¿Sabías que existe una norma internacional, la ISO 15489-1:2016, que establece cómo deben gestionarse los documentos para garantizar su acceso, conservación y seguridad? Dentro de la gestión documental en educación considerar esto es importante, ya que en este sector se generan toneladas de expedientes académicos, contratos laborales, registros administrativos y solicitudes de alumnos que deben organizarse bajo ciertos criterios.
El problema es que muchos de estos procesos siguen siendo manuales, lo que complica el cumplimiento normativo y aumenta el riesgo de errores o pérdida de información.
Afortunadamente, la tecnología ya ofrece distintas opciones y herramientas para digitalizar y centralizar archivos.
De esta forma las instituciones educativas pueden optimizar su operación, asegurar que la información cumpla con estándares internacionales y que esté disponible cuando se necesite.
¿Qué es la gestión documental en educación?
La gestión documental en educación se refiere al conjunto de prácticas y sistemas que permiten organizar, conservar y dar acceso a la información que generan las instituciones educativas. Más que solo “guardar papeles”, se trata de establecer procesos para que expedientes académicos, registros administrativos, contratos de personal y solicitudes de alumnos puedan consultarse de manera sencilla y segura.
En instituciones educativas este tipo de gestión tiene un impacto positivo en la operación. Desde inscripciones hasta la entrega de constancias o la firma de contratos. Todo depende de documentos que deben estar disponibles en el momento justo y bajo criterios bien definidos.
Zambrano Plúa, Quindemil Torrijo y Rumbaut León (2015) señalan que “en el ámbito universitario es fundamental la implementación de un Sistema de Gestión Documental para viabilizar los procesos y lograr mejoras en función del acceso e integridad de los documentos e informaciones que se generen durante las actividades administrativas, académicas, sociales, entre otras, que tengan lugar” (p.109). Disponible en ReHuSo (Revista de Ciencias Humanísticas y Sociales, 2021 – Vol. 6, Especial).
El marco normativo detrás de la gestión documental
En universidades y centros educativos, la gestión documental no solo es útil para agilizar trámites, también cumple con un marco normativo que garantiza que la información sea confiable, íntegra y esté disponible cuando se necesita. Uno de los referentes más importantes es la Norma UNE-ISO 15489-1:2016, que establece principios internacionales para administrar documentos, sin importar si son físicos o digitales.
De acuerdo con esta norma, gestionar documentos significa tener control desde su creación hasta su disposición final, es decir:
- cómo se generan,
- quién los recibe,
- quién los mantiene,
- quién los usa y
- en qué momento deben conservarse o eliminarse.
En palabras simples, no se trata de acumular papeles o archivos digitales, es establecer un ciclo de vida claro, trazable y con reglas que aseguren su valor como evidencia institucional.
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Pilares de una gestión documental educativa efectiva
Una buena gestión documental en educación no se reduce a guardar archivos en carpetas físicas o digitales. Implica dar seguimiento a cada documento, desde que se genera hasta que ya no se necesita, con la intención de que no se pierda o quede olvidado en alguna carpeta.
En el día a día de una escuela o universidad, estos pilares son los que permiten que la información fluya sin trabas y siempre esté al alcance de quien la necesita.
1. Estrategia y planificación desde la institución
El primer paso es establecer políticas. Qué documentos deben generarse, cómo se nombran, quién se encarga de administrarlos y cuánto tiempo deben conservarse. Esta planeación evita duplicaciones, asegura trazabilidad y permite que cada expediente académico o administrativo siga un camino definido en todo su ciclo de vida.
2. Captura y registro de la información
Cada inscripción, solicitud de beca o contrato de profesor tiene que ingresar de forma controlada al sistema. Al capturar la información desde el inicio, se garantiza que los documentos no se pierdan en el camino ni dependan de un correo olvidado o de una carpeta extraviada.
3. Gestión y seguimiento de trámites
Constancias, bajas escolares o asignaciones de becas suelen tardar semanas cuando dependen de firmas manuales. Con un sistema digital se asignan responsables, se da seguimiento en tiempo real y se evitan retrasos que afectan a alumnos y administrativos.
4. Conservación y resguardo seguro
No basta con almacenar información, también hay que protegerla. Con un sistema en la nube, respaldado y con permisos diferenciados, los documentos están seguros y disponibles. Además, este tipo de resguardo permite cumplir con normativas y responder de inmediato ante una auditoría o revisión oficial.
5. Valor documental y depuración
No todos los documentos deben guardarse para siempre. La normativa establece qué archivos tienen valor permanente (como expedientes académicos) y cuáles pueden darse de baja de forma segura después de cierto tiempo. Este criterio evita la saturación de sistemas y asegura que lo importante se conserve.
6. Acceso fácil y transparente
El verdadero valor de la gestión documental está en el acceso. Que un alumno pueda consultar su historial académico, que un profesor descargue un contrato o que un administrativo recupere un acta sin papeleo innecesario. La digitalización permite que todo esto ocurra en segundos, sin burocracia y desde cualquier dispositivo.
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Ventajas de digitalizar documentos en el ámbito escolar y universitario
Digitalizar la documentación, además de ser un paso a la modernización, es la forma de hacer que la información en verdad trabaje en favor de la institución. Cuando los archivos dejan de depender del papel y se concentran en un sistema digital, los beneficios se notan en todos los niveles.
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Agilidad en procesos clave
Inscripciones, certificados, constancias o solicitudes se resuelven mucho más rápido. Al evitar los procesos manuales, disminuyen los errores y los trámites dejan de ser un dolor de cabeza para alumnos y administrativos.
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Mayor seguridad y cumplimiento
Los expedientes académicos y la información personal del alumnado se resguardan bajo estándares y normativas vigentes. Con accesos controlados y trazabilidad, se garantiza que solo las personas autorizadas puedan consultar los documentos.
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Uso eficiente de recursos
Al reducir la impresión y el almacenamiento físico, la escuela gana orden y reducen costos. El espacio que antes ocupaban archiveros ahora puede destinarse a actividades educativas.
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Trabajo colaborativo real
Tener la información en una sola plataforma evita confusiones. Profesores, administrativos y directivos pueden consultar los mismos documentos actualizados en tiempo real, sin depender de copias duplicadas o correos que se pierden.
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Base sólida para decisiones
La dirección cuenta con datos organizados y confiables que sirven para planificar presupuestos, diseñar programas académicos o impulsar mejoras. La información deja de estar dispersa para estar organizada para decidir mejor.
Herramientas para la gestión de registros escolares
Además de políticas claras, las instituciones educativas necesitan apoyarse en tecnología que simplifique la gestión de archivos. Aquí te compartimos las principales opciones
Software para gestión documental educativa
Son plataformas que concentran todos los documentos en la nube, con accesos controlados y búsquedas rápidas. De esta forma, expedientes académicos, contratos o solicitudes dejan de depender del papel y se encuentran en segundos.
Digitalización de documentos
Convertir el papel en archivos digitales sigue siendo un paso clave. Escanear actas, certificados y formularios permite reducir el uso de espacio físico, cuidar recursos y facilitar el acceso a la información desde cualquier dispositivo.
Formularios electrónicos
Los trámites escolares que antes requerían horas de papeleo ahora pueden resolverse con formularios digitales. Solicitudes de becas, inscripciones o constancias se procesan de manera ágil y con menos riesgo de errores.
Integración de sistemas
La gestión documental se potencia al conectarse con otras plataformas. Integrarla con sistemas de nómina, recursos humanos o bases académicas asegura que toda la información fluya sin duplicarse y esté actualizada en un solo lugar.
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Cómo un software especializado transforma la gestión documental en educación
Cuando los centros educativos gestionan sus documentos con herramientas tradicionales, los riesgos, existen grandes riesgos como la pérdida de información, procesos lentos y dificultades para cumplir con normativas. Un software especializado en gestión documental como Factorial, tiene el potencial de cambiar por completo la forma de trabajar.
- Centraliza expedientes académicos y laborales en un solo espacio. Ya no es necesario buscar en carpetas dispersas o depender de copias impresas: todo queda en una plataforma accesible.
- Permite acceso controlado y seguro. Cada usuario tiene permisos definidos, lo que protege la confidencialidad de los datos sensibles de alumnos y personal.
- Automatiza procesos administrativos y académicos. Trámites como solicitudes, constancias o renovaciones de contrato pueden gestionarse en línea, sin papeleo ni retrasos.
- Cumple con requisitos legales y de archivo. La documentación se organiza según normativas, asegurando trazabilidad y respaldo frente a auditorías.
Impulsa tu institución con una gestión documental digital
La gestión documental en educación dejó de ser un proceso secundario para convertirse en una estrategia que garantiza orden, seguridad y eficiencia. Cuando las escuelas y universidades digitalizan sus archivos, ganan tiempo, reducen errores y cumplen con las normativas sin complicaciones.
Con una plataforma integral como Factorial, la documentación ya no es una carga administrativa; es un aliado que enfoca los esfuerzos en, lo más importante, elevar la calidad educativa.
