La gestión de gastos en empresas de mantenimiento suele estar llena de comprobantes físicos, reportes y registros en Excel que son fáciles de perder. Como es de esperar, este desorden retrasa la administración de cuentas y complica el control de viáticos. Así como otros procesos clave como la reposición de materiales que son necesarios para mantener las operaciones en marcha.
¿Y qué pasa si en lugar de perseguir comprobantes o esperar a que lleguen reportes atrasados, pudieras tener todo en un mismo lugar? No importa si tu empresa de mantenimiento es pequeña o maneja varios equipos en distintos lugares, un software para gestionar gastos siempre es una buena idea. A lo largo de este artículo te contaremos por qué puede ahorrarte tiempo, dinero y más de un dolor de cabeza en la administración.
¿Qué son las empresas de mantenimiento y cómo operan?
Bajo el concepto de mantenimiento entran distintos negocios, cada uno con necesidades específicas. En este sector entran desde quienes dan servicio a maquinaria industrial, hasta los que se encargan de edificios, flotas de transporte, equipos tecnológicos o incluso instalaciones críticas como hospitales. En todos los casos, el común denominador es el mismo: mantener todo en condiciones óptimas para evitar paros y pérdidas económicas.
El problema es que, para lograrlo, estas empresas no solo dependen del trabajo técnico, también de una administración muy ordenada. Viáticos, refacciones, compras urgentes de materiales y servicios externos forman parte de su día a día, y si no se controlan con claridad, los márgenes se reducen rápido. No es casualidad que encuestas recientes de PwC (2025) muestren que el 57 % de las compañías ya integran inteligencia artificial en sus operaciones, precisamente para mejorar procesos como el control de gastos y hacerlos más eficientes.
Dicho en otras palabras, si tu empresa lo que busca es garantizar que todo funcione, necesitas que los números también estén bajo control. De lo contrario, el costo de mantener la operación puede crecer más de lo necesario.
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Digitalización de gastos operativos en el sector de mantenimiento
Controlar los gastos en mantenimiento exige más que papeles y reportes atrasados. Registrar facturas en línea, validar reposiciones en tiempo real y generar reportes automáticos permite al área administrativa tener visibilidad inmediata de los costos. De esta forma, se agiliza la gestión y se evitan tanto los comprobantes extraviados como los informes que llegan con semanas de retraso.
En las empresas de mantenimiento, los gastos son constantes y difíciles de controlar si no se cuenta con procesos digitales. Algunos de los más comunes incluyen:
- Viáticos para técnicos: traslados, comidas y hospedajes.
- Compra de refacciones: piezas necesarias para reparaciones inmediatas.
- Reposiciones de materiales: insumos que deben reemplazarse de forma recurrente.
- Servicios externos imprevistos: contrataciones urgentes que surgen de un día para otro.
De hecho ya existen diversas apps de gestión de gastos para técnicos de mantenimiento. De esta forma el trabajador puede cargar su comprobante desde el celular en el mismo momento en que realiza cualquier compra.
Y, ¿qué ventajas trae esto para la empresa? A continuación te explicamos.
Beneficios de automatizar la gestión de gastos en mantenimiento
Si bien automatizar los gastos implica digitalizar comprobantes, también significa transformar la manera en que una empresa de mantenimiento administra su dinero y organiza sus procesos. Por ejemplo, con un sistema que concentre todo en un mismo lugar es posible:
- Registrar y validar facturas.
- Gestionar pagos.
- Programar jornadas de trabajo.
- Controlar reposiciones.
- Tener reportes en tiempo real.
¿El resultado? Una operación más ágil, transparente y con mayor control financiero.
A partir de estas funcionalidades, los beneficios de la automatización en el sector de mantenimiento se vuelven tangibles:
Reducción de costos
Registrar gastos en el momento en que suceden, evita duplicados y compras innecesarias. Esto significa menos fugas de dinero y un control más estricto de cada partida del presupuesto.
Control financiero en un solo tablero
Los dashboards no solo muestran cifras: permiten comparar periodos, identificar áreas con más consumo y anticipar desviaciones antes de que se conviertan en un problema. Esa información inmediata hace que las decisiones financieras sean mucho más rápidas y seguras.
Cumplimiento automático de políticas
Aquí la ventaja es sencilla, pero poderosa: el sistema valida los gastos de acuerdo con las reglas de la empresa y, al mismo tiempo, permite seguir las normas establecidas por la Ley Federal del Trabajo (LFT). Si un técnico carga un viático fuera del límite permitido, el software lo bloquea de inmediato. Así se reducen riesgos y se asegura equidad en la aplicación de políticas.
Tiempo para crear estrategias
Este es quizá el cambio más visible para el equipo administrativo. Al no perder horas armando reportes manuales, pueden enfocarse en negociar con proveedores, proyectar presupuestos o proponer mejoras internas. En lugar de apagar fuegos, se convierten en un área que impulsa el crecimiento.
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Herramientas de control financiero para empresas de mantenimiento
Cuando los gastos se manejan con procesos manuales, siempre se pierde algo en el camino, tickets extraviados, facturas que nunca llegan a tiempo o reportes que se quedan a medias. No obstante, las herramientas digitales que existen hoy en día cambian todo el juego al concentrar todo en una sola plataforma y eliminar pasos innecesarios.
Pero, ¿cómo lo logran? Ahora te explicamos, las funcionalidades que les permiten optimizar el proceso de gestión de gastos en empresas de mantenimiento:
Registro de tickets y facturas desde el celular
El técnico hace la compra, toma una foto al comprobante y en segundos queda registrado en el sistema. Gracias a este simple paso se evita la acumulación de papeles y se asegura que cada gasto tenga respaldo en tiempo real.
Aprobaciones automáticas
En lugar de correos que tardan días en responder, los gastos pasan por un flujo de aprobación definido. Si cumplen con las políticas de la empresa, se validan de inmediato; si no, se rechazan a través de una notificación.
Integración con nómina y contabilidad
El control no termina en el registro; también es esencial que los viáticos y reembolsos se reflejen en nómina, y que contabilidad no tenga que duplicar capturas. Esta integración asegura que los números cuadren desde el inicio y que los reportes estén listos para cualquier revisión.
Hasta aquí, vale la pena detenernos un poco, porque no todas las herramientas son iguales. Si bien Excel fue un gran soporte durante años, y aún funciona como apoyo en etapas iniciales, lo cierto es que se queda corto cuando hay varios equipos distribuidos y decenas de comprobantes.
Un software especializado, por el contrario, resguarda la información y, además, la ordena, válida y transforma en datos útiles para la toma de decisiones. Esa diferencia entre una empresa que solo “lleva el registro” y una que realmente tiene el control de sus gastos.
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Una app para simplificar la gestión de gastos en mantenimiento
En una empresa de mantenimiento, el control de viáticos y reposiciones puede volverse caótico si no se gestiona con una herramienta adecuada. Factorial cuenta con un software de control de gastos que integra finanzas y RR. HH., una app pensada para que todo el proceso sea rápido y transparente, desde el registro de un viático hasta el cierre contable.
Simplifica el control de gastos a través de:
- App intuitiva para técnicos. Con Factorial, el técnico registra gastos desde su celular en el momento de la compra y la información queda disponible al instante para el área administrativa.
- Reportes automáticos listos para finanzas. La ventaja de concentrar todo en un sistema es que los reportes se generan solos. Finanzas puede consultar gastos por proyecto, equipo o periodo sin esperar a que alguien arme un informe manual.
- Políticas configurables por equipo o tipo de gasto. No todas las áreas tienen los mismos gastos ni las mismas condiciones. Factorial permite establecer reglas claras para cada equipo (como límites de viáticos o categorías de materiales) y asegurarse de que se cumplan de forma automática.
- Integración con otros módulos. La información de gastos se conecta con otros procesos clave, como nómina, turnos y ausencias. Eso evita la doble captura de datos y ayuda a que todo el flujo administrativo quede alineado.
Del papel a la eficiencia digital
La gestión de gastos en empresas de mantenimiento ya no puede depender de procesos manuales. El sector necesita visibilidad inmediata y control real sobre cada viático, reposición o compra de materiales.
Digitalizar este proceso, además de representar un ahorro significativo de capital, también representa orden en la operación y confianza en el equipo. Cuando cada gasto queda registrado y validado en el momento, la empresa gana claridad y puede tomar decisiones con mayor seguridad.
Preguntas frecuentes sobre gestión de gastos en empresas de mantenimiento
1. ¿Qué es la gestión de gastos en empresas de mantenimiento?
Es el proceso de registrar, validar y controlar todos los gastos que surgen en la operación diaria, como viáticos, compra de materiales o servicios externos.
2. ¿Qué beneficios tiene un software de gestión de gastos en mantenimiento?
Un software centraliza la información, aplica políticas automáticamente y genera reportes listos para finanzas, lo que ahorra tiempo y reduce errores.
3. ¿Cómo ayuda la digitalización de gastos operativos a reducir costes?
Al eliminar procesos manuales, se evitan duplicados, retrasos y fugas de dinero. Además, los reportes en tiempo real permiten tomar decisiones financieras más acertadas.
4. ¿Qué app es mejor para técnicos de mantenimiento que registran viáticos?
La mejor app es aquella que permite cargar comprobantes desde el celular, validar gastos en segundos y conectarse con finanzas para que la información quede completa y actualizada.
5. ¿Qué políticas de gastos deben implementar las empresas de mantenimiento?
Políticas claras de viáticos, límites de gastos por tipo de material, reglas de aprobación y categorías definidas para cada área. Esto ayuda a mantener orden y transparencia en todo el proceso.
