1.925.050 incapacidades temporales es el saldo que dejó el 2022 en materia de riesgos de trabajo. Esta cifra que compartió el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) revela que en el mercado laboral del país los accidentes y enfermedades por motivos de trabajo son más frecuentes de lo que se desea. Razón por la que resulta vital saber cómo se pagan las incapacidades y cuál es su impacto en la nómina.
Hemos creado una guía detallada para contarte qué son, cómo se calculan y cómo se pagan las incapacidades en nómina. Además, debido a que los riesgos de trabajo se presentan con bastante frecuencia en las empresas mexicanas, creemos que es importante agilizar esta gestión. En tanto, Recursos Humanos debe lidiar con el proceso de cálculo y pago de estas incidencias de forma regular.
Por ello, hoy también vamos a conocer cómo automatizar el cálculo de incapacidades en la nómina y qué tipo de sistema puedes utilizar para agilizar esta gestión.
Tabla de contenidos
¿Qué son las incapacidades?
De acuerdo con la definición que comparte el IMSS, las incapacidades se producen cuando una persona trabajadora se encuentra incapacitada para laborar de manera temporal, debido a que sufre un padecimiento derivado de un accidente o enfermedad. También aplica el término durante los periodos anteriores y posteriores al parto en el caso de trabajadoras aseguradas, lo que se conoce como incapacidad por maternidad.
En estos supuestos, el médico del IMSS se encarga de expedir un certificado de incapacidad con el fin de justificar la ausencia de los trabajadores en la empresa durante los días que requieran para su recuperación.
Así, las incapacidades son las consecuencias directas de los riesgos de trabajo. Es decir, situaciones que se desencadenan por una afectación a la salud de la fuerza laboral y que dan como resultado la expedición de un certificado médico legal que acredita que:
- El talento está incapacitado para desarrollar su labor en el centro de trabajo.
- Requiere un periodo de recuperación.
- Durante dicho periodo le corresponde recibir una prestación económica para afrontar la situación.
Dicha prestación es uno de los derechos laborales de la población trabajadora en México. Se trata de un subsidio económico que protege a los empleados durante el tiempo en que no puedan desarrollar sus actividades laborales habituales.
Además de esta prestación, durante el periodo de la incapacidad el talento también tiene derecho a:
- Asistencia médica y quirúrgica.
- Rehabilitación.
- Hospitalización (si es requerido).
- Medicamentos y material de curación.
- Aparatos de prótesis y ortopedia que sean necesarios.
- Indemnizaciones.
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Tipos de incapacidades en México
De acuerdo con la clasificación del IMSS las incapacidades se dividen en:
- Riesgo de Trabajo. Estas son las incapacidades que se producen a partir de accidentes o enfermedades de trabajo.
- Enfermedad general. En este caso, se trata de un accidente o enfermedad causada por una situación ajena a lo laboral.
- Maternidad. Esta incapacidad es el periodo de descanso que se le otorga a las mujeres trabajadoras por motivo de embarazo.
Por otro lado, según el artículo 477 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), la clasificación de incapacidades laborales en México es la siguiente: incapacidad temporal, incapacidad permanente parcial e incapacidad permanente total.
Incapacidad temporal
La incapacidad temporal es aquella que se produce cuando el trabajador pierde sus facultades o aptitudes para desempeñar su labor de forma parcial o total por algún tiempo. Por ejemplo, durante 2022, el esguince y torcedura de tobillo fue la principal incapacidad temporal por riesgos de trabajo.
Sin embargo, el ejemplo más emblemático de esta categoría es la incapacidad por maternidad. En México, tanto la LFT como la Ley del Seguro Social regulan las características de esta licencia. Básicamente, se establece que las mujeres trabajadoras en el país podrán disfrutar de un descanso previo y posterior al parto y que este derecho se completa con un subsidio de incapacidad por maternidad.
Incapacidad permanente parcial
Con respecto a la incapacidad permanente parcial, esta ocurre cuando disminuyen las facultades o aptitudes del trabajador. Aunque, en este caso, el empleado no alcanza el grado total de incapacidad, se produce una disminución de al menos el 33% de su rendimiento normal.
Es decir que este trabajador queda con dificultades para trabajar de por vida, pero tiene posibilidades para realizar las labores principales de su actividad. Por lo tanto, tiene derecho a acceder a un subsidio económico que le permita cubrir sus necesidades.
Incapacidad permanente total
Por último, tenemos la incapacidad permanente total. Esta se da cuando el colaborador pierde la capacidad de desempeñar su trabajo por el resto de su vida. El reconocimiento de esta incapacidad implica que el grado de discapacidad de la persona es igual o superior al 33%. En estos casos, también existe el derecho al cobro del subsidio del IMSS.
¿Cómo se pagan las incapacidades?
Ahora vamos a enfocarnos en cómo se pagan las incapacidades. Para ello, es importante tener en cuenta que, de acuerdo a la LFT, las incapacidades por riesgos de trabajo generan indemnizaciones. Estas las debe pagar el empleador directamente a los trabajadores.
Si se incapacita un empleado, durante su inhabilitación para trabajar debe recibir el 100% del salario que percibía al momento de ocurrido el riesgo. Esto hasta que se declare la incapacidad permanente parcial o total o que se encuentre capacitado para volver al trabajo. De ahí la importancia de conocer cómo realizar el cálculo de nómina incluyendo las incapacidades.
Una vez declarada la incapacidad permanente total o parcial, el empleador también deberá pagar la indemnización que corresponda. Pero, ¿siempre se debe pagar este resarcimiento? No, solo cuando el empleador no haya asegurado contra riesgos de trabajo a su personal.
En el artículo 56 de la Ley de Seguro Social se determina: “El patrón es responsable de los daños y perjuicios que se causaren al asegurado, a sus familiares derechohabientes o al Instituto, cuando por incumplimiento de la obligación de inscribirlo o de avisar los salarios efectivos o los cambios de éstos, no pudieran otorgarse las prestaciones en especie y en dinero del seguro de enfermedades y maternidad. O bien, cuando el subsidio a que tuvieran derecho se viera disminuido en su cuantía”.
Mientras que en el artículo 53 de dicha ley se establece que el empleador que haya asegurado a los trabajadores a su servicio contra riesgos de trabajo, quedará relevado del pago de indemnizaciones que establece la Ley Federal del Trabajo.
Entonces, si tus trabajadores están asegurados por riesgos laborales, no debes asumir estas indemnizaciones. Caso contrario, tienes que abonarlas y registrarlas en la nómina. En esa circunstancia, el procedimiento es el que veremos a continuación.
Pago de indemnizaciones a cargo del empleador
La gestión de los riesgos de trabajo que se producen en la empresa requiere tener en cuenta cómo se pagan las incapacidades en nómina. El punto central de este cálculo son las indemnizaciones.
En principio, para determinarlas se deberá tomar como base el salario diario que estos percibían al momento del incidente que desencadenó el riesgo de trabajo. La ley laboral establece, además, que la cantidad que se tome como base para el pago de las indemnizaciones no puede ser inferior al salario mínimo. Con esto claro, los cálculos varían en función del tipo de incapacidad de la que se trate.
- Temporal. El patrón debe pagar íntegramente el salario que deja de percibir el empleado mientras no puede trabajar. El pago debe realizarse desde el primer día de la incapacidad. Una vez transcurridos 3 meses de esta situación, debería regresar a su actividad. Si no está en condiciones de volver al trabajo, trabajador o patrón pueden pedir que se revise la continuidad del tratamiento médico y mantener la misma indemnización. O, por el contrario, se puede definir si es necesario declarar la incapacidad permanente con la indemnización y el subsidio que corresponda.
- Permanente parcial. La indemnización consiste en el pago de un porcentaje que fija la tabla de evaluación de incapacidades, que se calcula sobre lo que se debería abonar si la incapacidad hubiera sido permanente total. Para este cálculo también se tiene en cuenta la edad del trabajador, la importancia de la incapacidad y la aptitud para realizar tareas similares a su oficio.
- Permanente total. En esta incapacidad el patrón debe pagar una cantidad equivalente al importe de 1.095 días de salario.
👉 Descubre cuáles son las indemnizaciones laborales en México y cómo gestionarlas.
Pago de subsidios a cargo del IMSS
En caso de que se cumplan los requisitos que establece la Ley del Seguro Social, la incapacidad genera el derecho al cobro de un subsidio. Estas prestaciones y sus características varían en función de la incapacidad IMSS de la que se trate:
| Tipo de incapacidad | Semanas cotizadas | Monto del subsidio | Límite del subsidio |
| Enfermedad general | El subsidio aplica cuando el trabajador cotizó un mínimo de 4 semanas anteriores al inicio de la enfermedad.
Los trabajadores eventuales, deben haber cotizado 6 semanas en los 4 meses anteriores al inicio de la enfermedad. |
El subsidio consiste en el pago mensual del 60% del salario registrado en el IMSS al inicio de la incapacidad. | El IMSS comienza a abonar la prestación económica a partir del cuarto día en que se declare la incapacidad, hasta el término de 52 semanas.
Se podrá prorrogar hasta por 26 semanas más. |
| Riesgos de trabajo | No requiere un mínimo de semanas cotizadas ante el IMSS. | Este subsidio consiste en el pago del 100% del salario registrado en el Instituto al inicio de la incapacidad. | El IMSS comienza a pagar esta prestación el día posterior al que se produce la incapacidad, hasta las 52 semanas. |
| Maternidad | La trabajadora debe haber cotizado 30 semanas en los 12 meses anteriores a la fecha en que inicia la semana 34 de gestación.
Si no se cumple con este requisito, queda a cargo del empleador el pago del salario íntegro, mientras dure el periodo de incapacidad. |
El subsidio consiste en el 100% del salario registrado en el IMSS al inicio de la semana 34 de gestación, por el total de días que ampare el documento. | Hasta por 12 semanas o su equivalente, es decir, 84 días. |
Entonces, ¿quién paga las incapacidades en México?
En principio, todos las personas trabajadoras cuyos empleadores las hayan asegurado contra riesgos de trabajo y estén incapacitadas para realizar sus labores, recibirán el pago correspondiente a las incapacidades de parte del IMSS. Este es el subsidio del que hablamos en el apartado anterior. Es decir que es el Instituto la entidad que efectúa los pagos, por lo tanto, no se necesita hacer el cálculo de nómina incluyendo las incapacidades.
Ahora bien, cuando el empleador no haya asegurado a los colaboradores contra riesgos de trabajo y estos sufran un accidente o enfermedad y resulten incapacitados, le corresponderá al empleador pagar las indemnizaciones en los términos que vimos antes.
En ese caso, sí se debe hacer el cálculo de nómina incluyendo las incapacidades, lo que implica pagar el salario íntegro que estaban recibiendo antes de esta situación, pero se deberán indicar las incidencias que correspondan. Es decir, incapacidad temporal, incapacidad permanente parcial o incapacidad permanente total.
Finalmente, hay otra circunstancia que se puede producir y se trata de la celebración de un convenio de pago indirecto y reembolso de subsidios ante el IMSS. Algunas empresas suscriben un acuerdo con el Instituto que consiste en pagar a los trabajadores el importe de subsidios por incapacidad y, posteriormente, reciben el reembolso. Esta opción está disponible para aquellas empresas que cuenten con 50 empleados o más.
En este supuesto, se deberá pagar el monto correspondiente del subsidio del IMSS y detallar en la nómina la incidencia.
¿Cómo automatizar el cálculo de incapacidades en la nómina?
Como hemos visto hasta aquí, las incapacidades son incidencias que afectan el proceso de nómina. Básicamente, esas circunstancias imprevistas con las que una empresa debe lidiar frecuentemente. En esos casos, es importante contar al menos con algunas herramientas que te permitan lidiar con estas contingencias de manera adecuada. Eso nos lleva a pensar en cómo automatizar el cálculo de incapacidades en la nómina.
Sin duda, la digitalización es el camino, pero ¿qué quiere decir esto? Utilizar herramientas digitales para transformar los procesos manuales en gestiones automáticas, reduciendo la intervención humana en estas actividades.
En este sentido, hay dos recursos tecnológicos que se destacan en la gestión de incapacidades. Por un lado, el gestor de ausencias y, por el otro, el sistema de nómina, ambas soluciones en la nube.
En este punto, debemos decir que puedes acceder a ellas en una misma plataforma. Un software de Recursos Humanos como Factorial integra ambas funcionalidades en un mismo lugar, dándote la posibilidad de coordinar con mayor agilidad los dos procesos.
¿Cómo funciona la gestión de ausencias y de nóminas en el software de RR.HH. de Factorial? Descúbrelo a continuación.
Gestión de ausencias
El sistema de gestión de ausencias Factorial facilita la tarea de RR.HH. pero también la del talento. Con esta herramienta, el trabajador puede solicitar y programar sus faltas de manera sencilla. Solo tiene que ingresar a la plataforma y en la pestaña Ausencias solicitar los días que necesite. En el caso de las incapacidades, puede indicar el tiempo que haya dictaminado el médico del IMSS para su rehabilitación.
Una vez que se genera el registro de la incapacidad, el equipo de RR.HH. recibe una notificación con toda la información que necesita para gestionar el caso. También puede revisar el impacto que esto tiene en relación a la organización del trabajo y en lo vinculado al cálculo de la nómina.
Asimismo, toda la organización tiene la posibilidad de visualizar en un calendario global las ausencias previstas en la compañía, para conocer las modificaciones que se producirán en la disponibilidad del equipo y planificar mejor el trabajo.
Gestión de nóminas
El software de Factorial permite centralizar toda la información relacionada a tu equipo humano en un mismo lugar. Así, es mucho más fácil procesar las ausencias y su impacto en el proceso de nómina.
Ahora bien, ¿cómo se pagan las incapacidades de forma automatizada? El procedimiento es el siguiente:
- Las ausencias reciben el tratamiento de cualquier otra incidencia en la nómina. Cuando debas reportarla a tu asesor contable, el sistema de nómina de Factorial reflejará la incidencia de forma automática en el sistema de tu asesor.
- Cada vez que generes una incidencia, un complemento o cualquier cambio que impacte en la nómina de tu equipo, los managers podrán acceder a este documento, para su revisión y aprobación y, de esta forma, evitar errores en el cálculo final.
- Toda la información de la nómina queda centralizada en la plataforma, facilitando su acceso y administración a sus responsables, lo que también ayuda a aumentar la productividad de las áreas involucradas en estos procesos.
Sin duda, el departamento de Recursos Humanos tiene muchas tareas por resolver a lo largo de todo el mes. Automatizar las incapacidades en la nómina puede ser la clave para que esta área comience a reducir sus procesos manuales y tenga la posibilidad de destinar más tiempo a lo que de verdad hace crecer a una empresa: su talento.
