El asunto de cómo controlar las horas de trabajo es un dolor de cabeza para muchas empresas. Y es que, en el mundo laboral actual, la gestión eficiente del tiempo es fundamental para el éxito de cualquier empresa. El control preciso de las horas de trabajo no solo garantiza la exactitud en el pago de nóminas, sino que también contribuye a la productividad y al cumplimiento de las leyes.
En este artículo, exploramos cómo ha evolucionado el control de horas, comparando el enfoque manual a través de Excel con la solución digitalizada proporcionada por nuestro software de checador de asistencia.¡Además, tenemos una plantilla de Control Horario gratis esperándote abajo!
Tabla de contenidos
¿Qué significa “control de horas”?
El control de horas, llamado también control de asistencia, en una empresa es la acción de contabilizar las horas que ha trabajado cada uno de sus trabajadores. Y cómo han sido estas repartidas a lo largo de su jornada.
Es por esto que muchas empresas buscan una manera sencilla para gestionar el registro de asistencia de sus colaboradores. Por eso buscan plantillas como la que podrás descargar a continuación.
Pero antes, cabe recalcar que en esta contabilidad se incluyen las horas comprendidas entre la entrada y la salida del lugar de trabajo. Así como las horas extraordinarias laboradas y las que no se han realizado, por el motivo que sea. Por tanto es mucho más que un simple registro de asistencia.
Ventajas de controlar las horas de trabajo en una empresa
Además de todos los beneficios de los que ya hemos hablado. Implantar el control horario en una empresa supondría poder saber qué trabajador está en su puesto de trabajo en qué momento. Esto es útil, por ejemplo, si se produce una situación de emergencia. También se podrá realizar horarios flexibles con más facilidad. Así como gestionar turnos con solo echar un vistazo al esquema que incluye los horarios de todos los trabajadores. Y esto es especialmente útil si tu empresa tiene una alta rotación de personal.
Finalmente, también es una buena manera de tener un recuento de las horas que debe la empresa al empleado, o las que el empleado debe a la empresa. En muchos lugares alrededor del mundo es obligatorio el fichaje en las empresas. Y, aunque no lo sea, la gran mayoría de las empresas en México lo hacen. Precisamente por todas las ventajas para el manejo o gestión del talento humano en la empresa.
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¿Para qué sirve una plantilla de control de asistencia?
Con una plantilla de control de horario o asistencia, podrás tener un control de las horas trabajadas por cada colaborador. Esto es beneficioso tanto para el trabajador como para la empresa. Con el control horario, el colaborador podrá tener la seguridad de no trabajar horas extraordinarias que no van a ser remuneradas. Y la empresa podrá controlar el problema del absentismo laboral y ahorrar tiempo en la gestión de horarios, entre otras cosas.
Con el sistema de control horario, además, el trabajador deberá marcar todas sus salidas y entradas de la oficina. Incluso las que se dan en los descansos obligatorios. Esto es especialmente útil para ver las horas que el empleado pasa realmente trabajando y desarrollando sus tareas. Con el objetivo de medir la productividad y tomar decisiones como las de aumentar o reducir el personal necesario para el desarrollo de proyectos concretos.
El control horario también sirve como herramienta de gestión de nóminas y salarios. Al ser este una fuente de información tan importante. Con este sistema, se puede mejorar la organización de una empresa. Y, al mismo tiempo, mejorar la productividad de tu oficina.
Desventajas de una plantilla control horario vs un Software de RH
La mayor desventaja es el rechazo que puede sentir el trabajador de cara a esta medida de control. Al suponer una mayor vigilancia de su actividad en el puesto. Si se lleva a cabo este cambio en tu empresa, deberás asegurar que la manera en que lo comuniques internamente sea la correcta. Siempre recalcando los beneficios que este sistema tiene para los trabajadores. Si no lo comunicas debidamente, tus empleados pueden sentir una falta de confianza por tu parte. Y eso puede llegar a desmotivarlos en sus puestos de trabajo. Es por esto que, con una aplicación de Recursos Humanos específica para tanto gerentes como colaboradores, el factor rechazo desaparece.
Control Manual con Excel: Eficiencia Limitada
Durante años, muchas empresas han confiado en hojas de cálculo Excel para llevar un registro de las horas de trabajo. Si bien esta metodología es familiar, presenta desafíos significativos. La recopilación manual de datos es propensa a errores y requiere un tiempo valioso para ingresar, calcular y consolidar la información. Además, la falta de automatización puede llevar a discrepancias en los datos y a retrasos en la generación de informes.
Aunque hay empresas que todavía lo hacen así, este sistema no deja de producir una sobrecarga de trabajo que no es para nada necesaria. Imagínate todo el papeleo y exceso de documentos que eso supondría si estamos hablando de una empresa más o menos grande, con una plantilla más o menos extensa. A eso súmale los informes posteriores y la tarea de organizar los protocolos de dicho control horario.
Transformación Digital: Precisión y Eficiencia
Ahora están a disposición de cualquier empresas dispositivos o sistemas de registro automático. Que actualizan la información de manera simultánea y en cuanto el trabajador indica su llegada o salida. Hablamos de sistemas como software de gestión de horarios laborales.
Aplicaciones para computadores e incluso celulares. Que permiten que los trabajadores registren su inicio y fin de la jornada tanto fuera como dentro de la oficina. Detección de huellas dactilares (procedimiento que, además, mejora la seguridad de la empresa y asegura que no haya personal no autorizado dentro de la oficina). Códigos personales e intransferibles, la biometría o los sistemas de proximidad RFID mediante tarjetas de PVC, llaveros o pulseras.
De este modo, la empresa puede llevar una mejor gestión del tiempo de sus colaboradores. Sin tener que emplear más horas en el proceso. Además, muchos de los sistemas de gestión que permiten llevar un control horario ofrecen otros servicios como el de integrarse con otros programas. O sistemas de administración de nóminas. O la posibilidad de solucionar incidencias con mayor rapidez.
En definitiva, es la mejor manera de ahorrar trabajo al departamento de recursos humanos, porque todo empresario tiene el objetivo de optimizar el tiempo empleado en procesos como la gestión de nóminas.
