Es verdad que el 2020 y la crisis sanitaria por la que atravesamos en todo el mundo. Trajo consigo innumerables cambios para las empresas. Uno de los más importantes fue, sin duda, la implementación del home office como modalidad de trabajo.
¿Cómo te fue con la implementación de todos estos cambios? ¿Ya tenías implementado el home office en tu empresa? ¿Te tomo por sorpresa? Sin duda, el camino hacia la digitalización y distintos modelos de trabajo era la dirección hacia la cual estaban encaminadas todas las empresas. Sin embargo, el proceso de adaptación e implementación fue más rápido de lo que esperábamos.
En este artículo veremos un poco más a profundidad todo lo que implica el home office para las empresas y cuales son las mejores herramientas. También hemos hecho un checklist que puedes descargar y adaptar a las necesidades de tu negocio. Así podrás asegurarte que cuentas con todo lo que necesitas para la buena implementación del home office. ¡Toma nota!
Tabla de contenidos
A qué nos referimos con home office
La definición “clásica” de homeoffice que, probablemente que habrás leído, es aquella que se conoce como la flexibilidad laboral, y el permiso para ejercer nuestro trabajo desde casa.
Y listo, ya sabemos todo lo que teníamos que aprender… ¿Verdad? No.
Esta modalidad de trabajo va mucho más allá de ser capaces de montar un despacho u oficina en casa. Sin duda alguna, ese es uno de los principales retos.
Pero piénsalo así: cuando un colaborador nuevo se incorpora a tu equipo y oficina. Que sabes que cuenta con los mejores equipos, escritorios, sillas, etc. Tu mayor preocupación es la de que se integre cuanto antes al grupo y filosofía de la empresa.
Por ende, extrapolando el ejemplo, la mayor preocupación para los gerentes de equipos y personas durante el home office, ha de ser la de que todos se sientan parte de la misma.
‘Nuevo’ término para homeoffice
Por eso, entendemos por home office, como la posibilidad de laborar desde casa. Como si lo estuvieses haciendo desde la oficina. Sin notar la diferencia laboralmente hablando.
Luego, obviamente, cada uno tiene su realidad en casa. O desde donde esté laborando. Que van más allá de si la estructura de la empresa para el home office es adecuada o no. Y eso no lo podemos controlar.
De hecho, por eso siempre hay que agarrar este término con pinzas. Ya que mucha gente, especialmente aquella que ve imposible laboral en condiciones desde casa, busca una buena cafetería con wifi, y trabaja desde ahí.
Esto es lo que conocemos como smart working, y no es lo mismo que el trabajo desde casa.
Sin embargo, lo que sí podemos controlar, es dotar a nuestros equipos de trabajo de las mejores herramientas y soluciones para poder montar una oficina en casa como toca. Y trabajen a gusto y cómodos desde sus hogares.
De todas formas, cabe tener en cuenta que las posibilidades de herramientas son infinitas. Hay millones de plug-in para los navegadores web, otro tanto de aplicaciones y programas. Yo mismo me volvía loco cuando empecé a trabajar a distancia.
¿Quieres saber cuáles son las que más necesita tu empresa?
Las cualidades mínimas de un buen trabajador para el trabajo desde casa
Todo colaborador que pretenda laborar desde casa, debe entender que no se trata de montar un espacio de home office en el hogar y tener la conexión más rápida de internet.
Por eso, las cualidades básicas para poder hacer homeoffice son:
- Hay que ser muy estricto y disciplinado con el horario de trabajo.
- Hay que ser capaz de mantener, mínimo, el mismo nivel de concentración que en la oficina.
- Tiene que ser una persona muy responsable y autosuficiente.
Herramientas para home office
A veces, las mejores herramientas para las necesidades específicas de cada compañía. Son aquellas que ya conocemos o tenemos más a mano. Así que, antes de entrar en detalle en las herramientas más específicas, siempre es bueno repasar las que ya nos son familiares.
Las más usadas
Quizá las herramientas que tengas más en mente son aquellas que han estado más tiempo alrededor nuestro.
Son aquellas herramientas, plugins o apps que son más tradicionales. Por lo general, las más conocidas tienden a ser aquellas que facilitan la posibilidad de establecer el trabajo desde casa. Y mantener los canales de comunicación abiertos.
Es decir, hablamos de zoom, google hangouts, o el mismísimo skype.
Estas soluciones resultan vitales en el día a día de un equipo exitoso de trabajo, sí. Pero ni mucho menos son las únicas.
Hay un montón de aplicaciones ahí afuera que, sin duda, te ayudarán a establecer tu home office como debe ser.
Las que ya conoces, pero no usas tanto
Bien, ya tenemos cubierto que tu y todo tu equipo talentoso de colaboradores se pueden comunicar de manera seguida. Ahora, vayamos un poco más allá.
¿Qué hay de todas esas pequeñas herramientas con las que todos contamos? Los teléfonos celulares. La gran mayoría de estos maravillosos dispositivos tienen una cosa en común: traen consigo de fábrica un asistente de voz personal.
Llámalo Siri, llámalo Google Home o Alexa. Eso no importa tanto. Lo que sí importa es la capacidad de dominar todas las posibilidades que brindan estas herramientas para agilizar tu carga de trabajo
- Sincroniza calendarios
- Crea, organiza o edita eventos
- Recordatorios de tareas o ‘reminders’
- Temporizador, alarma para medir el tiempo empleado
- Etc.
La verdad es que estas son unas herramientas muy poderosas para un buen funcionamiento en el home office.
Y, por desgracia, mucha gente solo no exprime el máximo potencial que tienen estos asistentes para ayudarnos a hacer nuestro trabajo de una manera más efectiva. Más productiva.
Descarga esta plantilla para la implementación del home office
Sabemos que con los distintos procesos que llevan los gestores del talento humano dentro de las organizaciones. A veces puede ser un poco abrumador y se nos pueden escapar detalles. Es por eso que hemos creado una lista o checklist que te puede ayudar a implementar más fácil el home office. Además, es una lista totalmente personalizable, de acuerdo a las necesidades que tenga tu negocio. ¡Descárgala aquí!
Consejos para implementar el home office
La única verdad con la que todos podemos estar de acuerdo ahora mismo, es que este está siendo un año raro. Muy raro.
Todos, sin excepción alguna, hemos visto cómo las rutinas cotidianas de nuestro día a día se veían frustradas, paradas. Y con ellas, nos hemos tenido que adaptar a la nueva realidad.
Quizá, precisamente por ser una especie de imposición, se empiezan a alzar las voces de aquellos que no están tan por la labor de trabajar desde casa.
Y es que, según un reporte de Bumeran llevado a cabo en México, Argentina, Perú, ecuador, Chile y Panamá; y avalado por Forbes, existe un porcentaje alto de colaboradores que ya no confían en lo que antes era un sueño: trabajar desde casa.
Sin embargo, viendo los movimientos de los grandes agentes del mercado. Hablamos de Apple, Google o Facebook. Que han decretado home office hasta 2021). Es inevitable pensar que el trabajo a distancia vino para quedarse.
La mejor forma de implementar el home office
Por eso mismo, queremos traerte una serie de tips o consejos para el homeoffice durante todo este 2020:
- Bañarse y vestirse bien antes de comenzar a laborar.
- Beber agua y desayunar o comer algo antes de laborar.
- Encontrar un espacio de trabajo cómodo. Es importante que no sea tu habitación ni comedor: esto ayuda a tu mente a separar espacios según qué actividades realizas en ellos. ¿No vas a dormir donde comes verdad?
- Disminuir al máximo todo tipo de distracción.
- Ser muy disciplinado y administrar bien el tiempo. Un buen truco siempre es trabajar 50 minutos, y luego tener 10 minutos para caminar, beber agua y descansar la vista.
Procesos de selección en remoto
Los procesos de selección en remoto, nos pueden brindar una perspectiva totalmente diferente a la que veíamos con respecto a los procesos de selección tradicionales.
Claro está que este tipo de entrevistas online tienen una limitante principal que es el contacto físico. Sin embargo, nos permite cambiar de dinámica y enfocarnos de forma más eficiente. Para esta modalidad de selección, es fundamental, enfocarse en las preguntas filtro. Que nos ayudarán a evaluar: qué tanto sabe el candidato de la empresa, qué tan motivado está y cuál es su nivel de capacidad a la hora de asimilar, procesar y comunicar información.
👉🏽 También, si quieres más información sobre los procesos de selección remoto, puedes leer este artículo.
¿Por qué implementar el home office?
Como ya hemos comentado arriba, sabemos que no hay un punto unánime que esté totalmente a favor, o en contra, del trabajo a distancia o desde casa.
Por eso, creemos que la solución más utilizada va a ser aquella de mezclar ambas modalidades de trabajo.
Así, intercalando los días de home office y de trabajo en la oficina. Conseguiremos un mejor balance entre libertad y compromiso de los colaboradores de tu empresa.
Cómo Factorial me ayuda con el home office
Sabemos que a veces puede resultar difícil organizar o mantener al día todas las tareas que competen en los departamentos de recursos humanos. Es por eso que desarrollamos una serie de soluciones que te pueden ayudar a optimizar tus procesos y reducir, significativamente, las horas que inviertes en ciertas tareas.
Comunicación
Al trabajar en remoto, sabemos que uno de los principales miedos es poder mantener una buena comunicación entre todos los miembros del equipo. Que todos se mantengan alineados y la comunicación sea fluida y constante.
Es por eso que en Factorial HR desarrollamos una solución que te ayudara a mantener una comunicación constante y transparente. No importa el tamaño de tu organización o las múltiples sucursales que tengas tanto a nivel nacional como internacional. Dentro de nuestra plataforma puedes crear eventos y comunicados para informar a tus equipos sobre todas las novedades de la organización. Puedes elegir los destinatarios, añadir información específica y crear conversaciones que permitan a tus empleados resolver dudas o añadir comentarios.
También podrás crear resúmenes semanales para mantener a tu equipo al día con todas las noticias. Desde anunciar acontecimientos importantes. Hasta cumpleaños, bajas médicas, ausencias, etc.
Reloj checador
Por otro lado, sabemos que también uno de los principales temores puede estar relacionado al cumplimiento de las jornada laboral. Es por eso que el reloj checador es una herramienta que te puede ayudar a revisar y controlar el horario de tus empleados. Realizar análisis de productividad e identificar patrones de comportamiento con respecto a las ausencias de tus colaboradores.
También, podrás tener una visual más general te lo que está ocurriendo en tu organización. Las ausencias de los empleados, quiénes están en la oficina y quiénes trabajan desde casa. También comparar y especificar, según cada colaborador, qué tipo de jornada laboral tienen.
Medición de objetivos
Con Factorial HR, también podrás asegurarte que todos los integrantes de tu plantilla sepan cuáles son los objetivos de la organización y trabajen en base a ellos. Podrás medir objetivos tanto de la empresa como de los colaboradores con la metodología OKR.
Podrás adaptar la gestión de los objetivos empresariales de acuerdo a tus necesidades. Sabemos que cada empresa es diferente y que los objetivos y necesidades no son las mismas. Es por eso que para nosotros es importante que tu puedas personalizar tu experiencia de acuerdo a lo que necesitas. Puedes agregar nombre, descripción, fecha de inicio y vencimiento de cada objetivo. Y también, elegir como quieres medirlos.
Además, es una herramienta sumamente visible. Esto permitirá que tu análisis sea más fácil, rápido y llevadero. Te permitirá que tanto tú como tus colaboradores sepan el estado de cada objetivo.
¿Estás listo para emprender el camino a la digitalización de tu departamento de recursos humanos? Descubre cómo puedes agilizar procesos y reducir horas y horas de trabajo con un software para la gestión de los recursos humanos.
