La gestión del capital humano ha evolucionado de manera drástica en los últimos años. En 2026, la precisión en el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales no es solo una cuestión de contabilidad, sino un pilar de la experiencia del empleado y la salud financiera de cualquier organización. Entender cómo hacer el cálculo de nómina de manera exacta es una habilidad crítica para profesionales de RR. HH., contadores y emprendedores.
En esta guía que hemos desarrollado paso a paso, se analizarán desde los conceptos básicos hasta las complejidades técnicas de las retenciones, las periodicidades de pago y cómo un software como Factorial está cambiando la eficiencia operativa en los departamentos de talento.
¿Qué es la nómina de empleados?
La nómina de empleados es el registro financiero que una empresa realiza sobre los salarios de sus trabajadores, incluyendo bonificaciones y deducciones. Legalmente, funciona como un contrato de cumplimiento donde se desglosa el costo total de un trabajador para la empresa y la compensación efectiva que este recibe.
Diferencia entre salario bruto y salario neto
Uno de los errores más comunes al hacer una nómina es la confusión entre el salario bruto y el neto.
- Salario bruto: Es el importe total que la empresa paga antes de aplicar cualquier tipo de descuento. Incluye el salario base y todos los complementos salariales.
- Salario neto: Es el dinero real que llega a la cuenta bancaria del trabajador. Se obtiene restando al bruto todas las retenciones de nómina y deducciones de nómina.
¿Qué elementos componen el cálculo de nómina?
Para realizar un cálculo de nómina profesional, es necesario desglosar el documento en tres grandes bloques: devengos, deducciones y bases de cotización.
A. Los devengos (percepciones)
Son todos los ingresos que el trabajador percibe. Se dividen en:
- Percepciones salariales: aquellas que retribuyen directamente el trabajo como: salario base, horas extra, antigüedad, entre otros
- Percepciones no salariales: compensaciones por gastos derivados del trabajo como: dietas, gastos de transporte, herramientas o prestaciones de la seguridad social.
B. Deducciones de nómina
Las deducciones son las cantidades que se restan del salario bruto. En 2026, estas siguen siendo las principales:
- Seguridad Social: la aportación del trabajador para cubrir contingencias comunes, desempleo y formación.
- Retenciones de nómina (impuestos): pagos a cuenta del impuesto sobre la renta (ISR). Este porcentaje es progresivo: a mayor salario, mayor retención.
- Otras deducciones: anticipos, cuotas sindicales o pagos por beneficios en especie, pueden ser como seguros de gastos médicos privados.
Cómo hacer el cálculo de nómina: paso a paso
Realizar este proceso manualmente requiere un orden estricto para evitar discrepancias al final del año fiscal. Por ello es importante considerar lo siguiente:
Paso 1: Determinación del grupo de cotización
Cada empleado pertenece a un grupo de acuerdo a su categoría profesional. Esto determina las bases mínimas y máximas sobre las que se aplicarán los porcentajes de seguridad social.
Paso 2: Cálculo del salario bruto mensual
Se deben sumar el salario base y los complementos. Si el trabajador tiene pagos extraordinarios prorrateados, estos deben añadirse al cálculo mensual para obtener la base de cotización.
Paso 3: Cálculo de las bases de cotización
La base de cotización no siempre es igual al salario bruto. Por ejemplo, las horas extra suelen cotizar de forma independiente. Es importante calcular la Base de Contingencias Comunes (BCC) y la Base de Contingencias Profesionales (BCP).
Paso 4: Aplicación de retenciones de impuestos
Este es el punto donde más errores ocurren. El departamento de nóminas debe considerar la situación personal del trabajador, pueden ser hijos a cargo, estado civil o discapacidades, para aplicar el porcentaje correcto de retención.
Variaciones en el periodo de pago
Esto va a depender directamente de la política de la empresa, la frecuencia de pago puede variar. Es fundamental adaptar el formato de nómina a estas variaciones:
¿Cómo hacer el cálculo de nómina quincenal?
En este esquema, el mes se divide en dos periodos, generalmente de 15 días. Es el método más común en América Latina. El cálculo debe prorratear las prestaciones anuales y aplicar las tablas de retención correspondientes a la duración del periodo.
¿Cómo hacer el cálculo de nómina semanal?
Utilizado frecuentemente en sectores operativos o industriales. Al hacer una nómina semanal, se debe prestar especial atención al cálculo de las horas extra y los séptimos días, como lo son los días de descanso obligatorios, asegurando que la carga fiscal sea proporcional a los ingresos percibidos en esos siete días.
¿Qué debe incluir el formato de nómina?
Un formato de nómina legal debe ser claro y contener los siguientes datos:
- Datos de la empresa: nombre legal, domicilio y número de identificación fiscal.
- Datos del trabajador: nombre, número de seguridad social, categoría profesional y antigüedad.
- Periodo de liquidación: las fechas exactas que se están pagando.
- Cuerpo de la nómina: desglose de devengos y deducciones.
- Bloque de bases: detalle de las bases de cotización y tributación.
Errores comunes al calcular la nómina
Incluso con un Excel de nómina bien diseñado, los errores humanos son frecuentes:
- Error en el cálculo de horas extra: no distinguir entre horas extra estructurales y no estructurales.
- Mala gestión de las bajas laborales: no ajustar los importes cuando un empleado está en incapacidad temporal.
- Omisión de beneficios en especie: no declarar el uso de coche de empresa o tickets de restaurante como parte de la retribución.
Las consecuencias de estos errores incluyen desde multas de la inspección de trabajo, hasta auditorías fiscales exhaustivas que pueden paralizar la operación de la empresa.
Plantilla de nómina en Excel vs. automatización
Elegir entre una plantilla de nómina en Excel y un sistema automatizado de nómina depende del tamaño de la empresa, la complejidad de los cálculos y el nivel de control que se necesita. A continuación, te mostramos una comparación clara para ayudarte a tomar la mejor decisión.
¿Cuál conviene más?
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Excel puede funcionar como solución temporal para equipos pequeños con procesos simples.
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La automatización es la mejor opción cuando buscas reducir errores, ahorrar tiempo y profesionalizar la gestión de nómina, especialmente si tu empresa está creciendo o maneja esquemas salariales complejos.
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Ventajas de un software de Recursos Humanos como Factorial
Para las empresas que buscan escalar y profesionalizar sus procesos, el uso de software especializado es la solución definitiva, como Factorial que te permiten:
- Automatización total: el sistema realiza el cálculo de nómina automáticamente, integrando incidencias como bajas médicas, vacaciones o faltas.
- Actualización legal: las plataformas digitales se actualizan en tiempo real con las nuevas tasas impositivas de 2026, evitando multas.
- Gestión documental: los empleados pueden acceder a su recibo de nómina desde una app, centralizando toda la información en un solo lugar.
Saber cómo hacer el cálculo de nómina correctamente es un pilar de la gestión empresarial. Ya sea de forma manual o mediante tecnología, la prioridad debe ser la exactitud y el cumplimiento legal. La transición de procesos manuales hacia herramientas digitales no solo ahorra tiempo, sino que transforma el área de RH en un departamento estratégico.
¿Deseas optimizar la gestión de tus pagos? Te invito a descubrir cómo un software de nómina puede simplificar los procesos mensuales.
Preguntas frecuentes sobre calcular una nómina
1. ¿Es obligatorio entregar la nómina en papel?
En la mayoría de las legislaciones de 2026 en México, el formato digital es totalmente válido siempre que el empleado tenga acceso garantizado a él.
- ¿Cómo afecta una baja por enfermedad al cálculo?
La nómina de empleados debe reflejar el subsidio por incapacidad, el cual suele ser un porcentaje del salario base y se calcula de acuerdo a los días de ausencia.
- ¿Qué pasa si calculo mal las retenciones de nómina?
La empresa es la responsable solidaria ante el SAT. Si retienes menos, la empresa deberá abonar la diferencia y posiblemente pagar una multa por presentación incorrecta.
