Como responsable del área de talento sabes que actualmente existen diferentes tipos de software de gestión de recursos humanos y que estos pueden ser un apoyo fundamental para tu labor diaria y la de tu equipo.
Algunas requieren instalación, otras se pueden usar en la nube, hay opciones todo en uno o soluciones especializadas en una tarea en cuestión, como por ejemplo el software ATS para el reclutamiento y selección.
Está claro que hay muchas alternativas a considerar. Para ayudarte a elegir la adecuada para tu empresa en este artículo vamos a compartirte un listado de los diferentes tipos de software de gestión de recursos humanos. ¡Comencemos!
Tabla de contenidos
¿Qué es un software para la gestión de recursos humanos?
Antes de adentrarnos en los distintos tipos de software de RR.HH. que existen, es importante entender qué es lo caracteriza a esta clase de sistemas. Se trata de cualquier tipo de herramienta tecnológica que se desarrolla teniendo en cuenta los procesos, tareas y actividades del área de Recursos Humanos.
Lo que destaca a estas soluciones es que, por lo general, admiten una amplia variedad de funciones del departamento de talento. Así, facilitan y agilizan ampliamente la labor de los profesionales del área.
Además de ayudar a los equipos de RH a ahorrar tiempo, los diferentes tipos de software para la gestión de Recursos Humanos se encargan de reducir el error humano, al automatizar muchas gestiones administrativas y repetitivas.
Asimismo, esto permite que los responsables del área puedan destinar más tiempo a optimizar sus procesos y, sobre todo, a mejorar la experiencia de las personas en la empresa.
De esta manera, al cubrir desde tareas operativas cotidianas hasta procesos de gestión de RR.HH. más estratégicos, los sistemas de Recursos Humanos se convierten en una herramienta clave para la administración del talento en una organización.
¿Qué software existen para la gestión de recursos humanos?
1- Software de recursos humanos gratuito
La primera de las clasificaciones que podemos hacer en cuanto a los diferentes tipos de software de recursos humanos es en relación a si el acceso es o no gratuito. En este sentido, debemos decir que dependerá de la plataforma que elijas.
En líneas generales, la mayoría de sistemas de RR.HH. suelen ofrecer versiones gratuitas como demostración de producto. Es decir, que puedes suscribirte a una prueba sin cargo que podrás utilizar durante un periodo determinado. Una vez que se vence el plazo, comienzan a correr los cargos del plan o suscripción que hayas elegido.
También hay algunas herramientas que incluyen un plan base freemium. Este tipo de modelo de suscripción, por lo general, ofrece acceso a ciertas funcionalidades del software totalmente gratis, pero se trata de características más limitadas.
Sin embargo, para muchas empresas que están dando sus primeros pasos en la adopción de estos recursos tecnológicos, quizás puede ser útil tener una aproximación a estas soluciones a bajo costo o incluso sin tener que desembolsar dinero en absoluto.
Algunas de las plataformas que ofrecen planes freemium:
- Monday.com. Esta es en realidad una herramienta para gestionar flujos de trabajo y, por lo tanto, potencia la colaboración. Además, colabora en el proceso de contratación, gestión del rendimiento e incluso el seguimiento del tiempo y asistencia. Cuenta con un plan gratuito para siempre, pero con funciones limitadas.
- Jobsoid. Esta plataforma se dedica exclusivamente al proceso de selección y contratación. También brinda la posibilidad de usar sus funciones limitadas de forma gratuita.
- Wrike. Si se trata de definir, priorizar y visualizar objetivos para el equipo la plataforma Wrike puede ser de gran ayuda. También ofrece un plan gratuito para la gestión centralizada de tareas, ideal para 1 a 5 miembros al mes.
2- Software de recursos humanos de pago
La gran mayoría de software de gestión de RR.HH. son de pago. Aunque ofrecen una versión gratuita de prueba, al final de ese periodo se debe abonar el dinero correspondiente al plan o las funcionalidades contratadas.
Lo interesante es que muchas de estas plataformas ofrecen diversos planes que se adaptan a los distintos tamaños y características de cada empresa y sus presupuestos.
Por ejemplo, en el caso del software de Recursos Humanos de Factorial encontrarás un mínimo de 4 planes diferentes y, en cada caso, podrás adaptar ese plan al tamaño de tu compañía y tu necesidad específica, ya que hay opciones para pequeñas y medianas empresas y para grandes corporaciones. Además, puedes realizar pagos mensuales u obtener descuentos por pagos anuales.
Lo que te brindan las plataformas de pago es acceso a funcionalidades prácticamente ilimitadas. Esa es una gran ventaja para poder reunir en un solo lugar todo lo que necesitas para mejorar la gestión de personas en tu empresa.
👉 Conoce todas las ventajas y beneficios de incorporar un software para RR.HH. en tu empresa.
3- Software de recursos humanos de escritorio
Otra forma de clasificar a los distintos tipos de software de gestión de Recursos Humanos es en relación a la forma de almacenar la información. En este punto, debemos mencionar que una de las alternativas es el software de escritorio. Se trata de programas informáticos que se almacenan en los propios dispositivos y servidores de la empresa.
Este tipo de sistemas se instalan y operan desde el servidor interno y la infraestructura informática de la empresa. Por lo tanto, utilizan los recursos tecnológicos nativos de la organización. Para poder operar esta clase de programas se requiere una copia con licencia que se le compra a un proveedor.
Por lo general, la empresa se hace cargo de la seguridad y la gestión del software. Sin embargo, el proveedor también proporciona servicios de soporte e integración posventa.
Este tipo de sistemas de RR.HH. suele ser más costoso que el software en la nube porque requiere una inversión en hardware, en licencias de software, en personal de soporte del área de IT interna y períodos de integración más largos.
4- Software de recursos humanos en la nube
En el extremo opuesto al software de escritorio encontramos el software de Recursos Humanos en la nube (Cloud Computing). Con este tipo de sistema la información se almacena online, no se requiere instalación, ni invertir en licencias o hardware. Esto hace que sea una alternativa más accesible en términos económicos.
Por otro lado, la seguridad, actualización y mantenimiento de las soluciones en la nube dependen en un 100% del proveedor que las ofrece. Esto hace que como empresa solo debas ocuparte de utilizar la herramienta y disfrutar de sus prestaciones, sin necesidad de destinar personal IT para mantenerla operativa.
Otro de los aspectos a tener en cuenta sobre los sistemas de RR.HH. en la nube es que permiten que toda la información quede almacenada en un mismo lugar y que esta sea accesible para todo el equipo, sin importar dónde se encuentren. Ya que al funcionar online, tus colaboradores solo necesitan conectarse a internet para navegar por la plataforma.
5- Software de recursos humanos especializado en ciertos procesos
El ejemplo más común dentro de este segmento es el sistema de seguimiento de candidatos, del inglés Applicant Tracking System, más conocido como software ATS. Como su nombre lo indica, este tipo de software de gestión de recursos humanos se enfoca en todo el proceso de reclutamiento y selección.
A este se le denomina software especializado porque se centra en un único proceso del área de RR.HH. Otras alternativas pueden ser:
- Software de control horario. Con esta plataforma puedes llevar un mejor control de los ingresos y salidas de tus empleados y, por tanto, del fichaje. Esto también te ayuda a mejorar la organización y el correcto pago de las horas extra.
- Sistema para el control de ausencias y vacaciones. Esta clase de herramienta te brinda una visión global de todo tu equipo, sus turnos de trabajo, ausencias y vacaciones programadas. Así, puedes mejorar la asignación de horarios y organizar de manera óptima las tareas del equipo.
- Programa de gestión documental. Esta es una herramienta clave para el papeleo de RR.HH., que tiende a ser elevado. Así, este tipo de programa permite eliminar el papel y digitalizar toda la documentación, manteniéndola centralizada y organizada en un mismo lugar.
- Software de evaluación de desempeño. Con este tipo de recurso puedes medir el rendimiento de tu equipo de manera ágil y eficiente y facilitar la forma de dar y recibir retroalimentación en tu empresa.
- Sistema de nómina. Gracias a esta herramienta puedes recopilar y almacenar datos vinculados a la gestión de las remuneraciones en la compañía, las obligaciones legales e impositivas asociadas y las tareas a realizar para garantizar que los recibos de pago se procesen sin inconvenientes todos los meses.
6- Software de recursos humanos todo en uno
Para cerrar este listado vamos a hablar del software de gestión de Recursos Humanos todo en uno. Este tipo de sistema reúne en una única plataforma múltiples funcionalidades que permiten llevar a cabo una gestión integral de los RR.HH. en la empresa.
Así, el software todo en uno te permite centralizar todos los procesos del departamento de talento en un único lugar, para que puedas gestionar mucho más fácil las distintas actividades del área, mantener la información actualizada en tiempo real, automatizar al máximo las tareas repetitivas y ahorrar mucho tiempo en el camino.
La forma más simple de ver el potencial de este tipo de herramienta es entender que todos los recursos que vimos en el punto anterior pueden ser parte de un software de RR.HH. todo en uno. Desde el reclutamiento y selección, hasta la gestión documental, nóminas, evaluación de desempeño y ¡mucho más!
✅ Si deseas conocer una herramienta de gestión de recursos humanos especializada o todo en uno, prueba gratis Factorial y descubre todos sus beneficios.
