Un accidente laboral puede cambiar el ritmo de toda una jornada en cuestión de segundos. Más allá del impacto humano, cada minuto cuenta para reaccionar bien, desde dar atención médica, notificar al IMSS y tramitar la baja por accidente laboral en México de forma correcta.
Cuando el proceso se retrasa o se llena con datos imprecisos, la empresa se arriesga a sanciones, errores de nómina o incluso a reclamos laborales difíciles de sostener. Y lo más importante: la persona afectada puede quedarse sin el subsidio o las prestaciones que por ley le corresponden.
Por eso, más que un trámite, la baja por accidente laboral es una responsabilidad compartida entre la empresa, el área de Recursos Humanos y el IMSS. En este artículo te explicamos cómo gestionarla, qué formatos necesitas (como el ST-7), cómo se calculan los pagos y cómo registrar correctamente la incapacidad en tu nómina y CFDI.
Qué es un accidente de trabajo según el IMSS
Cuando ocurre un percance dentro de la jornada o en el trayecto habitual hacia el trabajo, la empresa debe saber si se trata (o no) de un accidente de trabajo ante el IMSS. Esta distinción no es menor ya que de ella dependen el tipo de incapacidad, el subsidio que recibirá la persona y cómo se reflejará en la nómina.
De acuerdo con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), dentro de su Seguro de Riesgos de Trabajo, se considera accidente de trabajo, toda lesión, perturbación funcional o incluso la muerte que una persona sufre “en ejercicio o con motivo del trabajo”, así como durante el traslado directo entre su casa y el centro laboral.
El IMSS señala que este tipo de accidentes, junto con los accidentes de trayecto y las enfermedades profesionales, forman parte de los Riesgos de Trabajo (RT), que dan derecho a atención médica, rehabilitación y subsidios económicos mientras dure la incapacidad.
Si quieres conocer el marco legal que respalda estos conceptos, consulta nuestro artículo sobre accidente laboral y lo que establece la Ley Federal del Trabajo.
Diferencias que toda empresa debe tener claras al gestionar una baja por accidente laboral en México
- Accidente de trabajo: ocurre durante la jornada o al realizar tareas vinculadas con el puesto. Ejemplo: un técnico que sufre una descarga eléctrica al reparar un tablero.
- Accidente de trayecto: sucede en el camino directo de casa al trabajo o viceversa, sin desvíos ni paradas personales.
- Enfermedad de trabajo: se desarrolla con el tiempo por la exposición continua a agentes físicos, químicos o biológicos derivados de la actividad laboral.
Los tres casos se agrupan bajo el concepto Riesgos de Trabajo. Esta clasificación determina la cobertura médica y también las obligaciones de la empresa. Que van desde reportar el incidente, llenar el formato ST-7 y registrar correctamente la incapacidad en su sistema de nómina.
Para entender mejor las diferencias baja por accidente laboral en México y accidente de trabajo, aquí un ejemplo:
Si un trabajador de mantenimiento se corta la mano mientras repara una máquina: es un accidente de trabajo, porque ocurrió durante sus funciones. Si ese mismo trabajador sufre un choque mientras se dirige al turno por su ruta habitual, se clasifica como accidente de trayecto. Y si, con los años, desarrolla una lesión en la espalda por levantar peso de forma continua, hablamos de una enfermedad de trabajo.
Te recomendamos leer: Incapacidades Laborales: Cuáles son los distintos tipos y sus características
Cómo tramitar la baja por accidente laboral en México paso a paso
Cuando ocurre un accidente laboral, cada minuto cuenta, pero no solo para atender a la persona, también para actuar de forma correcta ante el IMSS. La baja por accidente laboral en México implica un proceso que debe seguirse con orden. Desde la atención médica inicial hasta el registro final en nómina. Es el proceso de una baja por accidente laboral en México.
Y aunque suena burocrático, dominarlo evita multas, rechazos de subsidio o errores de cálculo en el CFDI. A continuación te dejamos un paso a paso para llevar este trámite de manera correcta:
Paso 1. Atención médica inmediata y aviso al IMSS (formato ST-7 IMSS)
El primer paso siempre es la atención médica. Si el accidente ocurre dentro del horario laboral o en las instalaciones de la empresa, se debe trasladar de inmediato a la persona, a la Unidad de Medicina Familiar (UMF) o al hospital del IMSS más cercano. En casos de urgencia, cualquier clínica del IMSS puede recibirla.
Ahí se genera el Aviso de atención médica inicial y probable accidente de trabajo, conocido como formato ST-7 IMSS. Este documento es la base de todo el trámite y detalla cómo, cuándo y dónde ocurrió el incidente.
La empresa tiene una parte fundamental en este proceso:
- Completar el apartado patronal del ST-7 con información verídica (horario, puesto, descripción del accidente y testigos).
- Entregarlo a Recursos Humanos para su firma y envío al IMSS en tiempo y forma.
- Conservar una copia para el expediente interno y reportarlo a la Comisión de Seguridad e Higiene si aplica.
Un error común es llenar el formato con datos inexactos o demorar varios días en hacerlo. Esto puede hacer que el IMSS no lo califique como Riesgo de Trabajo, lo que afectaría los pagos de subsidio y las obligaciones patronales.
Paso 2. Calificación del accidente y emisión de incapacidad
Una vez recibido el ST-7, el IMSS analiza la información médica y la descripción del evento para determinar si el caso califica como Riesgo de Trabajo. Si el Instituto confirma que fue un accidente de trabajo o de trayecto, emitirá la incapacidad temporal por riesgo de trabajo, con los días y el diagnóstico correspondientes. Esa incapacidad da derecho al subsidio del 100 % del Salario Base de Cotización (SBC) desde el día siguiente al accidente.
En cambio, si el IMSS determina que no fue un riesgo laboral (por ejemplo, si el incidente ocurrió fuera del horario o no está relacionado con las funciones del puesto), lo clasificará como enfermedad general. En ese caso, el subsidio será del 60 % del SBC a partir del cuarto día de incapacidad.
Por eso es tan importante que la empresa documente correctamente los hechos con bitácoras, reportes de seguridad, testigos o cámaras pueden ser evidencia útil en caso de una revisión o aclaración.
Paso 3. Registro y control de incapacidades en Recursos Humanos
Una vez emitida la incapacidad, el área de Recursos Humanos debe registrar el folio en el sistema interno de asistencia o en el software de nómina. Lo ideal es que el control de incapacidades esté centralizado, para poder conciliar fácilmente tres elementos:
- Fechas del parte médico (inicio y fin de incapacidad).
- Días pagados por la empresa (día del accidente) y subsidio a cargo del IMSS.
- Complementos o apoyos internos (si la política de la empresa otorga el 100 % del sueldo durante la baja).
Estos datos deben reflejarse también en el CFDI de nómina, con el tipo de incapacidad “02 – Riesgo de Trabajo” y el número de días correspondiente. Registrar y conciliar todo a tiempo evita discrepancias entre lo que paga el IMSS y lo que timbra la empresa. Además, facilita auditorías y mantiene la trazabilidad de cada caso, especialmente si se trata de una organización con múltiples turnos o centros de trabajo.
Subsidio por accidente laboral: cuánto se paga y quién lo cubre
Cuando el IMSS califica un evento como Riesgo de Trabajo, el trabajador tiene derecho a recibir un subsidio del 100 % de su Salario Base de Cotización (SBC) a partir del día siguiente al accidente. El día del evento corre a cargo de la empresa, ya que se considera parte de la jornada laboral.
Esto significa que si el accidente ocurrió un martes, el patrón paga ese día completo, y desde el miércoles el IMSS se hace responsable del subsidio. En muchos casos, la empresa opta por adelantar el pago completo en nómina y luego recuperar el subsidio directamente con el Instituto; otras prefieren que el IMSS lo deposite al trabajador. Ambas opciones son válidas, siempre que estén bien documentadas.
Diferencias entre Riesgo de Trabajo y Enfermedad General
Aunque ambos casos pueden parecer similares, las reglas cambian por completo según cómo el IMSS califique el incidente. Esta diferencia impacta directamente en los días pagados, el porcentaje del subsidio y la forma en que se reflejará en la nómina.
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Riesgo de Trabajo (RT):
- Se reconoce cuando el IMSS confirma que el accidente ocurrió por motivo o en ejercicio del trabajo.
- El subsidio es del 100 % del SBC, sin periodo de espera.
- Las prestaciones médicas y económicas se cubren mientras dure la incapacidad.
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Enfermedad General:
- Se aplica si el IMSS determina que el evento no fue un riesgo laboral.
- Los primeros tres días no generan subsidio.
- A partir del cuarto día, el pago es del 60 % del SBC hasta por 52 semanas.
La diferencia es enorme tanto para la persona como para la empresa, así que es importante revisar siempre cómo calificó el IMSS la incapacidad. Si existe evidencia de que el accidente ocurrió dentro del horario o espacio de trabajo, se puede solicitar la revisión de la calificación presentando el formato ST-7, actas de comisión, reportes internos o registros de cámaras.
Complementos y cuidados fiscales
Algunas empresas otorgan un complemento salarial para mantener el 100 % del ingreso durante la baja, incluso si el IMSS solo cubre el 60 %. Esa práctica es perfectamente legal, pero debe manejarse con cuidado:
- Se recomienda registrarlo como un concepto separado en la nómina (por ejemplo, “Complemento IT RT”).
- Evita que ese monto se integre al SBC o se considere gravado indebidamente ante el IMSS o el SAT.
- Documenta el acuerdo en tu política interna o reglamento de trabajo para que quede claro que es un apoyo voluntario, no una obligación recurrente.
Cómo registrar la incapacidad por riesgo de trabajo en la nómina y el CFDI
Una vez que el IMSS emite la incapacidad y la empresa confirma la calificación como Riesgo de Trabajo, el siguiente paso es reflejarla correctamente en la nómina y en el CFDI de nómina por incapacidad. Este registro es lo que garantiza que los cálculos, deducciones y subsidios estén alineados con lo que marca el IMSS y con la política interna de pagos.
En el CFDI, el tipo de incapacidad que debe utilizarse es el “02 – Riesgo de Trabajo”, indicando los días autorizados y el importe descontado o cubierto por el IMSS. Si la empresa complementa el pago (para mantener el 100 % del ingreso), ese monto se registra como un concepto aparte, por ejemplo, “Complemento RT”, para evitar que se integre indebidamente al Salario Base de Cotización (SBC).
¿Cómo conciliar los importes entre el IMSS y la empresa?
El punto más crítico está en la conciliación, por lo que el equipo de nómina debe comparar tres valores:
- El subsidio pagado por el IMSS.
- El día del accidente, que paga la empresa.
- Cualquier complemento que la organización haya otorgado.
La suma debe cuadrar con el total registrado en el CFDI y en los reportes del SUA (Sistema Único de Autodeterminación) y del IDSE (IMSS Desde su Empresa). Esta conciliación asegura que no haya diferencias ante la autoridad ni ajustes posteriores en cuotas obrero-patronales o ISR.
Errores comunes que debes evitar
Entre todos los movimientos que implica este tramite tan importante, existen algunos puntos que debes evitar para no caer en errores y discrepancias. Aquí los tres principales
- No descontar correctamente los días de incapacidad. Si se pagan de más, el sistema puede timbrar montos erróneos o generar diferencias con el IMSS.
- Duplicar subsidios. Ocurre cuando el IMSS deposita directamente y, a la vez, la empresa paga el 100 % en nómina sin recuperar el monto.
- No cuadrar con SUA o IDSE. Las inconsistencias entre lo reportado al IMSS y lo timbrado al SAT son una de las causas más frecuentes de auditorías o aclaraciones.
Factorial facilita este control
Con el software integral de Recursos Humanos de Factorial, registrar incapacidades y conciliarlas con la nómina es mucho más sencillo. Desde esta única plataforma puedes:
- Registrar incidencias médicas con los datos del folio y tipo de incapacidad.
- Automatizar el cálculo de ausencias y complementos, sin alterar el SBC.
- Generar reportes de nómina e historial de incapacidades listos para cruzar con los registros del IMSS o el SUA.
Así, el área de Recursos Humanos mantiene un seguimiento claro y centralizado de cada baja, evita duplicidades y asegura que los pagos estén en orden tanto ante el SAT como ante el IMSS.
Qué hacer si el accidente genera una incapacidad permanente
Cuando el tratamiento concluye y el IMSS determina que una persona no podrá recuperar completamente su capacidad laboral, emite el dictamen ST-3, donde específica si la incapacidad es parcial, total, absoluta o de gran invalidez. Este documento cierra el proceso médico y define si corresponde una indemnización o una pensión por parte del Seguro de Riesgos de Trabajo.
Según los artículos 474 y 512-A de la Ley Federal del Trabajo, el patrón tiene la obligación de proteger la integridad física de las personas trabajadoras y adaptar las condiciones necesarias para que puedan continuar laborando de manera segura. Esto incluye valorar una reubicación razonable o ajustes en el puesto cuando el dictamen del IMSS sea por incapacidad parcial.
Solo en los casos en que no exista una alternativa viable, la empresa podrá documentar la terminación justificada, asegurándose de cumplir con las disposiciones laborales y con el pago correspondiente de prestaciones e indemnizaciones.
Si quieres conocer a fondo los tipos de incapacidad, los criterios del IMSS y los efectos en nómina, revisa el artículo completo sobre incapacidad permanente en México.
Gestiona la baja por accidente laboral en México con precisión y empatía
Cada accidente laboral tiene un impacto humano y operativo. Gestionarlo con cuidado, transparencia y cumplimiento legal, además de proteger a la empresa, también protege a la persona que atraviesa el proceso de recuperación.
La baja por accidente laboral en México no debería verse como un trámite más, sino como parte de una política de bienestar y responsabilidad compartida. Cuando Recursos Humanos domina el proceso, los pagos son justos, los reportes se entregan a tiempo y el vínculo de confianza entre la organización y su equipo se fortalece.
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