La inducción es el primer paso de un nuevo empleado en una empresa. Por eso en un momento delicado, pero no sólo eso. También es un momento emocionante, cuando el nuevo empleado descubre si sus expectativas cumplen con la realidad y si puede expresar todo su potencial en ese contexto. Por eso, este procedimiento fundamental no puede ni debe dejarse al azar. Sino que debe planificarse cuidadosamente, y por eso en necesario contar con un formato inducción.
Tanto las empresas grandes cómo las pequeñas necesitar planificar este proceso. Las grandes empresa contratan mucho personal y por eso los responsables de people tienen que organizar y calendarizar bien los onboardings para que no suponga una sobre exceso e trabajo.
Las organizaciones muy pequeñas tampoco deben dejarse llevar por la improvisación. Además, cuando hay pocos empleados, cada colaborador es decisivo para el futuro de la compañía y se debe hacer todo el esfuerzo necesario para lograr su lealtad.
Un plan eficiente de integración debe incluir (al menos) estos elementos.
Tabla de contenidos
¿Qué es la Inducción o el Onboarding?
La inducción es el conjunto de procedimientos e iniciativas establecidos por una empresa para guiar la inserción de un nuevo empleado.
Este procedimiento tiene una influencia decisiva en el futuro del nuevo empleado. Es precisamente en las primeras semanas, de hecho, en las que el empleado se pregunta con más frecuencia si ha tomado la decisión correcta. Una mala experiencia en esta etapa puede socavar no sólo la relación con la empresa, sino también su compromiso y grado de participación.
Cuando una persona se integra a una nueva empresa, desconocida para él, o a un nuevo
grupo de trabajo, se da un proceso llamado “socialización” entre el nuevo empleado y la
organización.
Al ingresar a una empresa, un nuevo trabajador, experimenta:
- Incertidumbre, por la situación nueva y el cambio.
- Expectativas poco realistas de lo que la empresa es y de lo que se espera de él
como trabajador. - Angustia por las sorpresas con que se enfrenta el trabajador en su encuentro inicial
con la organización. - Temor por la posibilidad de no ser aceptado por los nuevos compañeros de temor.
Para ayudar al nuevo empleado en su ingreso a una empresa, y acortar el tiempo de
adaptación y aprendizaje de las nuevas funciones en esa organización, es conveniente
llevar a cabo un programa que recibe el nombre de inducción, este proceso nos permite
conseguir que los nuevos empleados tengan un buen comienzo en la organización y según
estudios realizados un buen programa de inducción nos ayuda a retener y motivar a los
empleados.
Formato de Inducción
Hacer una correcta inducción de personal en la empr0esa es clave para poder controlar los niveles de rotación de personal. Por eso, muchos responsables de recursos humanos utilizan un formato para las altas y bajas de los colaboradores de la empresa. ¿No quieres tener una manera fácil y sencilla de gestionar la inducción, altas y bajas de tus colaboradores en remoto? Sigue leyendo porque tenemos un formato en Excel para las altas y bajas en tu empresa.
Onboarding Excel
¿Por qué hacer el proceso de onboarding de empleados en excel? La respuesta es que es un método seguro y fiable, especialmente trabajando a distancia o en remoto. Una hoja de cálculo te permite tener la información básica de los colaboradores que han sido dados de alta, y los que fueron dados de baja.
Por eso mismo, a pesar de ser un proceso meticuloso, muchos gerentes de gestión de recursos humanos deciden hacerlo así.
Formato de inducción de personal en Excel
Hemos creado este sencillo formato o plantilla en Excel para que te la descargues gratis y comiences a gestionar la inducción, altas, bajas y onboarding de empleados en tu empresa ya mismo.
Inducción empresa
Sin embargo, pese a que un formato o plantilla bien estrcuturada y organizada, puede ser de mucha ayuda. El proceso de inducción en tu empresa debe ser tomado con una prioridad importante. Ya que de ella depende que cuentes, o no, con colaboradores excelentes que reclutas a través de tu proceso de selección.
Altas y bajas de personal en una empresa
Cuando alguien inicia la prestación de servicios a una empresa, los finaliza o hay variaciones en cuanto a estos, dichos cambios deben ser comunicados al Seguro Social o IMSS. Además, las solicitudes de dichas gestiones siempre deben ir firmadas por el patrón empleador o el autónomo o colaborador por cuenta ajena, en caso de serlo.
Las altas son aquellos actos administrativos que suponen el inicio de una relación jurídica entre el trabajador y la Seguridad Social. Sin embargo, las bajas son los actos administrativos que dan por terminada dicha relación, finalizando así la cotización del trabajador. En cuanto a las variaciones de datos, consisten en la comunicación para la modificación de cualquier dato identificativo, domiciliario o laboral de un trabajador dentro del sistema de la Seguridad Social.
Cuando se comunica (o se hace la solicitud de) una alta de la Seguridad Social, esta es válida desde el momento del inicio de la actividad, a menos que se haya solicitado fuera de plazo (en ese caso, lo será desde el momento en que se haya hecho la solicitud). Y lo mismo sucede con las bajas. En caso de que las fechas de las altas y bajas no correspondan con el inicio y el cese verídicos de las actividades, los trabajadores siempre pueden reclamarlo.
Situación asimilada de alta
Hay veces en las que se finaliza el período de prestación de servicios pero se sigue estando dado de alta en la Seguridad Social sin necesidad de efectuar baja. Esta situación se conoce como “situación asimilada de alta”, y sucede en los siguientes casos:
- En la excedencia forzosa.
- En la excedencia para el cuidado de hijos.
- Servicio militar o prestación social similar.
- Traslado de la empresa al extranjero.
- Período de inactividad entre trabajos de temporada.
- Suspensión de un convenio especial.
- En caso de haber trabajado en un puesto con riesgo de enfermedad profesional y poder declarar la incapacidad permanente debido a esta.
- Para conservar el derecho a asistencia sanitaria para todos aquellos colaboradores por cuenta ajena que hayan permanecido o no dados de alta un mínimo de noventa días en el año anterior a la baja.
- Para conservar el derecho a asistencia sanitaria para todos aquellos trabajadores pendientes de una demanda por despido improcedente o nulo.
- En el caso de colaboradores por cuenta propia o autónomos, durante los noventa días naturales después del último día del mes de la baja.
- En caso de recibir una ayuda destinada a fomentar el fin anticipado en una actividad agraria.
- Para los colectivos de artistas, aunque los días cotizados no correspondan con los de la prestación de servicios.
- En caso de que el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social; y el Seguro Social lo vea procedente.
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¿Quién ha de comunicar el alta, la baja y/o la variación de datos en el Seguro Social?
Si estás al mando de una empresa que cuenta con trabajadores, deberás gestionar tú sus altas y bajas en el IMSS o Seguro Social además de poder realizar cualquier cambio u variación de sus datos en la misma.
Además, cuando un colaborador se traslade a otro puesto de la misma empresa estando este en otra provincia, el empresario también deberá gestionar la baja en la región o estado de origen y el alta en la nueva.
Si la empresa no cumple con esta obligación, el trabajador podrá ir directamente al Seguro Social para hacer la gestión, tal y como lo han de hacer los autónomos y trabajadores por cuenta propia.
En el caso de que ni la empresa ni el colaborador cumplan con sus obligaciones y, por lo tanto, no comuniquen estos cambios en sus situaciones laborales, se efectuarán de oficio por la Dirección del Seguro Social o la Administración IMSS. Los efectos de las altas, bajas o variaciones en los datos cuando ocurren de esta última manera, empezarán en la fecha en la que se vio el incumplimiento.
¿En qué consisten las solicitudes de alta, baja o variaciones de datos en el IMSS?
Cuando una empresa quiera dar de alta en la Seguridad Social a un trabajador, así como darlo de baja, deberá rellenar una solicitud con la siguiente información:
- Nombre o razón social del empresario.
- Código de Cuenta de Cotización del empresario.
- Régimen de Seguridad Social.
- Identificación del trabajador (nombre y apellidos, CURP y domicilio).
Cuando se solicite un alta, se tendrán que especificar la fecha de inicio de la actividad. Además del grupo de cotización, ocupación (si se precisa), el tipo de contrato y si hay convenio u convenio colectivo.
Sin embargo, cuando se solicite una baja, se tendrá que facilitar la fecha del cese de la actividad y la causa de la baja.
Cuando se quieran modificar los datos de un trabajador en el Seguro Social, porque estos afecten a sus condiciones laborales, se deberá rellenar una solicitud que exprese:
- Tipo de contrato.
- Variación de grupo de cotización.
- Fecha de variación.
- Ocupación.
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Digitaliza el proceso de Onboarding o Inducción
Poner en marcha el plan de acogida de empresa de manera digital puede tardar semanas. Sin embargo, el uso de herramientas online nos puede ayudar a acelerar y automatizar todos los procesos de integración de un nuevo empleado.
A continuación, vamos a ver los distintos tipos de herramientas digitales que pueden ayudarnos a planificar el onboarding digital:
Herramientas y apps para onboarding
Existen herramientas especializadas en simplificar los procesos de onboarding haciéndolos divertidos y transformándolos en toda una experiencia.
Un ejemplo de esto es el software de Factorial. Te permitirá mejorar tu proceso de inducción de personal y Onboarding.
Integrated tools – HRMS
Estos sistemas permiten unificar muchos procesos, como el onboarding, la formación e incluso la firma electrónica. Un ejemplo de herramienta que aplica esta integración sería el software de Factorial.
Si usamos aplicaciones que nos ayuden a trabajar desde un único sistema estaremos facilitando la gestión de Recursos Humanos. Así este departamento podrá ahorrar mucho tiempo en la realización de labores administrativas.
