Existen al menos dos acepciones para el término nómina electrónica. Por un lado, este es el formato que más se utiliza actualmente en las empresas mexicanas al momento de realizar el pago y emitir el comprobante a los trabajadores. Por el otro, es la plataforma que se emplea para crear, compartir, almacenar y conservar estos recibos.
En esta guía vamos a explicarte paso a paso cómo crear la nómina electrónica de tus colaboradores y cómo puedes optimizar este proceso gracias a un software de nómina online.
TABLA DE CONTENIDOS
- ¿Qué es y para qué sirve la nómina electrónica?
- ¿En qué consiste la facturación de nómina electrónica?
- ¿Cómo hacer la facturación y nómina electrónica?
- ¿Qué datos debe contener la nómina electrónica?
- ¿Quién está obligado a presentar nómina electrónica?
- Ventajas de la facturación de nómina electrónica
- ✅ Gestiona la nómina electrónica de tus colaboradores fácil y rápido con Factorial
¿Qué es y para qué sirve la nómina electrónica?
La nómina electrónica es un documento en formato digital que reúne todos los conceptos que hacen al salario de cada trabajador. Es decir, incluye las percepciones y deducciones, así como los impuestos aplicados al sueldo.
En este sentido, en México los recibos de nómina electrónicos con firma digital de los trabajadores son legales, reúnen las mismas características que los comprobantes en papel firmados a mano y tienen la misma validez.
De hecho, a partir de la reforma laboral a la Ley Federal del Trabajo (LFT) del 2019 se incorporó el comprobante fiscal digital por Internet (CFDI) como documento válido como recibo de pago de los trabajadores. Desde entonces, la nómina electrónica está cada vez más presente en las empresas del país.
La principal utilidad de la nómina electrónica es actuar como comprobante frente a las distintas autoridades que fiscalizan el correcto pago al talento:
- Servicio de Administración Tributaria (SAT). Corrobora el cumplimiento del Código Fiscal de la Federación.
- Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). Supervisa el cumplimiento de los derechos laborales en las empresas.
De modo que la nómina electrónica es un documento de validez legal que funciona como respaldo para las empresas y que también agiliza la entrega y firma de este recibo a los empleados, lo que facilita la gestión para el área de Recursos Humanos.
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¿En qué consiste la facturación de nómina electrónica?
La facturación de nómina electrónica es un proceso mediante el cual se genera un recibo de nómina electrónico con validez legal. Básicamente, es la emisión de un comprobante fiscal digital o CFDI de nómina por cada pago realizado a los empleados.
El resultado de este proceso es un documento PDF que se le entrega al trabajador para que lo firme. Asimismo, se le debe entregar un comprobante al SAT para validar legalmente la información presente en la nómina electrónica.
El requisito principal para que el recibo de nómina electrónico tenga el mismo valor legal y fiscal que un recibo de nómina tradicional en papel, es el proceso de timbrado. ¿Sabes de qué se trata? Te lo explicamos a continuación.
¿Qué significa timbrar la nómina?
Timbrar la nómina significa incorporar una certificación fiscal digital al documento. Esto es lo que le permite al SAT verificar la información que incluye la nómina electrónica y validarla oficialmente.
Para que esto suceda, el Servicio de Administración Tributaria debe comprobar si la información del recibo de nómina es válida. En función de ello la entidad confirma la certificación del documento y, por tanto, le otorga validez legal.
Pero esto no lo hace el SAT de forma directa, sino a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). Esta es la persona moral que cuenta con la autorización de esta entidad para generar y procesar, fuera del domicilio fiscal de quien lo contrate, los comprobantes fiscales por medios electrónicos y de manera digital.
Una vez que el PAC realiza todas las validaciones en relación al comprobante, timbra o certifica el documento y, de esta manera, se convierte en una factura de nómina electrónica legal. Para que este proceso se complete el proveedor debe enviar ese recibo al SAT.
En este punto es importante destacar que las empresas tienen un periodo de 3 días después de la fecha de pago para poder timbrar los recibos de nómina. Esto requiere agilidad y eficiencia en el proceso de nómina.
Contar con un sistema de nómina electrónica integrado en tu empresa puede ser clave para garantizar procesos ágiles y eficientes. Este tipo de herramienta permite reunir en un solo lugar toda la información vinculada a la nómina de tus trabajadores. Es decir, ingresos, prestaciones sociales, deducciones e impuestos, sumado a todas las incidencias que afectan el pago de los trabajadores.
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¿Cómo hacer la facturación y nómina electrónica?
Para llevar a cabo el proceso de facturación de nómina electrónica hay que seguir una serie de pasos que te detallamos a continuación:
1. Reunir toda la información
Como mencionamos antes, el paso clave de todo proceso de nómina electrónica es contar con la información precisa y correcta de los pagos de cada trabajador. Esto incluye:
- Información sobre el empleado, como el RFC, CURP, tipo de contrato, entre otros.
- Datos sobre el salario, es decir, todos los ingresos que percibe el empleado.
- Deducciones, estos son todos los descuentos que se deben ejecutar en la nómina del colaborador.
- Incidencias, como horas extras, bonificaciones, entre otras.
2. Elegir un sistema para generar la nómina electrónica
Para elaborar este documento puedes utilizar un software de nómina electrónica que esté certificado por el SAT. Estos sistemas permiten capturar la información de los empleados, así como los detalles de sus pagos y con todos estos datos generar los comprobantes de manera automática.
Asimismo, existe la opción de utilizar la función Mis Cuentas del SAT. De hecho, de acuerdo con esta entidad: “los contribuyentes pueden emitir sus facturas electrónicas usando un sistema que ellos mismos desarrollen, compren o arrienden, o en su defecto utilizar el servicio gratuito del SAT o las aplicaciones que ofrece a través de proveedores autorizados”.
3. Timbrar CFDI de nómina
Recordemos que un paso central al hacer una nómina electrónica es timbrar este documento. Esto se debe hacer mediante un PAC. Dicho proveedor es el encargado de cubrir todas las necesidades de facturación de la compañía, así como del cumplimiento de los requerimientos de cada timbrado de nómina.
Ten presente que el PAC actúa como garante del cumplimiento del correcto timbrado del recibo de nómina. Por lo tanto, es importante elegir al adecuado, aquel que se alinee a las necesidades de la empresa y que cumpla con la normativa.
Para conocer el listado de proveedores autorizados puedes entrar al portal web del SAT y consultar una lista con más de 70 alternativas.
4. Entregar nómina electrónica al trabajador
Una parte importante del proceso de facturación de nómina electrónica es la entrega de este documento a los trabajadores. Ahora imagina poder enviarle la nómina a todos tus colaboradores con tan solo un clic.
Esta clase de funcionalidad puede ayudarte a ahorrar mucho tiempo. Sí además de ello la plataforma que eliges incluye la posibilidad de integrar la firma digital de tu personal, puedes simplificar la gestión aún más.
👉 Encuentra esta y otras características en el software de nómina de Factorial.
5. Conservar el recibo de nómina electrónico
El quinto y último paso en el proceso de facturación de la nómina electrónica consiste en el almacenamiento de esta documentación. Ten presente que de acuerdo con las directrices de la Ley Federal del Trabajo y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, las empresas deben conservar los registros de nómina durante al menos 5 años.
Con lo cual, necesitas un sistema de nómina que te garantice el almacenamiento centralizado de esta documentación, así como su conservación segura con el paso del tiempo.
¿Qué datos debe contener la nómina electrónica?
El siguiente listado reúne todos los datos que debe contener un comprobante de nómina electrónica:
- Número de recibo.
- Lugar de expedición.
- Fecha.
- Logo de la empresa.
- Nombre o razón social.
- Domicilio fiscal.
- Registro Patronal.
- Número telefónico.
- Número de identificación del empleado.
- Clave Única de Registro de Población (CURP).
- Registro Federal de Contribuyentes.
- Puesto.
- Departamento.
- Régimen.
- Riesgo del puesto.
- Contrato.
- Jornada.
- Periodo.
- Antigüedad.
- Salario base.
- Horas extras.
- Trabajo en días festivos.
- Vales de despensa.
- Transporte.
- Bonos de puntualidad.
- Gratificaciones.
- Impuesto sobre la renta (ISR).
- Seguro Social (IMSS)
- Pago al sindicato.
- Fondo para el retiro (AFORE).
- Fecha de inicio y de corte.
- Banco.
- CLABE.
- Método de pago.
- Observaciones.
- Descuentos.
¿Quién está obligado a presentar nómina electrónica?
Desde el 1 de marzo del 2021, de acuerdo con el Código Fiscal de la Federación, toda empresa que tenga contratado personal y pague salarios debe generar y compartir con los trabajadores la nómina electrónica o CFDI de nómina.
Así como también es obligación de los empleadores presentar este documento ante el SAT, donde se debe incluir los pagos de sueldos y salarios y las retenciones del Impuesto Sobre la Renta (ISR) e Impuesto Sobre la Nómina (ISN) que se les realice a los empleados.
Ventajas de la facturación de nómina electrónica
La facturación de nómina electrónica ofrece ventajas para las empresas y los trabajadores. Algunas de las principales son:
- Mayor seguridad. El CFDI de nómina es un documento digital con validez legal y firmado de manera electrónica por el trabajador. Esto hace que sea más seguro ante riesgos de falsificación o alteración, al tiempo que funciona como un respaldo para la empresa.
- Eficiencia administrativa. La facturación electrónica es un paso más dentro del proceso de automatización en las empresas. Con lo cual, agiliza la gestión, reduce los errores humanos y, por lo tanto, hace más eficiente las tareas administrativas de RR.HH.
- Ahorro de costos. Al digitalizar el proceso de nómina se reduce el uso de papel en las empresas, con el ahorro de dinero que esto representa.
- Cumplimiento. El uso de la nómina electrónica como indicamos en esta guía permite cumplir con las disposiciones fiscales y laborales, lo que garantiza a la empresa el cumplimiento y, con ello, se eliminan los riesgos de sanciones y litigios legales.
- Transparencia. La nómina electrónica aumenta la transparencia del proceso de pago a los trabajadores, lo que ayuda a incrementar la confianza en la empresa.
- Mayor comodidad y accesibilidad. Recibir los comprobantes de nómina en formato digital facilita su consulta y almacenamiento por parte del personal. Asimismo, al almacenarse en plataformas en la nube, los empleados pueden acceder a estos documentos fácilmente desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Gestiona la nómina electrónica de tus colaboradores con Factorial
Factorial es un sistema integral de Recursos Humanos que ofrece diversas funcionalidades para la mejora de la eficiencia del área. Una de esas características es su sistema de nómina en la nube. La plataforma te permite llevar un registro detallado de todas las incidencias que afectan los pagos de tus colaboradores.
De esta manera, puedes darle seguimiento a todos los cambios que impacten en la nómina de tu personal y, con ello, tener información mucho más precisa mes a mes al momento de calcular los pagos a tus colaboradores y elaborar los recibos.
Además, esta funcionalidad se integra con el resto de herramientas del software, como la firma electrónica o el gestor documental. De manera que puedes enviar de forma masiva los CFDI de nómina a tus empleados y hacer que estos los firmen a distancia.
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