El mejor software de gestión de ausencias y vacaciones

Antes, llevar el control de las vacaciones, faltas o permisos era todo un caos, hojas de Excel, correos perdidos y solicitudes que no eran respondidas o que nunca llegaban. Pero eso ha cambiado, hoy contar con el mejor software de gestión de ausencias y vacaciones permite automatizar estos procesos, ahorrar tiempo y evitar errores que afectan al equipo y la operación de las organizaciones.

Por eso, en este artículo enlistamos los seis mejores software para gestionar ausencias y vacaciones, y te contamos por qué contar con una herramienta así, marcará la diferencia en cuanto a productividad y satisfacción en tu empresa.

¿Por qué digitalizar la gestión de ausencias y vacaciones?

Llevar el control de ausencias y vacaciones de forma manual todavía es un dolor de cabeza para las empresas que aún mantienen esta práctica. Hojas de Excel que se pierden, correos que no llegan, errores que complican todo y, claro, un montón de trabajo extra para Recursos Humanos.

Todo esto, además de retrasar procesos, también puede ser la causa de distintos problemas legales. Además, es importante considerar el impacto que tiene en la satisfacción de los colaboradores, pues estos pueden sentirse frustrados al no saber qué pasa con sus solicitudes.

Afortunadamente, los avances tecnológicos han traído consigo una variedad de opciones que nos permiten optimizar el trabajo. No obstante, invertir en un buen software de gestión de ausencias y vacaciones no es solo para hacer todo más rápido o fácil. Según el reporte Deloitte Global Human Capital Trends 2025, las empresas están apostando por tecnología que, además de ahorrar tiempo y evitar errores, mejore el bienestar y desempeño de sus equipos.

Al digitalizar la gestión de ausencias se libera a los equipos de RR.HH. para que puedan enfocarse en otras actividades. Y, al mismo tiempo, la experiencia del trabajador sea clara, rápida y llena de confianza.

Deloitte también explica que, a partir de las necesidades que enfrentamos hoy en día, la idea es combinar lo humano con lo tecnológico para crear más valor en las empresas.

Más allá de la eficiencia: el valor estratégico de digitalizar ausencias y vacaciones

Independientemente de que la digitalización de estos procesos optimiza tareas administrativas; este paso representa un impacto directo en la salud organizacional. Una herramienta que permite visualizar cargas de trabajo, identificar patrones de ausentismo y facilitar los descansos programados, ayuda a construir equipos más equilibrados y comprometidos.

Cuando las personas pueden pedir vacaciones o reportar una incapacidad sin fricciones ni incertidumbre, se sienten escuchadas y respaldadas. Esto mejora la percepción del clima laboral y, a la larga, reduce la rotación. Esta también es una forma de cuidar al talento.

Además, contar con datos confiables y centralizados te ayudará a tomar decisiones más informadas sobre la planificación de turnos, la distribución de tareas y las políticas internas. Así, Recursos Humanos responde a solicitudes, anticipa necesidades y aporta valor estratégico a la empresa.

Conoce el impacto de la Innovación tecnológica en RR. HH.

Los 6 mejores software de gestión de ausencias y vacaciones en 2025

Ahora que ya sabes por qué es clave digitalizar este proceso, es momento de pasar a la acción. Seleccionamos los programas más utilizados por empresas en México este año, para que puedas elegir el que mejor se adapte a tus necesidades.

Estos son los seis mejores software de gestión de ausencias y vacaciones en 2025:

1. Factorial

Factorial es una plataforma de Recursos Humanos diseñada para facilitar la gestión de ausencias y vacaciones de forma centralizada y automatizada. Su sistema 100% digital permite a las empresas contar con un reloj checador, hasta organizar solicitudes. También, se pueden aplicar políticas personalizadas y mantener la información actualizada en un solo lugar.

Algo que destaca a Factorial es su enfoque integral, ya que se puede conectar con diferentes áreas del proceso: desde el seguimiento del tiempo hasta la planificación de turnos y la sincronización con otras herramientas de trabajo.

Este software de gestión de ausencias y vacaciones fue pensado para equipos que tienen como objetivo alcanzar la eficiencia operativa sin complicarse.

Estas son las funcionalidades de Factorial para gestionar ausencias:

Gestión digital de ausencias y vacaciones desde el reloj checador.
Políticas personalizadas según el tipo de ausencia.
Integración con módulos de nómina, turnos y evaluación del desempeño.
Conexión con Google Calendar y Outlook para evitar la duplicación de datos.
Sincronización de eventos, ausencias y festivos en un mismo calendario.
Planificación desde un solo panel, con la gestión de turnos integrada.
Seguimiento del tiempo que unifica ausencias y horas trabajadas en una sola vista.

Además, Factorial ofrece una prueba gratuita y la opción de agendar una demo personalizada, ideal para explorar si se adapta a las necesidades de tu empresa.

2. Buk y su software de gestión de ausencias y vacaciones

La plataforma de Buk busca simplificar la gestión de ausencias y vacaciones a través de herramientas digitales avanzadas. Su sistema permite automatizar los procesos, reducir errores y mejorar la experiencia del colaborador, todo desde una interfaz amigable y fácil de usar.

¿Lo más destacado?

Gestión en tiempo real de turnos, ausencias, permisos y vacaciones, con alertas y reportes automatizados.
Integración con nómina, que ofrece cálculos precisos y cumplimiento normativo.
Reportes especializados que ofrecen insights valiosos para la toma de decisiones estratégicas.
Automatización de procesos, reduciendo la carga administrativa y minimizando errores.
Acceso desde múltiples dispositivos, facilitando la gestión tanto para empleados como para el equipo de RR. HH.

¿Y cuáles son las posibles desventajas de Buk?

Aunque Buk ofrece una solución bastante completa para la gestión de ausencias, también hay algunos puntos que vale la pena tener en cuenta según las opiniones de usuarios:

Puede ser algo complejo de navegar en ciertas secciones del sistema.
También se han reportado limitaciones en los permisos o atribuciones que pueden asignarse, lo que restringe el uso completo de ciertas funciones.
No cuenta con integración directa con plataformas clave como PREVIRED, lo que puede implicar pasos manuales adicionales.

3. Sesame HR ¿cómo gestiona ausencias y vacaciones?

Esta plataforma centraliza la gestión de ausencias y controla los horarios mediante una interfaz moderna y, según sus usuarios, muy intuitiva. Su enfoque es visual y su accesibilidad desde diferentes dispositivos la han posicionado como una opción atractiva para las empresas.

¿Beneficios?

Gestión centralizada de vacaciones, ausencias, turnos y control horario desde una sola plataforma.
Interfaz intuitiva y visual que facilita la navegación y el uso diario.
Accesibilidad desde app móvil para gestionar ausencias desde cualquier lugar.
Módulos adicionales como encuestas internas y evaluación de desempeño.
Integración con herramientas como Google Workspace y WhatsApp para el fichaje de empleados.

Posibles desventajas de Sesame HR:

Algunos usuarios han reportado que ciertas funciones clave, como el control horario y la gestión de ausencias, no funcionan correctamente, lo que ha generado inconvenientes en su organización.
Se ha mencionado que el sistema puede ser poco intuitivo y estar lleno de errores, lo que afecta la experiencia del usuario.
El servicio de atención al cliente ha sido calificado como lento y poco efectivo por algunos usuarios.
La interfaz, aunque moderna, puede resultar confusa y poco práctica.

4. Gestión de ausencias y vacaciones con Pandapé

Diseñado para optimizar la gestión del talento, Pandapé centraliza la información del equipo y automatiza tareas como la gestión de ausencias. Su sistema permite planificar, aprobar y dar seguimiento a solicitudes de forma ágil y organizada.

Pandapé ofrece:

Gestión digital de ausencias y vacaciones, con solicitudes y aprobaciones en pocos clics.
Calendarios personalizables por departamento y tipo de ausencia, adaptándose a las políticas internas de la empresa.
Notificaciones automáticas para managers con la intención de agilizar el proceso de aprobación.
Integración con la nómina, registrando automáticamente las incidencias que afectan al cálculo salarial.
Reportes en tiempo real, con indicadores clave como tasa de ausentismo y vacaciones no disfrutadas.
Acceso multidispositivo, para la gestión desde cualquier lugar.

Inconvenientes de Pandapé

Algunos usuarios mencionan que la cantidad de funcionalidades puede resultar abrumadora al principio.
Se ha reportado que los filtros para encontrar candidatos pueden no ser lo suficientemente precisos.
Varios usuarios consideran que la interfaz podría ser más intuitiva y amigable.
Algunos usuarios consideran que el precio del software es alto en comparación con las funciones incluidas.

5. Bizneo y su software de gestión de ausencias y vacaciones

Bizneo HR ofrece un sistema automatizar procesos con lo que se busca reducir errores y mejorar la experiencia del colaborador, todo desde una interfaz fácil de usar.

Posibles desventajas de Bizneo HR:

Algunos usuarios han señalado que el costo anual puede ser elevado en comparación con los servicios básicos contratados.
Se han reportado problemas con la integración de licencias de LinkedIn y con la sincronización de Google Calendar y correo electrónico.
El sistema de ofertas puede resultar engorroso, y en el pipeline de datos los candidatos pueden aparecer duplicados.
Algunos usuarios han mencionado que el soporte técnico puede requerir repetir problemas para obtener una solución clara.

6. Software de gestión de ausencias y vacaciones de Worky

Worky combina automatización y una experiencia de usuario simple para facilitar la gestión de vacaciones y ausencias. Su plataforma ayuda a reducir errores, ahorrar tiempo y ofrecer a los colaboradores una manera clara y accesible de hacer sus solicitudes.

Posibles desventajas de Worky:

Algunos usuarios han señalado que el módulo de vacaciones presenta dificultades en el cálculo del balance de días disponibles, lo que puede generar confusión entre los colaboradores.
Se han reportado actualizaciones en el sistema sin una comunicación previa clara, lo que ha llevado a una falta de conocimiento sobre nuevas funcionalidades o cambios en la plataforma.
En ocasiones, el sistema puede presentar errores en el conteo de días de vacaciones, lo que afecta la precisión de la información proporcionada a los empleados.

Si eres una persona más visual aquí te dejamos una tabla comparativa de estos seis mejores software de gestión de ausencias y vacaciones en 2025, con base en sus funcionalidades clave, integraciones, facilidad de uso y posibles desventajas.

Compara los mejores software de gestión de ausencias y vacaciones

Software	Gestión digital de ausencias	Personalización de políticas	Integraciones destacadas	Seguimiento del tiempo	Experiencia del usuario	Posibles desventajas
Factorial	✅ 100% digital desde reloj checador	✅ Por tipo de ausencia	Google Calendar, Outlook, nómina, turnos, desempeño	✅ Vista unificada de horas y ausencias	Intuitiva, moderna, bien valorada	Puede requerir curva de aprendizaje inicial
Buk	✅ Desde calendario compartido	✅ Políticas editables	Nómina, Google Workspace, Excel	❌ No enfocado en seguimiento de tiempo	Interfaz funcional y clara	Limitaciones en permisos; navegación algo compleja
Sesame HR	✅ App y escritorio	✅ Por equipo o departamento	Google Workspace, WhatsApp, Outlook	✅ Desde app y panel centralizado	Visual e intuitiva	Errores en control horario; atención al cliente lenta
Pandapé	✅ Centralización automatizada	✅ Por tipo de ausencia y por departamento	Nómina (sin especificar otras integraciones)	❌ No destaca esta funcionalidad	Clara, ordenada, móvil	Interfaz abrumadora; precio alto; filtros mejorables
Bizneo HR	✅ Digital y automatizada	✅ Alta personalización	Google Calendar, Outlook, LinkedIn	✅ Vista centralizada de tiempos y ausencias	Completa, pero requiere familiarización	Costo elevado; soporte técnico lento; duplicación de datos
Worky	✅ Módulo específico de vacaciones	✅ Visibilidad por equipo y tipo de ausencia	Google Calendar, Outlook, correo electrónico	❌ Reportes de errores ocasionales	Clara y accesible	Inconsistencias en conteo de días; cambios sin previo aviso

Las observaciones que aquí hacemos no anulan las ventajas de cada plataforma, pero sí ofrecen una perspectiva más completa. Así, podrás tomar una decisión informada al momento de elegir el mejor software de gestión de ausencias y vacaciones para tu empresa.

Recuerda que cada organización tiene necesidades distintas, por lo que esta lista es una guía, no una regla. Lo ideal es que explores, compares y elijas la opción que mejor se adapte a tu equipo y a tus procesos.

También puedes leer: Tipos de Software de RR.HH.: Ventajas y desventajas

¿Cómo elegir el mejor software para tu empresa?

Implementar un sistema de gestión de ausencias y vacaciones es una inversión importante. Por eso, lo que más conviene hacer es una evaluación cuidadosa antes de elegir cualquier herramienta.

Aunque la mayoría de los software comparten ciertas funciones básicas, no todos ofrecen el mismo nivel de personalización, integración o usabilidad. Aquí te compartimos algunos puntos clave que debes tener en cuenta antes de tomar una decisión.

a) Verifica la integración con otros sistemas de Recursos Humanos

Un aspecto fundamental es la capacidad del software para conectarse con otras herramientas que ya utiliza tu equipo, como sistemas de nómina, fichaje, turnos o evaluación del desempeño.

Esta integración te permitirá automatizar procesos, reducir la duplicación de datos y centralizar la información en una sola plataforma. Así, no solo gestionas ausencias, también optimizas el trabajo administrativo y mejoras la coherencia de los registros.

Por ejemplo, Factorial permite integrar distintos módulos y herramientas externas, lo que agiliza tareas como el cálculo automático de días trabajados, la planificación de turnos o la generación de reportes.

Si el software se conecta con tus flujos actuales de trabajo, el beneficio será mucho más amplio que solo contar con un calendario de vacaciones.

b) Evalúa si se ajusta a las necesidades reales de tu empresa

No todas las organizaciones tienen los mismos requerimientos, por eso identifica qué funcionalidades son indispensables para ti. Algunas preguntas que pueden orientarte:

¿Necesitas gestionar distintos tipos de ausencia (vacaciones, permisos, incapacidades)?
¿Quieres aplicar políticas personalizadas por equipo o tipo de contrato?
¿Es importante para ti poder generar reportes o exportar datos fácilmente?

Algunos sistemas ofrecen funciones avanzadas que pueden marcar la diferencia en términos de control, cumplimiento y análisis. Elige una opción que te ofrezca flexibilidad y que crezca junto con tu empresa.

c) Aprovecha las pruebas gratuitas o demos personalizadas

Antes de comprometerte con una suscripción, lo ideal es probar el software. La mayoría de los proveedores ofrecen una versión gratuita o la posibilidad de agendar una demo personalizada. Así podrás explorar la plataforma, verificar si es intuitiva, comprobar su compatibilidad con tus flujos de trabajo y evaluar si realmente cubre lo que necesitas.

También es una buena oportunidad para hacer preguntas específicas al equipo de soporte y aclarar cualquier duda sobre su funcionamiento.

También puedes leer: Calculadora de Vacaciones 2025: tu aliado para una gestión eficiente

Durante mucho tiempo, los equipos de Recursos Humanos invirtieron más horas gestionando permisos y ausencias que en tareas estratégicas. Con la llegada del trabajo híbrido y remoto, esta carga operativa creció, revelando la urgencia de contar con herramientas que centralicen y automaticen estos procesos. Herramientas como el mejor software de gestión de ausencias y vacaciones

Digitalizar la gestión de ausencias y vacaciones no solo mejora la eficiencia interna, también contribuye a una mejor experiencia para las personas y asegura el cumplimiento normativo. Evaluar las opciones disponibles y probar el software antes de tomar una decisión es clave para elegir la herramienta que realmente se adapte a tu equipo.

¿Listo para dar el siguiente paso? Solicita una demo gratuita de Factorial y comprueba cómo puede transformar la gestión de ausencias en tu empresa.

6 Mejores software para gestionar ausencias y vacaciones de tus empleados