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Formato para la descripción de puestos de trabajo

Sin lugar a dudas, las personas son el capital más importante de las empresas. En este sentido, para toda la organización resulta fundamental formar equipos de trabajo con los colaboradores adecuados. Por ello, una de las responsabilidades principales para quienes trabajan en el área de Recursos Humanos consiste en reclutar al personal idóneo. Dentro de esta actividad hay muchas tareas a realizar, pero una de las más destacadas es la descripción de puestos .  

Esta, que puede parecer una actividad sencilla, no lo es. De hecho, suele demandar muchas horas en los departamentos de RH Y esto en parte se debe a todos los detalles a evaluar al crear una descripción de puestos de trabajo

Teniendo en cuenta cómo influye esta práctica en el éxito de la organización, es fundamental aprender a llevarla a cabo de la manera adecuada. Por esta razón, hoy te contaremos todo lo que necesitas saber sobre la descripción de puestos de una empresa.

¿Qué es la descripción de puestos?

Si te preguntas qué es descripción de puestos debemos comenzar diciendo que se trata de una herramienta muy útil para el área RH. Como tal, esta permite definir las principales funciones, responsabilidades, competencias y habilidades vinculadas a un determinado puesto laboral. 

Básicamente, la descripción de puestos recursos humanos detalla quién realiza el trabajo y cómo se completa el mismo. Así como también define la frecuencia y el propósito de ese puesto en relación a la misión y las metas de la organización. Y todo ello queda por escrito, ya sea en un documento o bien en el software de reclutamiento y selección .

De este modo, la descripción de puestos como tarea del área de RR.HH. consiste en enlistar y definir las funciones y responsabilidades de esa vacante dentro de la estructura organizacional de la empresa. Poniendo, además, especial énfasis en la misión y objetivo que ese cargo cumple en relación a la estrategia de la compañía.

Como decíamos en un principio, dentro de la descripción de puestos formato también encontraremos detallados los conocimientos, habilidades y actitudes que deben tener los colaboradores que ocupen la vacante. Esto nos permite crear un perfil minucioso del tipo de persona que la empresa necesita. 

¿Por qué es importante la descripción de puestos de una empresa?

Cuando la descripción de puestos en una empresa se realiza de manera correcta, los beneficios son notorios. A continuación, te contamos por qué es importante llevar a cabo esta tarea en RH. 

Atraer al mejor talento 

¿Cuál es el mejor talento para una organización? Precisamente, aquel que se ajusta a las necesidades y objetivos de la misma. Pero atraer a este talento no es un objetivo sencillo de alcanzar. De hecho, en los últimos años este se ha presentado como uno de los principales desafíos si de gestión de talento hablamos. 

Atraer y retener a los colaboradores adecuados es clave para todo tipo de organización, pero no es fácil. En este punto es clave la descripción de puestos de trabajo. Al enlistar y definir adecuadamente las características y exigencias del cargo a cubrir, es más probable que la empresa consiga captar la atención de los candidatos apropiados para la vacante. 

Guiar el reclutamiento 

Otra ventaja de la adecuada descripción de puestos de recursos humanos es que ayuda a orientar el proceso de reclutamiento

¿Cómo es esto? Muy simple, este documento sirve como una guía para los profesionales de RH. La descripción les permite encauzar sus esfuerzos hacia los resultados buscados, es decir, hacia los colaboradores deseados. 

Y esto puede verse reflejado, por ejemplo, en el proceso de entrevistas. Si el reclutador sabe exactamente lo que busca, entonces puede hacer las preguntas precisas para saber si ese candidato que tiene en frente es el indicado. 

Informar al colaborador 

Una adecuada descripción de puestos es fundamental para informar al colaborador sobre lo que se espera de su labor. Esto se constituye como otra razón para realizar descripciones informadas y precisas. 

De esta forma, el empleado conocerá las expectativas de la empresa con respecto a su trabajo y entenderá también cuán importante es su función dentro de la estrategia de la organización. 

Medir el desempeño del trabajador 

Si no sabemos qué esperamos de un determinado puesto de trabajo, será mucho más difícil evaluar el desempeño del mismo. Antes de que el trabajador forme parte de la compañía, debemos conocer a los objetivos de ese puesto. Luego, una vez que el trabajador sea parte del equipo, podremos medir su desempeño en base a esos criterios antes definidos. 

Establecer retribuciones acordes

¿Cuál es la retribución que le corresponde a un trabajador? Eso depende de las funciones que se realizan, las responsabilidades que tienen y el tiempo de trabajo que dedique en la empresa. 

Como podemos ver, un criterio clave para definir el tipo de retribución  que le corresponde a cada colaborador es la descripción de puestos. Al conocer las tareas y deberes de un determinado cargo en la organización, podemos establecer una compensación acorde. 

Descripción de puestos de trabajo ¿Cómo elaborarla?

No existe una única forma de elaborar esta clase de documento. Descripción de puestos ejemplo hay muchos. De hecho, pueden haber tantos como roles de trabajo existan. 

No es lo mismo la descripción de puestos de un gerente general en comparación con la descripción de un cargo junior. De la misma manera que no es igual la descripción de puestos contador o descripción de puestos de ventas . Es decir que dentro de una misma empresa podemos encontrar distintos tipos de descripciones de cargos. 

Como dijimos antes, la descripción de puestos de trabajo detalla las funciones principales de un determinado cargo. También especifica cómo se llevarán a cabo las tareas y qué habilidades se necesitan para realizarlas. En resumen, una adecuada descripción de puestos abordados, sobre todo, las posibles preguntas vinculadas a un puesto laboral. Por lo tanto, hay componentes que no pueden faltar. 

Por ello, vamos a compartir la información imprescindible al redactar esta clase de documento. 

Descripción de puestos formato base 

  • Nombre. Aquí indicaremos con precisión el título del puesto. 
  • Departamento. En este punto se indica el área al que pertenece el cargo a cubrir. 
  • Jornada laboral. Como ya hemos visto en el artículo horas extras según la ley laboral , en México hay distintos tipos de jornadas. Asimismo, estas pueden ser a tiempo completo a tiempo parcial. Todo ello debe quedar especificado en la descripción de la vacante a cubrir.  
  • Horario. Tras definir el tipo de jornada, resta determinar en qué horario desarrollará su actividad ese nuevo colaborador. 
  • Lugar de trabajo. Por lo general, en este punto se especifica la ciudad. 
  • Posición en el organigrama de la empresa . Aquí debemos indicar la posición del cargo en la estructura interna de la empresa. 
  • Relación con otros departamentos. Lo que detallaremos aquí es cómo se vincula el puesto con el resto de las áreas de la empresa. También definiremos en este punto la frecuencia de esa relación. Para indicar todo esto es fundamental conocer el organigrama de la empresa.
  • Supervisor directo y subordinados. ¿A quién respondió el cargo y de quiénes es responsable? Es lo que debemos responder aquí. 
  • Propósito. Detallar la misión y los objetivos de la posición. 
  • Funciones y responsabilidades. Este es un punto clave, porque se trata de enlistar todas las tareas y deberes del cargo. 
  • Experiencia profesional previa. Sirve para definir la trayectoria profesional con la que debe contar el candidato ideal. 
  • Competencias laborales y habilidades. En este caso, se puntualizan las aptitudes, habilidades y cualidades personales que debe poseer la persona que resultó seleccionada para el puesto. 
  • Formación. Lo que se debe especificar aquí es el nivel educativo requerido para la vacante y el tipo de formación.  
  • Rango salarial. En función de todos los datos anteriores, podremos tener una mayor precisión acerca del salario correspondiente al puesto. 

Descripción de puestos ejemplo

Siguiendo con el formato base anterior, vamos a suponer que debemos crear una descripción para el puesto de ejecutivo de ventas. 

Nombre               Técnico de selección.
Departamento Recursos Humanos.
Jornada laboral Diurna, completa.
Horario Lunes a viernes de 9 a 17.
Lugar de trabajo Ciudad de México.
Relación con otros departamentos Colaboración directa con todos los responsables de las diferentes áreas que requieran cubrir un puesto. 
Supervisor directo y subordinados Responde a la supervisión del Director de RRHH. No tiene personas a cargo. 
Propósito Atraer, reclutar y seleccionar a los candidatos adecuados para cubrir las necesidades de personal de la organización. 
Funciones y responsabilidades -Llevar a cabo el proceso de reclutamiento y selección de personal. 

-Elaborar los informes de los candidatos. -Realizar el abordaje de Los Nuevos Colaboradores. 

-Mantener actualizada la base de datos de perfiles profesionales. 

Experiencia profesional previa 3 años de experiencia en el puesto. 
Competencias y habilidades Capacidad de análisis y planificación. Buena comunicación. Trabajo en equipo. Flexibilidad. Adaptación al cambio. Orientación al cliente. 
Formación Titulación universitaria Superior en Psicología laboral. Conocimientos en psicología de las organizaciones, legislación laboral y gestión de recursos humanos.
Rango salarial $ 27.000 pesos. 

Esperamos que este ejemplo te ayude a tener una idea más precisa de cómo crear este documento en tu empresa. 

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