En el ámbito de la salud, la gestión eficiente de los turnos de trabajo del personal es clave para garantizar una atención continua y de calidad a los pacientes. Pero no hay dudas de que diagramar el horario de estos profesionales puede ser una tarea compleja y desafiante. Afortunadamente, existen herramientas diseñadas para facilitar esta labor, destacándose entre ellas el programa de turnos médicos. ¿Sabes de qué se trata?
En este artículo, vamos a explorar los distintos métodos que existen para organizar las jornadas laborales en el área de salud y cómo la automatización con un programa de turnos médicos puede simplificar esta gestión.
Tabla de contenidos
¿Qué es un programa de turnos médicos?
Si hay algo que distingue al trabajo en el sector salud es que suele implicar una compleja gestión debido a la programación de guardias y la necesidad de que la actividad de estas instituciones funcione las 24 horas del día.
Básicamente, esto representa la necesidad de contar con el personal médico suficiente a lo largo de todo el día, pero sin descuidar el hecho de que estos profesionales también deben tener su debido descanso y desconexión del trabajo.
Entonces, frente a los desafíos que supone la organización horaria del personal de salud, aparece el programa de turnos médicos como una solución central. Pero, ¿qué significa esto? Quiere decir que en los hospitales, clínicas y otros establecimientos sanitarios que funcionan las 24 horas del día se requiere de herramientas para organizar la jornada laboral de los trabajadores.
Estos programas pueden ser manuales o digitales y, en líneas generales, ayudan a ordenar y planificar el tiempo de trabajo de cada colaborador, en relación con el resto del personal. Es decir, que con estos programas se crean los turnos que se pueden hacer a lo largo del día y se distribuye al equipo en cada uno de ellos de manera equilibrada, para garantizar siempre la cobertura que los usuarios necesiten.
Así, un programa de turnos médicos es una herramienta para administrar, planificar y controlar los horarios de todos los trabajadores de un centro de salud, coordinarlos adecuadamente e informarlos a todo el personal.
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Sistema tradicional para programar turnos en el sector salud
Como ya vimos, para poder tener una buena organización en el sector salud es importante contar con un programa de turnos médicos adecuado. Una de las opciones más utilizadas es también la más tradicional, se trata de las planillas de Excel.
Básicamente, este método consiste en la creación de un documento donde se insertan los turnos de trabajo de la institución, el listado de empleados con sus respectivos nombres y sus puestos y todos los días del mes. Luego, se asigna allí a cada colaborador según corresponda.
Así, lo que se crea con este formato son los famosos cuadrantes para la gestión de turnos de trabajo del sector salud. Esta es, básicamente, una tabla que recoge los distintos horarios de los empleados de estos centros, con sus datos.
Para elaborar estos cuadrantes en Excel lo mejor es utilizar un diseño sencillo y fácil de entender, de manera que todo el personal pueda comprender de un simple vistazo qué trabajadores están disponibles en cada momento del día.
¿Qué ventajas ofrece este sistema? Como podemos ver, lo más destacado es que se trata de una herramienta fácil de crear y utilizar. De hecho, puedes diseñar un documento una sola vez y luego replicarlo. Además, podrás editarlo de acuerdo a las variantes que se produzcan en el equipo y en la institución.
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Desafíos de la programación tradicional de los turnos médicos
Si bien hasta aquí vimos que utilizar un programa de turnos médicos tradicional puede ser una forma fácil y sencilla de gestionar los horarios en el ámbito de la salud, lo cierto es que por las características propias de este sector, esta herramienta hoy se queda a mitad de camino.
En principio, gestionar los turnos a través de un cuadrante creado en un documento Excel puede dar lugar a errores humanos que pueden repercutir gravemente en la diagramación del horario de todo el personal. Esto, a su vez, puede desencadenar solapamientos de turnos para un mismo trabajador, falta de empleados en algún horario y con ello, falta de cobertura para los usuarios del sistema de salud.
Ten en cuenta que con los sistemas tradicionales la inserción de los datos y la modificación de los horarios es netamente manual. Errar en una cifra puede generar consecuencias muy negativas para todo el equipo.
A ello debemos sumar que estas soluciones tampoco permiten el envío automático de notificaciones en caso de cambios en los turnos, incapacidades entre el personal de salud, ausencias o incluso guardias no programadas que se necesitan cubrir con urgencia.
De hecho, el principal desafío de todo programa de turnos médicos es la adecuada gestión de las incidencias del día a día, ya que son estas muy frecuentes en el sector salud. Por ejemplo, la necesidad de que el personal haga horas extra para cubrir guardias es bastante frecuente, pero sin una herramienta adecuada para la gestión de los turnos de trabajo, es imposible llevar esta tarea adelante sin contratiempos.
¿Cómo puede ayudarte un programa de turnos médicos automatizado?
Si hay algo que caracteriza a la actividad de cualquier hospital o centro de salud es que no puede detenerse nunca. Se trata de un ámbito en el que los trabajadores deben contar con una alta disponibilidad horaria para poder laborar en distintos turnos de trabajo.
Para poder diagramar de manera adecuada el tiempo de los colaboradores en estas instituciones se utiliza el programa de turnos médicos. Ya hablamos de la versión tradicional. Ahora veremos la alternativa automatizada.
¿Qué es lo que caracteriza a este tipo de soluciones? En principio, se trata de herramientas que funcionan online, esto quiere decir que son de fácil acceso para todo el equipo sin importar dónde estén. Así, por ejemplo, si un trabajador que está en su casa quiere consultar sus turnos de trabajo, puede hacerlo fácilmente ingresando a la plataforma.
Además de esto, los sistemas de gestión de turnos automatizados ayudan a organizar eficientemente los horarios laborales en el área de salud, al permitir centralizar la información de todo el personal en un mismo lugar. De manera que puedes ver en un calendario la disponibilidad de los profesionales en un determinado periodo y conocer incluso sus faltas, ausencias y vacaciones programadas para tenerlas en cuenta al momento de diagramar los turnos.
Otras ventajas del programa de turnos médicos online
- Programación automatizada. Estas herramientas ayudan a generar automáticamente los horarios de trabajo de cada colaborador, teniendo en cuenta la disponibilidad de todo el personal, así como el número máximo de horas trabajadas consecutivas, los días de descanso e incluso las preferencias del talento.
- Gestión de la disponibilidad. Un programa de turnos médicos también permite que los profesionales den a conocer su disponibilidad y preferencias, lo que facilita la asignación de turnos de acuerdo con sus necesidades individuales.
- Comunicación y notificaciones. Estos sistemas ofrecen funciones de comunicación integradas para notificar a los empleados sobre los cambios en los horarios, solicitar confirmaciones de disponibilidad y facilitar la comunicación entre los miembros del equipo.
- Integración con sistemas de Recursos Humanos. Esta integración ayuda a gestionar de manera eficiente la jornada laboral de los trabajadores, teniendo en cuenta desde el control horario, el cálculo de horas extra, las incidencias y el impacto de todo ello en el proceso de nómina. Esto ayuda a evitar la duplicación de datos y permite el flujo de información adecuado entre los diferentes procesos de RR.HH.
¿Cómo puede ayudarte Factorial a gestionar los turnos médicos?
Si hablamos de sistemas de Recursos Humanos, hablamos de Factorial. Nuestro software de RR.HH. reúne múltiples funcionalidades para facilitar las tareas del área. Una de ellas es el sistema para la gestión de turnos de trabajo, herramienta a la que se puede sacar mucho provecho en el sector salud.
La apuesta de este software es por la simplificación del proceso, para funcionar en unos pocos y sencillos pasos. De manera que, para comenzar, podrás asignar de forma individual o masiva los turnos de trabajo, con tan solo un clic. Para ello, tendrás la posibilidad de utilizar los turnos guardados, personalizados o la plantilla de turnos que tengas creada.
Una vez que asignes los horarios a cada trabajador dentro de la plataforma, podrás publicar el calendario. Esto permitirá que los médicos, enfermeros y otros perfiles del área de salud dentro del equipo reciban una notificación con la jornada laboral que deberán cumplir durante el mes.
Sumado a ello, tendrás acceso a:
- Programar turnos de empleados semanalmente o a largo plazo.
- Hacer comparativas de los turnos programados con los turnos reales trabajados por cada colaborador.
- Ver las ausencias y vacaciones de los empleados al mismo tiempo, de modo que podrás contemplar estas incidencias para diagramar los turnos.
- Descargar la información cuando lo necesites.
- Crear reportes personalizados con los datos sobre los turnos cumplidos y el tiempo laborado por cada trabajador dentro de la institución.
Así, queda claro que Factorial es mucho más que un programa de turnos médicos. Se trata de un sistema completo para organizar el tiempo que el personal le dedica al establecimiento y mejorar así la eficiencia del equipo, el flujo de trabajo y, por supuesto, promover su adecuado descanso y bienestar.
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