Indicadores de Recursos Humanos: los KPI’s clave en RH

Establecer unos indicadores de Recursos Humanos es clave para sacar el máximo provecho al capital humano de la empresa y alcanzar objetivos estratégicos en el Departamento de Recursos Humanos. Antes era muy habitual hablar de KPI en el sector del marketing o las ventas; pero hoy en día es cada vez más común utilizar KPIs para el área de RH.

En este artículo te enseñamos algunos indicadores claves para monitorizar la gestión de RH o KPIs de Recursos Humanos en tu empresa.

¿Qué es un KPI?

Un KPI o indicadores de desempeño es una unidad métrica que mide el rendimiento de una actividad o proceso concreto. El objetivo es que nos sirvan de referencia a la hora de evaluar procesos o actividades en función a los objetivos que se quieran alcanzar.

Es decir, los KPI nos permitirán medir el éxito de las acciones realizadas, detectar posibles errores o deficiencias y ayudarnos a tomar mejores decisiones.

En otras ocasiones hemos hablado cómo evaluar el desempeño laboral, por eso hoy nos queremos centrar en cómo evaluar el desempeño del departamento. Para ello, les contamos cuáles son los KPIs más importantes de Recursos Humanos.

Ejemplo: Tasa de apertura de tu newsletter.

El tanto por ciento de personas que abren tu newsletter determinará la relevancia y calidad del contenido que envías. Monitorizar la tasa de apertura de cada newsletter que envías puede ayudarte a evaluar la eficacia de tus envíos en función del objetivo que quieres alcanzar.

¿Cómo realizar un KPI en Recursos Humanos?

Los indicadores clave de Recursos Humanos te van a ayudar a ver la evolución del departamento, hacer previsiones, etc. Por ello es fundamental, definirlos bien desde un principio y que te puedan servir a lo largo del tiempo. Para realizar un KPI efectivo, los cuatro aspectos a tener en cuenta son:

• Unidad de medida: En este punto debemos decidir que vamos a medir. Ya sea, la media de años que permanecen los colaboradores en la organización o el coste medio que supone la contratación. También puede ser el porcentaje de las veces que un empleado se ausenta por incapacidad o enfermedad.
• Objetivo: Es esencial establecer unos objetivos previos, ya que los KPIs nos van a permitir alcanzarlos. Los objetivos deben ser SMART es decir, específicos, medibles, alcanzables, realistas y deben ser alcanzables en el tiempo. Por ejemplo un objetivo SMART puede ser, reducir las ausencias por enfermedad al 2% en los próximos 3 meses.
• Fuente: Es esencial tener claro, desde el principio con que herramientas contamos para extraer nuestros datos. Lo podemos hacer a través de un CRM o con un Software de Recursos Humanos.
• Frecuencia: también has de definir cada cuánto tiempo vas a revisar cada KPI y establecer una periodicidad.

Para entenderlo de manera más práctica aquí tienes un ejemplo:

• Medida: Número de años que permanece de media un colaborador en la organización
• Objetivo: 2 años
• Fuente: Software de RH
• Frecuencia: Trimestral

Características de un KPI

• Concreto: El KPI debe ser tangible, estar acotado y hacer referencia a un objetivo.
• Medible: Si no puedes medir el KPI, no es un KPI.
• Asequible: Se realista al crear los KPIs que van a marcar el éxito o fracaso de tus acciones.
• Relevantes: Monitoriza sólo lo que realmente importa, no pierdas el tiempo con indicadores que no aportan nada a tu empresa.

Objetivos y KPI’s

En distintas ocasiones, hemos hablado de que todo objetivo debe ser SMART. Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Temporales. Establecer estas variables en tus objetivos, nos ayuda a concretizarlas y llevarlas a cabo de manera más eficaz. De manera que podemos organizarlas y medirlas de forma sistemática.

• Específicos. Los objetivos que planteemos estarán basados en determinada área de desarrollo
• Medibles. En este aspecto encontramos nuestro KPI. Será el indicador clave que nos ayude a medir nuestro objetivo.
• Alcanzables. Debemos tener metas y objetivos aspiracionales, pero realistas. Es importante saber y estar claros que nuestros objetivos, los podemos alcanzar.
• Relevantes. Es necesario analizar, por qué este objetivo es relevante para nosotros como colaboradores y para la empresa.
• Temporales. Para plantear objetivos y alcanzarlos. Es importante definir en qué tiempo lograremos alcanzar dicho objetivo.

Diferencias entre KPI y OKR

En nuestra guía de la metodología OKR, te contamos a detalle sobre qué son y cómo puedes implementarlo en tu organización. Pero ahora, cuál es la diferencia entre KPI’s y OKR’s.

Utilizaremos la metáfora de Henrik-Jan van der Pol, CEO de Perdoo, para entender mejor la diferencia entre estos dos conceptos. Si ves tu negocio como un carro, los KPI’s son los indicadores que encontrarás en el tablero de control, velocidad, temperatura, kilometraje. Y los OKR’s harán la función de mapa, te ayudarán a llegar a tu destino final.

Por ejemplo, un KPI del departamento de Recursos Humanos puede ser la retención del talento, el absentismo laboral, el tiempo medio de contratación o el tiempo que se tarda en alcanzar los objetivos. Los OKR, por otro lado, son los retos que se proponen a los empleados. ¿La mejor estrategia para una empresa? Utilizar ambos recursos.

¿Cómo se complementan los KPI’s y los OKR’s?

Como mencionamos, estos dos conceptos se complementan el uno con el otro. Para alcanzar uno de ellos, debemos atravesar el otro. Ya está claro que los KPI’s serán tus indicadores claves de medición. Lo que indica que pueden ser tus medidores que indican el cumplimiento de tus OKR’s.

De acuerdo con Google, los KPI’s te ayudarán principalmente a medir el desempeño de tus colaboradores. Mientras que los OKR’s pretenden darle sentido al desempeño diario de tus colaboradores. Es decir, son los objetivos por los cuales tus trabajadores realizan sus diferentes tareas diarias.

👉🏽 Si quieres conocer más sobre OKR’s, en este artículo te lo contamos todo.

Los indicadores de Recursos Humanos (KPIs) más importantes 

Retención de Talento

La retención de talento es un KPI de recursos humanos que indica la estabilidad laboral de una empresa. Permite conocer la disposición media del empleado a quedarse en la empresa. Además esto va ligado a otros factores como la retribución o el clima laboral. Además del coste de perder a un empleado , la fuga de talento implica tiempo para reclutar a una nueva persona y formarla.

Un índice de rotación de personal alto implica grandes costes para la empresa empleadora. El índice de retención de talento se calcula comparando la cantidad de trabajadores que se unieron a la empresa en un periodo concreto vs los que permanecieron durante ese mismo periodo.

Duración en el puesto

Muchas fugas de talento suelen tener una estrecha relación con el tiempo que pasa un empleado en un mismo cargo. Si los tiempos son demasiado largos, muchos empleados tienden a buscar nuevas oportunidades y salir de la empresa.

Puedes calcular el tiempo medio que tarda un empleado en ascender. Para ello tienes su sumar el número de meses que lleva cada empleado con el mismo cargo y dividir el resultado entre el número total de empleados de la empresa.

Absentismo Laboral

Este indicador mide las ausencias de los empleados en sus puestos de trabajo por motivos de retrasos, bajas médicas o ausencias justificadas o injustificadas. Este indicador puede ayudar a predecir bajas en el equipo o problemas de funcionamiento dentro de la empresa. En función del valor medio de la hora trabajada se puede cuantificar el impacto del absentismo en los costes de la empresa.

Tiempo medio por contratación

El tiempo que transcurre entre que un empleado comunica su baja y deja la empresa hasta que otro candidato es seleccionado y empieza a trabajar supone un gran coste para la empresa. Este proceso se puede optimizar, pero es una métrica que debe analizarse con precaución ya que influyen muchos factores.

Formación y capacitación

La formación para empleados influye directamente en el desarrollo de la actividad profesional de la empresa. Este KPI permite optimizar la productividad de cada trabajador. Mediante planes de formación subvencionada para empresas es posible mejorar muchos aspectos.

Algunos de estos son: el employer branding, la motivación del los trabajadores, aumentar sus niveles de satisfacción o el tiempo que tarda un empleado en llevar a cabo una tarea.

Promedio de tiempo para alcanzar objetivos

Este indicador clave permite medir la eficacia de los empleados de la empresa. Es conveniente medirlo tanto en nuevas contrataciones como en empleados que ya están trabajando en la empresa.

La tendencia de este KPI de recursos humanos es disminuir progresivamente, ya que, el empleado adquiere experiencia en su puesto de trabajo con el tiempo. En algún momento es habitual que este indicador quede estancado, ya que el tiempo en el que se realiza una tarea no puede optimizarse infinitamente.

Accidentalidad laboral

El objetivo de toda empresa es alcanzar el 0% en lo que accidentes laborales se refiere, a pesar de que resulta casi inevitable que se pierdan horas de trabajo anualmente por culpa de un accidente de trabajo. Si el responsable de Recursos Humanos detecta un incremento en la accidentalidad laboral, deberá investigar las causas.

Nivel de satisfacción de los empleados

¿Tienes estrategias para mantener un buen ambiente dentro de tu organización? ¿Tus colaboradores se sienten satisfechos con los procesos dentro de la empresa? ¿Ven posibilidades de crecimiento? ¿Se visualizan a largo plazo? Estos, son factores sumamente importantes que se ven complementados con otros indicadores mencionados anteriormente.

Como por ejemplo, para lograr disminuir la tasa de rotación o el absentismo laboral. O, también, mejorar su desempeño laboral y el tiempo en el que se alcanzan los objetivos.

Coste de contratación

Otro indicador importante que hay que tomar en cuenta. Es el coste de contratación por cada colaborador. Es importante tomar en cuenta tanto los recursos que va a requerir una nueva contratación, como el coste que este va a tener. Tomando en cuenta que dentro de este coste hablamos de herramientas, capacitaciones, curva de aprendizaje.

Si quieres saber más sobre el coste por colaborador, puedes ver nuestro HR Pill, en donde en breves minutos te explicamos todo.

Infografía: KPI's de RH más importantes

En Factorial México hemos preparado esta pequeña infografía con los KPI de RH más importantes. Todos y cada uno de estos indicadores son igual de importantes para la correcta gestión del talento humano en la empresa.

Los indicadores de Recursos Humanos en video

Tanto si queremos crear un plan estratégico como si vamos a realizar una auditoría de Recursos Humanos, los KPI’s son una herramienta fundamental.

Cada organización debe de definir los suyos propios en base a sus necesidades concretas. A pesar de esto, cómo hemos visto en este artículo existen una serie de métricas clave de Recursos Humanos que todo profesional del sector debería tener siempre en cuenta.

¿Prefieres la información en modo visual? Para aquellos que prefieren algo más que una simple foto, hemos preparado este video de los Indicadores clave de Recursos Humanos para tu empresa.

Software de Recursos Humanos para un mejor seguimiento de KPI's

Ahora que ya estás más claro en qué son, cómo y para qué sirven los KPI’s. Queremos ayudarte a que puedas darle un mejor seguimiento. Es por eso que en Factorial, contamos con distintas herramientas que te ayudan en cada proceso relacionado a la gestión del talento humano.

Dentro de nuestra herramienta, podrás establecer objetivos y KPI’s, dentro de una plataforma que ayudará a que su seguimiento sea mucho más fácil. Además, con su almacenamiento en la nube, podrás tener toda la información que necesitas. En cualquier momento y desde cualquier lugar.

También, podrás darle un mejor seguimiento a tus evaluaciones de desempeño, control horario, vacaciones de tus equipos, gestión documental y organigrama. De esta manera, podrás tener una mejor organización dentro de la empresa.

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