Las ausencias laborales se mantienen como uno de los retos más importantes (y subestimados) en la gestión de personas. Ya que, este proceso, impacta directamente en la operación diaria, planificación de equipos, nómina y en la aplicación de políticas internas.
Y este desafío para las empresas ha ido creciendo, a partir de esquemas de trabajo flexibles y equipos distribuidos. De ahí la importancia de buscar orden, criterio y trazabilidad en la gestión de permisos y ausencias.
Sigue leyendo y encuentra una forma más clara de gestionar las ausencias en 2026.
Las ausencias y su impacto en la empresa
Antes de comenzar es importante aclarar que las ausencias laborales no son lo mismo que las vacaciones. Mientras estas últimas se planifican con anticipación y forman parte del calendario anual, los permisos de ausencia suelen responder a situaciones puntuales como: temas personales, médicos o imprevistos que requieren una respuesta rápida por parte de la empresa.
Y es que una ausencia mal registrada se nota en los cambios de turno de último momento, cargas de trabajo desbalanceadas. También en los ajustes manuales en nómina o correos cruzados para aclarar qué pasó. Son pequeños desajustes que, cuando se repiten, afectan la operación diaria y el trabajo de los equipos.
El problema no es la ausencia en sí, sino la forma en que se registra, se autoriza y se conecta con el resto de los procesos internos. Sin criterios definidos ni trazabilidad, cada permiso termina generando errores y ajustes constantes.
Tipos de permisos de ausencia que existen en una empresa
No todas las ausencias tienen el mismo origen ni el mismo tratamiento. Para gestionarlas correctamente, primero hay que distinguir entre permisos justificados y no justificados. Esto es porque cada uno tiene diferentes implicaciones en la nómina, la nómina y el cumplimiento de la Ley Federal del Trabajo (LFT).
A continuación te explicamos cada uno a detalle:
Permisos de ausencia justificados
Son aquellas ausencias que cuentan con un motivo válido y comprobable, ya sea por disposición legal o por políticas internas de la empresa.
- Ausencias por motivos médicos
Estas incluyen incapacidades otorgadas por el IMSS u otra institución de seguridad social. De acuerdo con el artículo 42, fracción ll de la LFT, estas ausencias suspenden temporalmente la obligación de prestar el servicio sin que exista responsabilidad para el trabajador. En estos casos, la empresa debe registrar la ausencia y considerar su impacto en la nómina conforme a la normativa aplicable.
- Ausencias por motivos personales
Pueden responder a situaciones como asuntos familiares, trámites personales o eventos extraordinarios. La LFT no establece un catálogo específico para este tipo de permisos, por lo que su autorización depende de las políticas internas de cada empresa. Aun así, es importante que queden registradas como ausencias justificadas para mantener el seguimiento y control.
- Ausencias legales o por políticas internas
La Ley Federal del Trabajo reconoce permisos obligatorios en casos específicos, como el permiso de maternidad (artículo 170) y el permiso de paternidad (artículo 132, fracción XXVII Bis). Además, muchas empresas amplían estos derechos mediante políticas internas, otorgando días por matrimonio, fallecimiento de un familiar u otras situaciones especiales. Aunque no todos estén regulados por la ley, deben documentarse.
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Permisos de ausencia no justificados
Las ausencias no justificadas son aquellas en las que el trabajador no presenta un motivo válido ni cuenta con autorización previa. La LFT permite que estas faltas tengan consecuencias laborales, siempre que estén debidamente registradas y se apliquen conforme a la ley y a las políticas internas, según lo establecido en los artículos 47 y 134.
Aunque no estén justificadas, estas ausencias deben registrarse igual que cualquier otra. Si no queda registrada desde el momento en que ocurre, la empresa pierde referencia para evaluar reincidencias, aplicar medidas o sostener decisiones futuras. Registrar estas ausencias no busca castigar, su objetivo es mantener un historial claro que permita gestionar el tiempo de trabajo con coherencia.
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¿Cómo gestionar los permisos de ausencias en una empresa?
La gestión de permisos de ausencia funciona mejor cuando sigue una lógica común, no cuando se resuelve caso por caso. No es un tema de volumen, sino de consistencia. Es decir, que todas las ausencias se traten con los mismos criterios, sin importar quién las solicite o quién las autorice.
Te recomendamos seguir este paso a paso para lograr una buena gestión de ausencias:
1. Dejar claras las reglas
Antes de recibir solicitudes, la empresa necesita definir qué se considera una ausencia, qué tipos existen y en qué casos se autorizan.
También es necesario establecer si se requiere comprobante, con cuánta anticipación debe pedirse el permiso y quién tiene la facultad de aprobarlo. Sin estas reglas, la gestión suele tornarse torpe, reactiva y desigual.
2. Utilizar un solo canal para pedir permisos
Cuando las solicitudes llegan por distintos medios, desaparece el control. Centralizar la petición en un solo canal permite ordenar la información desde el inicio. Y, también, evita depender de acuerdos informales o mensajes dispersos que después nadie puede rastrear.
3. Llevar un adecuado seguimiento
Aprobar una ausencia implica dejar constancia de cuándo se solicitó, quién la autorizó y bajo qué criterio. Este seguimiento facilita la coordinación de equipos y evita dudas posteriores, sobre todo cuando hay ajustes en turnos o en nómina.
4. Registrar todo el proceso
Sin un historial de ausencias no hay forma de saber si un permiso es aislado o parte de un patrón. Registrar las ausencias de manera continua ayuda a dar seguimiento real a cada caso y aplicar criterios similares con el tiempo, sin improvisar en cada solicitud.
Qué debe incluir una solicitud de permiso de ausencia
Una solicitud de permiso de ausencia no necesita explicaciones largas, pero sí información clara y precisa. Recuerda que si no se incluye lo básico, la solicitud puede regresar con preguntas o correcciones. Para evitarlo, basta con incluir los siguientes datos:
- Fecha de la solicitud. Permite ubicar cuándo se pidió el permiso y verificar si se respetaron los plazos internos.
- Persona responsable de autorizar. Deja claro quién debe aprobar la ausencia y evita validaciones informales.
- Periodo de ausencia. Indica las fechas exactas o, en su caso, las horas de ausencia para evitar errores operativos.
- Motivo de la ausencia. Basta con señalar el motivo conforme a la política de la empresa, sin entrar en detalles personales.
- Confirmación para Recursos Humanos. Asegura que la ausencia quede registrada y no se pierda en comunicaciones aisladas.
Ejemplo de permiso de ausencia laboral
Asunto: Solicitud de permiso de ausencia
Por este medio y de acuerdo a la política interna de la empresa, solicito permiso de ausencia para el día 15 de marzo de 2026, debido a un asunto personal.
La solicitud queda sujeta a su autorización. En caso de aprobación, dejo copia a Recursos Humanos para su registro correspondiente.
Quedo atentoa a cualquier comentario.
Gracias.
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Cómo gestionar los permisos de ausencia de forma centralizada en 2026
El mundo del trabajo ha cambiado de forma profunda en los últimos años y 2026 llega con esa transformación ya instalada. El trabajo híbrido y flexible se ha convertido en una práctica común, con la mayoría de las empresas ofreciendo opciones de trabajo remoto y modelos mixtos que requieren mecanismos más claros de coordinación y registro. Por ejemplo, alrededor del 88 % de los empleadores ya brinda alguna opción de trabajo híbrido, lo que hace que las ausencias y permisos se manejen en entornos distribuidos y sincronizados en distintas ubicaciones y horarios.
Con este panorama, gestionar los permisos de ausencia desde un punto central es indispensable para mantener claridad, reducir errores y ofrecer visibilidad de quién está disponible y quién no.
Automatización para reducir carga y errores
Para este año, una de las principales tendencias en los departamentos de Recursos Humanos será la automatización de tareas repetitivas como nómina, control horario y gestión de ausencias.
Automatizar estos procesos ayuda a reducir riesgos de errores humanos, actualizar la información en tiempo real y facilitar el cumplimiento de políticas internas y leyes laborales.
Visibilidad completa de ausencias y permisos
Cuando las solicitudes se gestionan desde diferentes canales (correo, chat o mensajes) se pierde visibilidad y contexto. Centralizar la gestión permite ver de forma instantánea quién está ausente, por qué motivo y durante cuánto tiempo.
Esta visibilidad ayuda a tomar decisiones de personal, asignar reemplazos y ajustar cargas de trabajo sin adivinar.
Control coherente y aplicado a todos
Un enfoque centralizado crea un criterio uniforme para todas las áreas. No importa si el colaborador está remoto, en oficina o en campo; la forma de pedir, aprobar y registrar permisos es la misma. Eso elimina interpretaciones distintas de una misma norma y fortalece la cultura interna de reglas claras, precisas y aplicadas de forma uniforme.
Centraliza las ausencias
Centralizar los permisos de ausencia facilita el control, reduce errores y le devuelve tiempo al equipo de Recursos Humanos. Los software especializados permiten gestionar ausencias, vacaciones, control de horario y nómina desde una sola plataforma. Muchas ofrecen también visibilidad en tiempo real y procesos para cada equipo.
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