Entiende el recibo de nómina en México: guía para empresas y colaboradores

Saber cómo leer un recibo de nómina en México es importante, tanto para los empleados que quieren entender cómo se conforma su salario; como para las empresas que buscan garantizar pagos correctos y transparentes. 

Cuando una organización comprende a fondo este proceso, evita errores fiscales, fortalece la confianza de su equipo y cumple sin problemas ante el SAT y el IMSS. Del otro lado, los colaboradores pueden validar que todo esté en orden y tener certeza sobre lo que realmente ganan. En ambos casos, entender la nómina es entender el valor del trabajo.

En este artículo te contamos cómo leer el recibo de nómina en México y qué puntos debes revisar para asegurarte de que todo esté calculado correctamente.

¿Qué es una nómina en México y por qué importa?

La nómina es un documento fiscal que certifica la relación laboral entre empresa y colaborador. En México, cada vez que se realiza un pago, el patrón debe emitir un Comprobante Fiscal Digital por Internet, también conocido como CFDI. Este comprobante, además de ser obligatorio ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), es el que respalda que el salario y las prestaciones se registraron correctamente. 

Dicha nómina es la base sobre la que se construyen las aportaciones al IMSS (el Instituto Mexicano del Seguro Social), el historial de ingresos ante el SAT, y futuras prestaciones, créditos o pensión. Si los datos no coinciden, por ejemplo, un salario base más bajo del real o deducciones incorrectas, tanto el trabajador como la empresa pueden enfrentar multas por incumplimiento. De ahí la importancia de realizar correctamente los recibos de nómina. 

Una vez clara la definición de este concepto, la siguiente pregunta es, ¿qué datos debe incluir el recibo de nómina en México para que sea preciso? Te lo contamos.

Datos que se deben incluir y revisar  en un recibo de nómina

Antes de calcular percepciones o deducciones, la empresa debe asegurarse de que cada dato dentro del CFDI de nómina sea correcto. Un solo error puede afectar los timbrados ante el SAT o generar diferencias en las aportaciones al IMSS. 

Por eso, más que una formalidad contable, revisar los siguientes campos es una práctica que te asegurará transparencia, cumplimiento y confianza ante la organización y el equipo. 

Encabezado de nómina 

En la parte superior del CFDI de nómina aparece información relevante, tanto del trabajador como del patrón. Este es el primer filtro de control antes de avanzar al cálculo de percepciones o deducciones. 

Para la empresa, asegurar que estos datos estén completos y correctos significa evitar fallas fiscales; para el empleado, significa poder confiar en que se reportará bien ante el SAT y el IMSS. 

Datos que incluye un encabezado de nómina:

• RFC del patrón y del trabajador: debe coincidir con lo que tiene registrado el SAT.
• CURP y/o NSS del empleado: el número de Seguridad Social debe estar vigente ante el IMSS.
• Régimen fiscal de la empresa y del trabajador: (por ejemplo, “Sueldos y Salarios”).
• Registro patronal: (empresa) y la clave del trabajador en la empresa.
• Periodo de pago y fecha de timbrado del CFDI.

Si alguno de esos campos está incorrecto, la empresa puede tener problemas al timbrar, deducir o presentar la nómina, y el colaborador podría verse afectado al validar sus semanas cotizadas, beneficios o al hacer su declaración anual.

¿Cómo evitar errores?  Establece una checklist interna antes de emitir el CFDI para todos los trabajadores. De esta forma reducirás el margen de error y ahorrarás tiempo en correcciones. 

Sección de percepciones

Las percepciones o devengos son todos los ingresos que la empresa paga a un trabajador y que deben registrarse de forma precisa en el CFDI de nómina. De eso depende el cálculo del ISR, las aportaciones al IMSS y la generación del salario diario integrado (SDI), que se usa para determinar prestaciones como vacaciones, aguinaldo o prima vacacional.

En general, las percepciones se dividen en:

• Ingresos fijos: el sueldo base pactado en el contrato laboral.
• Ingresos variables: comisiones, bonos o incentivos. Si son frecuentes, deben considerarse parte del salario y reflejarse en el SDI; si son esporádicos, no siempre se integran.
• Prestaciones y previsión social: vales de despensa, seguro médico, fondo de ahorro o apoyos similares. Una parte puede estar exenta de impuestos (dentro de los límites establecidos por el SAT) y otra gravada.
• Reembolsos y viáticos: deben estar debidamente comprobados con facturas o evidencias fiscales para no considerarse ingresos gravables.

Según el SAT, cada percepción debe identificarse con una clave específica del catálogo oficial, para asegurar su correcto timbrado dentro del CFDI. 

Te recomendamos leer: Qué es el ISR y cómo calcularlo: guía completa con tabla 2025

¿Qué son las deducciones?

Las deducciones representan todo lo que la empresa descuenta del salario del trabajador para cumplir con las obligaciones fiscales y de seguridad social.

Principales deducciones que deben aparecer en cada recibo de nómina México:

• ISR: la empresa lo retiene y lo entrega directamente al SAT. El monto depende del nivel salarial y puede ajustarse si aplica el subsidio al empleo.
• Cuota IMSS: cubre servicios médicos, incapacidades y aportaciones para el retiro. Aunque el patrón asume la mayor parte, el trabajador aporta un pequeño porcentaje que debe verse claramente reflejado. 
• Créditos INFONAVIT o FONACOT: si el colaborador tiene un crédito vigente, el descuento correspondiente aparecerá como una línea adicional. En el caso del INFONAVIT, puede calcularse como un monto fijo, un porcentaje del salario o un múltiplo de la UMA, según el tipo de crédito.
• Otras deducciones internas: préstamos personales, pensiones alimenticias, retardos o faltas injustificadas. Todas deben mostrarse con claridad, sin abreviaturas ni montos globales.

No te pierdas nuestra Guía completa sobre Percepciones y deducciones en la nómina

Neto a pagar

Después de registrar correctamente las percepciones y deducciones, llega el punto más esperado del CFDI de nómina: el salario neto, es decir, la cantidad que realmente se deposita al trabajador. 

Este cálculo debe cuadrar exactamente con lo timbrado ante el SAT y con los movimientos bancarios.

La fórmula base del neto a pagar es sencilla:

• Percepciones – Deducciones = Neto depositado

Pero detrás de esa ecuación hay varios detalles que debes cuidar:

• Fecha de timbrado vs. fecha de pago: deben coincidir o justificarse si hay diferencia, para evitar rechazos en el timbrado.
• Datos bancarios actualizados: si el colaborador cambió de cuenta o CLABE, debe notificarse antes del corte de nómina.
• Validación del CFDI emitido: verificar que el recibo esté correctamente sellado y disponible para descarga por parte del trabajador.

El SAT indica que el monto final corresponde al “importe neto pagado” y debe registrarse como tal en el CFDI. Validar este resultado garantiza transparencia y confianza para los colaboradores y confirma que su salario neto refleja correctamente todo lo que se generó y descontó durante el periodo.

Incapacidades e incidencias

En la gestión de nómina, tanto tú como empresa como el colaborador deben entender que no todas las ausencias o incidencias afectan igual el recibo de nómina. 

Por ejemplo, una incapacidad por Enfermedad General (EG) o por Riesgo de Trabajo (RT) del Instituto Mexicano del Seguro Social tiene un impacto directo en el cálculo de percepciones y deducciones, y por lo tanto en el salario neto. Si la empresa no tiene claros estos efectos, puede registrarse mal el CFDI de nómina, y para el empleado eso significa que su historial de cotizaciones, prestaciones o créditos puede quedar dañado.

Tipos de incapacidades e incidencias:

• En caso de EG, el IMSS cubre generalmente a partir del cuarto día una parte del salario (aproximadamente el 60%) con base en el salario registrado para cotización.
• En caso de RT, el pago puede cubrir el 100% del salario base de cotización desde el primer día de incapacidad.
• Las licencias por maternidad gozan de sus propios esquemas, que la empresa debe considerar para que se refleje correctamente en la nómina.
• Faltas, retardos o incidencias sin justificar pueden generar descuentos, afectar percepciones y repercutir en prestaciones futuras.
• Vacaciones, prima vacacional y otros apoyos deben registrarse como percepciones, con su parte exenta o gravada, y no confundirse con incidencias que restan.

Ejemplo de nómina desglosada

Para entender mejor cómo se compone un CFDI de nómina, a continuación te presentamos una tabla que muestra las percepciones y deducciones se reflejan en el salario neto final. 

En este ejemplo, la persona trabajadora percibe un total devengado de $23,000, compuesto por su sueldo base, bono y prima vacacional. Sin embargo, tras aplicar las deducciones correspondientes (ISR, IMSS e INFONAVIT), su salario neto en México (el monto que realmente verá en su cuenta) asciende a $19,920.

Este tipo de desglose ayuda a las empresas a validar sus cálculos antes del timbrado y a los colaboradores a verificar que sus aportaciones e impuestos estén correctamente aplicados.

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Errores comunes al leer el recibo de nómina México

Aunque el CFDI de nómina parece sencillo, hay detalles que tanto las empresas como los colaboradores suelen pasar por alto y que pueden provocar inconsistencias ante el SAT o el IMSS. 

Detectarlos a tiempo evita problemas en declaraciones, cotizaciones y pagos. Aquí te contamos cuáles son los errores más frecuentes: 

• Creer que el ISR y el IMSS se calculan igual cada mes.

Las retenciones cambian cuando varían las percepciones o el subsidio al empleo. Si un colaborador recibe un bono o deja de tener subsidio, el monto del ISR se ajustará. Por eso, la empresa debe asegurarse de que su sistema de nómina actualice estas variables automáticamente.

• No revisar el Salario Diario Integrado (SDI).

Si el salario o las prestaciones cambian y el SDI no se actualiza, el trabajador podría estar cotizando por debajo de lo real. Esto impacta directamente en el IMSS y el INFONAVIT. Es responsabilidad de la empresa actualizarlo y del empleado verificarlo en su recibo.

• Asignar claves incorrectas en percepciones o deducciones.

Cada concepto del CFDI de nómina tiene una clave específica del catálogo oficial del SAT. Si se usa una equivocada, el comprobante puede ser rechazado o mostrar cifras erróneas en la contabilidad.

• No validar el timbrado ni conservar el XML.

Algunas empresas solo entregan el PDF del recibo, pero el archivo XML es el comprobante fiscal válido. Si no se timbra correctamente o no se guarda, no podrá deducirse ni comprobarse ante el SAT.

¿Y, cómo solucionarlos?

• Implementar un software de nómina que automatice cálculos y actualice deducciones según las tablas vigentes.
• Revisar los CFDI emitidos cada periodo y mantener un control interno de percepciones y deducciones.
• Comunicar cualquier error al área de RR. HH. y, si es necesario, solicitar un complemento de timbrado para corregir la información.

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Gestionar la nómina no tiene por qué ser un proceso complejo. Los software especializados como Factorial México, le permite a las empresas calcular automáticamente el ISR, IMSS e INFONAVIT, generar CFDI 4.0 válidos y centralizar todas las percepciones, deducciones e incidencias en una sola plataforma. 

Además, cada colaborador puede acceder a su recibo desde su perfil personal, consultar su historial de pagos y descargar su CFDI cuando lo necesite. Así, las organizaciones ganan eficiencia y transparencia, mientras los empleados confirman fácilmente cómo se calcula su salario neto. 

Da el siguiente paso hacia una gestión más ágil y confiable. Automatiza tus procesos de nómina, evita errores de cálculo y timbra con total seguridad. 

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