Después de las reformas a la Ley Federal del Trabajo (LFT) en 2023, el cálculo de vacaciones se convirtió en un tema central para las áreas de Recursos Humanos en México. La ampliación del periodo vacacional marcó un avance significativo en los derechos laborales, pero también trajo consigo nuevos retos administrativos: ¿cómo calcular correctamente los días de descanso, la prima vacacional y las proporciones?
Comprender estos ajustes es importante y no solo para cumplir con la ley. Es fundamental para garantizar el bienestar y la satisfacción del personal. Un error en los cálculos puede generar inconsistencias en la nómina, sanciones o reclamos laborales. Por eso, en esta guía te explicamos cómo calcular las vacaciones y la prima vacacional para facilitar la labor de RR. HH. bajo el marco legal vigente.
¿Qué dice la LFT sobre el derecho a vacaciones?
Desde el 1° de enero de 2023, con la reforma a los artículos 76 y 78 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), se estableció que todo trabajador que cuente con más de un año de servicios tiene derecho a un periodo anual de vacaciones pagadas que no puede ser inferior a 12 días laborables, y que este período aumentará conforme a la antigüedad.
Específicamente, la regla quedó así:
- Cumplido 1 año de servicio – mínimo 12 días de vacaciones.
- 2 años – 14 días
- 3 años – 16 días
- 4 años – 18 días
- 5 años – 20 días
- Y a partir del sexto año, se incrementan 2 días cada cinco años de servicio.
Además, la ley exige que esos días de vacaciones se otorguen dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento del año de servicio. De hecho, la norma prohíbe que se compensen esos días con dinero en lugar de disfrutarse (salvo en casos de término de la relación laboral) y obliga a que el trabajador reciba el salario correspondiente durante ese periodo.
Así que, con esta base legal, tienes los elementos necesarios para estructurar las políticas internas de vacaciones en tu empresa: desde qué día inicia el cómputo, cuántos días mínimos aplicar, hasta cuándo deben disfrutarse.
Para más detalles sobre la ley, consulta nuestro artículo Pago de vacaciones: leyes locales, impuestos y cómo calcularlas
Cálculo de vacaciones y prima vacacional, paso a paso
Cuando llega el momento de pagar las vacaciones, Recursos Humanos debe traducir los días de descanso en una cantidad justa y verificable. No se trata solo de cumplir un trámite ,ya que, al calcular correctamente este pago, se garantiza que el colaborador reciba lo que le corresponde por ley y que la empresa mantenga su nómina en regla.
A continuación te explicamos, paso a paso, cómo realizar el cálculo de vacaciones y cómo agregar la prima vacacional, que es el porcentaje adicional establecido por la Ley Federal del Trabajo.
Paso 1. Calcula el salario diario
El salario diario es la base de todo este cálculo. Para obtenerlo, toma el sueldo mensual y divídelo entre 30, sin importar cuántos días tenga el mes.
- Fórmula: Salario diario = Sueldo mensual ÷ 30
Por ejemplo, si una persona gana $9,000 MXN al mes:
- $9,000 ÷ 30 = $300 MXN diarios
Este es el valor con el que calcularás tanto los días de vacaciones como la prima vacacional.
Pero recuerda que, si el contrato contempla un Salario Diario Integrado (SDI): es decir, uno que incluye bonos o prestaciones, debes usar ese monto en lugar del salario base.
Aprende cómo calcular el Salario Diario Integrado (SDI) en esta guía.
Paso 2. Calcula el pago de vacaciones
El siguiente paso es determinar cuánto corresponde pagar por los días de vacaciones que el trabajador ha generado según su antigüedad.
- Fórmula: Pago por vacaciones = Salario diario × Días de vacaciones
Siguiendo el ejemplo anterior:
- $300 × 12 = $3,600 MXN
Ese monto representa el salario que el trabajador recibirá durante su periodo de descanso. Por ley, las vacaciones son días pagados, y el pago debe realizarse antes o al inicio del periodo vacacional para que la persona pueda disfrutarlo sin afectar su economía.
Paso 3. Calcula la prima vacacional
La prima vacacional es un complemento del cálculo anterior. Es un beneficio adicional que busca que los trabajadores puedan disfrutar su descanso con mayor tranquilidad económica.
El artículo 80 de la Ley Federal del Trabajo establece que esta prima no puede ser menor al 25 % del salario correspondiente a los días de vacaciones.
- Fórmula: Prima vacacional = Pago por vacaciones × 25 %
Siguiendo con el mismo ejemplo:
$3,600 × 0.25 = $900 MXN
Es importante registrarlo de manera independiente en el recibo o CFDI de nómina con el concepto “Prima vacacional”, ya que es una percepción distinta.
Paso 4. Calcula el total a pagar
Por último, suma el pago de vacaciones y la prima vacacional para conocer el total que el trabajador debe recibir:
Fórmula: Total a pagar = Pago por vacaciones + Prima vacacional
Con el ejemplo que hemos seguido hasta aquí, esta fórmula se vería reflejada así:
- Pago por vacaciones: $3,600 MXN
- Prima vacacional: $900 MXN
- Total: $4,500 MXN
El resultado representa el monto total que deberá reflejarse en la nómina o en el finiquito, según el caso.
Paso 5. Revisa que los cálculos se integren correctamente
Antes de cerrar la nómina o emitir el recibo de vacaciones, revisa que los siguientes elementos estén correctamente calculados y registrados:
- Salario diario o salario diario integrado (SDI).
- Días de vacaciones correspondientes según antigüedad.
- Monto de pago por vacaciones.
- Prima vacacional (mínimo 25 %).
- Total a pagar reflejado en nómina o CFDI.
De esta forma, el cálculo de vacaciones define el monto que el trabajador recibirá durante su descanso, mientras que la prima vacacional complementa ese pago con un 25% adicional.
Ejemplo general del cálculo |
||
|---|---|---|
| Concepto | Cálculo | Resultado |
| Salario mensual | — | $9,000 MXN |
| Salario diario | $9,000 ÷ 30 | $300 MXN |
| Días de vacaciones | — | 12 días |
| Pago por vacaciones | $300 × 12 | $3,600 MXN |
| Prima vacacional (25 %) | $3,600 × 0.25 | $900 MXN |
| Total a pagar | $3,600 + $900 | $4,500 MXN |
¿Qué son las vacaciones proporcionales y cómo calcularlas?
Hasta aquí vimos cómo calcular el pago completo de vacaciones y prima vacacional.
Pero ¿qué ocurre cuando un trabajador no cumple el año completo de servicio o su contrato termina antes de tiempo?
En estos casos, se debe realizar el cálculo de las vacaciones proporcionales, un proceso que suele generar dudas, pero que es fundamental para cerrar correctamente cualquier relación laboral. Aunque la persona no haya llegado a su aniversario, sí acumuló un derecho parcial a descansar, y ese tiempo debe reconocerse en forma de días y pago proporcional.
¿Cuándo aplican las vacaciones proporcionales?
Existen tres escenarios comunes:
- Una renuncia antes de cumplir el año.
- Un contrato temporal que concluye.
- Un finiquito por término de relación.
En todos estos casos, el trabajador no pierde su derecho a vacaciones, simplemente lo ejerce en proporción al tiempo trabajado. Esto garantiza que el cálculo sea justo y que la empresa cumpla con la ley.
Te recomendamos leer: Cálculo de finiquito: ¿Qué es y cómo hacerlo correctamente?
Cómo hacer el cálculo de vacaciones proporcional
La fórmula general es simple, pero su interpretación es lo que realmente importa:
- Días proporcionales = (Días de vacaciones por año ÷ 365) × Días trabajados
Por ejemplo, si a un empleado le corresponden 12 días de vacaciones al año y trabajó 61 días, el cálculo sería:
- Días proporcionales = (12 ÷ 365) × 61 = 2.01 días
Eso significa que en su finiquito deben pagarse dos días de vacaciones proporcionales, junto con la prima vacacional del 25 % sobre ese monto
Cómo asegurar que el cálculo de vacaciones sea correcto
El caso de las vacaciones proporcionales es muy especial, porque un día de diferencia, un salario mal calculado o un registro incompleto, puede generar errores que, con el tiempo, se convierten en reclamos o auditorías.
Para hacerlo bien desde el principio, vale la pena cuidar estos puntos:
- Usa las fechas exactas de ingreso y salida. Un contrato que termina el 29 de febrero no equivale al 1 de marzo. Ese tipo de diferencias, aunque parezcan mínimas, modifican los días trabajados y, por tanto, el resultado final.
- Verifica el salario diario correcto. Si el contrato considera un salario diario integrado (SDI); es decir, aquel que incluye bonos, compensaciones o vales, debes usar ese valor para el cálculo. En cambio, si no aplica, bastará con el salario base.
- Incluye la prima vacacional. Recuerda que, conforme a la LFT, la prima no puede ser menor al 25 % del monto correspondiente a los días de vacaciones.
- Documenta todo. Cada cálculo debe quedar registrado en el recibo de finiquito, nómina o expediente digital del trabajador. Esto no solo da transparencia, también protege a la empresa ante cualquier revisión futura o solicitud de aclaración.
Tener una plantilla con la fórmula lista o un software que calcule automáticamente las proporciones te ahorrará tiempo y errores. En estas herramientas solo ingresas las fechas y el sistema determina los días, la prima y el monto exacto.
Errores comunes que debes evitar al calcular las vacaciones
En los cálculos de nómina, las vacaciones son la parte que más debe cuidarse, porque un descuido en fechas o proporción de días, puede llevar a pagos incorrectos. Por eso, antes de cerrar el proceso, te recomendamos revisar los puntos donde más errores suele haber:
No actualizar la antigüedad
Si no se lleva un control exacto de la fecha de ingreso, el colaborador puede recibir menos días de los que realmente le corresponden. Por ejemplo, alguien que cumple dos años y sigue con 12 días de vacaciones está recibiendo menos de lo que marca la ley.
Esto puede prevenirse si se automatiza la actualización de antigüedad o revisa las fechas una vez al año. Es una verificación rápida que evita reclamos posteriores.
Calcular mal la proporcionalidad es un mal cálculo de vacaciones
En contratos que terminan antes del año, es común que no se calcule la parte proporcional de vacaciones o que se pague el periodo completo sin corresponder. Ambos casos son errores. Aunque la persona no haya alcanzado su aniversario, sí generó un derecho proporcional y debe reflejarse en su finiquito.
De ahí la importancia de aplicar siempre la fórmula proporcional y documentar el cálculo en el comprobante de liquidación. Así garantizas transparencia y cumplimiento.
No llevar registro de los días disfrutados y pendientes
Cuando no se documentan los días tomados, la empresa pierde visibilidad sobre cuántos descansos faltan por otorgar o pagar. Por eso, lo más recomendable es registrar cada solicitud o aprobación de vacaciones en una herramienta digital o calendario compartido.
Usar un salario base incorrecto
El error más técnico, pero también el más costoso. A veces se toma el sueldo mensual de 31 días, se olvida un aumento reciente o no se usa el salario diario integrado (SDI) cuando el contrato lo exige.
¿Cómo prevenirlo? Estandariza el cálculo: sueldo mensual dividido entre 30. Si el trabajador tiene bonos o prestaciones fijas, utiliza el SDI. Asegúrate de que la nómina esté siempre actualizada.
No revisar antes de timbrar
Duplicar un concepto, omitir la prima vacacional o usar la fecha equivocada puede alterar todo el comprobante fiscal. Haz una revisión final antes de timbrar la nómina. Cinco minutos de validación son suficientes para detectar inconsistencias y evitar correcciones posteriores.
El descanso también se gestiona con precisión, optimiza el cálculo de vacaciones
Cumplir con la ley es solo una parte del trabajo; la otra es hacerlo con empatía y claridad. Cuando Recursos Humanos calcula las vacaciones correctamente (ya sea completas, proporcionales o con su prima vacacional) está garantizando más que un pago justo: está reforzando la confianza entre la empresa y su gente.
Un proceso ordenado, transparente y automatizado evita errores, reduce tiempo de revisión y permite concentrarse en lo esencial: que las personas descansen, se desconecten y regresen con energía renovada.
👉 Simplifica la gestión de vacaciones, controla los saldos en tiempo real y automatiza tus cálculos con Factorial. Solicita una demo gratuita aquí y optimiza tu gestión de Recursos Humanos.
