Pagar a tiempo y sin errores es el objetivo de muchas compañías, pero no siempre llegan a alcanzarlo. Una checklist de nómina puede ser vital para realizar este proceso cumpliendo con todos los pasos en tiempo y forma y aumentar así la eficiencia de la gestión.
Hoy te compartimos la checklist de nómina definitiva para que puedas seguir el paso a paso del proceso y logres cumplir con todas tus obligaciones como empleador. Desde la recopilación de datos de los trabajadores, hasta la emisión de los recibos de nómina, el pago de impuestos y contribuciones a la seguridad social y el mantenimiento de los registros.
Además, descubrirás cómo el software de Factorial puede ayudarte a generar procesos de nómina eficientes y conformes a la ley, para que tu empresa opere sin problemas y pagues a tus empleados de forma precisa y puntual.
TABLA DE CONTENIDOS
- ¿Qué se debe tener en cuenta para hacer la nómina?
- 1. Actividades previas a la nómina
- 2. Cálculos de nómina
- 3. Procesamiento de nómina
- 4. Actividades posteriores a la nómina
- ¿Cómo optimizar tu proceso de nómina con Factorial?
¿Qué se debe tener en cuenta para hacer la nómina?
Para hacer la nómina debes conocer al detalle todos sus componentes, ya que así será más sencillo entender qué datos tienes que reunir para completarla. En esencia, este documento se compone de los siguientes elementos:
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Datos de la empresa | Nombre o razón social, domicilio fiscal, Registro Patronal, número telefónico y dirección. |
| Datos del trabajador | Número de identificación del empleado, Clave Única de Registro de Población (CURP), Registro Federal de Contribuyentes y dirección. |
| Periodo de pago | Semanal, catorcenal, quincenal o mensual. |
| Percepciones | Salario base, horas extras, trabajo en días festivos, vales de despensa, transporte, bonos o gratificaciones. |
| Deducciones | Impuesto sobre la renta (ISR), contribuciones a la Seguridad Social (IMSS), pago al sindicato, Fondo para el retiro (AFORE). |
| Cantidad a recibir | Sueldo neto que recibe el trabajador tras las deducciones. |
| Lugar de emisión | Identificación del sitio en donde se realiza el pago. |
Ahora que conoces qué es lo que debe llevar una nómina para estar completa, a continuación te compartimos la lista de verificación definitiva para realizar el proceso de nómina paso a paso.
1. Actividades previas a la nómina
El primer punto de la lista de verificación de nómina está destinado a todas las actividades previas al cálculo y procesamiento de este documento. Esto incluye recopilar los datos de los empleados, clasificarlos y verificar el cumplimiento de los requisitos legales.
Recopilar datos de los empleados
Los datos son la base sobre la que se lleva a cabo el proceso de nómina. Por eso es vital que estos sean precisos, correctos y se mantengan actualizados.
En este primer paso de la checklist de nómina la tarea es reunir toda la información necesaria sobre cada trabajador. Recuerda que algunos de esos datos los vimos en el cuadro anterior. A ellos podríamos sumar:
- Detalles del empleo, incluido el puesto de trabajo, el departamento y la fecha de inicio en la empresa.
- Datos bancarios para depósitos directos (si corresponde) o la información requerida para la entrega del pago.
- Inscripción a beneficios tales como seguro médico, planes de jubilación o cualquier otro que implique un impacto en la nómina.
Clasificar a los trabajadores
La Ley Federal del Trabajo no establece requisitos específicos de clasificación de trabajadores más allá de la modalidad de contratación. Es decir que al momento de clasificar empleados dentro de las tareas previas de nómina, uno de los criterios a tener en cuenta puede ser el tipo de contrato de trabajo individual de cada colaborador.
Otra forma de clasificar empleados es en función del tipo de jornada laboral que estos cumplan. Es decir, si trabajan a tiempo completo o a tiempo parcial.
Este es un modo más preciso de categorizar a los colaboradores dentro de la contabilización de la nómina, porque aquí influye la cantidad de horas que trabajan y eso tiene un impacto en el pago que reciben.
Verificar el cumplimento legal
El proceso de nómina es una de las gestiones administrativas más relevantes en cualquier empresa, porque involucra aspectos de Recursos Humanos, pero también del área contable y legal.
Por ello, uno de los pasos de la checklist de nómina implica revisar si la información que se utiliza para elaborar la nómina es precisa, está actualizada y cumple con los requisitos legales que indican principalmente las siguientes normativas: Ley Federal del Trabajo (LFT), Ley del Seguro Social (LSS) y el Código Fiscal de la Federación (CFF)
- LFT. Establece los derechos y obligaciones en una relación laboral. Específica cómo está integrado el salario de los trabajadores, determina el pago de las prestaciones, cómo se gestionan las jornadas de trabajo, las vacaciones, y qué procede en caso de incapacidades laborales, despidos e indemnizaciones.
- LSS. En el artículo 15 de esta ley se determinan las obligaciones del empleador en cuanto al registro e inscripción de los trabajadores en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), así como los cambios que se realicen en los salarios, incluyendo altas y bajas. También detalla cómo se deben gestionar los registros de nómina.
- CFF. El Código regula la aplicación de las normas fiscales a toda relación laboral. Es decir, establece los impuestos federales que se deben pagar al gobierno por este tipo de actividad económica. Lo que incluye al Impuesto Sobre la Nómina (lo paga el patrón) y el Impuesto Sobre la Renta (lo paga el empleado).
2. Cálculos de nómina
Este apartado de la checklist de nómina se centra en todos los cálculos que se deben realizar para poder conocer el total que debe recibir cada empleado. Por ello, involucra el seguimiento de las horas de los empleados y cualquier otra variable que impacte en el salario a percibir por el trabajador. Es aquí donde las incidencias de nómina se vuelven protagonistas.
Controlar las horas de los empleados
Aunque la ley laboral mexicana no establece de qué forma se debe realizar el seguimiento de las horas que trabajan los empleados, sí determina la obligación de llevar un control de asistencia. Es decir que a nivel legal es clave contar con un mecanismo para registrar la entrada y salida del personal.
Al llevar este control, también es más sencillo poder contabilizar el tiempo que trabaja cada colaborador y, con ello, hacer cálculos más precisos al momento de realizar el proceso de nómina.
Si bien hay empresas que realizan esta gestión de forma manual, cada vez son más las compañías que optan por un reloj checador digital para ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia de la tarea.
Además, esto no solo te permite registrar el ingreso y salida de cada empleado, sino también llevar un control de las horas de trabajo de tu personal. Con lo cual, puedes hacer cálculos y pagos de horas extra más precisos y de forma más sencilla.
Al elegir este tipo de herramienta asegúrate de que se integre fácilmente a tu sistema de nómina, para poder gestionar la información de manera centralizada y agilizar el cálculo de salarios en función de las horas trabajadas.
Establecer todas las percepciones
Aunque el tiempo suele ser el principal criterio a contemplar al momento de calcular el salario de los trabajadores, hay otras percepciones que debes registrar:
- Trabajo en días festivos.
- Descansos trabajados.
- Prima dominical.
- Fondo de ahorro.
- Bonos.
- Comisiones.
- Pagos en especie.
- Regalías.
Muchas de estas se pagan de vez en cuando o tan solo una vez al año, por eso se consideran incidencias de nómina, dado que suponen modificaciones en el cálculo y pago del salario de un trabajador. Es clave llevar un registro detallado de todos estos cambios que impactan en la nómina.
Claro que al tratarse de modificaciones que alteran el cálculo individual de cada pago, con variaciones mes a mes, puede ser todo un desafío llevar adelante este registro. Por eso, aquí también es fundamental contar con una herramienta ágil para darle seguimiento a estos cambios de manera proactiva, asegurando cálculos eficientes y precisos.
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Determinar deducciones y retenciones
Otro de los pasos de toda checklist de nómina implica calcular las deducciones y retenciones aplicables al salario de cada colaborador. En este punto, ya mencionamos que uno de los impuestos a retener en el pago de todo trabajador es el ISR.
Sumado a ello, hay que tener en cuenta las siguientes deducciones:
- Aportaciones del trabajador al IMSS.
- Pago del INFONAVIT.
- Cajas de ahorro.
- Cuotas sindicales.
- Fondo de retiro.
- Pago de deudas contraídas con la empresa (si procede).
Calcular salario neto
Con toda la información reunida hasta aquí es momento de calcular el salario neto. Para ello, se deben sumar todas las percepciones registradas para el colaborador y restarle las deducciones.
Esto permite conocer el total a pagar a cada empleado y avanzar al siguiente punto en la lista de verificación: el procesamiento de nómina.
3. Procesamiento de nómina
Una vez resuelto lo anterior, tendrás la lista de los totales de nómina de cada colaborador. Así puedes generar el comprobante fiscal digital por Internet (CFDI) o recibo de pago de cada trabajador y realizar la facturación de nómina.
En este punto de la checklist hay dos actividades centrales a tener en cuenta:
- Definir un cronograma de nóminas para entregar los pagos de forma regular.
- Elegir e implementar un sistema de nómina para procesar los pagos de manera eficiente.
Definir cronograma de nóminas
El cronograma de nómina es básicamente el período en el que la empresa se compromete a entregarle el pago a los trabajadores. Aunque este plazo varía de acuerdo a las dinámicas de cada compañía, en líneas generales hay 4 formas de organizar la periodicidad de los pagos:
- Semanal.
- Catorcenal.
- Quincenal.
- Mensual.
Al establecer un cronograma fijo y recurrente puedes brindar tranquilidad a tus empleados, ya que sabrán siempre en qué momento del mes van a recibir su salario, lo que les da consistencia y previsibilidad.
Elegir e implementar un sistema de nómina
Otro punto clave dentro del procesamiento de pagos es la elección e implementación del sistema de nómina. Si bien, ninguna empresa está en obligación de invertir en este tipo de herramientas, lo cierto es que estas pueden marcar un antes y un después en el modo de gestionar el proceso.
El software de nómina optimiza todas las actividades vinculadas a esta gestión. Desde recopilar la información, pasando por la automatización de los cálculos e incluyendo las declaraciones de impuestos, generación de recibos o el registro de los mismos. Así, con estas herramientas puedes agilizar y simplificar cada punto de la checklist de nómina.
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4. Actividades posteriores a la nómina
El último punto de esta checklist reúne las actividades posteriores al procesamiento de la documentación. Es decir, la distribución de los recibos y el mantenimiento de registros.
Distribuir los recibos de nómina
Cuando hablamos de distribuir los recibos de pagos nos referimos a entregar el documento con el detalle del salario a percibir por cada colaborador y, por supuesto, proporcionar los pagos con el método utilizado por la empresa. Ya sea efectivo, cheque, transferencia bancaria o depósito en cuenta de nómina.
En este punto es importante tener en cuenta que también un sistema de nómina digital puede facilitar la gestión. Por ejemplo, con Factorial puedes distribuir la nómina en un solo clic.
Además, esta información queda centralizada en el portal de cada empleado para que pueda consultarla cada vez que lo necesite y en cuestión de segundos. Sumado a eso, los trabajadores podrán utilizar la firma electrónica al recibir este documento, lo que facilita aún más el proceso.
Mantener los registros de nómina
Finalmente, el último paso de la checklist de nómina consiste en mantener el registro de cada nómina para su conservación. Recuerda que tanto la ley laboral como la Ley del Seguro Social establecen la obligación de llevar estos registros.
En el caso de la LFT los empleadores deben conservar esta documentación mientras dure la relación laboral y hasta un año después de que esta termine. Mientras que la LSS establece que deben conservarla hasta 5 años posteriores a la rescisión del contrato de trabajo.
Un sistema de nómina en la nube también facilita esta actividad de la checklist, dado que permite centralizar toda la información vinculada a este proceso en un solo lugar y mantener el registro de forma segura, accesible y sin restricción de tiempo.
¿Cómo optimizar tu proceso de nómina con Factorial?
Como te contamos hasta aquí, el software de Factorial te permite agilizar todas las tareas vinculadas a este proceso y gracias a ello cumplir con el checklist de nómina será muy sencillo.
Con Factorial puedes:
- Preparar las nóminas de tu equipo revisando en segundos que toda la información esté correcta.
- Optimizar tiempos en el cálculo y procesamiento de la nómina a partir de las incidencias.
- Calcular de forma automática las percepciones y deducciones.
- Generar el CFDI de nómina.
- Garantizar el cumplimiento legal al mantener el proceso de nómina actualizado con la normativa vigente.
- Centralizar las nóminas y los datos del proceso en un solo lugar.
- Crear reportes de nómina personalizados.
- Integrar el seguimiento de tiempo con las funcionalidades complementarias de Factorial.
- Brindar un portal de autoservicio para que tus empleados puedan consultar fácilmente sus nóminas y encuentren toda la información que necesiten en un solo lugar.
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