De acuerdo con un informe reciente de la Asociación Mexicana de la Industria de Recursos Humanos (AMIRH), el 67% de las empresas del país utiliza Inteligencia Artificial en su proceso de reclutamiento, pero ¿cuántas de estas compañías crean descripción de puestos con IA? ¿Has utilizado ChatGPT en la descripción de puestos de trabajo?
Esta tecnología se ha instalado con fuerza en organizaciones de todas las industrias y tamaños y la versatilidad de usos que propone es uno de sus aspectos más ventajosos, pero también lo que más confusión puede generar.
Por eso, para reducir la incertidumbre, hoy vamos a explicarte detalladamente cómo crear una descripción de puestos con IA, más precisamente con la herramienta que está de moda: ChatGPT. ¡Prepárate para ahorrar muchísimo tiempo en el camino!
Tabla de contenidos
Breve guía sobre la descripción de puestos de trabajo
Antes de adentrarnos en el uso de IA para la descripción de puestos, vamos a compartir una breve guía sobre esta tarea típica de Recursos Humanos. En principio, debemos decir que una descripción de puestos de trabajo es mucho más que una simple lista de tareas y responsabilidades asignadas a un determinado rol dentro de la empresa.
En realidad, toda descripción de puestos de trabajo es una herramienta fundamental en el proceso de contratación que puede impactar en el éxito de su organización. Esta permite definir:
- Funciones principales de un puesto.
- Responsabilidades asignadas a ese rol.
- Competencias y habilidades requeridas para asumir dicha posición en la empresa.
- Propósito de ese puesto en relación a la misión y las metas de la organización.
- Departamentos, equipos y personas de la empresa con las que trabajará de forma directa quien ocupe esa vacante.
Básicamente, la descripción de puestos en Recursos Humanos es una herramienta clave para detallar quién realiza el trabajo, cómo se espera que lo realice y de qué forma impacta ese trabajo en los resultados de la compañía.
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¿Por qué es importante la descripción de puestos?
Hay varias razones que justifican la importancia de la descripción de puestos, pero en líneas generales, todo se resume a lo siguiente:
- Establecen expectativas claras: las descripciones de puestos facilitan el establecimiento de expectativas claras, lo que ayuda a los candidatos a evaluar si son aptos para cubrir esa vacante.
- Garantizan el cumplimiento legal: esta herramienta contribuye a cumplir con las leyes laborales, al hacer del reclutamiento un proceso transparente y definir con precisión las características esenciales del trabajo.
- Ayudan a alinear cada vacante con los objetivos: las descripciones efectivas se alinean con los objetivos de la empresa, lo que garantiza que los nuevos empleados entiendan cómo su trabajo puede contribuir al éxito de la organización.
- Permiten hacer comparativas de desempeño: este recurso también sirve como punto de partida para realizar comparativas o benchmarks en el proceso de evaluación del desempeño.
- Proporcionan claridad sobre el crecimiento profesional: sin dudas, las descripciones de puestos realmente efectivas ayudan a comunicar con claridad las oportunidades de crecimiento de un determinado rol en la empresa, lo que puede resultar clave para atraer al talento deseado.
¿Qué tener en cuenta para crear una descripción de puesto efectiva?
Ahora, antes de lanzarnos a probar ChatGPT para crear una descripción de puesto, veamos qué elementos no pueden faltar en este tipo de documento:
- Título claro. Utilizar una denominación precisa, que refleje las responsabilidades y la antigüedad requerida.
- Resumen del rol. Comenzar con una breve descripción general del puesto, destacando su relevancia.
- Responsabilidades clave. Describir las tareas y deberes principales del rol, poniendo énfasis en las funciones esenciales.
- Calificaciones. Especificar qué calificaciones, habilidades y experiencia son necesarias para el puesto, distinguiendo lo “excluyente” de lo que “sería deseable”.
- Cultura organizacional. Mencionar cómo el rol contribuye a la cultura y los valores de la empresa.
- Salario y beneficios. Incluir rangos salariales y beneficios, si es posible, para gestionar las expectativas de los candidatos.
- Lenguaje inclusivo. Garantizar un lenguaje imparcial e inclusivo para atraer un grupo diverso de candidaturas.
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Primeros pasos para crear una descripción de puestos con IA
Ahora sí, llegó el momento de comenzar a explorar la creación de una descripción de puestos con IA y, para ello, como ya te adelantamos, utilizaremos la herramienta ChatGPT.
Sobre la plataforma debemos decir que su versatilidad y capacidades de procesamiento del lenguaje natural lo convierten en un activo muy valioso para los reclutadores y profesionales de RR.HH.
En este caso, para crear descripciones de puestos con ChatGPT el potencial es enorme. Al utilizar indicaciones cuidadosamente diseñadas, se puede aprovechar la capacidad de la herramienta para agilizar la creación de este recurso, responder preguntas relacionadas con la contratación e incluso participar en conversaciones dinámicas para abordar necesidades de contratación específicas.
En los siguientes puntos te guiaremos con estrategias, sugerencias y ejemplos para que puedas aprovechar ChatGPT al máximo en tus esfuerzos de reclutamiento, mediante la creación de descripciones de vacantes de trabajo de forma inteligente.
Acceder a ChatGPT
Para comenzar a usar ChatGPT para la creación de descripciones de puestos de trabajo, debes registrarte en https://chat.openai.com y obtener acceso a la plataforma. Es tan sencillo como introducir tu correo electrónico.
Una vez que hayas configurado tu acceso, ya podrás comenzar a explorar las capacidades de la IA para generar descripciones de puestos de trabajo más efectivas.
Navegar por la interfaz ChatGPT
Familiarizarse con la interfaz de ChatGPT es el segundo paso para aprovechar esta tecnología. Ten presente que el diseño es muy intuitivo y fácil de navegar. Incluye un cuadro de entrada de texto, opciones de personalización y configuración, por ejemplo, por idioma y la posibilidad de acceder a atajos para darle instrucciones a la herramienta.
Preparar el escenario para la creación de la descripción del puesto con ChatGPT
Antes de empezar a darle instrucciones a ChatGPT para crear una descripción de puesto, es importante aclarar los detalles del rol a describir. En otras palabras, si quieres sacarle el máximo provecho a la herramienta debes tener definidos cada uno de los puntos que revisamos algunos párrafos atrás al hablar sobre los elementos esenciales del documento.
Esta preparación asegura una generación eficiente y profesional de descripción de puestos con IA, alineadas con las necesidades de la organización.
Tipos de indicaciones que puedes darle a ChatGPT y cómo aprovecharlas
Cuando se trata de redactar una descripción de puestos con IA, las indicaciones pueden ser una herramienta valiosa, ya que agilizan el proceso y ayudan a crear listados claros y atractivos.
Algunas recomendaciones para crear las indicaciones para ChatGPT:
- Asegúrate de que estas sean claras, específicas y relevantes.
- Experimenta con diferentes tipos de instrucciones.
- Refina las indicaciones que le das a la IA según las respuestas que te ofrece para poder obtener los resultados deseados.
Hay varios tipos de indicaciones que se pueden utilizar para lograr diferentes objetivos y tareas. A continuación, te compartimos algunas alternativas de instrucciones, también llamados prompts para ChatGPT, junto con ejemplos para cada tipo de indicación:
Indicaciones instructivas para la descripción de puestos con IA
Estas son las indicaciones más utilizadas, se trata de brindar instrucciones claras al modelo de IA sobre lo que deseamos que haga. Estas indicaciones ayudan a guiar a la IA para seguir instrucciones específicas y así elaborar una descripción del trabajo que enfatice los aspectos clave del puesto.
Ejemplos:
- Redactar una descripción para un puesto de Ingeniero de Software Senior, enfatizando las habilidades y calificaciones técnicas requeridas para ese rol.
- Crear una oferta de trabajo para un puesto de Gerente de Marketing, centrándose en resaltar las responsabilidades del candidato en la dirección de campañas de marketing en agencia.
Preguntas para obtener información más precisa en tus descripciones de puestos
Otra forma de utilizar ChatGPT para crear descripciones de puestos de trabajo es hacerle preguntas sobre cada rol para poder obtener información específica que te ayude a completar el perfil que buscas.
En este punto, las preguntas son clave porque solicitan a la IA que proporcione información o ejemplos relacionados con las descripciones de los puestos, lo que te permite recopilar ideas o detalles más novedosos en comparación con los que se suelen compartir en las convocatorias de empleo.
Ejemplos:
- ¿Cuáles son las habilidades y cualificaciones clave que se deben incluir en la descripción del puesto de Analista de Datos?
- ¿Puedes proporcionar ejemplos en viñetas de las responsabilidades que debe asumir un puesto de Representante de Servicio al Cliente?
Solicitudes de generación de contenido para descripción de puestos con IA
Otro tipo de indicaciones que puedes darle a ChatGPT es generar contenido, solo debes proporcionarle instrucciones precisas que fomenten la ejecución de esta tarea.
Las indicaciones de generación de contenido instruyen a la IA para que cree descripciones de trabajo completas, adaptadas a roles específicos y destacando las cualidades deseadas.
Ejemplos:
- Escribir una descripción de trabajo para un Diseñador Gráfico, destacando la importancia de la creatividad y las habilidades de comunicación visual.
- Elaborar una oferta de trabajo para un Gerente de Proyectos, enfatizando las cualidades de liderazgo y la experiencia en gestión de equipos y proyectos requeridas.
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Indicaciones de explicación y aclaración para la descripción de puestos con IA
Hay quienes critican a las soluciones de Inteligencia Artificial por considerar que sus resultados son demasiado genéricos. Por supuesto, no deja de ser una máquina la que responde, pero esta será cada vez más original en sus respuestas cuanto más específicas sean tus indicaciones.
Para ello, puedes pedirle a ChatGPT que explique conceptos complejos o aclare cierta información. Las indicaciones de explicación y aclaración alientan a la IA a proporcionar ideas o nociones relacionadas, que ayudan a crear descripciones de puestos mucho más precisas.
Ejemplos:
- Explicar por qué es importante para nuestra empresa el uso de lenguaje inclusivo en las descripciones de puestos.
- ¿Puedes aclarar la diferencia entre las cualificaciones “requeridas” y “deseables” en una descripción de puesto?
Solicitudes basadas en escenarios para la descripción de puestos con IA
Presenta un escenario y solicita a ChatGPT que brinde una respuesta o solución frente a ello. Este tipo de indicaciones basadas en situaciones concretas sumergen a la IA en un contexto específico, ayudándola a generar descripciones de trabajo adaptadas a escenarios únicos.
Ejemplos:
- Eres un gerente de Recursos Humanos encargado de crear la descripción para un puesto recién creado en la empresa, en el rol de Especialista de Ventas. Proporciona un esquema detallado del trabajo.
- Imagina que estás contratando para un puesto de Redactor de Contenido remoto. Escribe una oferta de trabajo que destaque la flexibilidad y las modalidades de esta forma de empleo.
Mensajes del sistema para la descripción de puestos con IA
Estas pueden ser de ayuda para establecer el comportamiento y el tono del modelo de IA para la conversación. Es decir, indican qué papel debe asumir.
De manera que los mensajes del sistema definen un rol para la IA, lo que le permite responder como si estuviera en una posición o trabajo específico y ayuda a crear descripciones de trabajo desde distintas perspectivas.
Ejemplos:
- [Gerente de Recursos Humanos]: Eres el gerente de Recursos Humanos responsable de las descripciones de puestos. Crea una oferta de trabajo para un puesto de Analista Financiero. Utiliza un lenguaje corporativo y formal.
- [Reclutador]: Eres un reclutador que busca atraer a los mejores talentos. Redacta una descripción de trabajo para un Experto en Logística en Ciudad de México. Utiliza un tono neutral y cercano.
Ejemplo de descripción de puesto creada con ChatGPT
Hemos creado un prompt específico para el rol de Especialista en Relación con Clientes, uno de los puestos más solicitados en territorio mexicano. Este ejemplo demuestra con claridad que cuando se le dan las indicaciones adecuadas, ChatGPT puede ser un gran aliado para crear descripciones de puestos de trabajo efectivas.
Indicación para crear descripción de puesto en ChatGPT
“Eres un reclutador y debes crear una descripción para el puesto de Especialista en Relación con Clientes en una empresa de comercio electrónico ubicada en Ciudad de México. Utiliza un lenguaje inclusivo, profesional y cercano. Crea una estructura que contenga: Título, Resumen del rol, Sobre nosotros, Responsabilidades clave, Calificaciones, Adecuación a la cultura organizacional, Salario y beneficios y Cómo aplicar”.
Título del puesto:
Especialista en Relación con Clientes en comercio electrónico, Ciudad de México.
Resumen del Rol:
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Sobre Nosotros:
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Responsabilidades Clave:
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- Gestión de quejas y reclamaciones. Manejar de manera profesional y empática cualquier queja o reclamación, trabajando para resolverlas de manera oportuna y satisfactoria.
- Asesoramiento y educación. Brindar asesoramiento a los clientes sobre productos, servicios y procesos, ayudándolos a tomar decisiones informadas y mejorando su experiencia.
- Seguimiento de pedidos. Rastrear y comunicar el estado de los pedidos, garantizando que los clientes estén al tanto del progreso y los tiempos de entrega.
- Retención de clientes. Identificar oportunidades para fomentar la fidelidad del cliente y promover ofertas y programas de lealtad.
- Colaboración interna. Trabajar estrechamente con otros departamentos para resolver problemas y mejorar la experiencia del cliente, brindando retroalimentación para la mejora continua.
Calificaciones:
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- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita en español.
- Capacidad para manejar situaciones difíciles y resolver problemas de manera efectiva.
- Orientación al cliente y empatía.
- Habilidad para trabajar de manera independiente y en equipo.
- Conocimiento básico de herramientas de gestión de relaciones con el cliente (CRM).
Cultura Organizacional:
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