En las empresas una de las gestiones que requiere mayor precisión y atención al detalle es el procesamiento de los pagos a empleados. Esta es una actividad que puede llevar mucho tiempo, por eso, un sistema ERP de nómina puede ser clave para agilizar la tarea y aumentar su eficiencia.
En México, el uso de sistemas de ERP ha experimentado un notable crecimiento en los últimos años. Estas soluciones integrales han demostrado su capacidad para optimizar procesos, ayudar a tomar decisiones informadas y aumentar la productividad en las organizaciones.
Ahora bien, sabemos que existen muchas clases de ERP, pero ¿qué es un ERP de nómina? ¿Cuáles son sus principales características? Y, sobre todo, ¿qué debes tener en cuenta al elegir uno? Entérate de eso y mucho más en este artículo.
TABLA DE CONTENIDOS
- ¿Qué es un sistema de nómina ERP?
- 7 características del ERP de nómina
- ¿Cómo elegir un sistema ERP de nómina?
- ERP de nómina y software de nómina ¿son lo mismo?
- ✅ Conoce el sistema de nómina de Factorial
¿Qué es un sistema de nómina ERP?
Un ERP de nómina (Enterprise Resource Planning) es una solución de planificación de recursos empresariales enfocada en el procesamiento de los pagos a los trabajadores. Se trata de un módulo especializado dentro del sistema ERP que permite manejar todos los aspectos vinculados a la nómina de los empleados.
Así, este tipo de software puede ayudar a realizar las siguientes gestiones:
- Cálculo de salarios, impuestos y otras percepciones y deducciones.
- Generación de recibos de nómina.
- Procesamiento de pagos.
De manera que un sistema de planificación de recursos empresariales enfocado en la gestión de nómina es una funcionalidad diseñada para automatizar y centralizar todos los procesos relacionados con el pago de salarios en las empresas.
Es una de las alternativas que tienen las organizaciones cuando quieren pasar del procesamiento de nómina manual al digital, priorizando la automatización de la gestión, para aumentar la agilidad y eficiencia de esta tarea.
👉 Accede a nuestra Guía para el proceso de nómina en tu empresa.
7 características del ERP de nómina
Para entender si el ERP de nómina es la solución que tu organización necesita es importante conocer las características de esta clase de sistema. A continuación, te compartimos las 7 principales:
1. Gestión de datos de los empleados
Un sistema ERP de nómina se encarga de crear y mantener actualizada una base de datos centralizada con toda la información relevante de los empleados. Esto puede incluir:
- Datos personales.
- Rango salarial.
- Puesto y funciones laborales.
- Información fiscal.
- Condiciones de contratación.
Es importante tener en cuenta que estos datos son la base que se utiliza para realizar los cálculos y contabilización de la nómina. Con lo cual, el sistema elegido debe garantizar la fiabilidad de los datos y sobre todo su actualización continua, para asegurarte de hacer cálculos precisos y libres de errores.
2. Cálculo de nómina
Otra de las características de este software es la automatización de la nómina a partir de la información de la base de datos de empleados. Aunque también debemos decir que no todos los sistemas ERP de nómina integran esta funcionalidad.
Aquellos que sí cuentan con esta característica suelen utilizar también información sobre el tiempo de trabajo de cada colaborador, horas extras, licencias e incapacidades, vacaciones y todas las incidencias de nómina que permitan llegar al salario neto.
👉 ¿Sabes de qué se trata esto? Aprende qué son las incidencias de nómina.
3. Impuestos y deducciones
Otro de los puntos características del software ERP de nómina es la incorporación del cálculo de impuestos y otras deducciones que impactan en el cálculo del salario. Lo mencionamos aparte porque no todos estos sistemas ofrecen esta funcionalidad y esto es algo que suele depender de la capacidad de actualización de la herramienta. Sobre todo en relación a reformas laborales y fiscales.
De momento, podemos decir que esta clase de sistema garantiza que se calculen y retengan de los salarios de los empleados los impuestos y deducciones de acuerdo con las leyes y regulaciones fiscales de cada región.
4. Generación de recibos de nómina
Otra características del ERP de nómina es la posibilidad de generar recibos de pago para cada empleado. En estos documentos se detallan todos los conceptos que integran el salario bruto y sus respectivas deducciones para llegar al sueldo neto.
Este recibo es un comprobante fiscal que luego se le entrega al trabajador para que lo firme. De esta manera, sirve como respaldo legal para la empresa. En nuestra guía de facturación y nómina electrónica te detallamos cómo son estos documentos y de qué manera crearlos.
5. Procesamiento del pago
Una característica destacada del ERP de nómina es que permite procesar pagos. Al estar integrado con otras funcionalidades del sistema ERP, como contabilidad y finanzas, facilita que una vez aprobada la nómina, se inicie el proceso de pago a los trabajadores. Esto puede ser mediante transferencias bancarias, cheques u otros métodos.
6. Informes de nómina
Esta es una característica muy interesante dentro de los sistemas ERP, dado que permiten generar informes de nómina, para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales, conocer el impacto económico del pago de salarios y medir otras métricas que ayudan a hacer un análisis completo de los costos laborales y colaboran en la toma de decisiones.
7. Integración con otros sistemas
El ERP de nómina puede integrarse con otros sistemas de gestión empresarial, como el CRM o los módulos de contabilidad y finanzas. Esto brinda una visión integral de los procesos de la empresa, así como acceso a información muy variada y completa.
A su vez, esto permite realizar un seguimiento más detallado de los gastos de nómina y su impacto en las finanzas de la empresa.
¿Cómo elegir un sistema ERP de nómina?
Comenzar a utilizar un sistema de nómina automatizado puede representar un salto de calidad en el procesamiento de los pagos a empleados. En este sentido, la herramienta que elijas puede marcar la diferencia.
Dado que estos sistemas no sólo ayudan a una gestión de nómina más rápida y precisa, sino que también pueden mejorar el trabajo de RR.HH. y la satisfacción de los empleados. Para que esto ocurra hay algunos factores que deben considerarse al elegir un ERP de nómina.
Capacidad de automatización
¿Qué gestiones se pueden automatizar con el ERP de nómina? Esta es una pregunta clave que debes responder antes de elegir esta clase de sistemas. Ya que no todas las plataformas ofrecen las mismas funcionalidades.
Algunos de los procesos que se suelen automatizar estas herramientas son:
- Cálculo de percepciones y deducciones.
- Creación automática de recibos de nómina.
- Envío masivo de estos recibos a los trabajadores.
- Registro de incidencias de nómina.
Solo es cuestión de revisar qué gestiones te permiten automatizar los distintos ERP de nómina que estés comparando y analizar cuáles de estas soluciones son las que hoy necesita tu empresa.
👉 Por cierto, es hora de que conozcas los beneficios de la automatización de nómina.
Integración con el sistema de control horario
Si hablamos del proceso de nómina, no podemos dejar fuera el control horario. Ya que este es uno de los factores que influye en el salario que va a recibir el trabajador al final del mes. Muchas veces, esto implica tener que estar rastreando esta información a través de múltiples documentos o sistemas.
Cuando el software de control horario se integra con el sistema de nómina, esta gestión se agiliza enormemente, porque los datos se cruzan con facilidad y puedes acceder a la información de manera centralizada, ahorrando mucho tiempo.
Por lo tanto, la integración entre ambas herramientas puede ser un criterio muy relevante a la hora de elegir un ERP de nómina.
Facilidad de uso
Que sea fácil de usar es un factor muy importante al momento de elegir este tipo de herramientas. Sobre todo teniendo en cuenta que la gestión de nómina puede ser compleja, por todos los datos que se deben revisar y la precisión que se requiere en cada paso del proceso.
¿Qué analizar en este sentido?
- Si el sistema tiene flujos de trabajo completos y al mismo tiempo sencillos.
- Si el software es intuitivo y cuenta con una interfaz simple y práctica.
- Si permite el acceso multidispositivo.
Al cumplir con estos requisitos, se reduce la necesidad de capacitación y orientación sobre el software, lo que acelera su adopción efectiva dentro del equipo de Recursos Humanos.
Autoservicio para los empleados
Claro que aunque la gestión de nómina es responsabilidad de RR.HH. los empleados son el principal público al que se dirige este proceso. Por lo tanto, el ERP de nómina que elijas debería ofrecer un portal de autoservicio para el personal.
Esto facilita a los colaboradores completar muchas tareas por sí mismos, tales como cargar documentos, actualizar información que impacta en la nómina, acceder a sus recibos cuando lo necesiten y firmarlos.
Además, esta funcionalidad de autoservicio reduce la carga de trabajo de los equipos que se encargan de administrar la nómina en las empresas.
Gestión de incidencias
Esta característica no está presente en todos los sistemas de nómina, pero es fundamental para que el salario de cada colaborador refleje todos los cambios que afectan el cálculo de su pago. Por ejemplo, horas extra, incapacidades, bonos, comisiones y otros conceptos que impactan en el monto que percibe cada trabajador al cobrar su sueldo.
A estos cambios se los llama incidencias de nóminas y es una funcionalidad muy útil, ya que permite hacer un seguimiento automático de los cambios que impactan en el pago de los trabajadores y llevar un control más detallado de cada concepto a incluir o quitar en el cálculo de salarios.
Escalabilidad
Es importante elegir un sistema ERP de nómina que pueda crecer con tu organización. Esto quiere decir que una de las cualidades a buscar en este tipo de software es la flexibilidad y capacidad de adaptación a las necesidades específicas de tu empresa a medida que estas cambien y la compañía se expande. Algo que suele ser muy común en las pymes.
Actualización legal
Otro factor relevante a la hora de elegir un ERP de nómina es su capacidad de actualizarse cada vez que las leyes laborales y fiscales cambian. Este es un criterio clave, dado que estas legislaciones se modifican con bastante frecuencia y el sistema elegido debe evolucionar al mismo ritmo que lo hacen estas normas.
ERP de nómina y software de nómina ¿son lo mismo?
Aquí debemos hacer una aclaración, porque un ERP de nómina y un software de nómina podrían parecer lo mismo, pero no lo son. El ERP de nómina es un módulo, funcionalidad o componente específico dentro del ERP empresarial, que se ocupa de gestionar otros procesos comerciales y administrativos de la compañía.
Como su nombre lo indica, el ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales y, por tanto, es una solución que integra todas las áreas del negocio. De ahí que sea un sistema muy frecuente en las grandes compañías.
Mientras que un software de nómina es una solución especializada en la gestión del pago de los trabajadores. Estos sistemas funcionan de forma independiente, sin depender de otras herramientas, pero también se pueden integrar con otras funcionalidades del área de Recursos Humanos. Como el gestor documental, el sistema de control horario, entre otros.
Lo interesante del software de nómina es que se trata de una herramienta flexible y accesible para negocios de todos los tamaños. Tal vez por eso es la opción más elegida por las pymes, ya que sus características y precios convierten a estos sistemas en una opción muy conveniente.
¿Ya conoces el sistema de nómina de Factorial?
Nuestra plataforma de RR.HH. está en continua evolución y una de sus funcionalidades más destacadas es el sistema de nómina. Preciso y fácil de usar, nuestro software permite centralizar en un solo espacio las incidencias, pagos y resultados vinculados al proceso de nómina.
Gracias a ello puedes acceder a un tablero de incidencias con todas las actualizaciones que se producen en los salarios de los empleados, para hacer un seguimiento en tiempo real de los cambios que modifican los pagos.
Al mismo tiempo, puedes compartir el informe de incidencias mes a mes con el responsable del pago de salarios, lo que facilita la colaboración en la empresa a nivel interno y externo.
También puedes crear reportes de incidencias y compartirlos fácilmente con los líderes de cada equipo. Lo que también ayuda a darle un seguimiento detallado a todos estos cambios y hacer mejoras en la gestión de personal y en el proceso de nómina.
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