En este artículo te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre la gestión de personal. Abordaremos las funciones y responsabilidades de cada sector. Los principales procesos de recursos humanos implicados en el día a día de los profesionales. Y daremos algunas opciones de materiales, plantillas y herramientas para agilizar las actividades de este departamento.
Una de las dudas más comunes entre los colaboradores y directivos de una empresa, independientemente de su segmento o tamaño. Está relacionada con la diferencia entre RRHH y Departamento de Personal. Esta confusión, por lo general, se produce por la falta de claridad en el tema.
A menudo se utilizan indistintamente como sinónimos. El departamento de personal y el de recursos humanos no son lo mismo. Aunque ambos están relacionados con la gestión de personas. Mientras el primero está más relacionado con los procesos de recursos humanos administrativos. El otro se dedica a acciones más estratégicas.
Independientemente del segmento o del tamaño de una empresa. Los directivos deben comprender qué funciones de estas áreas coinciden y cuáles divergen. Sólo así se garantiza la eficacia de los procesos de recursos humanos y el desarrollo del capital humano. El recurso más valioso de cualquier organización.
Veremos a continuación qué es un departamento de personal, cuáles son las principales funciones de este sector. Así como también podrás encontrar plantillas y consejos para agilizar y digitalizar las tareas del día a día.
Tabla de contenidos
¿Qué es la gestión de personal?
Para entender exactamente qué es la gestión de personal. Es necesario saber a qué se dedican los profesionales de esta área.
En resumen, el Departamento de Personal es el área que se encarga de la parte burocrática de la empresa. La rutina del departamento de personal incluye actividades destinadas a garantizar el cumplimiento de las leyes establecidas en la legislación laboral y de seguridad social.
De este modo, podemos entender que las actividades realizadas por este departamento son más específicas, prácticas y objetivas. Además, son muy importantes para mantener la empresa activa. Y para que todos los trabajadores estén satisfechos con el cumplimiento de sus derechos.
Para ejemplificar, explicaremos punto por punto la rutina de los profesionales. Y cómo se pueden simplificar estas tareas diarias.
¿Cuáles son las diferencias entre la gestión de personal y los RRHH?
Las diferencias entre Recursos Humanos y la gestión de personal pueden efectivamente crear confusión. Pero es importante saber diferenciar estas dos áreas.
En los últimos tiempos, la inversión en capital humano se ha convertido en algo primordial para el éxito de las organizaciones. Podemos decir que, el departamento de gestión de personal y RRHH tienen parte de su misión en común. Constituir, organizar y mantener equipos bien estructurados, productivos y satisfechos con su papel en las empresas.
Para lograr este objetivo, el departamento de gestión de personal se dedica a las tareas administrativas relacionadas con los empleados. Mientras que RRHH planifica los procesos y promueve las acciones de desarrollo del equipo.
Es importante destacar que, sin el apoyo del departamento de gestión de personal. RRHH no podría centrar sus fuerzas en alinear, formar y posicionar estratégicamente a cada profesional. Comprender la importancia del departamento de gestión de personal es fundamental. Sobre todo, para el desarrollo de la organización. Es decir, sólo cuando ambos departamentos trabajan en armonía es posible alcanzar las metas y objetivos de la gestión de personas.
Si todavía tiene dudas, otra forma de pensarlo es la siguiente. En las empresas pequeñas, estos dos departamentos suelen estar externalizados. En este caso, las funciones realizadas por RRHH estarían a cargo de una consultora o una agencia de empleo. Mientras que las responsabilidades de la gestión de personal se subcontratarían a una empresa de contabilidad.
A continuación, detallamos todas estas responsabilidades de cada sector.
Las responsabilidades del departamento de gestión de personal y RRHH
Además de los conceptos abstractos, detallaremos las funciones y responsabilidades de cada uno de estos sectores. Comprenda las diferencias prácticas entre RRHH y el departamento de gestión personal en las descripciones que aparecen a continuación.
Departamento de RRHH en el día a día
Si consideramos que el objetivo principal de los equipos de recursos humanos es planificar y aplicar estrategias sólidas para atraer, formar y retener el talento, podemos considerar como sus responsabilidades:
Contratación y selección
Desde el momento en que se define la necesidad de contratar a un nuevo profesional, el equipo define la propuesta de valor del empleador y planifica y ejecuta la publicidad de las vacantes, la preselección, las entrevistas y la decisión final de contratación, junto con los directivos responsables del puesto.
Onboarding de nuevos empleados
Una vez contratado el profesional, esta área debe asegurar la inserción del empleado en los equipos de trabajo. Esto es fundamental para que se familiaricen con su nueva función y sus tareas.
Formación y desarrollo
La formación de los talentos contratados es esencial para que puedan desempeñar sus actividades con eficacia. También les ayuda a prepararse para asumir puestos de mayor responsabilidad en el futuro.
Planes de carrera
Ocuparse del organigrama de la empresa y de la estructura de los puestos de trabajo en la organización es una de las responsabilidades de esta área. Esta tarea también ayuda a los empleados a gestionar su carrera en función de sus cualificaciones y de las oportunidades internas.
Clima y cultura de la organización
Un reto permanente para este sector es garantizar la satisfacción y la motivación de los empleados. Manteniendo un clima favorable a la productividad en la empresa. Respetando los valores y la cultura de la organización. Por lo tanto, es esencial realizar encuestas periódicas para detectar el clima organizativo.
Evaluación del desempeño
La creación de estrategias para evaluar el rendimiento individual de los empleados es uno de los mecanismos a través de los cuales esta área puede desarrollar planes de formación eficaces. Además, ayuda a la contratación interna.
El departamento de gestión de personal en la práctica: funciones y actividades
Una de las grandes dudas en las empresas es lo que hace el departamento de gestión de personal. En general, este sector es responsable de los registros documentales relacionados con el personal. Los pagos, el cumplimiento de los requisitos legales, la transmisión de información a los organismos competentes. Y la recaudación de impuestos específicos.
Estos son algunos de los frentes en los que opera el departamento de gestión de personal:
Contratación de profesionales
Tras el proceso de selección, el departamento de gestión de personal recoge la documentación de los nuevos talentos. Además, debe orientar la realización de los exámenes de admisión, explicar y registrar las prestaciones y almacenar la información y los datos facilitados por el trabajador.
Pago de ingresos
Esta es una de las principales atribuciones de este departamento. La remuneración de los empleados implica ocuparse de las nóminas y los recibos de pago, calcular las vacaciones, las primas y las horas extraordinarias, entre otras cosas.
Control de las horas de trabajo
Son los responsables de supervisar y contabilizar los días trabajados. Este trabajo incluye las ausencias, los retrasos y las horas extraordinarias, para que el empleado reciba correctamente sus ingresos.ç
Gestión de beneficios
La administración y distribución de los vales de transporte, los vales de comida, los planes de salud y/o dentales y otras prestaciones también son responsabilidad del departamento de gestión de personal.
Control de impuestos, tasas y contribuciones
Una de las obligaciones legales del empresario es mantener al día todas las cargas laborales. Cuando un profesional es despedido de la empresa, el departamento de gestión de personal debe rescindir el contrato de trabajo. Para ello, debe calcular todos los recibos a los que tiene derecho el trabajador.
A continuación, detallamos cada una de estas actividades y nos adentramos en la rutina del departamento de gestión de personal. Vea cómo es la rutina diaria de los profesionales y cómo se puede simplificar cada una de las tareas.
Departamento de gestión de personal: 8 actividades + soluciones
Como hemos visto, el departamento de gestión de personal es responsable de garantizar que todas las acciones, desde la contratación hasta el despido de un empleado, se produzcan de forma transparente y dentro de la legislación laboral vigente. En general, se trata de actividades más específicas, prácticas y objetivas.
A continuación, nos adentraremos en el día a día de estos profesionales y sus principales tareas. Y mostraremos soluciones para simplificar y automatizar cada una de ellas.
Administración de nóminas
Uno de los procesos mensuales más laboriosos (¡y más importantes!) del departamento de gestión de personal es la administración de las nóminas. El cierre de la nómina suele ocupar todo el tiempo de esta área.
En esta rutina, se debe calcular el pago de los salarios y las prestaciones de todo el equipo, incluidas las horas extras y los pluses nocturnos, si procede.
También es necesario retener el Impuesto sobre la Renta, transferir o ingresar las cantidades correspondientes y entregar las nóminas y recibos de pago a cada uno de los empleados.
Como puedes imaginar, es un trabajo minucioso que requiere mucha atención, ya que cualquier error puede representar pérdidas para la empresa y para el empleado. Un ejemplo son los casos de descuentos indebidos. Por ello, muchas empresas optan por externalizar esta actividad.
👉 Solución: Automatiza el cálculo de variables y el envío de nóminas
Control de asistencia
El control de las horas y la asistencia de los empleados es otra de las actividades diarias de los profesionales de la AD. Esto puede hacerse a través de los datos del reloj de fichar, de puntos digitales o incluso de hojas de cálculo con las horas de entrada y salida de cada empleado, según el método que utilice la empresa.
👉 Solución: Controla las horas de trabajo de tus empleados con un reloj digital
Seguimiento de balance de horas
Además de comprobar si los empleados cumplen con el tiempo de trabajo previamente acordado en el contrato, este seguimiento también es útil para calcular las horas extras del trabajador o incluso las horas que faltan. Con esta información, es posible programar las compensaciones económicas adecuadas o, en su caso, las adiciones y deducciones en el banco de tiempos.
👉 Solución: Informes personalizados para el control de las horas extras y la jornada laboral
Gestión de las vacaciones
La planificación de las vacaciones de los empleados requiere una buena cantidad de trabajo logístico. Esto se debe a que las fechas deben satisfacer tanto las necesidades de la empresa como las del trabajador.
Por un lado, es necesario organizar un calendario para que los equipos no estén sobrecargados, y para que las ausencias durante ese tiempo no repercutan en la ejecución de proyectos importantes. Por otro lado, lo ideal es que el periodo de vacaciones también sea compatible con los planes del trabajador, para que pueda aprovechar su periodo de descanso.
Además, es fundamental vigilar las fechas de vencimiento de las vacaciones de cada empleado. Según la ley, deben concederse en los 12 meses siguientes al año trabajado, pero antes de que expire el segundo periodo.
👉 Solución: Gestión de solicitudes de tiempo libre, ausencias y vacaciones + calendario del equipo
Gestión de turnos
En algunos casos, el control de los horarios y las ausencias de los empleados es aún más complejo. Muchas empresas, por las características de su oficio, necesitan organizar su jornada laboral en turnos para no interrumpir sus actividades. En este tipo de régimen, los empleados se turnan las horas de trabajo para garantizar el funcionamiento continuo de la empresa.
Naturalmente, esta gestión de turnos requiere más atención y cuidado a la hora de planificar los horarios y las horas de trabajo. Esto se debe a que hay una mayor posibilidad de error al coordinar las fechas y horas de los diferentes trabajadores.
👉 Solución: Software para gestionar los turnos de trabajo y compartir los horarios.
Gestión documental
Esta es una de las principales preocupaciones del departamento de gestión de personal. Esto se debe a que prácticamente todas sus actividades implican la gestión de documentos de la empresa o de los empleados.
Además de desarrollar y simplificar la gestión de los documentos, los responsables de la rutina en cuanto a gestión de personas. Deben archivar y organizar toda la información, tanto de la empresa como de los empleados. Todos estos documentos deben ser fácilmente accesibles en caso de necesidad.
De hecho, estos profesionales suelen encargarse también de distribuir los documentos y de garantizar que estén debidamente firmados, lo que puede ser especialmente complejo en empresas con múltiples sedes.
👉 Solución: centralizar todos los documentos de los empleados y de la empresa + firmas digitales
Contratación y despido de profesionales
Como es de esperar, la contratación de nuevos empleados conlleva mucha burocracia y procedimientos legales. La función del departamento de gestión de personal es ocuparse de todo este proceso y especialmente del registro laboral.
Es necesario firmar la tarjeta de trabajo de acuerdo con la legislación, prestando especial atención a datos como el salario, el cargo y la duración del contrato. No registrar al empleado, ¡de ninguna manera!
Otras rutinas del departamento de gestión de personal en la admisión de empleados son la remisión al examen de admisión, la inclusión en el reloj de fichar y en los sistemas de la empresa, la entrega de la tarjeta de identificación y la integración en el puesto de trabajo.
Del mismo modo, y en sentido contrario, el departamento de gestión de personal también se encarga de los despidos y las bajas. Al igual que en el caso de las admisiones, es importante que se respeten las leyes en el proceso. Las principales tareas son la homologación laboral, el examen de despido y el pago de la indemnización por despido.
👉 Solución: Onboarding y offboarding online
Gestión de gastos
Otra responsabilidad de este departamento es gestionar y organizar los recibos de los gastos de los empleados por viajes y reuniones de trabajo. Estos gastos incluyen, por ejemplo, dietas de comida, transporte y alojamiento.
Esta es una tarea que suele dar mucho trabajo. Esto se debe a que los recibos y comprobantes en papel se pierden fácilmente o no tienen toda la información necesaria.
Para facilitar este proceso, disponer de sistemas digitales en los que el empleado pueda registrar cada gasto y escanear los documentos es una gran solución. Vea a continuación un ejemplo de software que puede hacer esto.
👉 Solución: Registro de gastos digitales
Plantillas para el departamento de gestión de personal [descargar]
En un intento de agilizar la rutina de trabajo. Los responsables de la gestión de personal, acaban buscando plantillas y modelos que puedan simplificar sus tareas. A tiempo, esto puede ser una gran solución. Pueden ser plantillas, plantillas PDF o Excel e incluso una lista de control del departamento de personal: ¡toda la ayuda es bienvenida!
Para ayudar con este reto, hemos seleccionado algunas de nuestras plantillas gratuitas que te pueden ayudar con la gestión del personal.
⏰ Plantilla para el control horario
💰 Modelo para el control de gastos
📃 Ejemplo de modelo de liquidación o finiquito
👉 Puedes encontrar otras plantillas ingresando aquí.
3 consejos para automatizar los procesos cotidianos
Aunque las plantillas de Excel y PDF pueden ayudar en el día a día, no es la solución ideal. El uso de estos documentos como solución estándar aumenta la posibilidad de errores y ralentiza el progreso de las actividades.
Por ello, apoyarse en la tecnología y en las metodologías ágiles, es fundamental. El avance de la digitalización de los RRHH en los últimos meses ha permitido también la digitalización. Además, otras prácticas pueden ayudar a simplificar la rutina del Departamento de Personal.
He aquí 3 opciones prácticas:
Formación de los equipos
Por supuesto, la formación de los responsables del departamento de gestión de personal es fundamental. Sin embargo, no es de eso de lo que estamos hablando. La formación de los empleados y directivos de la empresa es un punto clave para agilizar y optimizar las tareas burocráticas del día a día.
Si todo el mundo en la empresa entiende cómo funciona todo y conoce sus derechos y obligaciones. Las tareas del departamento de gestión de personas fluyen más rápidamente. Además, no surgirán decenas de preguntas cada día, algo que dificulta enormemente la rutina de este sector.
📕 [Ebook]: Guía para la capacitación y desarrollo de personal
Evaluación continua y feedback
Una forma de agilizar los procesos es analizar los resultados de las evaluaciones del rendimiento. Al fin y al cabo, la opinión y la percepción de los empleados sobre los flujos de trabajo dentro de la empresa contiene información valiosa. Estos datos pueden indicar dónde se pueden hacer mejoras.
Además, no se puede dejar de lado la retroalimentación constante e informal. Una buena opción es realizar encuestas periódicas para dar a los empleados la oportunidad de expresarse.
📕 [Ebook]: Guía para la evaluación del desempeño laboral
Software para el departamento de gestión de personal
Aunque existen diferencias entre el departamento de RRHH y el de personal. Como hemos mostrado a lo largo de este artículo. Estos profesionales deben trabajar siempre bien alineados y tener mucha sinergia en la ejecución de sus actividades. Al fin y al cabo, son interdependientes y sus atribuciones son vitales para la gestión eficaz del capital humano de una organización.
En este sentido, la tecnología puede ser un gran aliado tanto para el departamento de gestión de personal como para el de recursos humanos.
Un software de RRHH, por ejemplo, permite automatizar los procesos y reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas. Esto permite a los profesionales de esta área ganar más horas para la planificación y ejecución de tareas más importantes. Y, en consecuencia, hace que la gestión de personas sea más estratégica.
Uno de estos sistemas es el software de RRHH de Factorial. Una herramienta “todo en uno” que centraliza las actividades de la gestión de personal y RRHH.
Con el software, puedes:
- Ver y aprobar las vacaciones, ausencias y bajas por enfermedad de todos los empleados
- Proporcionar un calendario con información sobre cada equipo
- Organizar la formación en línea y presencial
- Comunicar los eventos y anuncios de la empresa
- Realizar y supervisar las evaluaciones de rendimiento
- Envío y firma de documentos en línea
- Habilitar los procesos de contratación y selección en la propia plataforma
Un software con estas funcionalidades es capaz no sólo de automatizar las tareas administrativas. Sino también de integrarlas con todos los demás procesos de RRHH, todo en un único sistema.
