Cómo hacer una nómina bien estructurada y sin errores es la pregunta más frecuente dentro de los equipos de Recursos Humanos. Especialmente cuando la operación crece, los turnos cambian o el volumen de movimientos aumenta. Y es que no es solo “hacer el pago quincenal”, es coordinar información de contratos, deducciones, horas, incidencias, prestaciones y obligaciones fiscales que no se pueden dejar a la ligera.
En la práctica, la nómina es el punto donde todo se cruza: lo que la empresa promete, lo que la ley exige y lo que cada persona espera recibir por su trabajo. Y cuando falta un dato, se calcula mal una base o el archivo no se actualiza, los errores saltan de inmediato: inconformidades, ajustes de última hora, discrepancias con el IMSS o diferencias con el SAT.
Por eso vale la pena tener un proceso claro, humano y ordenado. En esta guía encontrarás los elementos clave que debe incluir una nómina en México, el paso a paso para elaborarla con seguridad y las buenas prácticas que ayudan a evitar los problemas más comunes en RR. HH. Sobre todo en empresas donde los ingresos son mixtos, hay cambios frecuentes o se gestionan varios equipos al mismo tiempo.
¿Qué es una nómina y por qué es esencial para tu empresa?
La nómina es el documento donde se refleja, con toda claridad, cuánto gana una persona por su trabajo y qué deducciones se le aplican según la ley. En México, no es opcional: la Ley Federal del Trabajo (LFT) establece que toda relación laboral debe estar documentada y que el pago debe cumplir con lo pactado en el contrato y en la legislación vigente.
También, es fundamental para efectos de seguridad social, una prestación obligatoria en el país. Así, la Ley del Seguro Social (LSS) define cómo se integra el Salario Base de Cotización, qué conceptos deben incluirse y cómo se calculan las cuotas obrero-patronales
Para RR. HH., la nómina no es solo un recibo: es la base para administrar costos, planear incrementos, cumplir con obligaciones fiscales y mantener claridad con cada trabajador. Cuando los datos están desactualizados o se calcula mal una base, los errores se reflejan de inmediato en inconformidades, aclaraciones ante el IMSS o diferencias con el SAT. Una nómina bien hecha mantiene en orden pagos, derechos, aportaciones y la tranquilidad de ambas partes.
Componentes básicos de una nómina en México
Una nómina clara empieza por entender qué la integra. Aunque cada empresa tenga sus propias políticas (bonos, prestaciones, incentivos) la estructura base es la misma y está alineada a lo que pide la legislación mexicana. Estos son los elementos que no pueden faltar.
Encabezado e identificación
Aquí se registran los datos que dan contexto legal al recibo de nómina. Además, esta información respalda la relación laboral conforme a la LFT y sirve como base para el CFDI de nómina:
- Razón social de la empresa
- RFC
- Domicilio fiscal
- Régimen
- Registro patronal ante el IMSS
- Nombre completo del trabajador
- CURP
- RFC
- Número de Seguridad Social (NSS)
- Puesto, departamento y fecha de ingreso
Devengos: percepciones que integran el pago
Se trata de todos los conceptos que el trabajador recibe antes de aplicar deducciones. Dependiendo del tipo de contratación, pueden ser fijos, variables o mixtos.
Incluyen:
- Salario base (cuota diaria)
- Bonos: productividad, puntualidad, asistencia, comisiones
- Horas extra
- Primas: dominical, nocturna, vacacional
- Prestaciones en especie (cuando aplican)
- Otros ingresos: premios, incentivos, comisiones
La LSS, en su artículo 27, establece qué conceptos integran el Salario Base de Cotización para efectos del IMSS y cuáles se excluyen.
Deducciones: impuestos y cuotas obligatorias
Después de calcular lo devengado, es momento de restar lo correspondiente a la ley o acuerdo internos. En México, estas deducciones son las más comunes:
- ISR, según las tarifas vigentes del SAT
- Cuotas obrero-patronales al IMSS
- Aportaciones al INFONAVIT (si el trabajador tiene crédito)
- Retardos, ausencias o descuentos autorizados
- Préstamos internos o adelantos de nómina (solo si están firmados)
Aquí es importante tener presente que el artículo 97 de la LFT establece qué descuentos son permitidos y cuáles no, para proteger el salario del trabajador.
Bases de cotización y cálculo final
Con las percepciones y deducciones identificadas, RR. HH. determina:
- SBC (Salario Base de Cotización)
- Base para ISR
- Cuotas aplicables
- Neto a pagar
El SBC es clave porque impacta directamente en las cuotas al IMSS, aportaciones al INFONAVIT y prestaciones futuras del trabajador. Al final, la fórmula esencial es:
Salario bruto – deducciones = salario neto
Tan sencillo como eso, pero en la práctica requiere precisión, porque cualquier número erróneo puede generar diferencias fiscales o aclaraciones con el trabajador.
Te recomendamos leer: Calculadora de salarios: bruto a neto
Cómo hacer una nómina paso a paso en tu empresa (guía práctica para RR. HH.)
Hacer una nómina parece sencillo hasta que empiezan a moverse los aumentos, bonos, horas extra, incidencias, nuevas altas, bajas o ajustes de último minuto. Por eso funciona mejor tener un proceso claro, ordenado y repetible. Este es el paso a paso más práctico para que RR. HH. pueda calcular la nómina sin contratiempos, incluso cuando hay variaciones cada periodo.
Paso 1: Reúne toda la información del trabajador
Antes de tocar números, verifica que los datos estén actualizados. Cambios pequeños (un aumento, una comisión extra, un permiso sin goce, un cambio de puesto) pueden modificar la base para ISR o IMSS.
Asegúrate de tener:
- Tipo de contrato y fecha de ingreso
- Salario diario integrado (SDI) o SBC
- Percepciones fijas y variables
- Ausencias, retardos y horas extra del periodo
- Situación fiscal del trabajador (RFC correcto, régimen, etc.)
- Créditos INFONAVIT o descuento de pensión alimenticia (si aplican)
Es justo aquí donde RR. HH. evita la mayoría de errores, es decir, cuando la información está incompleta, la nómina también lo estará.
Paso 2: Define la periodicidad de pago
En México, la mayoría de empresas utilizan:
- Pago mensual
- Pago quincenal
- Pago semanal (común en manufactura, retail y logística)
Cada periodicidad impacta directamente en:
- La tarifa de ISR que aplicas
- Los cálculos proporcionales de percepciones
- El control de incidencias del periodo
Mientras más claro esté el calendario de nómina, menos ajustes de último momento tendrás que hacer.
Paso 3: Calcula las percepciones brutas (salario base + variables)
Aquí se suman todos los conceptos que el trabajador generó en ese periodo:
- Sueldo base
- Bonos e incentivos
- Comisiones
- Horas extra
- Primas (dominical, nocturna, vacacional)
- Prestaciones en especie (si corresponden)
Paso 4: Calcula las bases y deducciones
Con las percepciones claras, llega el momento de determinar:
- Base gravable para ISR, según tarifas vigentes del SAT
- Cuotas obrero-patronales al IMSS, calculadas en función del SBC
- Aportaciones al INFONAVIT
- Otros descuentos autorizados
Aquí es donde más errores suelen aparecer, sobre todo cuando hay ingresos variables o movimientos de seguridad social, así que la recomendación es hacerlo todo con cuidado y atención.
Paso 5: Obtén el salario neto
La fórmula es simple, pero el reto está en los datos:
Percepciones brutas – deducciones = salario neto
El resultado final debe coincidir con lo que se timbra en el CFDI de nómina. Si algo no cuadra, casi siempre el fallo está en:
- Un dato fiscal desactualizado
- Un SBC mal calculado
- Una incidencia mal registrada
- Un bono que no integraba (o sí integraba) y se procesó al revés
Paso 6: Revisa, timbra y archiva correctamente
Antes de dar por cerrada la nómina:
- Revisa incidencias del periodo
- Verifica que el salario y el SDI/SBC sean correctos
- Asegúrate de que todos los conceptos estén bien clasificados
- Timbra el CFDI de nómina
- Guarda los recibos en un archivo accesible y ordenado
Aquí es donde RR. HH. se asegura de que todo queda respaldado frente al SAT, el IMSS y, sobre todo, frente al propio trabajador.
Buenas prácticas y errores frecuentes al hacer la nómina
Aunque cada empresa tiene sus propios ritmos y particularidades, hay ciertos patrones que se repiten en casi todas. Cierres apresurados, datos que se actualizan tarde, dudas sobre si un bono integra o no, o diferencias que aparecen justo cuando ya se timbró el CFDI.
Con algunas buenas prácticas, RR. HH. puede evitar la mayoría de los dolores de cabeza y mantener el proceso estable incluso en temporadas complicadas.
Buenas prácticas para mantener una nómina ordenada
Para llevar un proceso en orden y evitar errores sigue estos consejos:
1. Mantén la información del trabajador actualizada
El salario, el puesto, los bonos fijos, la jornada, los créditos INFONAVIT o las comisiones variables, cualquier cambio, por pequeño que sea, altera la base para ISR o IMSS. Un solo dato desactualizado puede generar diferencias fiscales o aclaraciones incómodas.
2. Controla incidencias en tiempo real
Horas extra, retardos, faltas, permisos y vacaciones deben registrarse en cuanto suceden, no el día del cierre. Cuando se acumulan, el margen de error aumenta y la nómina se vuelve reactiva, no preventiva.
3. Clasifica bien cada concepto
Algunos ingresos integran el Salario Base de Cotización; otros no. El artículo 27 de la Ley del Seguro Social es la referencia segura para evitar interpretaciones incorrectas.
4. Cierra la nómina con un doble filtro
Uno técnico (deducciones, integraciones, bases) y otro operativo (puestos, movimientos, incidencias, autorizaciones). Cuando se combinan, los ajustes de última hora se reducen casi por completo.
5. Apóyate en herramientas digitales
Un software de nómina disminuye errores humanos, calcula automáticamente ISR e IMSS, integra incidencias y timbra CFDI. Y lo más importante es que le devuelve tiempo a RR. HH. para analizar y no solo procesar.
Errores comunes que todavía se repiten en muchas empresas
Si todavía te preguntas ¿cómo hacer una nómina correctamente?, estos son los errores que debes evitar a toda costa:
1. Confundir salario bruto y salario neto
Pasa más seguido de lo que parece. Si no se explica bien, surgen dudas sobre si un bono “es libre”, si ya trae impuestos o si la empresa debe absorber la diferencia.
2. Aplicar retenciones equivocadas
Tarifas de ISR desactualizadas, tablas incorrectas o bases mal calculadas pueden generar diferencias con el SAT y reclamos del trabajador.
3. No integrar o integrar de más en el SBC
Un error en el SBC se convierte en cuotas IMSS mal calculadas. Esto no solo afecta costos, también puede afectar prestaciones futuras del trabajador.
4. Registrar incidencias al final del periodo
Cuando el cierre llega y la información está incompleta, la nómina termina siendo una mezcla de suposiciones, correcciones y aclaraciones posteriores.
5. Hacer la nómina en Excel sin control
Las hojas compartidas, los archivos duplicados y las fórmulas que alguien modifica por accidente son el origen de demasiadas inconsistencias. Si el crecimiento continúa, este método deja de ser sostenible.
Cuándo conviene automatizar la nómina (y qué beneficios reales tiene)
Hay un punto en el que la nómina deja de ser “una tarea más” y se convierte en una bola de nieve. Más movimientos, más incidencias, más correcciones, y menos tiempo para revisar con calma. Ahí es donde la automatización se vuelve una necesidad.
No se trata solo de dejar de usar Excel (que a veces funciona, pero no escala) sino de tener un sistema que calcule, verifique y registre por ti. Sobre todo si manejas varios turnos, ingresos mixtos o equipos que crecen rápido.
Estas son las señales más claras de que ya tienes que automatizar:
1. Cuando ya no puedes cerrar la nómina sin pedir “otra hora”
Si cada quincena se alarga porque falta un dato, una incidencia o un cálculo manual que revisar, la operación ya te está pidiendo una solución más robusta. Con un sistema, las horas extra, retardos y ausencias se integran solitas al cálculo.
2. Cuando los errores te están costando tiempo (y confianza)
Un ISR mal aplicado, un SBC que no cuadró, un bono mal integrado, son errores pequeños que generan impactos grandes. Desde aclaraciones, timbrados de nuevo, pagos complementarios.
La automatización ayuda a evitar esas diferencias porque las reglas se aplican igual para todos, siempre.
3. Cuando la empresa crece y el Excel ya no alcanza
Un archivo funciona para 5 o 10 personas, pero cuando ya hay más equipos, nuevas contrataciones, turnos variables o varias sedes, se vuelve insostenible.
Un software hace lo que el Excel no puede y eso es consolidar, relacionar, integrar y calcular sin depender de que alguien repita una fórmula.
4. Cuando necesitas trazabilidad clara
Si tienes que revisar varias versiones del archivo para encontrar quién autorizó un bono, quién modificó una incidencia, cuándo se actualizó el salario, es momento de escalar. La trazabilidad automática evita dudas, discusiones y errores.
5. Cuando RR. HH. quiere dejar de “apagar fuegos”
Un área de Recursos Humanos que vive con la nómina encima no puede dedicarse a lo importante: cultura, desarrollo, clima laboral, atracción de talento. La automatización ayuda justo a eso: a liberar tiempo mental y operativo.
6. Porque timbrar, calcular ISR/IMSS y archivar no tendrían por qué hacerse a mano
En México, el timbrado CFDI, las tablas del SAT y las cuotas del IMSS cambian constantemente y un sistema actualizado evita que tengas que estar vigilando cada modificación.
Beneficios reales cuando automatizas
Los beneficios tangibles de la automatización de la nómina se ven en:
- Cálculos consistentes y sin errores
- Integración automática de incidencias
- Menos tiempo cerrando nómina
- Mayor control sobre costos laborales
- Recibos de nómina siempre disponibles
- Trazabilidad de cada movimiento
- Cumplimiento fiscal al día
- Más tiempo para tareas estratégicas
Impulsa el proceso de nómina en tu empresa
Una nómina bien hecha se nota y, con este proceso sin errores y contratipos, se evitan dudas, libera tiempo y mantiene la operación estable incluso cuando hay picos de trabajo o cambios constantes.
Si tu empresa ya está en ese punto en el que el Excel se queda corto o el cierre de quincena te exige más de lo que debería, es un buen momento para apoyarte en una herramienta que te acompañe en todo el proceso.
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