Aprender cómo hacer una nómina en México no tiene por qué ser complicado. Con las herramientas adecuadas, el proceso es claro y preciso. Así, las empresas cumplen con sus obligaciones fiscales y las personas reciben su pago completo, con impuestos, cuotas y prestaciones bien calculadas.
Esta guía práctica reúne todo lo necesario para llevar el proceso de principio a fin, aplicando las fórmulas, tablas y requisitos actualizados que exige la ley mexicana.
Qué es la nómina en México y por qué es tan importante
La nómina en México es el documento fiscal que respalda el pago del salario a cada trabajador. Es decir, es la base de un vínculo laboral formal; en ella se muestra cuánto gana una persona, qué se le descuenta y deja constancia de que todo está conforme a lo establecido en la ley
Se emite como un CFDI de nómina, acompañado del Complemento de Nómina, donde se desglosan todas las percepciones (sueldos, bonos, comisiones o aguinaldo) y las deducciones correspondientes al ISR, IMSS e INFONAVIT.
Cada empresa debe calcular y retener los impuestos, generar el comprobante y timbrarlo ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para que el pago sea válido. Si el CFDI no se timbra o contiene datos incorrectos, como un RFC o código postal que no coincide con la constancia fiscal, el SAT puede rechazarlo.
Qué necesitas antes de saber cómo hacer una nómina en México
Antes de iniciar el cálculo de una nómina, es fundamental reunir toda la información del trabajador y del periodo de pago. Tener estos datos completos desde el principio te evitará errores en el timbrado y en los cálculos de ISR, IMSS o INFONAVIT. Piensa en esta etapa como el punto de partida donde, si los datos son correctos, el resto del proceso fluye sin contratiempos.
Datos del trabajador que no pueden faltar, en cómo hacer una nómina en México
Cada persona registrada en la nómina debe contar con información fiscal y laboral actualizada. Estos datos son los que el SAT, IMSS y el INFONAVIT utilizan para validar los cálculos y los CFDI emitidos.
- RFC, CURP y número de seguridad social (NSS): esenciales para identificar al trabajador en los sistemas del SAT y del IMSS.
- Domicilio fiscal (incluido el código postal): debe coincidir con el registrado en la Constancia de Situación Fiscal para evitar rechazos de timbrado.
- Banco y CLABE interbancaria: necesarios para dispersar el pago de forma correcta.
- Régimen fiscal: usualmente “Sueldos y Salarios”, aunque puede variar según el tipo de contratación.
- Tipo de contrato y fecha de ingreso: determinan el cálculo de antigüedad y las prestaciones proporcionales.
Datos del puesto y del periodo de pago
Estos datos definen el monto base del salario y la forma en que se calcularán las percepciones y deducciones del trabajador. También determinan la periodicidad con la que se deberá timbrar la nómina.
Al organizar esta información se facilita la revisión del recibo y asegura que los montos reportados al SAT y al IMSS correspondan con la realidad laboral.
- Sueldo base y periodicidad: puede ser mensual, quincenal o semanal, según la estructura de pago de la empresa.
- Aguinaldo (días), prima vacacional (%) y vacaciones: forman parte de las prestaciones que deben calcularse conforme a la Ley Federal del Trabajo.
- Fechas de inicio y fin del periodo: marcan el lapso que cubrirá la nómina y determinan las tablas de ISR a aplicar.
- Fecha de pago: debe coincidir con la registrada en el CFDI.
- Días pagados e incidencias: aquí se incluyen horas extra, incapacidades, faltas o cualquier ajuste que modifique el monto final.
Tablas y topes vigentes
Cada año, las autoridades actualizan valores que influyen directamente en los cálculos de nómina. Trabajar con datos desactualizados es uno de los errores más comunes en las empresas.
- Tarifas de ISR y subsidio para el empleo: publicadas por el SAT, definen el porcentaje de retención aplicable en cada periodo (consultar tablas aquí).
- UMA (Unidad de Medida y Actualización) y salario mínimo: establecidos por el INEGI y la CONASAMI, respectivamente.
- Cuotas del IMSS e INFONAVIT: necesarias para calcular aportaciones y retenciones según el Salario Base de Cotización (SBC).
Cómo hacer una nómina en México paso a paso
Calcular una nómina no es complicado si se sigue un orden lógico y se cuenta con la información correcta desde el inicio. Este proceso combina aspectos legales, fiscales y laborales, por lo que cada paso debe realizarse con cuidado.
A continuación te explicamos cómo hacer una nómina desde el salario base hasta el monto neto que recibirá el trabajador.
Paso 1. Calcula salario diario y SBC
Todo parte del salario diario, ya que es la base para determinar aportaciones y cuotas de seguridad social. El Salario Diario (SD) se obtiene dividiendo el sueldo del periodo entre los días que lo conforman:
- SD = sueldo del periodo ÷ días del periodo
Por ejemplo, si una persona gana $15,000 al mes, el cálculo sería:
15,000 ÷ 30 = $500 diarios
Luego, se calcula el Salario Base de Cotización (SBC), que integra prestaciones fijas como aguinaldo y prima vacacional:
- SBC = SD + [(aguinaldo_días ÷ 365) × SD] + [(prima_vacacional_% × días_vacaciones × SD) ÷ 365]
Si el trabajador tiene 15 días de aguinaldo, 6 días de vacaciones y una prima vacacional del 25 %, el cálculo sería:
- SBC = 500 + [(15 ÷ 365) × 500] + [(0.25 × 6 × 500) ÷ 365]
- SBC ≈ $524.66
Ese es el valor que se utiliza para calcular las cuotas del IMSS y otras aportaciones de seguridad social.
Paso 2. Determina las percepciones del periodo
Las percepciones son todos los ingresos que el trabajador genera durante el periodo de pago. Aquí se incluyen:
- Sueldo ordinario.
- Horas extra.
- Comisiones o incentivos.
- Aguinaldo proporcional.
- Prima vacacional.
- Prestaciones o previsión social.
Cada concepto debe clasificarse en parte exenta y parte gravada para efectos del ISR, conforme a los límites establecidos en los artículos 93 y 96 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
Paso 3. Calcula el ISR (Impuesto Sobre la Renta)
El ISR es la retención más importante en la nómina, y depende de la periodicidad con la que se pague el salario.
- Suma las percepciones gravadas del período.
- Aplica la tarifa del ISR correspondiente (semanal, quincenal o mensual).
- Resta el subsidio para el empleo, si aplica.
El resultado será el monto del ISR retenido, que deberá reportarse y timbrarse correctamente en el CFDI.
Conoce los detalles sobre Qué es el ISR y cómo calcularlo en esta guía completa con tabla 2025
Paso 4. Calcula las cuotas obreras del IMSS
Con el SBC ya calculado, se determinan las cuotas que el trabajador aporta al Instituto Mexicano del Seguro Social. Estas cubren ramos como enfermedades, maternidad, retiro y cesantía.
Solo las cuotas obreras se descuentan del salario neto, mientras que las patronales son responsabilidad de la empresa. Es fundamental usar las tablas actualizadas de porcentajes para evitar diferencias en los reportes mensuales al IMSS.
También puedes leer: Cómo calcular una nómina con incapacidad en México
Paso 5. Aplica descuentos de INFONAVIT si existen
Si el trabajador tiene un crédito activo ante el INFONAVIT, se debe aplicar el descuento indicado en su aviso de retención. Este puede expresarse en porcentaje, número de UMAs o una cuota fija.
Recuerda que la aportación patronal del 5 % al INFONAVIT no se descuenta al trabajador, ya que es una contribución independiente.
Paso 6. Registra otras deducciones (préstamos, ausencias, etc.)
Además de las retenciones fiscales y de seguridad social, hay otros descuentos que pueden aplicarse dependiendo de la situación del empleado:
- Ausencias o retardos injustificados.
- Préstamos personales o adelantos de nómina.
- Descuentos por pensión alimenticia o cuotas sindicales.
- Pagos al Fonacot, si el trabajador tiene un crédito vigente.
Todos estos movimientos deben quedar registrados y respaldados con documentos.
Paso 7. Calcular el neto a pagar
Finalmente, se obtiene el monto que el trabajador recibirá en su cuenta:
- Neto = percepciones – ISR – IMSS – INFONAVIT – otras deducciones
Este resultado debe coincidir con el importe registrado en el CFDI de nómina. Verificarlo antes del timbrado evitará correcciones posteriores o cancelaciones innecesarias ante el SAT.
Ejemplo práctico de cómo hacer una nómina en México
Para entender mejor cómo se calcula una nómina, veamos un ejemplo con cifras reales. Este tipo de ejercicios ayuda a visualizar el proceso completo: desde el salario base hasta el monto neto que recibirá la persona trabajadora.
Supongamos el siguiente caso:
- Sueldo mensual: $15,000
- Aguinaldo: 15 días
- Prima vacacional: 25 %
- Periodo de pago: quincenal (15 días)
1. Cálculo del salario diario y el Salario Base de Cotización (SBC)
Primero, se determina el Salario Diario (SD):
- 15,000 ÷ 30 = $500
Después, se obtiene el SBC, que integra las prestaciones fijas:
- SBC = 500 + [(15 ÷ 365) × 500] + [(0.25 × 6 × 500) ÷ 365]
- SBC ≈ $524.66
Este valor servirá para calcular las cuotas de seguridad social ante el IMSS.
2. Percepciones del periodo
Como el periodo de pago es quincenal, se calcula la mitad del salario mensual:
$15,000 ÷ 2 = $7,500
A este monto se pueden sumar percepciones adicionales como comisiones, bonos o pago de horas extra, si las hubiera.
3. Retención de ISR
De acuerdo con la tarifa quincenal de ISR vigente para 2025, un ingreso quincenal de $7,500 se ubica en el rango de $6,382.81 a $7,641.90, con una cuota fija de $583.65 y una tasa del 17.92 % sobre el excedente.
- Excedente = 7,500 − 6,382.81 = 1,117.19
- ISR bruto = 583.65 + (17.92 % × 1,117.19) = $783.94
- ISR neto (después del subsidio al empleo ≈ $234.20) = $549.74
La retención final de ISR es de $550 pesos.Pero recuerda que este valor puede variar dependiendo del subsidio para el empleo o de las deducciones personales del trabajador.
4. Cuotas obreras del IMSS
Con base en el SBC de $524.66, y considerando los días cotizados del periodo, las cuotas del trabajador serían:
- $180
Estas cuotas incluyen los ramos de enfermedades, maternidad, retiro y cesantía.
5. Resultado final: neto a pagar
Finalmente, se restan las deducciones al total de percepciones:
- $7,500 − $550 − $180 = $6,770
El pago neto quincenal entonces sería de $6,770 pesos.
(Este ejemplo refleja un cálculo estándar, sin créditos de INFONAVIT ni otras deducciones adicionales. En la práctica, cada empresa debe aplicar las tablas y porcentajes vigentes, así como registrar cualquier incidencia o prestación extra que modifique el resultado final).
cómo hacer una nómina en México correctas y sin estrés con Factorial
Si te preguntas cómo hacer una nómina en México, debes saber que no tiene por qué ser un complejo. Cuando cada dato está en orden (desde el salario base hasta el CFDI timbrado) la gestión es más fluida, confiable y transparente para toda la empresa.
La clave está en combinar conocimiento contable con herramientas que automaticen los pasos más repetitivos: cálculo de percepciones y deducciones, generación de recibos y timbrado ante el SAT. Así, el área de Recursos Humanos puede enfocarse en lo que realmente importa: cuidar a las personas y mantener todo en cumplimiento con la ley.
👉 Evita errores y automatiza todo el proceso de nómina con Factorial. Calcula percepciones, deducciones y timbra tus CFDI con total seguridad, cumpliendo con la normativa vigente y sin complicaciones.
