Mejores apps y software para controlar los gastos de la empresa en tiempo real

Un buen control de gastos es lo que diferencia a una empresa sana y una sin balance mes a mes. Y aunque muchas veces pensamos en extensas hojas de Excel o procesos manuales para resolverlo, hoy necesitas saber cuales son los mejores software de gestión de gastos. Los cuales te permiten identificar fugas y tomar decisiones más acertadas, todo en tiempo real. 

En este artículo vamos a hablar sobre los mejores software de gestión de gastos. Pero no solo eso, también veremos cómo algunas apps personales pueden ayudarte a inspirarte si estás empezando, y cómo dar el salto hacia soluciones empresariales más robustas que te permiten centralizar el control de gastos junto con toda la gestión de tu equipo.

Apps de finanzas personales, ¿cómo inspiran la gestión de gastos en empresas?

¿Sabías que el mercado global de apps de finanzas personales alcanzó un valor estimado de 105, 000 millones de dólares en 2024, con México representando cerca de 3, 837 millones y un crecimiento anual del 23,9 %? Esto de acuerdo con cifras del Personal Finance Apps Market Report 2025. 

Pero esto no es ninguna sorpresa, cada vez son más las personas que quieren saber en qué se va su dinero. Ser más conscientes de sus gastos y ahorrar sin tanto esfuerzo. Se trata de un tema importante, sobre todo si consideramos los últimos años en los que la inestabilidad económica global ha sido una constante. 

Estas opciones de plataformas para finanzas personales motivan a las personas porque aprovechan algo tan humano como sentir control sobre sus finanzas. Es por eso que este tipo de apps ofrecen diversas funciones: 

Sincronización automática

Conectan tus cuentas bancarias y tarjetas para registrar cada gasto sin que tengas que teclear nada.

Categorización inteligente

Agrupan tus compras en categorías (comida, transporte, etc.) para que veas patrones de manera clara.

Alertas útiles

Te avisan cuando estás cerca de tu presupuesto o si hay un gasto inusual.

Visualizaciones simples

Tráficos, resúmenes y datos que se entienden a simple vista.

Este tipo de funciones (sincronización, categorización, alertas y visualización) son justo las que marcan la pauta en el mundo empresarial, y por eso muchas prácticas de finanzas personales se están trasladando a herramientas para startups y pymes. 

Un sistema que te avisa cuando se pasa del presupuesto o te ayuda a identificar “fugas” en gastos pequeños, pero frecuentes, por ejemplo, hará la diferencia en una empresa que debe controlar sus finanzas sin invertir horas en hojas de cálculo.

Y justo ahí es donde entra el siguiente nivel: los software de gestión de gastos diseñados especialmente para empresas. Herramientas que retoman lo mejor de las apps personales, pero lo llevan a una escala mayor. Con flujos de aprobación, reportes detallados y funcionalidades que permiten a las organizaciones monitorear y optimizar sus finanzas en tiempo real. Veamos cómo funcionan y qué opciones hay para elegir bien desde el inicio.

También puedes leer: Qué es la caja chica y cómo tener un mejor control en tu empresa

Software de gestión de gastos para empresas

Un software de gestión de gastos es una herramienta digital que permite a las empresas monitorear y controlar todos los gastos relacionados con sus operaciones diarias. Desde compras y facturas, hasta reembolsos y gastos de viaje, estas plataformas centralizan toda la información en tiempo real para facilitar la toda la gestión administrativa. 

Este tipo de software automatiza procesos como la captura y validación de gastos, e incluye flujos de aprobación que aseguran que cada gasto cumple con las políticas internas de la empresa. Además, se integra con sistemas contables y de nómina para agilizar la gestión financiera.

Con esta información en la palma de la mano, los equipos pueden optimizar sus finanzas, identificar oportunidades de ahorro y evitar gastos innecesarios, manteniendo un control real y actualizado.

Beneficios de un software de gestión de gastos en tu empresa

• Control en tiempo real. Visualiza todos los gastos de la empresa al instante desde una plataforma única.
  
• Automatización. Reduce tareas manuales como la captura de recibos y la validación de gastos.
  
• Flujos de aprobación personalizados. Configura procesos para que cada gasto pase por las revisiones necesarias antes de ser autorizado.
  
• Reportes detallados. Obtén análisis y gráficos que facilitan la identificación de patrones y oportunidades de ahorro.
  
• Integración con otros sistemas. Sincroniza con contabilidad, ERP o nómina para una gestión financiera más fluida y menos errores.
  
• Ahorro de tiempo y recursos. Simplifica procesos administrativos y reduce riesgos por errores humanos.
  

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Top 5 software para gestión de gastos empresariales

Ahora que ya sabes cómo puede ayudarte un software para la gestión de gastos empresariales, es momento de conocer cuáles son las mejores herramientas para este proceso.  Aquí te presentamos cinco de las mejores opciones del mercado.

1. Factorial 

Factorial se ha posicionado como uno de los mejores software de gestión de gastos. Esto se debe a que es una plataforma integral que facilita y agiliza cada paso del control financiero en tu empresa. Puedes crear y enviar reportes de gastos desde cualquier lugar, ya sea desde tu computadora o la app móvil, lo que hace que registrar cada movimiento sea sencillo y rápido.

Su tecnología OCR (lectura inteligente de documentos) escanea automáticamente las facturas y completa los formularios de gastos, evitando errores y ahorrando tiempo. Además, puedes incluir gastos directamente dentro de proyectos específicos, lo que mejora la organización y el seguimiento.

La personalización es clave: adapta los formularios a las necesidades de tu negocio y establece una única política de aprobación o flujos con múltiples etapas para asegurar que cada gasto sea revisado correctamente. Incluso puedes designar varios aprobadores por nivel y aplicar reglas de aprobación automática para ciertos gastos, optimizando aún más el proceso.

Factorial soporta múltiples monedas, ideal para empresas con operaciones internacionales. También permite crear subcategorías personalizadas para agrupar los gastos y vincularlos con cuentas contables, facilitando la conciliación contable. El seguimiento de gastos en tiempo real, con reportes detallados y la opción de exportar en formatos CSV o XLSX con filtros configurables, te da el control total de la información.

Este software para finanzas empresariales permite reportar gastos en nombre de otros miembros del equipo, agilizando la gestión colaborativa.

Características destacadas del gestor de gasto de Factorial 

• Reportes y escaneo desde cualquier dispositivo.
• Formularios y políticas personalizables.
• Reembolsos integrados con nómina.
• Reportes en tiempo real y exportación avanzada.
• Gestión global y flexible.

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2. Rydoo

Rydoo es una herramienta enfocada en digitalizar la gestión de gastos de forma ágil. Está pensada para equipos en movimiento: empleados que viajan, trabajan de forma híbrida o remota, y necesitan registrar sus gastos desde cualquier lugar. La plataforma permite capturar tickets directamente desde el celular, automatiza el llenado de reportes y acelera los flujos de aprobación. Todo con una interfaz clara y fácil de usar.

Además, se integra con múltiples herramientas financieras y contables, lo que la hace ideal para empresas que buscan reducir tareas manuales y mejorar su control financiero desde el día uno.

Características destacadas:

• Captura y escaneo de tickets desde la app móvil.
• Reportes de gastos automáticos y personalizables.
• Flujos de aprobación con políticas internas definidas.
• Integración con ERPs y plataformas contables.
• Control de gastos en tiempo real con dashboards intuitivos.

3. Payhawk

Payhawk une la gestión de gastos con tarjetas corporativas inteligentes para automatizar todo el proceso, desde la compra hasta el cierre contable. Ideal para empresas con operaciones internacionales, permite controlar presupuestos por equipo, registrar gastos al instante y reducir al mínimo la carga administrativa del área de finanzas.

Una de sus grandes ventajas es su sistema OCR, que lee facturas automáticamente y asocia los documentos a la transacción correspondiente. También puedes establecer políticas de gasto, aprobar solicitudes de forma automatizada y analizar gastos con reportes visuales.

Características destacadas:

• Tarjetas físicas y virtuales vinculadas a presupuestos.
• Captura automática de facturas y recibos.
  Flujos de aprobación con reglas personalizadas.
• Soporte multimoneda y conciliación bancaria.
• Integración con SAP, NetSuite, QuickBooks y más.

4. Spendesk

Spendesk es una solución diseñada para dar visibilidad completa al gasto de la empresa, combinando control, autonomía para los equipos y procesos automatizados. Cada área puede gestionar su propio presupuesto con tarjetas físicas o virtuales, mientras el equipo financiero mantiene visibilidad total de lo que se gasta, en qué y cuándo.

Otra cualidad de Spendesk es que centraliza todo el ciclo del gasto; desde la solicitud, el pago, la aprobación y el registro contable, reduciendo el tiempo dedicado a tareas manuales. Está pensada para crecer con la empresa, adaptándose a distintos niveles de complejidad.

Características destacadas:

• Emisión de tarjetas para equipos o personas específicas.
• Gestión de facturas y recibos en un mismo lugar.
• Flujos de aprobación flexibles y por niveles.
• Presupuestos por equipo con seguimiento en tiempo real.
• Reportes personalizables e integraciones contables.

5. Precoro

Precoro está enfocado en automatizar las compras y el control de gastos empresariales, especialmente útil para empresas que manejan muchos proveedores y órdenes de compra. Con esta herramienta, es posible centralizar solicitudes, aprobaciones, seguimiento y reportes financieros sin depender de cadenas de correos o archivos dispersos. Esto lo hace estar dentro de los mejores software de gestión de gastos.

Ofrece flujos de trabajo completamente personalizables, desde la solicitud de una compra hasta el cierre contable, con registros actualizados en tiempo real. También se puede integrar con ERPs y plataformas contables para mejorar la eficiencia administrativa.

Características destacadas:

• Gestión de órdenes de compra, facturas y presupuestos.
• Aprobaciones automatizadas con múltiples niveles.
• Reportes financieros detallados y exportables.
• Integración con herramientas como Xero, QuickBooks y NetSuite.
• Personalización de campos, flujos y permisos según rol.

¿Cuál es el mejor Software para gestionar los gastos de tu empresa?

Afortunadamente, no existe una sola respuesta. Sin embargo, es importante considerar que el mejor software de gestión de gastos para tu empresa dependerá de cómo funciona tu empresa, qué tanto control necesitas y cuántas personas están involucradas en el proceso. 

Aquí te dejamos algunas preguntas que puedes servirte como guía al momento de tomar una decisión: 

• ¿Tu empresa maneja reembolsos constantes y quieres integrarlos con la nómina?

Entonces te conviene una solución como Factorial, que automatiza el proceso y lo conecta con la gestión de personal.

• ¿Tienes operaciones en distintos países o necesitas manejar varias monedas?

Plataformas como Payhawk y Factorial ofrecen soporte multimoneda y adaptabilidad a nivel internacional.

• ¿Tu equipo trabaja de forma remota o viaja mucho?

Rydoo puede ser una gran opción por su enfoque móvil y facilidad para capturar gastos en el momento.

• ¿Quieres controlar todo el ciclo de compra y gasto en una sola herramienta?

Precoro es ideal si gestionas órdenes de compra, presupuestos y aprobaciones con muchos proveedores.

• ¿Buscas tarjetas corporativas que se integren con tu sistema de control de gastos?

Payhawk y Spendesk destacan por ofrecer tarjetas físicas y virtuales ligadas a presupuestos.

• ¿Necesitas reportes claros y personalizables para tomar decisiones rápidas?

Factorial y Spendesk te ofrecen dashboards en tiempo real con filtros y opciones de exportación ajustadas a tus necesidades.

Preguntas frecuentes sobre software de gestión de gastos

1. ¿Qué es un software de gestión de gastos y para qué sirve?

Es una herramienta digital que permite registrar, controlar y analizar todos los gastos de una empresa en tiempo real. Ayuda a automatizar procesos, reducir errores y mejorar la toma de decisiones financieras.

2. ¿Cuál es el mejor software para controlar los gastos de una empresa?

Depende de las necesidades de cada empresa. Factorial, por ejemplo, es ideal para empresas que también quieren gestionar la nómina y los recursos humanos desde un mismo lugar. Otras opciones como Rydoo o Payhawk destacan por su enfoque móvil o por integrar tarjetas corporativas.

3. ¿Qué funciones debe tener un buen sistema de control de gastos?

Debe permitir escanear facturas, crear reportes, automatizar flujos de aprobación, personalizar categorías de gasto y ofrecer reportes en tiempo real. También es útil que se integre con otros sistemas como contabilidad o nómina.

4. ¿Puedo automatizar la aprobación de gastos en mi empresa?

Sí. Muchos softwares permiten crear flujos de aprobación personalizados y reglas automáticas según el tipo de gasto, monto o departamento, como lo hace Factorial.

5. ¿Qué beneficios tiene usar un software para gestionar gastos empresariales?

Entre los principales beneficios están: mayor control financiero, reducción de tareas manuales, menor riesgo de errores, toma de decisiones basada en datos y cumplimiento de políticas internas.

6. ¿Existen softwares de gestión de gastos que funcionen en México?

Sí. Factorial, Payhawk, Spendesk, Rydoo y Precoro son soluciones disponibles para empresas mexicanas, y varias de ellas cuentan con soporte en español e integraciones locales.

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Elegir el software correcto y dirigido a tus necesidades te ayudará a tener el control de tus finanzas empresariales. Si estás buscando una herramienta que te dé visibilidad total, que se adapte a tu equipo y que no complique más lo que ya es complejo, Factorial es una opción completa, flexible y fácil de implementar. 

Desde la digitalización de tickets hasta el reembolso vía nómina, pasando por reportes claros y flujos de aprobación a tu medida. Conoce como Factorial puede ayudarte a gestionar los gastos de tu empresa en tiempo real y tomar decisiones basadas en datos, no en suposiciones.  👉 Explora la herramienta aquí