Comprar artículos de oficina, pagar reparaciones imprevistas, tarifas de estacionamiento, costos de transporte, comidas… y la lista podría seguir. Prácticamente, todos los días las organizaciones deben asumir alguno de estos pequeños gastos. Para solventarlos, la alternativa más común es utilizar los fondos de la caja chica, también llamada caja menor. Ahora bien, ¿qué es la caja chica?
Por lo general, solemos presumir que el concepto está vinculado al área contable de las empresas. Lo que está claro es que no se limita a ella. Piensa, por ejemplo, en lo que ocurre cuando un trabajador debe comprar un insumo de oficina que es necesario para continuar con su actividad laboral. En ese caso ¿de dónde sale el dinero? De la caja chica. Lo mismo ocurre cuando hay que pagar viáticos a los colaboradores, algunos de ellos también se pagan con el fondo caja chica.
En este artículo indagaremos sobre: ¿qué es la caja chica? ¿Por qué es tan importante aprender a administrarla? y ¿Cómo tener un mejor control?
Tabla de contenidos
¿Qué es la caja chica?
Las organizaciones tienen presupuestos diarios y en estos hay gastos previstos. Pero también hay desembolsos que se deben hacer y que no necesariamente estaban planificados. Así es como surge el concepto de caja chica para poder responder a esos gastos regulares, del día a día.
De este modo, frente a la pregunta qué es la caja chica, debemos decir que se trata de una pequeña cantidad de dinero en efectivo que las empresas deben tener una mano para aquellos gastos moderados que surgen de imprevisto.
Estos consumos se caracterizan por requerir fondos inmediatos. Por ello, muchas empresas cuentan con un área física en el centro de trabajo donde se encuentra el dinero en efectivo.
De esta manera, la caja chica contabilidad es una reserva de fondos, destinada a los gastos de todos los días.
Precisamente, uno de sus principales objetivos es que los trabajadores puedan realizar este tipo de gastos sin tener que utilizar dinero propio y luego requerir un reembolso.
Ejemplos de gastos de caja chica son:
- Artículos de oficina, papelería, tinta para impresiones, etc.
- Utensilios y productos de limpieza.
- Analgésicos y otros elementos con los que la empresa debe contar para atender emergencias de salud.
- Reparaciones, en caso de que sea necesario realizar el mantenimiento de las instalaciones o de alguna maquinaria.
- Gastos necesarios para cubrir el traslado de los trabajadores, ya sea transporte público, taxis, combustible, peajes o tarifas de estacionamiento.
- Suministros cotidianos, como productos para el comedor, agua purificada o café.
- Monto de dinero destinado al pago de comidas de los trabajadores cuando, por ejemplo, almuerzan con un cliente o se encuentran de viaje por motivos laborales.
- Viajes, presupuesto que se asigna a un colaborador para realizar un viaje de trabajo.
Caja chica ¿cuál es su importancia para las empresas?
Puede darse el caso, en algunas organizaciones, de no contar con caja chica. Muchas veces, es simplemente falta de planificación, otras, falta de conocimiento. Sin embargo, aunque pueda parecer un tema menor, lo cierto es que contar con un fondo de caja chica permite tener un mayor control sobre los gastos diarios, por más pequeños que sean.
No solo eso. Además, es la clave para hacer una mejor administración de las sumas de efectivo con las que cuenta la empresa. Y resulta fundamental para evitar fugas de dinero.
Es importante tener en cuenta que aunque se trate de desembolsos chicos, al sumarse todos los días, pueden representar un monto considerable a fin de mes. Sin un adecuado control, no sabremos en qué se gastó y por qué. Con lo cual, será más difícil identificar dónde hacer ajustes para reducir las salidas de efectivo.
Por supuesto que además de todo lo anterior, contar con caja chica es fundamental para solventar los gastos menores de todos los días. Sin este método de administración contable, los colaboradores tendrían que usar su propio dinero y tramitar luego el correspondiente reembolso, con la pérdida de tiempo que esto implica.
Sin dudas, el fondo de caja chica es un instrumento clave para tener bajo control los gastos pequeños diarios. Así, tu organización podrá declarar de manera correcta estos desembolsos al momento de realizar el cierre del mes y reclamar las deducciones de impuestos correspondientes.
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Principales errores que se cometen en las empresas en relación a la caja chica
Puede que el control de gastos de las organizaciones no sea la parte más entretenida al gestionar un negocio. Sin embargo, contar con un sistema eficiente en este sentido puede marcar la diferencia en la rentabilidad de la empresa. Y es importante decirlo: por más dinero que ingrese en tu compañía, sin un adecuado control de gastos, la competitividad se pone en riesgo.
Todos los desembolsos son importantes, incluso los más pequeños, aquellos que se cubren con la caja chica.
Todavía no haremos referencia al tipo de sistema que recomendamos utilizar para llevar a cabo esta tarea. Lo dejaremos para el final del artículo. Lo que te compartiremos a continuación son los principales errores que se cometen al gestionar el fondo de caja chica en las empresas. Así, podrás revisar si alguna de estas fallas ocurre en tu organización.
Falta de caja chica
Como ya mencionamos, la caja chica es un instrumento muy importante dentro del control de gastos de un negocio. El hecho de tener un fondo específico destinado a los consumos diarios e imprevistos, hace que la organización lo contemple dentro de su presupuesto. De esta manera, se puede planificar mejor cuánto dinero destinar a ese fondo, en qué se puede y en que no se puede gastar ese efectivo y dónde realizar ajustes cuando sea necesario.
Carecer de políticas de gastos definidas
Como vimos en el punto anterior, tiene mucha utilidad para las empresas poder definir previamente en qué se destinará el dinero de la caja chica. Un error común es no tener ningún tipo de guía o anticipación en este sentido. Es decir, carecer por completo de una política de gastos diarios definida.
De alguna manera, esto condena a tu equipo de colaboradores a ir a tientas en lo que respecta a los gastos diarios de la empresa.
Olvidar el rendimiento de algunos gastos
Los gastos pequeños de todos los días se van sumando y generan en el mediano y largo plazo fugas de dinero para tu empresa. Y decimos “fugas” porque al no llevar un registro detallado de cada uno de esos desembolsos, por ejemplo, a través de vales de caja chica, no puedes justificar en qué se gastó. Por lo tanto, es dinero que, de alguna manera, se pierde, porque es imposible darle seguimiento.
Dejar que cualquier persona decida sobre los fondos de caja chica
Imagina que en tu organización tienes un fondo de caja chica y que cualquier miembro de la empresa puede disponer de ese dinero cuando quiera y como quiera. Aunque luego justifique en qué se gastó ese efectivo, no es una manera eficiente de gestionar el presupuesto de desembolsos diarios. Esto deja como saldo la falta de registro de todos los consumos; gastos en cosas que no son realmente necesarias; y fugas de dinero, entre otras consecuencias.
No contar con respaldo o copias de seguridad de los registros
Nos gustaría pensar que la contabilidad manual ya quedó en el pasado y que las compañías entendieron la importancia de la transformación digital aplicada a sus procesos, entre ellos, el control de gastos.
Pero sabemos que todavía hay muchas organizaciones que no han dado el salto hacia la nube. En lugar de ello, siguen utilizando calculadora y libros contables en papel. Ya sabemos lo que puede pasar si se extravía esa clase de documento. Asimismo, los errores humanos son mayores. Cualquiera puede equivocarse al anotar un número o al hacer un cálculo manual.
¿Cómo tener un mejor control de la caja chica en tu empresa?
Para tener un mejor control de la caja chica de tu empresa lo primero que debes entender es la finalidad de este instrumento. Recuerda que al definir qué es la caja chica lo dejamos en claro: es el monto de dinero destinado a los gastos necesarios e indispensables en el día a día en la empresa. Esta es la premisa de la que debemos partir para hacer un uso más eficiente de este recurso. A continuación veremos cómo llevarlo a la práctica.
Crear una política de control de gastos de caja chica
¿Para qué tipo de gastos se puede utilizar el fondo de caja chica? ¿Cuál es la manera apropiada de registrar estos desembolsos? ¿Se deben usar vales de caja chica o con un recibo basta? Estas son algunas de las preguntas a las que debe dar respuesta la política de control de gastos de la caja menor en una empresa.
Siempre existe el riesgo de que este fondo se destine a gastos que no son relevantes para la actividad del negocio. Para combatir esto, es fundamental asegurarse de que los trabajadores comprendan en qué se puede usar este dinero.
Recuerda que la política de gastos de la caja chica también debe incluir criterios y procedimientos para enviar una petición de gastos y la documentación que se debe presentar en caso de que los trabajadores requieran reintegros.
Esta política debería quedar por escrito y ofrecer ejemplos concretos para que los colaboradores no tengan dudas del uso correcto del fondo. Es importante tomarse el tiempo adecuado para redactar el documento. También se debe compartir con todos los colaboradores que vayan a tener influencia directa en el uso de este dinero.
Algunos puntos a incluir en tu política de gastos de caja chica:
- Tipos de gastos que se justifican saldar con el fondo de caja chica.
- Comprobantes válidos y los requisitos que estos deben cumplir.
- Responsable de aprobar los desembolsos.
- Encargados de realizar el balance a fin de mes y de reponer la cantidad gastada.
- La forma en que se llevará a cabo el registro de entradas y salidas de fondos.
Determinar un monto específico de dinero para la caja chica
En este punto no hay una regla que aplique a todas las organizaciones por igual. Todo dependerá del tamaño de la empresa, la cantidad de trabajadores que tenga y del tipo de actividad que desarrolle. Lo que está claro es que al conformar la caja chica es necesario asignarle un monto inicial de dinero.
Un criterio para definir la cantidad es tener en cuenta que debería ser lo suficientemente pequeña para que se justifique como fondo de caja chica. Al mismo tiempo, debería ser lo suficientemente grande como para no tener que reponerlo todo el tiempo. En función de ello, se elegirá una suma de dinero que pueda cubrir los gastos regulares pequeños durante un mes aproximadamente.
Nombrar a un responsable de caja chica
Tal y como mencionamos antes, es fundamental nombrar a un responsable de este fondo. Esta persona será la encargada de aprobar o rechazar las peticiones que realicen otros colaboradores para disponer del dinero de la caja chica. Aunque claro que esto también dependerá de cada organización.
Si se trata de pequeñas empresas, puede ser adecuado que haya una sola persona responsable de la caja chica. Pero en grandes compañías, donde se manejan presupuestos mayores, hay diversos departamentos y en todos ellos se producen gastos diarios, quizá se podría optar por nombrar a un responsable de caja chica por cada área. Cada patrón debe establecer la forma más óptima de llevar a cabo esta tarea.
Lo que podemos asegurar es que designar a alguien es clave en la gestión óptima de estos fondos. Ya que esta persona también se encargará de rendir al final del periodo todos los detalles relacionados a estos desembolsos.
Registrar todas las salidas de dinero
Aún las salidas de dinero que consideres más insignificantes deberían quedar registradas. Piénsalo así: ese gasto diario que tienes en artículos cotidianos al final del mes conformará una suma considerable. Al registrarlo podrás conocer la cifra exacta y evaluar si ese consumo es adecuado o si puedes, por ejemplo, comprar estos productos al mayoreo o bien, asociarte con un proveedor que te ofrezca mejores tarifas.
Para poder llegar a estas conclusiones, necesitas datos y eso depende del registro detallado de todas las salidas de dinero de la caja chica, con sus respectivos recibos.
Analizar los gastos de caja chica
Precisamente, de la mano del punto anterior llegamos a uno de los aspectos más importantes para tener un mejor control de la caja chica en tu empresa. Nos referimos a analizar al final del mes todos los gastos que se realizan a diario.
Esta es una tarea clave para ver oportunidades de mejora. No solo para reducir el nivel de gastos menores, sino, sobre todo, para hacer un uso más eficiente del dinero.
Muchas veces, los consumos diarios se destinan a compras rápidas, en sitios que quizá no ofrecen los mejores precios. Al analizar la repetición de estos patrones de desembolsos puedes anticiparte. Y adquirir esos artículos antes de que falten en tu organización. Así, podrás decidir mejor sobre los costos a asumir y la calidad de estos artículos.
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Utilizar un software de control de gastos
Un software para el control de gastos te permite automatizar las tareas que se vinculan a la gestión del fondo de caja chica. Por ejemplo, puedes centralizar toda la información vinculada a estos desembolsos en un único lugar.
Olvídate del papel y de la calculadora. Tampoco tendrás que crear un Excel e incorporar allí cada gasto de forma manual. Con una herramienta en la nube, como la que ofrece Factorial, el control de la caja chica será algo simple, ágil y 100% digital.
Otras funciones vinculadas a esta clase de software son:
- Acceso inmediato a la información, desde cualquier lugar. ¡Incluso desde el móvil!
- Mayor productividad para tu equipo y el responsable de caja chica. Tendrán la posibilidad de destinar un tiempo mínimo para la gestión de este fondo.
- Ahorro de dinero. Cuando tu equipo debe destinar menos tiempo a sus tareas, pueden dedicarse a otras actividades más relevantes para el negocio. Eso se traduce en mejores resultados para la empresa.
- Mejor toma de decisiones. Tener un registro detallado de cada movimiento en tu caja chica, significa más y mejores datos. Con ello, podrás tomar decisiones más eficientes para tu negocio.
Sumado a todo lo anterior, el software de control de gastos de Factorial también permite que los trabajadores puedan subir a la plataforma de manera automática sus gastos y recibos. Además, tienen la posibilidad de clasificarlos según las categorías que haya creado la empresa. Por otro lado, el responsable del fondo de caja chica podrá revisar cada petición de gastos de manera sencilla. Tan fácil como aceptar o rechazar cada desembolso.
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