algo que a su vez reduce los cuellos de botella en esta gestión.

Por otro lado, todas las actividades relevantes para que el proceso avance están en este diagrama de reclutamiento. Con lo cual, la herramienta ayuda a mantener una gestión coherente y minimiza el riesgo de omitir pasos importantes.

El flujograma de reclutamiento y selección también es importante para el control interno. En tanto, permite saber si el proceso funciona de manera óptima, en qué etapas hay dificultades para avanzar o qué miembros del equipo de RR.HH. tiene un menor rendimiento.

El proceso de búsqueda y selección de nuevo personal debe cumplir con las leyes laborales vigentes. El diagrama de flujo de reclutamiento puede incluir un paso para garantizar estos requisitos, ya sea en la descripción de puestos de trabajo, en las ofertas de empleo y en las prácticas de contratación en general.

Finalmente, el flujograma en reclutamiento puede ser importante para que la empresa ahorre dinero. Al ayudar a RR.HH. a optimizar el proceso y asignar mejor los recursos, esta herramienta tiene el potencial de reducir los costos de contratación.

Planificación del flujograma de reclutamiento

Antes de empezar a crear tu flujograma de reclutamiento, es esencial la planificación. Esto implica: definir todas las partes involucradas en el proceso, evaluar las necesidades y objetivos de la organización y considerar qué pasos aplican de forma específica para el proceso de reclutamiento de la empresa.

Veamos los puntos clave dentro de la planificación del diagrama de flujo de reclutamiento:

Identificar quiénes participarán del proceso

Como dijimos antes, una de las características del proceso de reclutamiento y selección es que involucra a muchas personas. Esto va más allá de RR.HH. y su equipo de reclutamiento.

A su vez, es importante contemplar a quienes desempeñan funciones cruciales en diversas etapas del proceso y que incluso tendrán la última palabra sobre cada candidato. Estas partes involucradas suelen ser:

• Profesionales de recursos humanos. El equipo de RR.HH. es la columna vertebral del proceso de reclutamiento. Se encarga de tareas administrativas, la selección y filtro de solicitudes, garantizan el cumplimiento de los requisitos legales y, por supuesto, orientan a los gerentes de contratación en la toma de decisión.
• Gerentes de contratación. Aunque no todas las empresas cuentan con este perfil en su organigrama, en muchas compañías existen. Se trata de los responsables de definir los requisitos de cada puesto de trabajo, de seguir de cerca el avance de los candidatos e incluso pueden tomar decisiones de contratación.
• Managers. Dependiendo de la organización, el área y puesto, puede darse que varios miembros del equipo participen en las etapas de entrevista y evaluación de competencias. Los managers o líderes del departamento donde se pretende cubrir una vacante es muy probable que sean parte del proceso. Por eso es importante identificarlos e incluir en el diagrama de flujo las funciones específicas que realizan.
• Empleadores. En algunos casos, los empleadores pueden necesitar revisar y aprobar las decisiones de reclutamiento y selección, especialmente para puestos de alto nivel.

Al definir claramente las funciones y responsabilidades de cada participante, hay más posibilidades de crear un flujograma de reclutamiento que represente con precisión todo el proceso.

Establecer objetivos de reclutamiento y selección claros

El éxito de todo proceso de reclutamiento depende de cuán alineado esté con los objetivos más amplios de la empresa. Por lo tanto, es muy importante establecer metas de reclutamiento y selección claras. Para ello, las siguientes preguntas pueden orientarte:

• ¿Qué puestos deben cubrirse? Identifica los roles laborales específicos para los que se crea el proceso.
• ¿Qué habilidades estás buscando? Determina las calificaciones, conocimientos habilidades y experiencia que buscas en los candidatos al puesto. Estos son los criterios que servirán para guiarte en el proceso.
• ¿Cuál es la línea de tiempo a seguir? Puedes establecer un cronograma para el proceso de reclutamiento. Así, podrás medir mejor cuánto tarda la empresa en cubrir vacantes y cuáles son las fases que llevan más tiempo.
• ¿Cuál es el presupuesto? Comprender los aspectos financieros de los esfuerzos de contratación es vital para asignar recursos de manera más eficiente y también entender el Retorno de la Inversión. Esto incluye gastos relacionados con publicidad, bolsas de trabajo, evaluaciones y, por supuesto, los salarios y beneficios de los nuevos empleados.
• ¿Cómo medir el proceso? Es necesario definir indicadores para el reclutamiento y selección. Ya que estos te ayudarán a evaluar el éxito de la gestión.

Adaptar el flujograma a las características de la empresa

Es importante tener en cuenta que no existe un flujograma de selección de personal único para todas las organizaciones. Esta herramienta debe adaptarse a las características de tu organización para poder atender las necesidades específicas de tu equipo. Por ello, ten en cuenta los siguientes criterios al momento de crear este documento.

• Cultura organizacional. Los valores, comportamientos y prácticas habituales de la empresa también deben verse reflejados en el proceso de reclutamiento. Con lo cual, también deben figurar en el diagrama. Por ejemplo, una compañía que se caracteriza por la innovación, puede tener un enfoque de entrevistas o evaluaciones diferente al de una compañía que valora lo tradicional.
• Industria. Es sabido que en ciertas industrias pueden existir requisitos adicionales que afectan el proceso de reclutamiento y selección. Por ejemplo, el reclutamiento IT suele priorizar evaluaciones técnicas más exhaustivas y esto es algo que también se debe contemplar en el diagrama de flujo.
• Tamaño de la organización. Las pequeñas y medianas empresas pueden tener procesos de reclutamiento y selección más simplificados. Esto se debe a que por lo general, involucran a menos personas y muchas veces quien toma la decisión es una sola persona. Mientras que las organizaciones más grandes pueden requerir diferentes niveles de aprobación para avanzar, por lo que pueden llevar más tiempo e incluir más pasos.

Cuanto más personalizado sea el flujograma, más posibilidades hay de que este se ajuste al contexto específico de la empresa. Lo que garantiza que funcione mejor y de manera más precisa.

¿Cómo hacer un flujograma de selección de personal paso a paso?

Hay muchas formas de hacer un flujograma de contratación, en este caso, te contamos cómo realizarlo en 5 sencillos pasos:

1- Establecer todas las fases del proceso y sus componentes

El primer paso para hacer un flujograma de reclutamiento es definir qué fases lo conformarán. Aunque esto puede variar de una empresa a otra, en líneas generales, las etapas del proceso de reclutamiento y selección son:

• Identificación de la necesidad de un nuevo empleado.
• Creación de la descripción del puesto de trabajo y el perfil. 
• Atracción de talento mediante la difusión de la oferta de empleo.
• Revisión y filtro de curriculums.
• Preselección. 
• Evaluaciones y pruebas de selección.
• Entrevista formal.
• Análisis de candidatos y selección. 
• Presentación de la oferta de trabajo.

Entonces, en cuanto tengas en claro qué etapas tendrá el proceso, solo debes incorporarlas en el diagrama de flujo. Procura incluir también los componentes de cada fase, esto es, las actividades que se realizarán en cada una de ellas.

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2- Asignar responsables a cada actividad

Ya vimos a grandes rasgos qué roles suelen intervenir en un proceso de reclutamiento y selección. Ahora, en este punto la tarea consiste en sumar cada uno de esos miembros del equipo a la fase correspondiente. Además, se debe detallar cuáles son las tareas y responsabilidades que estarán a su cargo.

3- Ordenar las fases y actividades

Otro paso clave al hacer un flujograma del proceso de reclutamiento es el orden de las fases y actividades. No se trata de volcar todas las etapas sin ningún criterio. En lugar de ello, es necesario incorporar cada fase en sintonía con la línea de tiempo que hayas trazado. Es decir, que deben tener un orden cronológico.

Puedes guiarte con el siguiente criterio:

• ¿Cómo empieza el proceso? con la identificación de la necesidad de un nuevo empleado y la creación de la descripción del puesto de trabajo y el perfil.
• ¿De qué manera se desarrolla el proceso? Con la difusión de la oferta de empleo, revisión, filtro de curriculums y preselección de candidatos. 
• ¿Cómo concluye el proceso? Con las evaluaciones y pruebas de selección, entrevista formal, análisis de candidatos, selección y la presentación de la oferta de trabajo.

4- Relacionar las fases y actividades de forma secuencial

Más allá de tener un cronograma para saber en qué orden deben desarrollarse las distintas etapas, también es importante vincular cada fase y actividad de forma secuencial. Ya que una etapa conduce a la otra y cada actividad está interconectada con la siguiente. 

Por lo tanto, al momento de crear tu flujograma de reclutamiento debes utilizar algún criterio para indicar que una etapa o actividad lleva a la siguiente. Por ejemplo, puedes usar flechas o números para indicar en qué orden avanza el diagrama.

5- Compartir el flujograma con los participantes del proceso

Para que el flujograma de selección de personal sirva de guía a los miembros de la empresa que intervengan en el proceso, es importante que todos tengan acceso al documento.

De hecho, puedes pedir colaboración para que completen información o indicarles que marquen con un tilde aquellas tareas que vayan resolviendo. Así, el resto del equipo puede darle seguimiento y saber en qué momento debe intervenir.

Debido a que el proceso de reclutamiento y selección es una gestión colectiva, es importante que la herramienta que utilicen también fomente la colaboración. El diagrama de flujo es un excelente recurso en este sentido.

Agiliza el proceso de reclutamiento y selección con un software ATS

En la carrera por el talento, herramientas como el flujograma de selección de personal pueden ser muy útiles. Sin embargo, no son suficientes. El flujo de trabajo para llevar a cabo este proceso debe ser fácil de seguir para todo el equipo y simplificarse. La primera parte la cubre el diagrama, pero para la segunda, la tecnología es la respuesta.

Por ejemplo, el software de Recursos Humanos de Factorial integra entre sus funcionalidades un sistema ATS, este permite:

• Crear ofertas de trabajo y lanzarlas directamente en un portal de empleo personalizado, así como en bolsas de trabajo o redes sociales como LinkedIn.
• Configurar todos los pasos que debe atravesar un candidato para avanzar en el proceso.
• Recibir y gestionar desde un único lugar todas las solicitudes que reciba la convocatoria.
• Filtrar cada solicitud de acuerdo a los parámetros que hayas definido previamente.
• Tener acceso a herramientas de comunicación para interactuar con los candidatos a lo largo de toda la gestión.
• Mover a los candidatos a la fase siguiente a medida que avanzan en el proceso.
• Mantener toda la información de cada convocatoria en un único lugar.

Así, el software ATS de Factorial puede ser un gran apoyo y el aliado perfecto del flujograma.