La buena planificación de un proyecto suele ser la clave de su éxito, y por eso existen muchísimas herramientas para realizar, mejorar y simplificar este proceso.
Hoy hablaremos del cronograma, un recurso muy utilizado a la hora de desarrollar proyectos o actividades en una empresa. Además de repasar los conceptos más básicos de esta herramienta, te daremos las claves para crear el tuyo propio y consejos para mejorarlo.
En el artículo de hoy, entonces, repasamos:
Tabla de contenidos
Etapas de para gestionar proyectos en empresas
Naturalmente y, como suceden siempre que hablamos de procesos internos en empresas, no existen fórmulas mágicas que puedan aplicarse en forma global y garanticen resultados en manera infalible.
Cada proyecto y cada equipo, tendrá una manera adecuada de articularse en pos de las metas comunes y, sobre todas las cosas, en la manera más apropiada y eficaz posible teniendo en cuenta los recursos materiales e inmateriales de los que pueda valerse.
Sin embargo y en líneas generales, la gestión de proyectos suele darse obedeciendo a estas instancias:
- Inicio:
Teniendo en cuenta un objetivo macro, usualmente la persona que tuvo la iniciativa lo anterior se encargará de coordinar con otros departamentos y definir objetivos y metas claves o milestones. - Planificación:
La persona a cargo o el Project Manager, volcará en una suerte de hoja de ruta, las diferentes labores, plazos y responsabilidades de cada integrante y equipo (si hubiera). - Ejecución:
Una vez recopilada toda la información, se asigna un presupuesto y un marco de tiempo puntual para su concreción. - Monitoreo:
Iniciado el proyecto, se establecen etapas en las que se deberán reportar resultados o presentar material entregable que sirva para que el o la supervisora pueda actualizar el estado del proyecto y medir el desempeño. - Cierre:
Si todo sale bien, luego de varios ajustes y modificaciones, el proyecto debería concretarse y anunciarse dentro de la empresa desde el área de comunicación interna y fuera (según corresponda).
Metodologías para la administración de proyectos
En gran medida, las diferentes estrategias de gestión obedecerán a la cultura de la empresa así como al presupuesto que se haya contemplado para tal fin considerando la gestión de gastos.
Aun así, existen por lo menos tres metodologías de gestión que son las más utilizadas habitualmente:
Metodología AGILE
También suele ser utilizada específicamente en recursos humanos. Este tipo de metodología se centra en la optimización de recursos concentrándose en una visión global de las tareas a realizar. Prioriza el uso inteligente de tiempo y valora la flexibilidad y adaptabilidad.
Esta fórmula valora las interacciones de las personas y equipos por sobre los procesos, la respuesta rápida ante inconvenientes y hace de su foco principal el principio de “mejora continua”.
Esta metodología suele valerse de técnicas y herramientas de productividad como por ejemplo, el Kanban.
Metodología de cascada
Es sin dudas un clásico y quizás el más rudimentario pero aun así efectivo método de gestión de proyectos. Este tipo de estrategia es de las más rígidas y tiene sus orígenes en los ’70. Cada etapa del proyecto está concatenada y por lo tanto son interdependientes. Esto significa que no puede avanzarse al punto C sin haber hecho el punto B, por ejemplo. De esta manera una vez iniciado un proyecto es muy complejo hacer modificaciones sobre la marcha.
Sin embargo, si se tiene una visión clara y pormenorizada, orientada a detalles y ejecutada correctamente en cada instancia, este proceso de tono fordista puede dar óptimos resultados.
Metodología de cadena crítica
Como lo indica la palabra, esta estrategia se centra en priorizar aquellas tareas que por su naturaleza, impacto e implicancias son de naturaleza críticas para la concreción de un proyecto.
El gran beneficio de este tipo de enfoque es que permite minimizar los márgenes de error y, por lo tanto, es ideal cuando se cuentan con recursos limitados ya sea en términos de tiempo o dinero.
Herramientas para coordinar proyectos
Las herramientas para la gestión de proyectos son elementos vitales para lograr la concreción de las diferentes tareas. Existen plataformas específicamente diseñadas para tal fin, así como programas híbridos que cuentan con este tipo de funcionalidades o softwares más genéricos que pueden adaptarse para tal fin. O cronogramas en plantillas de Excel, ya hablaremos de ellos más adelante.
Al momento de elegir una herramienta para la gestión de los proyectos en tu empresa, debes saber que para esto es necesario tener en cuenta que el espacio de trabajo debe permitirte entre otras cosas:
- Planificar y monitorear resultados en un calendario de objetivos.
- Integrar comunicaciones en forma colaborativa.
- Centralizar documentación importante y de fácil acceso.
- Realizar seguimiento, monitorear y evaluar resultados.
¿Qué es un cronograma?
La palabra “cronograma” viene de “chronos”, que significa tiempo, y “grama”, que significa mensaje y, más específicamente, mensaje escrito. Y si el origen etimológico de la palabra no te ha dejado las cosas muy claras, el cronograma es una herramienta que se utiliza en muchas empresas para llevar a cabo la gestión de proyectos.
¿Qué se incluye, entonces, dentro de un cronograma? Simplemente una lista de tareas con sus fechas de inicio y fin. Esta lista puede ser más o menos completa, más o menos amplia, general o específica y más o menos visual.
Lo ideal es que, además de la lista de las tareas, el cronograma también incluya un calendario en el que poder ver, con solo echar un vistazo, los días con los que contamos para realizar cada una de las tareas previstas.
¿Para qué sirve?
Vale, lo utilizamos para organizar mejor las actividades que se llevan a cabo dentro de una empresa o un equipo de trabajo. Pero… ¿qué beneficios tiene el cronograma, como herramienta?
- Optimizar procesos de planificación de proyectos.
- Simplificar la organización de las actividades dividiendo los proyectos en pequeñas tareas con deadlines concretos.
- Motivar al equipo a ser más productivo, proporcionando objetivos alcanzables y más específicos.
- Poder adelantarte a posibles retrasos en las tareas, que causen un efecto dominó con las otras y terminen atrasando el fin del proyecto.
- Proporcionar una visión general del estado de todas las tareas que se realizan dentro del proyecto, la velocidad de ejecución y la evolución de estas.
- Establecer un orden de tareas dentro de un proyecto más amplio y con varios colaboradores.
- Mejorar la comunicación entre compañeros y equipos de trabajo, ya que todos están al tanto de la fase del proyecto en la que se encuentra cada uno.
Tipos de cronograma
¿Crees que solo existe una manera de crear un cronograma? ¡Te equivocas! La organización de proyectos es un arte. Y por eso hay distintas técnicas, estrategias y teorías que puedes utilizar, terminando con la que se acabe de adaptar mejor a tus necesidades, tu empresa o tus equipos.
Los que suelen utilizarse más, son:
- El cronograma de Gantt. En este caso, las tareas se distribuyen con una barra temporal, y cuanto más larga sea la tarea en el tiempo, más lo será la barra. Es la solución más visual y muestra fácilmente el solapamiento entre tareas.
- El cronograma de Pert. Aquí priorizaremos la relación entre las distintas tareas del cronograma y no sus fechas de inicio y fin. Las tareas serán representadas por cajas, que se relacionan las unas con las otras mediante flechas. Y dentro de la caja se incluyen los procesos necesarios para llevarla a cabo. El orden de las cajas depende de la prioridad de los proyectos.
- El cronograma de hitos. Este tipo de cronograma incluye solo aquellas tareas que son más importantes para el proyecto. Y las agrupará según fechas de entrega, meetings o cualquier otro momento clave para el proceso.
Ejemplo de cronograma de un proyecto o de actividades
A continuación, te mostramos cómo quedaría un cronograma. Qué debes poner en cada recuadro y cómo terminaría ilustrada la línea de tiempo según los proyectos a realizar.
¿Cómo hacer un cronograma con plantilla de Excel?
Sea como sea que quieras hacer tu cronograma, la ejecución de este deberá pasar por distintas etapas.
Fases de realización
- Desglose de tareas. Esto puede ser o bien una lista de tareas necesarias definidas por los superiores de cada equipo. O simplemente la división de un proyecto grande en todas aquellas tareas necesarias para ejecutarlo.
- Definición de relaciones entre las tareas. Las tareas pueden estar agrupadas en:
- El fin de una y el comienzo de otra, si una de ellas es dependiente.
- En el comienzo de ambas, si se pueden realizar a la vez.
- En la finalización de ambas, si tienen que terminar en el mismo momento.
- Establecer las fechas de inicio y finalización de las tareas. Esta etapa es clave, y es mejor definirla teniendo en cuenta el deadline final para todo el proyecto. También, ir decidiendo las fechas empezando por la más lejana. Y terminando por la más cercana en el tiempo. Sin embargo, es importante también saber cuánto se suele o se puede tardar en hacer cada una de las actividades. Para que el cronograma sea realista.
- Creación del cronograma, propiamente dicho. Cuando quieras crear el cronograma, deberás tener en cuenta la dimensión del proyecto y definir a un responsable. Proporcionando a este los recursos necesarios para hacerlo. Y dándole una fecha límite para tenerlo armado.
- Reajustar el cronograma siempre que sea necesario. Lo más seguro es que sucedan cambios que hagan necesario ir actualizando el cronograma. Modificando las fechas o añadiendo información. Así como eliminando y definiendo más tareas.
En este apartado, vamos a repasar en profundidad la cuarta fase, es decir, la de la creación física del cronograma.
Creación del cronograma
Cuando el cronograma se hace a partir del programa Excel. Se utilizarán las filas y las columnas para definir aspectos como las tareas que se van a realizar. Las fechas de inicio y final de estas, los recursos que se van a necesitar o destinar a cada una y los responsables de cada actividad, proyecto o tarea. También, es recomendable dejar suficiente espacio como para ir añadiendo notas e información adicional durante el proceso. Recuerda que hemos dicho que el cronograma tiene que ir reajustándose.
La primera versión, no definitiva, del cronograma resultará en una tabla con el “camino crítico”. Que no será más que la sucesión de tareas en el tiempo. De momento no se tendrá en cuenta ni los recursos necesarios para realizarla ni el/la responsable. Este es el momento de definir los hitos o los momentos importantes dentro de este proyecto. Los que definirán la relación entre tareas.
Más adelante, empezaremos a incluir los recursos. Estos serán el porcentaje de tiempo que se le dedicará en caso de que haya otras tareas simultáneas. Las personas implicadas, los documentos u otros aspectos necesarios, etc. Terminar con un cronograma cuyos recursos estén bien establecidos y estructurados. Esto te permitirá ir haciendo el balance de estos hasta que todo encaje. Y esto supone preguntarte cuestiones como ¿hay alguna tarea que necesite la coordinación de dos o más colaboradores? ¿Pueden dos tareas compartir recursos? Y otras que puedan afectar la organización del proyecto.
Nuestro consejo es adjudicar márgenes entre las fechas más importantes. Por si existe el riesgo de que una de las tareas se atrase. Y otra consideración clave es la de las vacaciones de los colaboradores de este proyecto; ¡Ten cuidado de que estas con coincidan con las etapas del proyecto que les estás asignando!
¿Y si quieres hacer un segundo cronograma más adelante?
Una vez ya hayas experimentado cómo funcionan tus equipos con el cronograma creado. Podrás identificar más fácilmente los riesgos, los errores y los puntos en los que se ha tenido que corregir algo. El presupuesto, el tiempo o aspectos similares.
Así, no solo llegarás a encontrar la solución que mejor se adapte a tus necesidades, sino que podrás optimizar este proceso hasta que sea lo más perfecto posible.
👉 Si, por otro lado, lo que te interesa es hacer un seguimiento de los objetivos adjudicados a cada uno de los empleados que tienes a tu cargo, puedes utilizar nuestra plantilla gratuita para los Objetivos OKR.
Plantilla de cronograma en Word o Power Point
En caso de querer realizar el cronograma con otro programa que no cuente con columnas y filas directamente. Se puede optar por algo más libre. Como por ejemplo los cronogramas de Pert. Que son los que representan las tareas con cajas, relacionadas entre sí con flechas.
El resultado de este cronograma sería más visual. Pero la fecha límite y los hitos importantes en las distintas etapas del proyecto puede que no queden tan claras.
¿Cómo hacer un cronograma con un software online?
Un programa de control y seguimiento de proyectos en empresas reemplazará el cronograma que tendrás que hacer de manera manual. Además, utilizando este tipo de herramientas más sofisticadas, podrás asegurarte de que todos tus equipos están sincronizados. Y saben cómo se está gestionando cada proyecto, trabajen desde la oficina o en remoto. Ya que este proceso se digitalizaría.
El software de Factorial ofrece una gestión de proyectos integrada con otras herramientas, como puede ser el Control Horario, por tal de poder asignar horas a cada Proyecto, así como Turnos, o la funcionalidad de Informes, para poder reunir toda la información necesaria para analizar cómo ha ido la gestión del proyecto y cómo mejorarla en el futuro.
Lo único que tendrán que hacer tus empleados es adjudicar las horas de su registro de jornada a uno o más proyectos. Dependiendo de cuántos hayas creado en el programa tú mismo. Más tarde, podrás ver cuántas horas le ha dedicado cada empleado a cada proyecto.
Ahora que ya saber la información que necesitas para hacer un buen seguimiento y planificación de proyectos. No tienes excusa para llevar a cabo la mejor organización de actividades de tu empresa. ¡Empieza con un cronograma en Excel o automatiza directamente esta tarea con un software para el seguimiento de proyectos!
¿Sabías que Factorial tiene una prueba gratuita de 14 días? En esta versión de prueba, podrás crear tus proyectos y ver cómo los empleados pueden adjudicarse horas en cada uno de ellos. ¡Y todo esto a través de una interfaz intuitiva tanto para ti como para ellos!
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