En México, el derecho a vacaciones es obligatorio y está protegido por ley. Aun así, muchas personas llegan al cierre del año con vacaciones no disfrutadas porque no las pidieron, no hubo oportunidad de tomarlas o simplemente se fueron acumulando.
Para el equipo de Recursos Humanos esto representa un reto, pues debe asegurarse de mantener el control, evitar prescripciones y asegurarse de que la empresa cumpla con todas sus obligaciones.
En este artículo te explicamos qué son las vacaciones no gozadas, cómo se calculan, cuándo se pagan y qué considerar para evitar problemas legales.
¿Qué son las vacaciones no disfrutadas?
Se le conoce como vacaciones no disfrutadas a los días de descanso pagados que una persona trabajadora ya generó, pero que no tomó dentro del periodo legal. También es común que se les llame vacaciones no gozadas o vacaciones pendientes.
No tienen un tratamiento especial fuera de lo que indica la Ley Federal del Trabajo (LFT): son días que ya le pertenecen al trabajador, pero que aún no fueron ejercidos. Sin embargo, la LFT establece plazos, responsabilidades y consecuencias cuando no se toman. Es decir, RR. HH. debe tener claro qué dice la ley sobre cómo deben otorgarse, en qué momento pueden caducar y cuándo es obligatorio pagarlos.
Marco normativo de vacaciones no tomadas México
La Ley Federal del Trabajo (LFT) es la que define tanto el derecho a vacaciones como el modo en que deben gestionarse. Para entender correctamente qué pasa con las vacaciones no tomadas en México, existen tres ejes centrales:
1) El derecho a vacaciones (artículo 76 LFT)
El artículo 76 establece el número de días de vacaciones a los que tiene derecho una persona trabajadora según sus años de servicio. Desde la reforma de 2023, la tabla de días de vacaciones aumentó de seis a doce días desde el primer año de trabajo. Lo que hizo aún más relevante llevar un control claro de los descansos.
Este artículo también deja claro que el derecho se genera año con año, y que los días no pueden sustituirse por pago mientras la relación laboral siga activa.
2) El plazo para otorgarlas (artículo 81 LFT)
Aquí se especifica uno de los puntos más importantes para RR. HH.: La empresa debe otorgar las vacaciones dentro de los seis meses posteriores al aniversario laboral de cada trabajador.
Ese plazo no es opcional ni flexible y forma parte de las obligaciones del patrón. Si la empresa no entrega ese periodo vacacional dentro de la ventana legal, abre la puerta a reclamaciones y posibles conflictos laborales.
3) La posibilidad de prescripción (artículo 516 LFT)
Aunque no habla específicamente de vacaciones, este artículo marca el tiempo que tiene un trabajador para reclamar prestaciones: un año. Cuando se combina este plazo con los seis meses que la empresa tiene para otorgar vacaciones, se define el periodo real en el que se pueden exigir días no otorgados o no tomados.
En conjunto, estos artículos explican por qué las vacaciones no disfrutadas requieren un seguimiento puntual. La generación, el otorgamiento y la posibilidad de reclamación están regulados por tiempos específicos en la LFT.
¿Pueden perderse las vacaciones no disfrutadas?
Aunque las vacaciones son un derecho garantizado, no permanecen abiertas para siempre. La ley marca tiempos muy claros, para otorgarlas y para reclamarlas, y entenderlos ayuda a evitar acumulaciones, pagos inesperados o conflictos legales.
Plazo para disfrutar las vacaciones y prescripción
La empresa debe entregar el periodo vacacional dentro de los seis meses posteriores al aniversario laboral. Si ese tiempo pasa y la persona no tomó sus días, aún puede reclamarlos; sin embargo, ese derecho tampoco es ilimitado.
Tal como mencionamos antes, el artículo 516 establece que las prestaciones pueden reclamarse hasta por un año. Al combinar ambos plazos (los seis meses para otorgarlas y ese año adicional para reclamarlas) se obtiene un periodo real cercano a 18 meses en el que las vacaciones siguen vigentes.
¿Qué pasa si se vencen los plazos?
Cuando ese tiempo transcurre sin que el trabajador use los días ni presente una reclamación, las vacaciones se consideran prescritas. Una vez que eso ocurre, ya no se pagan, aun si la relación laboral termina después.
Para RR. HH. este punto es muy importante, ya que sin un control claro y recordatorios oportunos, los días pueden caducar y generar dudas, inconformidades o cierres de nómina más complicados.
¿Cuándo deben pagarse las vacaciones no disfrutadas?
Las vacaciones se crearon para descansar, no para sustituirse por dinero. Por eso, mientras la relación laboral sigue activa, la ley no permite “cobrar” días de descanso pendientes. Sin embargo, la situación cambia en cuanto la relación termina, pues ahí sí es obligatorio revisar si hay vacaciones no tomadas dentro del periodo legal y sumarlas al finiquito.
Cuando la relación laboral finaliza
Al momento de una salida (ya sea renuncia, despido o fin de contrato) RR. HH. debe revisar si la persona trabajadora tiene vacaciones no disfrutadas que aún no hayan prescrito. Si existen, deben pagarse de forma íntegra y transparente dentro del cálculo final.
Para hacerlo correctamente, se deben tener presentes estos puntos:
- Al finalizar la relación laboral, los días de vacaciones pendientes y vigentes se convierten en pago obligatorio.
- El monto debe calcularse con salario diario y prima vacacional, tal como marca la ley.
- Si los días ya prescribieron, no generan pago, sin importar la fecha de la baja.
- El concepto debe quedar registrado en el desglose del finiquito para evitar desacuerdos posteriores.
- Antes de emitir documentos de baja, RR. HH. debe verificar saldos para no cometer errores costosos o generar reclamos.
Cómo calcular el pago de vacaciones no disfrutadas
Cuando una persona sale de la empresa y tiene días de vacaciones pendientes dentro del periodo legal, RR. HH. debe convertir esos días en un monto económico que se integra al finiquito. El cálculo no es complejo, pero sí requiere tener a la mano tres datos clave: el salario diario, el número de días pendientes y la prima vacacional correspondiente.
El monto surge de una operación sencilla: se multiplica el salario diario por los días de vacaciones no disfrutados y, sobre ese resultado, se aplica la prima vacacional. Esto asegura que el pago respete lo que marca la LFT y que la salida del trabajador quede correctamente documentada.
En fórmula, se vería así:
- Días de vacaciones no disfrutados × salario diario + prima vacacional
Aunque parece simple, este paso exige precisión porque cualquier error en el cálculo puede generar aclaraciones, solicitudes de corrección o incluso reclamos formales.
Ejemplo práctico
Para ilustrarlo, pensemos en un caso distinto al habitual:
Una persona con salario mensual de $15,000, que al momento de su salida tiene 10 días de vacaciones vigentes sin tomar.
- Salario diario
$15,000 ÷ 30 = $500
- Pago por vacaciones no disfrutadas
10 días × $500 = $5,000
- Prima vacacional (25 %)
$5,000 × 0.25 = $1,250
- Total a pagar por este concepto
$5,000 + $1,250 = $6,250
Este monto se integra al finiquito junto con los demás conceptos correspondientes.
Te recomendamos leer: Cálculo de finiquito: ¿Qué es y cómo hacerlo correctamente?
Obligaciones para la empresa y buenas prácticas de RR. HH.
Gestionar adecuadamente las vacaciones es más que un tema administrativo, ya que también forma parte del cumplimiento normativo de la empresa. Cuando no hay orden o seguimiento, los días se acumulan, se pierden los plazos y aumentan los riesgos legales.
Por eso, vale la pena distinguir lo que la ley exige y lo que RR. HH. puede hacer para mantener este proceso bajo control.
Principales obligaciones
La LFT no deja espacios grises respecto al derecho a vacaciones. Para la empresa, esto se traduce en responsabilidades muy concretas. Antes de pensar en políticas internas o sistemas de control, es indispensable cumplir con lo básico:
La empresa debe:
- Otorgar las vacaciones dentro de los plazos establecidos por la ley.
- Llevar un registro claro y actualizado de los días generados, los que se han tomado y los que siguen pendientes.
- Informar al trabajador sobre sus derechos y disponibilidad de días.
Buenas prácticas para evitar riesgos
Más allá de lo que pide la ley, las empresas pueden adoptar medidas que faciliten la administración del tiempo libre y reduzcan la acumulación de vacaciones no gozadas.
Estas prácticas ayudan a RR. HH. a anticiparse a problemas y mantener la operación estable:
- Planificar la rotación anual de vacaciones según temporadas, áreas y cargas de trabajo, para que los equipos descansen sin afectar la operación.
- Implementar un sistema formal de solicitudes y aprobaciones, lo que evita que los días “se pierdan” en correos, chats o acuerdos verbales.
- Revisar y actualizar la política interna, asegurando que incluya criterios claros para solicitud, fraccionamiento, acumulación y tratamiento en casos de baja o prescripción.
Consecuencias del incumplimiento o de acumular vacaciones no disfrutadas
Cuando las vacaciones se dejan avanzar sin seguimiento, el problema no es solo administrativo: termina afectando a la empresa, al trabajador y a la operación completa. La falta de control puede generar conflictos, costos adicionales y un ambiente laboral desgastado. Estos son los riesgos más comunes:
- Reclamos legales o demandas, especialmente cuando el trabajador demuestra que no se le otorgaron sus días dentro del plazo legal.
- Pagos inesperados en finiquitos, derivados de días acumulados o mal registrados, lo que también puede llevar a discrepancias contables.
- Afectación al bienestar y a la productividad, porque un equipo que no descansa tiende a cometer más errores y a presentar mayor desgaste.
- Posibles sanciones o indemnizaciones, si el caso llega a una autoridad laboral y se confirma el incumplimiento del patrón.
Cómo manejar las vacaciones no disfrutadas de manera estratégica
Aunque las vacaciones son un derecho individual, su gestión tiene un impacto directo en la operación, en las cargas de trabajo y en los costos de la empresa. Por eso, más que reaccionar cuando los días ya están acumulados, conviene adoptar prácticas que permitan anticiparse.
Un manejo estratégico ayuda a que los equipos descansen a tiempo, reduce riesgos legales y evita pagos inesperados. Aquí algunas recomendaciones que puedes seguir:
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Registro y seguimiento interno
Un control anual bien llevado es la base de cualquier estrategia. RR. HH. necesita saber cuántos días se generan, cuántos ya se tomaron y cuántos siguen pendientes. Esta visibilidad permite planear la operación, evitar acumulaciones y prevenir sorpresas durante un finiquito.
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Política de “úsalas antes de que caduquen”
Además del registro, es útil enviar recordatorios, dar visibilidad del saldo de días y fomentar que las personas tomen sus vacaciones dentro del plazo legal. Muchas veces, un aviso oportuno evita que los días prescriban sin que el trabajador se dé cuenta.
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Modalidades alternativas
Para equipos grandes o áreas con alta demanda operativa, puede funcionar permitir fraccionar periodos, establecer temporadas preferentes, o crear un calendario anual que facilite la salida escalonada. Mientras estas medidas respeten la LFT, ayudan a que los equipos descansen a tiempo sin afectar la continuidad del trabajo.
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Comunicación al finiquitar
Cuando alguien sale de la empresa, RR. HH. debe comprobar su saldo de vacaciones y verificar que cualquier día vigente, es decir, no prescrito, quede correctamente integrado en el finiquito. Esta revisión evita reclamos posteriores y asegura un cierre transparente para ambas partes.
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Las vacaciones no disfrutadas afectan descanso, bienestar y también las obligaciones legales de la empresa. Mantener un control claro, comunicar a tiempo y planificar los periodos vacacionales evita conflictos y costos innecesarios.
Una buena gestión vacacional no solo evita conflictos o pagos inesperados: también contribuye a equipos más descansados, procesos más claros y una relación laboral más sana para ambas partes.
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