Para saber cómo facturar en México, primero necesitas tener activos tus datos fiscales y acceder al servicio gratuito del SAT. Desde esta plataforma puedes generar una factura electrónica, registrar la información del cliente, detallar la operación, seleccionar la forma de pago y descargar los archivos que respaldan el comprobante.
En esta guía encontrarás los requisitos que debes reunir y el procedimiento para emitir una factura paso a paso.
Qué significa facturar en México
Facturar en México significa emitir un comprobante fiscal digital que documenta una venta, prestación de servicios, arrendamiento, pago u otra operación con efectos fiscales. Este documento permite registrar ingresos y gastos, comprobar la operación y, cuando se cumplen los requisitos legales, sustentar deducciones o acreditamientos.
El comprobante utilizado actualmente es el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Su versión vigente es el CFDI 4.0, que incorpora datos obligatorios del emisor y del receptor, información de la operación, impuestos, forma de pago y uso del comprobante.
Durante la emisión, el contribuyente captura los datos y genera el documento. Después se realiza el sellado, mediante el cual se incorpora la firma digital del emisor. Finalmente, la certificación o timbrado valida la información, asigna un folio fiscal único (también llamado UUID) y agrega el sello del SAT.
El archivo XML es el comprobante fiscal con validez oficial y debe conservarse como respaldo. El PDF únicamente facilita su lectura y funciona como representación impresa del CFDI.
Qué se necesita para facturar ante el SAT
Antes de emitir una factura, revisa que puedas ingresar al servicio de facturación y reúne los datos fiscales de tu cliente. También ten a la mano la descripción, cantidad y precio del producto o servicio. Si la operación incluye impuestos o retenciones, necesitarás identificarlos para capturarlos correctamente.
También es importante:
Inscripción y RFC activo
Debes estar inscrito en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y conocer el régimen fiscal bajo el que realizas la actividad que vas a facturar. Si acabas de registrarte o cambiaste de actividad, consulta tu situación fiscal antes de emitir el comprobante. Esto te ayudará a verificar que los datos del emisor sean correctos.
Contraseña, e.firma o Certificado de Sello Digital
Los requisitos de acceso y sellado dependen de la herramienta que utilices. El servicio gratuito de facturación CFDI 4.0 del SAT permite ingresar con contraseña o e.firma. Para sellar la factura puedes utilizar tu e.firma o un Certificado de Sello Digital (CSD), según la modalidad de emisión. Si facturas mediante un proveedor, revisa los requisitos de esa plataforma. No necesitas contratar un servicio privado para generar facturas en el portal del SAT.
Datos fiscales del receptor
Solicita a tu cliente su RFC, nombre completo o razón social, código postal del domicilio fiscal, régimen fiscal y uso del CFDI. Antes de capturarlos, confirma que coincidan con sus datos registrados ante el SAT. Un código postal o régimen incorrecto puede impedir que se genere la factura.
La guía del SAT sobre qué se necesita para facturar también indica que debes conocer la cantidad, unidad de medida, valor y forma de pago de la operación. En la siguiente sección veremos dónde se registra cada dato.
Te recomendamos leer: Qué es el buzón tributario, para qué sirve y cómo gestionarlo correctamente en tu empresa
Cómo generar una factura en el SAT paso a paso
Para generar una factura en el SAT, utiliza el servicio gratuito de CFDI 4.0. El procedimiento va desde configurar tus datos fiscales hasta revisar, sellar y descargar el comprobante.
Si es tu primera vez, dedica unos minutos a registrar los productos o servicios y clientes que utilizarás con frecuencia; después podrás recuperarlos al hacer nuevas facturas.
1. Entra al servicio de facturación del SAT
Abre la página del servicio de facturación CFDI 4.0 y selecciona “Ejecutar en línea”. También puedes localizarlo desde la sección Factura electrónica del portal del SAT.
Comprueba que estás en una dirección oficial antes de ingresar tus credenciales: el trámite no requiere contratar un programa ni comprar folios.
2. Ingresa con tu RFC y contraseña o e.firma
Si eliges la contraseña, captura tu RFC, contraseña y código de seguridad. Para entrar con e.firma, selecciona sus archivos .cer y .key e introduce la contraseña de la clave privada. La primera vez que utilices el aplicativo tendrás que revisar sus términos y condiciones y completar la configuración inicial.
Ingresar con contraseña no equivale a sellar con contraseña. Más adelante, al confirmar la factura, el sistema solicitará el certificado de e.firma o el CSD que corresponda.
3. Configura los datos del emisor
En la configuración, selecciona el régimen fiscal con el que emitirás la factura y revisa el código postal del lugar de expedición. Si tienes más de un régimen o facturas desde distintos establecimientos, elige los datos aplicables a esa operación, no necesariamente los que aparecen como frecuentes.
El sistema permite guardar información que volverás a utilizar, como clientes, productos y unidades de medida. Revisa estos registros cuando cambie tu situación fiscal o los datos de tu negocio. Una configuración guardada no garantiza que siga siendo correcta.
4. Registra los datos del receptor
Captura el RFC, nombre o razón social, código postal del domicilio fiscal y régimen fiscal de tu cliente. Después selecciona el uso del CFDI que corresponda. Si ya registraste al receptor como cliente frecuente, puedes recuperarlo, pero verifica su información antes de generar una nueva factura.
Pide los datos fiscales directamente al cliente y confirma que coincidan con los registrados ante el SAT. No utilices el código postal de entrega o el de una sucursal si no es el de su domicilio fiscal.
5. Selecciona el tipo de comprobante
Para documentar la venta de un producto o la prestación de un servicio, normalmente se utiliza un CFDI de ingreso. Los demás tipos responden a operaciones distintas:
- Egreso ampara, entre otros casos, devoluciones o descuentos
- Pago incorpora el complemento para registrar cobros posteriores
- Nómina documenta remuneraciones; y
- Traslado ampara el transporte de mercancías
Esta guía desarrolla una factura de ingreso. Los comprobantes de pago, nómina y traslado requieren información adicional, por lo que no basta con cambiar el tipo en el menú.
6. Captura el producto o servicio
En la sección Productos y servicios, busca la clave SAT que mejor describa lo que facturas. Después registra la descripción, cantidad, unidad de medida y valor unitario. Si cobras por un servicio, la cantidad puede ser una unidad, siempre que corresponda con la operación. Añade descuentos cuando existan y revisa el importe calculado.
Selecciona también el campo “Objeto de impuesto”. Este indica si el concepto está sujeto a impuestos y, en su caso, si debe desglosarse. No elijas una clave solo porque aparece primero en el buscador. Comprueba que su descripción corresponda al bien o servicio que entregaste.
7. Registra los impuestos correspondientes
Revisa los impuestos trasladados y retenidos que apliquen a la operación. El aplicativo puede mostrar una sugerencia a partir de los datos capturados, pero debes confirmar que sea correcta antes de aceptarla. Si no corresponde, modifica el registro.
No todas las facturas llevan la misma tasa de IVA ni las mismas retenciones. El tratamiento depende del producto o servicio, de quienes participan en la operación y de las disposiciones fiscales aplicables. Si tienes dudas sobre cómo gravar un concepto, acláralas antes de sellar el comprobante.
8. Selecciona la forma y el método de pago
La forma de pago indica con qué medio paga el cliente: efectivo, transferencia o tarjeta. El método de pago indica si ya te pagó o si te pagará después. En el portal encontrarás dos claves:
| Clave | Nombre en el SAT | Cuándo elegirla |
| PUE | Pago en una sola exhibición | El cliente ya pagó el importe completo cuando emites la factura. Por ejemplo, te transfirió $1,000 y facturas esos $1,000. |
| PPD | Pago en parcialidades o diferido | El cliente todavía no ha pagado todo cuando emites la factura. Puede pagarte los $1,000 la próxima semana o darte dos abonos de $500. |
Si eliges PUE, registra también cómo recibiste ese pago. Si eliges PPD, no captures una transferencia como si ya hubiera ocurrido. Cuando recibas el dinero, tendrás que emitir el CFDI con complemento de pago correspondiente.
9. Revisa y sella la factura
Utiliza “Vista previa” antes de confirmar. Revisa nombre y RFC del cliente, régimen fiscal, conceptos, impuestos, importe y método de pago. La vista previa permite detectar errores, pero no es una factura certificada.
Cuando todo esté correcto, selecciona la opción para sellar e introduce los archivos y la contraseña de tu e.firma o CSD, según corresponda. El aplicativo procesará la factura para su certificación. Antes de enviarla al cliente, verifica que cuente con folio fiscal y que no haya quedado como comprobante no certificado.
10. Descarga el XML y el PDF
Guarda el XML y descarga la representación impresa en PDF. Envía ambos archivos al cliente y conserva una copia organizada para tu contabilidad. Si el navegador bloquea la descarga o aparece un error, consulta el estado del comprobante antes de intentar emitirlo otra vez: así evitas generar dos facturas para la misma operación.
El XML es el comprobante fiscal electrónico con validez oficial; el PDF facilita su lectura, pero no lo sustituye. En la siguiente sección veremos cómo confirmar en el SAT que el CFDI fue certificado.
Cómo validar una factura en el SAT
Después de descargar el XML, puedes validar la factura en el SAT para confirmar que fue certificada y conocer su estado actual. La consulta es gratuita y se realiza en el verificador oficial de CFDI. Te sirve tanto para revisar una factura que emitiste como para comprobar una que recibiste antes de registrarla como gasto.
Datos necesarios para validar el CFDI
Localiza en el XML o en el PDF el folio fiscal, también llamado UUID. Es el identificador único asignado a la factura. Para realizar la búsqueda, captura:
- El folio fiscal o UUID.
- El RFC del emisor, es decir, de quien facturó.
- El RFC del receptor, quien recibió la factura.
- El código de seguridad que muestra el portal.
Después selecciona la opción de verificación. El sistema indica si el comprobante fue certificado por el SAT y muestra su estado: vigente o cancelado. Revisa también que el importe total del resultado coincida con el de tu XML. El total se compara al consultar la respuesta; no es un dato que debas escribir para iniciar la búsqueda.
Si el portal no encuentra la factura, comprueba que copiaste correctamente el folio y ambos RFC. Si los datos son correctos, consulta el estado de emisión antes de usar ese documento como respaldo fiscal.
No te pierdas: Cédula de Identificación Fiscal, qué es y cómo obtenerla
Cómo facturar un ticket de compra
Si compraste en una tienda y recibiste un ticket, la factura debe emitirla el comercio. No puedes convertir ese ticket en un CFDI desde tu propia cuenta del SAT. Es el establecimiento quien registra la venta y genera el comprobante a tu nombre.
Revisa el ticket para localizar la dirección del portal de facturación de la tienda, el folio o número de referencia, la fecha y el monto de la compra. Si no aparece una dirección, solicita la factura directamente al establecimiento. En ambos casos, prepara tu RFC, nombre o razón social, código postal del domicilio fiscal, régimen fiscal y uso del CFDI.
Cada comercio puede pedir información adicional para identificar la compra y establecer un plazo operativo para usar su portal. Consulta las instrucciones del ticket o pregunta en la tienda; no existe un plazo único que debamos atribuir a todos los comercios.
Al recibir la factura, descarga el XML y el PDF. Si solicitaste el CFDI y el proveedor no te lo entrega, puedes acudir al servicio de conciliación de factura del SAT.
Errores comunes al generar una factura
Un dato equivocado puede impedir que el SAT certifique el CFDI o hacer necesaria su corrección después. Antes de sellarlo, revisa estos puntos en la vista previa:
| Error | Qué puede pasar | Cómo evitarlo |
| RFC incorrecto | La factura puede rechazarse o quedar a nombre de otro receptor. | Confirma el RFC directamente con el cliente antes de capturarlo. |
| Nombre o razón social diferente | Los datos pueden no coincidir con los registrados ante el SAT. | Escríbelo tal como aparece en los datos fiscales del receptor. |
| Código postal incorrecto | El domicilio fiscal del receptor no coincide y puede impedir la emisión. | Usa el código postal fiscal, no el de entrega o una sucursal. |
| Régimen fiscal equivocado | Puede haber incompatibilidad con el uso del CFDI seleccionado. | Pregunta al cliente qué régimen corresponde a esta factura. |
| Confundir PUE y PPD | El comprobante puede indicar que ya se pagó una operación aún pendiente. | Verifica si recibiste el importe completo o cobrarás después. |
| Clave de producto incorrecta | La factura describe una operación distinta de la realizada. | Busca la clave que corresponda al bien o servicio facturado. |
| No guardar el XML | Pierdes el archivo electrónico que respalda fiscalmente la operación. | Descárgalo y consérvalo junto con la factura en PDF. |
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Cómo gestionar facturas y comprobantes de gastos en una empresa
Emitir o recibir una factura es solo una parte del trabajo administrativo. Cuando varias personas realizan compras, también hay que saber a qué gasto corresponde cada comprobante, quién lo solicitó y si ya fue aprobado. Llevar ese seguimiento entre correos, tickets y hojas de cálculo dificulta revisar los gastos al cierre del mes.
Un software integral de gestión empresarial como Factorial permite que los colaboradores adjunten sus comprobantes a cada solicitud de gasto. Los responsables pueden revisar la información, aprobarla o rechazarla y consultar el estado de la solicitud desde un mismo lugar. Así, los documentos permanecen asociados al gasto que respaldan y el área financiera puede dar seguimiento a los importes por persona, equipo o proyecto.
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Preguntas frecuentes sobre cómo facturar
Inscríbete en el RFC y revisa el régimen fiscal con el que realizarás la operación. Después reúne los datos del cliente, el importe y la información del producto o servicio. Puedes utilizar el servicio gratuito de facturación del SAT.
Ingresa al portal, selecciona el tipo de comprobante, registra al cliente y captura lo que vendiste o el servicio que prestaste. Indica los impuestos y el pago, revisa la vista previa, sella el CFDI y descarga el XML.
Busca en el ticket la página de facturación del comercio y su folio, fecha y monto. Ingresa esos datos junto con tu información fiscal. Si el establecimiento no ofrece un portal, solicita la factura directamente: la tienda debe emitirla, no tú desde tu cuenta del SAT.
Entra al servicio de facturación CFDI 4.0 del SAT y elige “Ejecutar en línea”. Completa el formulario y sella el comprobante. Antes de enviarlo, comprueba que se generó el folio fiscal; guardar una vista previa no equivale a emitir una factura.
La contraseña permite ingresar al servicio gratuito, pero para sellar la factura el aplicativo solicita e.firma o Certificado de Sello Digital, según corresponda. No confundas la clave de acceso al portal con el certificado utilizado al final de la emisión.
Solicita su RFC, nombre o razón social, código postal del domicilio fiscal, régimen fiscal y uso del CFDI. Confírmalos antes de sellar: el SAT identifica estos datos como necesarios para llenar el comprobante.
Consulta el verificador oficial del SAT con el folio fiscal y los RFC del emisor y receptor. Revisa que aparezca como certificada y vigente, y que el importe mostrado coincida con el del XML.
