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Digitalización

11 mejores software de gestión documental en 2025

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12 minutos de lectura
¿Quieres agilizar tu flujo de trabajo?
Estas a un paso de digitalizar correctamente tus procesos de Recursos Humanos ¿qué te falta? Un software que se adapte a tus necesidades. Conoce más de Factorial

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A veces la gestión documental se ve como cientos de carpetas y papeles en la oficina. ¿Sabías que puedes evitar todo esto a través de la digitalización? Con un software de gestión documental es posible dar orden a ese caos que parece interminable, además de disminuir al mínimo el uso de papel. 

Hoy en día, existen diversas opciones con funciones avanzadas como control de versiones, permisos de acceso, integración con otras herramientas y automatización de procesos. Al elegir un software de gestión documental debes prestar atención a las necesidades de tu empresa.

Por ejemplo, el volumen de documentos que se maneja y el nivel de seguridad que necesitas. 

Antes de dar el paso hacia la digitalización, te invitamos a conocer las alternativas disponibles y comparar sus características. De esta forma, podrás tomar una decisión informada y aprovechar al máximo los beneficios de la gestión documental digital.

En este artículo te compartimos un listado detallado de los 11 mejores sistemas de gestión documental este 2025.

TABLA DE CONTENIDOS

¿Cuál es el mejor software de gestión documental?

El mejor software de gestión documental es el que se adapta a las necesidades específicas de tu empresa. Sin embargo, hay ciertas características que deberías tener en cuenta al momento de elegir el sistema ideal para digitalizar la gestión de tus documentos. Aquí te dejamos algunos puntos que debes considerar: 

  1. Almacenamiento centralizado de documentos
    Esto garantiza que todos los documentos estén organizados en un solo lugar, lo que facilita su localización y óptima operación.
  2. Accesibilidad
    Asegúrate de que la plataforma esté disponible 24/7 y que permita a todos los miembros de tu equipo acceder a los documentos desde diversos canales y dispositivos.
  3. Agilidad
    El tiempo es un recurso valioso, especialmente en áreas como Recursos Humanos. Elige un software que ofrezca una carga rápida de documentos, automatización de flujos de tareas y la capacidad de gestionar grandes volúmenes de documentos de manera ágil y eficiente.
  4. Protocolos de seguridad
    Un software de gestión documental debe cumplir con los estándares de seguridad más rigurosos y actualizados para proteger la privacidad de los datos y asegurar el cumplimiento de leyes como la Ley de Protección de Datos Personales.
  5. Rápida implementación
    Opta por un sistema fácil de implementar para que tu equipo pueda comenzar a usarlo rápidamente y sin complicaciones.
  6. Interfaz intuitiva
    La facilidad de uso de la plataforma debe ser una prioridad. Con esto podrás asegurar que todos los miembros de tu equipo se integren rápidamente a la herramienta sin una curva de aprendizaje extensa. Busca un sistema con una interfaz clara y sencilla que facilite la navegación.
  7. Integración con otros sistemas
    Los mejores sistemas de gestión documental no funcionan de forma aislada. Asegúrate de que el software que elijas se pueda integrar de manera fluida con otras herramientas empresariales que ya uses, como sistemas de CRM, plataformas de comunicación o software de contabilidad. 

Tabla comparativa de los mejores software de gestión documental 2025

Software  Uso compartido de archivos  Envío masivo de documentos Firma digital  Flujos de trabajo automáticos Prueba gratuita
Factorial  Sí Sí Sí Sí Sí 
Lexzur Sí No Sí Sí Sí
DocuWare Sí No Sí Sí Sí
PandaDoc Si Sí (con restricciones) Sí Sí Si
Docusign Sí Sí Sí Sí Sí
SoftExpert Suite Sí No Sí Sí No
OpenKM Sí No Sí Sí No
Dokmee Sí No No Sí Sí
R2 Docuo Sí No Sí No Sí
Legito Sí No Sí Sí Sí
Tresorit Sí No Sí No Sí

A continuación, te compartimos el  listado de los 11 mejores gestores documentales que debes considerar este 2025.

1. Conoce el software de gestión documental de Factorial: Información centralizada, 100% online y segura

El software de gestión documental de Factorial es una solución integral que facilita la administración de documentos para que las empresas puedan almacenarlos de forma fácil y segura y, al mismo tiempo, tener acceso a ellos al instante.

La herramienta te permite centralizar los documentos en un solo lugar, además ayuda a hacer una gestión eficiente de toda esa información y compartirla fácilmente con todo el equipo.

¿Quieres saber por qué más de 9.000 empresas de distintas industrias eligen optimizar sus procesos con la plataforma? Descubre las principales características del gestor documental de Factorial:

gestion documental

Documentos de los empleados 100% organizados

Con Factorial puedes centralizar todos los documentos internos y de empleados, facilitando el acceso a la información para todo el personal. Gracias a esto, se reduce considerablemente el tiempo dedicado a buscar documentos. 

Aunque cualquier área puede beneficiarse del software, los departamentos de Recursos Humanos son los que más aprovechan sus funciones. Con Factorial, pueden tener acceso fácilmente a: 

  • Datos personales.
  • Fichas de empleados.
  • Nóminas.
  • Permisos.
  • Bajas laborales.
  • Solicitudes de vacaciones.
  • Información esencial de los colaboradores.

👉 Aquí puedes revisar el listado completo de documentos que se manejan en Recursos Humanos.

Envío masivo de documentos

Otra característica sobresaliente de Factorial es su capacidad para enviar documentos de manera masiva. Esta función optimiza el tiempo de los profesionales de RR.HH. al permitirles compartir rápidamente información con todo el equipo.

¿El beneficio? Se simplifican tareas que, de otro modo, tomarían mucho tiempo, lo que contribuye a una mayor eficiencia y ahorro de recursos en el área de talento.

Firmas digitales

Con esta herramienta también puedes incorporar la firma electrónica a los documentos legales, cumpliendo con las distintas normativas vigentes y garantizando la fiabilidad y legalidad de esas firmas. Del mismo modo, puedes solicitar que tus colaboradores firmen documentos agilizando este proceso

firma del empleado

Flujos de trabajo automatizados

Una de las funcionalidades destacadas del software de gestión documental de Factorial es permitir la creación de flujos de trabajo automatizados para la aprobación de documentos. Gracias a esta característica se agilizan procesos manuales.

👉 Aprende más de los Workflows Automáticos de Factorial. 

Carpetas de documentos personalizables

Este gestor se estructura a partir de carpetas que puedes personalizar. El objetivo es organizar a medida los diferentes tipos de documentos que se utilizan en tu empresa y en el área de RR.HH. específicamente. 

Además, los empleados son notificados cuando hay nuevos documentos disponibles en las carpetas a las que tienen acceso. 

Plantillas de documentos 

Para optimizar el trabajo y ahorrar tiempo, Factorial ofrece la opción de crear plantillas de documentos personalizables en masa. Además, estas plantillas pueden ser rellenables, lo que permite enviarlas a los colaboradores para que las completen directamente a través de la plataforma, agilizando así el proceso administrativo.

Seguridad robusta 

Todos los documentos que se almacenan en el sistema de gestión de este software están protegidos mediante un potente sistema de encriptación y un acceso único por usuario.

Resumen de documentos con Inteligencia Artificial

Una de las características más innovadoras de Factorial es la integración de Inteligencia Artificial (IA) en varias de sus funcionalidades. En el sistema de gestión documental, la IA se encarga de generar resúmenes automáticos de documentos largos, resaltar la información clave y extraer conclusiones importantes, lo que agiliza aún más el proceso de revisión y análisis.

✅ Obtén una demostración gratuita del software de gestión documental de Factorial y comienza a explorar la plataforma. 

2. Lexzur: Software de gestión documental ágil del ciclo de vida de contratos

Lexzur es una herramienta de gestión documental diseñada especialmente para departamentos legales y bufetes de abogados. Su enfoque principal es la gestión del ciclo de vida de contratos y la automatización de documentos, lo que la convierte en una gran opción dentro de los gestores documentales.

Sus principales características son: 

  • Automatización de contratos

Permite crear contratos desde cero o utilizar plantillas configurables que se autocompletan en segundos. También facilita la generación automática de contratos a partir de cuestionarios o plantillas importadas, lo que ahorra tiempo y reduce errores.

  • Repositorio centralizado

Una de las fortalezas de Lexzur es su repositorio centralizado, donde todos los documentos se organizan, categorizan e indexan. Este sistema mejora considerablemente la capacidad de búsqueda y facilita el acceso a la información clave.

  • Automatización del flujo de aprobaciones

Al igual que Factorial, Lexzur automatiza el flujo de aprobaciones. Puedes definir quién tiene la autoridad para aprobar contratos y quién puede visualizar documentos, lo que optimiza la colaboración y agiliza procesos internos.

  • Control de versiones

También se destaca por su funcionalidad de control de versiones, que ayuda a rastrear las ediciones de cada documento. Puedes ver fácilmente qué modificaciones se realizaron y por quién, garantizando mayor transparencia y control sobre los documentos en todo momento.

3. DocuWare: Gestión documental eficiente

DocuWare es un sistema que optimiza la gestión documental y automatiza flujos de trabajo. De esta forma, las empresas pueden capturar, procesar y utilizar sus datos de manera eficiente. ¿Cómo cumplen con esa promesa? 

A continuación, te compartimos sus principales funciones:

  • Importación automática de documentos

DocuWare importa de manera automática documentos al archivador central, eliminando la necesidad de ingresar datos manualmente. Los archivos se indexan desde cualquier origen de forma automática.

  • Indexación inteligente

Con la ayuda de la IA, DocuWare identifica y extrae la información clave de cada documento para facilitar su indexación, visibilidad y búsqueda. Los datos se estructuran de manera que se pueden recuperar rápidamente.

  • Búsqueda flexible

Ofrece una búsqueda avanzada, donde los usuarios pueden introducir términos específicos o seleccionar palabras clave de listas desplegables para localizar información dentro de los documentos o en la lista de archivos indexados.

  • Múltiples integraciones

Se integra con más de 1.000 aplicaciones en la nube, lo que permite crear flujos de trabajo entre distintos sistemas y optimizar la gestión documental en toda la organización.

4. PandaDoc: Gestor y editor de documentos integral

PandaDoc es una plataforma integral para crear, editar y firmar electrónicamente contratos, formularios y otros documentos. Su gestor documental organiza la información de forma ágil, permitiendo una administración óptima de los archivos empresariales.

¿Sus características más destacadas? 

  • Creación y edición de documentos

Una de las características clave de PandaDoc es su herramienta intuitiva de creación y edición de documentos. Permite generar archivos profesionales con la imagen corporativa de la empresa en pocos clics.

  • Biblioteca de plantillas

PandaDoc cuenta con una amplia biblioteca de plantillas predefinidas para diferentes sectores, lo que acelera el proceso de creación de documentos y garantiza calidad en el diseño.

  • Uso compartido de documentos

El software facilita el envío individual y masivo de documentos, aunque la funcionalidad de envío masivo tiene restricciones en algunos planes. Es posible agregar etiquetas como vencimiento o recordatorio, mejorando la gestión de los documentos.

  • Auditoría de firmas digitales

PandaDoc permite firmar electrónicamente desde cualquier dispositivo móvil. Además, cuenta con una herramienta de auditoría que muestra quién abrió, visualizó y firmó cada documento, brindando mayor seguridad en el proceso.

5. Docusign: Administrador de documentos especializado en firma electrónica

Docusign es una plataforma centrada en la firma electrónica y gestión de contratos. Su principal propuesta es simplificar el envío, firma y almacenamiento de documentos, todo en un solo lugar, facilitando la transición hacia la digitalización. 

Este software ofrece interesantes funciones, tales como: 

  • Firmas digitales

Como mencionamos antes, se especializa en firmas electrónicas, ofreciendo una experiencia intuitiva y fácil de configurar, permitiendo una firma rápida y segura.

  • Automatización de la creación de contratos 

Con esta plataforma puedes crear contratos de manera automática mediante plantillas o completando campos a partir de los datos recolectados, optimizando el proceso.

  • Envío masivo de contratos

Con Docusign, puedes enviar un contrato a múltiples destinatarios de manera eficiente, personalizando cada copia para que cada firmante reciba la suya.

  • Automatización de flujos de trabajo

Permite crear más de 100 flujos de trabajo pre configurados para generar, revisar, aprobar y almacenar contratos, todo con un control detallado de versiones y enrutamiento automático.

👉 ¿Sabías qué Factorial tiene una funcionalidad similar que se integra con el gestor documental? Conoce todas las características de nuestro escáner de documentos. 

6. SoftExpert Suite: Captura avanzada de datos 

SoftExpert Suite brinda entre sus funcionalidades la posibilidad de gestionar documentos eficientemente. Para ello, ofrece un espacio de trabajo único para la gestión, entrega y control de documentos. 

¿Sus principales características? 

  • Captura automática de datos

Permite extraer información desde escáneres, correos electrónicos, directorios, MS Office y Google Docs. Además, emplea tecnología OCR para convertir documentos físicos en digitales.

  • Seguridad en la gestión documental

Minimiza riesgos al aplicar controles de seguridad que protegen la información contra pérdidas y accesos no autorizados.

  • Automatización de flujos de trabajo

Facilita la revisión, aprobación, firma digital y publicación de documentos, optimizando tiempos y reduciendo tareas manuales.

  • Organización y búsqueda eficiente

Clasifica archivos en categorías y permite localizarlos fácilmente mediante códigos o palabras clave, agilizando el acceso a la información.

7. OpenKM: Gestor documental open source

OpenKM es un software de gestión documental open source (código abierto) que integra diversas funcionalidades para la administración de documentos y la colaboración de usuarios en una única plataforma. 

Aquí sus cualidades más notables: 

  • Captura automática de metadatos

Utiliza tecnología OCR para extraer información de documentos sin necesidad de ingreso manual, optimizando la gestión y ahorrando tiempo.

  • Flujos de trabajo automatizados

Uno de los objetivos de OpenKM es que las empresas puedan usar la herramienta para trabajar de forma colaborativa. De ahí que se puedan organizar documentos según el flujo de trabajo de cada equipo, facilitando la revisión, aprobación y validación.

  • Colaboración en documentos

Brinda acceso universal a través de múltiples dispositivos, incluye un foro, una wiki y las funciones de edición colaborativa y anotaciones en documentos.

  • Control de versiones 

OpenKM permite gestionar de manera efectiva el proceso de cambios de un documento, identificando por un código de texto o numérico cada versión de los archivos.

8. Dokmee: Gestión documental software empresarial simplificado

Dokmee es una solución intuitiva y segura para capturar, almacenar, buscar y compartir documentos de manera sencilla. 

Entre sus principales características destacan:

  • Captura de datos con indexado avanzado

Este sistema utiliza tecnología OCR para escanear, digitalizar y extraer metadatos automáticamente, lo que agiliza la organización y búsqueda de archivos.

  • Búsqueda ágil de documentos

Ofrece opciones de búsqueda rápida y avanzada con palabras clave, permitiendo localizar archivos de inmediato.

  • Repositorio centralizado

Almacena documentos en un solo lugar con acceso controlado según niveles de permisos. Además, incluye una herramienta de auditoría para monitorear la actividad de los usuarios.

9. R2 Docuo: Gestor documental impulsado con IA

Otro de los mejores software de gestión documental de este listado es R2 Docuo. Destacado por la posibilidad de automatizar, en gran medida, los procesos relacionados con la administración de documentos gracias al uso de IA. 

Veamos sus principales funcionalidades: 

  • Integración de ChatGPT

Integra ChatGPT para llevar a cabo distintas automatizaciones inteligentes, tales como: resumir cualquier documento o buscar y extraer datos de los archivos.

  • Tarjetas de información

Cada documento cuenta con una tarjeta que muestra los datos esenciales, facilitando la identificación de contenido de un vistazo.

  • Flujos de trabajo automatizados 

Permite crear diagramas de procesos para programar tareas como la creación y conversión de documentos o el envío de enlaces para firma electrónica.

  • Intercambio de archivos 

Incluye un portal corporativo donde clientes y colaboradores pueden subir y descargar documentos. Además, se pueden compartir archivos a través de enlaces protegidos con contraseña, fecha de caducidad o uso único.

10. Legito: Gestión documental software automatizado

Legito es un software diseñado para optimizar la creación, administración y almacenamiento de documentos mediante automatización. 

Sus funciones principales como gestor documental incluyen:

  • Automatización de documentos

Permite generar documentos por lotes, utilizar plantillas y extraer datos de otras fuentes, agilizando la creación y reduciendo el trabajo manual.

  • Flujos de trabajo automatizados

Facilita la personalización de procesos en cada etapa del ciclo de vida del documento, incluyendo modificaciones, revisiones, aprobaciones y validaciones.

  • Línea de tiempo del documento

Ofrece un historial detallado con información sobre cada modificación, ayudando a mantener un control preciso sobre los cambios realizados. Se trata de crear un historial de auditoría para tener un mayor control sobre cada documento.

  • Firmas digitales seguras

Integra BioSign para autenticación biométrica y Docusign para una gestión de firmas electrónicas eficiente.

11. Tresorit: Gestor documental cifrado de extremo a extremo

Para cerrar el listado de los 11 mejores software de gestión documental debemos mencionar a Tresorit. Este sistema se caracteriza por su alto nivel de seguridad al almacenar y compartir documentos. 

Te compartimos sus principales funciones:

  • Almacenamiento cifrado

Conocido como “privacidad suiza”, protege los documentos con cifrado de extremo a extremo patentado, cumpliendo con los más altos estándares de protección de datos.

  • Gran capacidad de almacenamiento

Ofrece hasta 2 TB de espacio cifrado, permitiendo conservar todos los documentos en un solo lugar con acceso seguro.

  • Captura y archivado en tiempo real

Permite escanear, cargar y compartir archivos de forma inmediata, asegurando una gestión documental ágil.

  • Firmas digitales seguras

A través de Tresorit eSign, facilita la firma digital de documentos, protegiendo su integridad durante todo el ciclo de vida.

¿Cómo implementar un gestor documental en tu compañía?

Antes de implementar un software de gestión documental, se debe analizar la situación de los procesos documentales en tu empresa. Con base en ello se puede decidir cuáles son las necesidades específicas que debe cubrir la herramienta.

Antes de tomar una decisión, responde estas preguntas: 

  • ¿Con qué formatos de documentos se trabaja en tu empresa y debería admitir el gestor documental?
  • ¿Cuál sería la forma ideal de almacenar los documentos?
  • ¿Cómo debería ser el acceso a esta plataforma para que todo el equipo pueda utilizarla sin problemas? 
  • ¿Cuáles son las características de seguridad que debería tener este programa?
  • ¿Qué tan fácil de usar necesitas que sea este software?
  • ¿Cómo debería facilitar este sistema la colaboración?
  • ¿Necesitas que el programa se integre con otras herramientas?

A partir de tus respuestas, podrás crear tu lista de requisitos y comparar opciones. Además, muchas plataformas ofrecen períodos de prueba que te permitirán evaluar su funcionalidad antes de comprometerte con una.

De acuerdo con Factorial, el mejor software de gestión documental es aquel que garantiza una adopción ágil y funcional para que los empleados puedan empezar a utilizar lo más rápido posible con la herramienta.

Un período de prueba puede ser suficiente para corroborar si cumple con esta característica. 

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