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Plan de Comunicación Interna: Cómo implementarlo y mejorarlo [+ Formato gratis]

Divulgar noticias, dar a conocer fechas importantes e inclusive anunciar medidas o días festivos. Elaborar un plan de comunicación interna en empresas es una herramienta tanto para cohesión de equipos como para capitalizar el talento.

Del mismo modo que es necesario mantenernos en contacto con los clientes externos, es fundamental también vincularnos con los clientes internos. Estos son nada más ni nada menos, que los propios trabajadores. Pero para que esto suceda debemos entender de qué hablamos cuando hablamos de comunicación interna, diagnosticar el estado de nuestra compañía y, por último, corregir el rumbo e implementar un plan accionable.

Qué es la comunicación interna para empresas 

La comunicación interna no es más que una de las caras de la comunicación corporativa. La comunicación corporativa o institucional, es una herramienta fundamental que se utiliza tanto en el ámbito público como privado y persigue no solamente el fin de informar a consumidores y empleados, sino también el de fidelizarlos.

Comúnmente existe la creencia de que enfocarse en la comunicación interna como un todo, es tarea casi exclusiva de las grandes empresas que pueden darse la libertad de destinar grandes presupuestos para esto. Pero lo cierto es que, como sucede con el employee experience, aunque no haya un plan específico de comunicación interna, esta existe. Es por eso que siempre es mejor tener este aspecto bajo control.

La comunicación interna en empresas, como sucede con la comunicación interpersonal, es todo aquello que se dice (y lo que no se dice también). La forma en que damos a conocer cambios en las modalidades de trabajo, en la que se anuncian incorporaciones o despidos, pueden marcar la diferencia entre contar con equipos más o menos involucrados.

En el mismo sentido también existen diferentes formas en las que se puede llevar a cabo esto. Según la cultura y personalidad de la empresa, la comunicación interna puede ser formal e informal. Y partiendo de esta base es que existen diferentes dinámicas de circulación de información dentro de una organización.

Para qué sirve la comunicación interna

Existen funciones propias de cada disciplina que no resultan intercambiables. La comunicación interna sirve fundamentalmente para lograr la alineación de las diferentes áreas de una empresa.

Independientemente de si se trata de una PyME o de una corporación con presencia en varios países, lo cierto es que para sobrevivir en el competitivo mundo empresarial, los diferentes departamentos dentro de una compañía deben compartir el mismo “norte”.

Es justamente en este sentido en el cual la comunicación interna para empresas se convierte en una herramienta indispensable para la gestión de RRHH. Es vital para amalgamar equipos, tanto colegas como superiores, así como para recolectar información del estado general de la organización e implementar políticas amigables con el capital humano.

Pero sin lugar a dudas, la principal función de la comunicación interna es la de resolver inconvenientes de todo tipo. Horarios de ingreso y egreso, fichajes, cambios en las nóminas, incorporaciones, proceso de onboarding, uso de espacios comunes, normas de seguridad e higiene, etc.

Literalmente todo lo que sucede dentro del espacio de la empresa, ya sea físico o virtual, está atravesado por la comunicación interna.

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Tipos de comunicación interna en empresas

En líneas generales podemos reconocer tres esquemas de comunicación, teniendo en cuenta como punto clave quién oficia de emisor y quién de receptor. Respondiendo al esquema clásico de comunicación, lo que se considera aquí es de donde nace el flujo de información y hacia quién va dirigido. A saber:

Comunicación Descendente

Es el tipo más tradicional, sobre todo en organizaciones con culturas de empresa más bien verticales y rígidas. En este caso la comunicación fluye en forma unidireccional desde la gerencia hacia los empleados.
Una gran ventaja de esta metodología es que contribuye a mantener el orden y la disciplina. En el sentido contrario, puede resultar contraproducente al momento de generar espacios más colaborativos y de mayor confianza tanto entre colegas como desde el trabajador hacia los superiores.

Comunicación Ascendente

Como lo indica la palabra, este tipo de comportamiento se refiere al flujo de información que parte desde los subordinados hacia la gerencia. Es poco común y por lo general cuando sucede, no es en forma intencional.
La principal desventaja es que puede afectar la productividad e incentivar la aparición de rumores entre empleados. Aun así, es considerada oportuna al momento de darle “voz y voto” a los trabajadores.

Comunicación Horizontal

Idealmente, toda organización eficiente tendría que tener este tipo de comunicación. La comunicación horizontal, es siempre recíproca y pondera la participación activa de superiores y subordinados. Aplicando protocolos que contemplen canales y formas de comunicación específicas, es la metodología más beneficios para la gestión de talento en una empresa.

Comunicación interna, ejemplos y casos de éxito

De acuerdo a un ensayo publicado por el Centro Internacional de Estudios Superiores de Comunicación para América Latina (CIESPAL), podemos mencionar al menos 3 casos de éxito empresarial en compañías internacionales. Estos están en gran parte relacionado con la implementación de políticas de comunicación interna radicales.

Nestlé

El gigante de la industria alimenticia atribuye a la fusión entre comunicación interna y gestión de recursos humanos, dos de sus grandes ventajas competitivas. La primera siendo la retención de talento, con un promedio de permanencia del personal de 16 años. Y la segunda su capacidad de crecimiento, con más de cinco mil empleados solamente en España.

Algunas de las implementaciones recientes de la compañía se centran en la elaboración de estrategias para la creación de programas de inclusión de pequeños productores, formación y promoción. Su boletín informativo interno fue inaugurado hace ya 50 años y además, también articula espacios como talleres, cursos de creatividad y programas de intercambio.

LG Electrónics

Es en la actualidad el segundo productos de tecnología hogareña, por debajo de Samsung. También con base en Corea del Sur, cuenta con 84 mil empleados en todo el mundo y 75 subsidiarias.

Desde la corporación atribuyen gran parte de su éxito a la implementación de políticas de comunicación interna que se enfocan en transmitir el principal valor de la empresa: humanidad. LG Live, Sustainability junto con Investor Relations, son tres pilares para acercar la organización a sus empleados y comunidades.

Su programa “Todos aprendemos de todos” hizo que la empresa fuera galardonada con un premio del Observatorio de la Comunicación Interna e Identidad Corporativa. Además de esto, LG se vale de revistas internas, el uso de mensajería instantánea para comunicar noticias importantes a sus empleados y la coordinación de reuniones entre directivos y profesionales en formato informal (desayunos, almuerzos, etc).

General Motors

Probablemente una de las empresas más diversas en lo que refiere a comunicación. La organización es dueña de otras marcas como Buick, GMC, Chevrolet y Cadillac, al tiempo que tiene presencia en Estados Unidos, América Latina, Asia y Europa.

Cada mercado debe enfrentarse a desafíos únicos pero la empresa debe asegurarse de que se hará teniendo en cuenta los valores de la organización. Los cuáles se pueden transmitir en forma cohesiva gracias a las políticas de comunicación interna.

Para esto, GM se nutre de comunicaciones por escrito donde vuelcan novedades sobre proyectos a ejecutar y futuras inversiones, calidad de productos y cuidado del medio ambiente. Los tableros de equipo se emplean en cada área para poder rastrear el estado de las tareas.

Reuniones colectivas por área o por planta son también frecuentes, así como la disponibilidad de vías de comunicación gratuitas para casos de emergencia. Al mismo tiempo también se educa a los trabajadores no solo para implementar las mejores prácticas laborales sino para motivar a los demás y reportar comportamientos contrarios a los valores de la empresa.

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Cómo diagnosticar la comunicación interna de tu empresa

Es necesario conocer en qué estado se encuentra esta pieza vital del funcionamiento de nuestra organización. Utilizando el cuestionario de Factorial, podrás entender más acerca del funcionamiento de tu compañía.

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Ahora que ya conoces cómo funciona tu organización, tienes el conocimiento y las herramientas. Puedes comenzar a implementar cambios y estrategias para elaborar contenidos que te ayuden a dinamizar las áreas de trabajo.

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Con este Formato podrás establecer fechas límite para la coordinación de mensaje o canales de envío de información. Además, podrás establecer el ownership de cada comunicado e incluso añadir detalles y notas que te sean de utilidad.

Diez ideas para gestionar la comunicación interna

Al momento de desarrollar estrategias de comunicación para organizaciones, en la actualidad son prácticamente infinitas las posibilidades. El 2020 trae bajo el brazo una cantidad de instrumentos informáticos adaptables a las necesidades que hacen que el panorama sea muy nutrido para implementar soluciones creativas.

Sin embargo, existen 10 esenciales clásicos para cualquier empresa que quiera implementar u optimizar su comunicación interna:

1. Tablones de anuncios

La típica pizarra donde se ubican diferentes anuncios impresos en papel sigue siendo una buena forma de conectar con empleados. Aunque más estática, continúa siendo de utilidad para señalar cambios drásticos o de último momento en forma efectiva.

2. Newsletters

Se trata del envío en forma periódica, usualmente semanal, de reportes de noticias relevantes (pueden ser de la compañía o del sector). Se realiza vía correo electrónico y es útil para llegar a todos por igual.

3. Revistas internas

Las revistas internas cumplen mayormente propósitos relacionados con el branding. Pueden ser quincenales o mensuales y ahí se volcarán no solamente novedades corporativas sino también reconocimientos a empleados.

4. Encuestas

Si son anónimas, todavía mejor. Los sondeos periódicos de los trabajadores son grandes fuentes de información para comprender el estado anímico general de los empleados. Además de los puntos débiles en la organización y reconocer qué políticas se implementan con mayor éxito.

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5. Manuales de empleado

Son vitales sobre todo en los procesos de onboarding. Los manuales de empleado sirven para reforzar las bienvenidas y todo el trayecto que hace al employee experience. Aquí se pueden dar a conocer los valores, misión y cultura de la empresa para garantizar que los trabajadores se integren correctamente a sus equipos.

6. Reuniones de trabajo

Pueden hacerse en forma remota, gracias al uso de videollamadas, o en forma personal. Independientemente de la modalidad, las reuniones de trabajo sirven para humanizar jefes y valorar empleados. El objetivo debe ser siempre el intercambio de ideas, sugerencias, sensaciones, siempre desde un marco de respeto y productividad.

7. Reuniones recreativas

Fuera de las horas de trabajo, una buena forma de reforzar o crear lazos comunitarios personales, es incentivar encuentros casuales. Un picnic entre colegas, o donde se pueda asistir con amigos y familiares, son grandes ideas para afianzar la pertenencia.

8. Círculos de calidad

Pueden hacerse en forma periódica seleccionando no más de 10 empleados voluntarios al azar. La diferencia con las reuniones tradicionales es que los círculos de calidad responden al mandato de “mejora continua”. Busca que se dejen de lado las jerarquías para encontrar soluciones a problemas concretos. Los resultados son recopilados por una persona que cumple la función de “facilitador”.

9. Buzón de sugerencias

Puede implementarse tanto en papel como en soportes digitales siendo esta opción la ideal. Se trata de un espacio abierto, sin normas estrictas. Donde los trabajadores (en forma anónima, o no) pueden dirigirse hacia áreas superiores con ideas concretas que contribuyan al mejoramiento.

10. Redes internas

Las apps de comunicación interna y software de comunicación en general son ideales para lograr replicar espacios de convergencia en la virtualidad. Desde WhatsApp a Telegram, pasando por grupos cerrados en Facebook y Slack. Las redes internas contribuyen a agilizar el día y facilitar la conexión entre las diferentes áreas.

La comunicación interna es, una vez más, una pieza fundamental para garantizar la cohesión, fluidez y optimización en la gestión de talento humano para cualquier empresa. Ya sea una PyME o una organización con presencia en múltiples mercados, este aspecto no debe ser descuidado. Implementar cambios es posible gracias a la variedad de herramientas de diagnóstico e informáticas que facilitan la conexión.

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Este artículo también está disponible en: Español, Italiano

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