Aunque su nombre puede sonar desconcertante, el diagrama Ishikawa es una metodología muy utilizada en el mundo corporativo. ¿Sabes de qué se trata?
Kaoru Ishikawa, un químico industrial japonés experto en calidad y considerado el padre del análisis científico aplicado a los problemas industriales, es a quien se le atribuye el origen del diagrama Ishikawa. Creado en el año 1952.
De hecho, esta metodología inicialmente se aplicó en el sector industrial. Con el paso del tiempo y su probada eficacia, fue extendiéndose a otros campos. Así, se convirtió en una de las protagonistas en las empresas modernas. Esto se debe a que sin importar el sector en el se aplique, si se sigue adecuadamente, el diagrama de causa y efecto brinda resultados.
Veamos ¿qué es el diagrama Ishikawa? ¿Para qué sirve? y ¿cómo implementarlo en tu empresa?
Tabla de contenidos
¿Qué es el diagrama de Ishikawa?
El diagrama Ishikawa es una de las herramientas básicas del control de calidad. Vital para enfocar los esfuerzos de las organizaciones en la resolución de problemas. Esta metodología se centra en el análisis de las causas que originan dificultades en los procesos.
De ahí que su nombre original sea diagrama de causa y efecto. Aunque muchos lo conocen como diagrama Ishikawa en honor a su creador.
Este sistema surge a partir del problema. Una vez que se tiene bien definido el proceso y la dificultad, se utiliza el diagrama para buscar el origen del reto que enfrenta la organización. Básicamente se centra en el porqué de las cosas, es decir, en las causas del efecto.
De esta forma, el diagrama Ishikawa es una representación gráfica de las relaciones existentes entre las causas y los efectos que contribuyen a la aparición de un problema en un sistema o proceso.
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¿Para qué sirve el diagrama Ishikawa?
Para entender mejor en qué consiste la metodología es clave saber para qué sirve el diagrama Ishikawa. Este ayuda a identificar problemas de calidad y darles solución al representar visualmente los factores que pueden estar generando las dificultades en los procesos.
Sin dudas, brinda un panorama muy claro del lugar y motivo por el que se originan las fallas. Por lo tanto, es clave para aplicar ajustes y mejoras en base a información certera.
Ya que muchas empresas no alcanzan sus metas, pero siguen repitiendo una y otra vez las mismas prácticas y procesos, el diagrama Ishikawa propone revisar precisamente cómo se hacen las cosas en las compañías. Así, ayuda a evitar que se repliquen los mismos resultados indefinidamente.
Este diagrama viene a revertir esa situación al brindar las causas que originan las dificultades. En ese sentido, se alinea muy bien con esa famosa frase que se le atribuye a Albert Einstein: “Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo”.
Entonces, para modificar las prácticas dentro de las empresas con base en información precisa, esta metodología es de las más recomendadas.
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¿Cómo funciona el diagrama de causa y efecto?
El diagrama de causa y efecto también es conocido como diagrama de pescado y eso se debe a que al graficarlo tiene una estructura similar al esqueleto de un pez. Por supuesto, esto tiene su razón de ser.
- Como dijimos antes, el diagrama inicia con el problema. Este se ubica en el centro del gráfico, pero en el extremo derecho.
- A partir de ahí se extiende hacia la izquierda una línea horizontal que funciona como la vértebra central de este pez, pero que básicamente representa el problema.
- De esa vértebra ubicada en el centro surgen las espinas. Pueden ser muchas o pocas, todo depende de la cantidad de causas que están originando este problema.
Por lo tanto, el diagrama de causa y efecto funciona de derecha a izquierda. Primero se identifica el problema y a partir de ahí se buscan sus posibles causas.
Tipos de diagrama de Ishikawa
Si bien la estructura suele ser siempre la misma y su lectura también se da del mismo modo, de derecha a izquierda, la forma de organizar la información sobre las posibles causas del problema pueden ser muy diversas.
Porque si te preguntas cómo hacer un diagrama de Ishikawa, lo primero que podemos decirte al respecto es que hay varias alternativas para crearlo. Te compartimos algunas de las más utilizadas.
Diagrama de Ishikawa simple
Este es el ejemplo de diagrama Ishikawa más básico. No tiene categorías fijas, ni tampoco relaciones de causas predeterminadas. Es el modelo de diagrama más libre de todos.
Para hacerlo, se coloca en el centro derecho el problema y de ahí se extiende la línea horizontal principal. Luego las espinas/causas que van surgiendo no siguen un orden preestablecido, pueden aparecer muchas o unas pocas en función del problema a analizar.
Pero no hay un patrón establecido, ni un orden, sino más bien un diagrama flexible que puede ir adaptándose a medida que se avanza en la indagación de las posibles causas.
Diagrama de Ishikawa de las 4S
Otro ejemplo de diagrama de Ishikawa recibe su nombre por la forma en que organiza la información sobre las posibles causas del problema. En concreto, utiliza 4 categorías comunes:
- Entorno (Surroundings).
- Sistemas (Systems).
- Habilidades (Skills).
- Proveedores (Suppliers).
Es un modelo muy común en la industria de servicios, pero como podemos ver, es aplicable en muchos otros sectores.
Diagrama de Ishikawa de las 6M
Hay quienes piensan que esta es la única forma de hacer el diagrama de Ishikawa. Pero las 6M son solo una de ellas.
Consiste en organizar las posibles causas del problema en las siguientes categorías:
- Medio ambiente. Se trata de analizar el entorno en el que opera la compañía. Por ello implica una fuerte revisión del clima laboral, las condiciones físicas del espacio de trabajo o aspectos vinculados al medio ambiente en el que se ubica la empresa.
- Método. Aquí se evalúa la forma de hacer las cosas en el establecimiento. La revisión de la cultura organizacional es uno de los aspectos destacados de este punto. Conocer cómo desarrolla sus actividades la empresa es fundamental para entender los resultados. Lo que se busca son las fallas o errores en el quehacer de la organización.
- Materia prima. En este punto se analizan todos los insumos y materiales que utiliza la empresa para ejecutar sus procesos hasta crear el producto final. Por ello, aquí entran en juego los proveedores, la logística y cadena de abastecimiento, entre otros.
- Maquinaria. Cuando hablamos de maquinaria nos referimos a la infraestructura de una empresa. En este punto la mirada se centra en las herramientas utilizadas para producir. Software, hardware, máquinas, entre otros elementos que permiten, precisamente, que se lleven adelante los procesos.
- Mano de obra. Sin dudas, este es un tema central en un diagrama de Ishikawa. Porque involucra todo lo referido a las personas de la compañía. Desde las habilidades y competencias que tienen, los resultados que logran, su nivel de productividad y motivación, entre otros. También se vincula a los procesos de RR.HH.
- Medición. Aquí entran todas las evaluaciones de resultados que se realizan en la empresa. Los indicadores aplicados y cómo se usa la información obtenida a partir de estos.
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Diagrama de Ishikawa de las 8P
Este método se entiende como la evolución del diagrama Ishikawa de las 4S. Pero, en este caso, se organiza la información en 8 categorías. Se lo conoce también como las 8P del marketing:
- Producto. Se analiza el producto que comercializa la empresa, los problemas que existen con este y sus posibles causas.
- Precio. En este punto se revisa la política de precios de la empresa para encontrar los posibles errores en su aplicación.
- Plaza. Lo que se mira en esta categoría es todo lo que tiene que ver con la distribución del producto, canales, ubicación, etc.
- Promoción. Aquí la revisión se centra en todas las estrategias de marketing y ventas.
- Proceso. Esta categoría representa los flujos de trabajo, procedimientos y metodologías que se implementan en el negocio.
- Presentación. Esto tiene que ver con todos los aspectos visibles de una empresa frente al público. Es decir, pruebas y evidencias de su reputación, pero también la estética del negocio, los colores asociados a la marca, etc.
- Personas. Nuevamente la mirada se centra en las personas de la organización y todo lo que involucra al talento.
- Productividad. Aquí la pregunta principal a responder es: ¿cómo se gestionan los recursos en la empresa?
¿Cómo hacer un diagrama Ishikawa?
Ahora es momento de bajar toda esa teoría a la práctica. Para ello, vamos a explicarte paso a paso cómo hacer un diagrama de Ishikawa.
Verás que, más allá de las herramientas de diseño que puedas llegar a utilizar para graficarlo, se trata más bien de una metodología que consiste en sentarse a pensar, revisar lo que se hizo y se hace en la empresa e investigar involucrando a todo el equipo en la tarea.
Porque si pensabas que esto es algo que solo el liderazgo de la organización debe hacer, te equivocas. Cuanto más involucradas estén todas las personas de la compañía en este proceso, mejores resultados saldrán.
Además, lo más importante: dos cabezas piensan mejor que una. Para buscar las causas de los problemas, se necesitan todas las miradas posibles sobre esa dificultad. Por lo tanto, lo primero es reunir a tu equipo y pedirles que participen de esta actividad.
Define tu problema con precisión
El problema es algo que una empresa quiere mejorar o tener bajo control. En cualquier caso, es necesario que sea específico. Aquí no sirven las ideas vagas sobre una situación. Sino que debes identificar de manera concreta una dificultad a resolver.
Por ejemplo, en lugar de centrarte en algo vago como ¿por qué se va el talento de la empresa? Enfócate en revisar porqué la tasa de rotación aumentó en el último trimestre.
Con eso en mente puedes indagar en aspectos como:
- Las prácticas de RR.HH. de los últimos meses.
- Revisar qué cambios hubo en la nómina.
- En qué áreas se produjeron las mayores bajas.
- Quiénes están a cargo de esos departamentos.
- Cómo fueron las últimas encuestas de empleados en esos equipos.
- Qué tipo de feedback brindaron los trabajadores al marcharse.
Cuando más acotado y específico sea el problema, más precisas serán las causas que encontrarás. Por lo tanto, más certeros los cambios y mejoras que puedas aplicar.
Elige un método para organizar la información
Ya te dimos ejemplos de diagramas Ishikawa que puedes utilizar. Recuerda que son solo sistemas para organizar la información. También algunos de ellos te brindan mayor practicidad o te orientan mejor al momento de investigar.
Si, por ejemplo, utilizas el método de las 6M, en lugar de ir rastreando intuitivamente las posibles causas, tienes una hoja de ruta bien clara sobre qué áreas revisar.
Pero, como dijimos antes, el diagrama Ishikawa se caracteriza por su flexibilidad. Así que bien puedes comenzar con un esquema y luego ir adaptándolo a medida que avances en la investigación.
Dibujar la estructura del diagrama
Como es una metodología que funciona de forma gráfica o visual, es importante poder plasmarlo de esta manera desde el principio. Posiblemente irás construyendo poco a poco el esqueleto de tu diagrama, incorporando más espinas e información a medida que tu equipo también aporte ideas.
Pero es clave comenzar poniendo el problema en un extremo derecho del papel y armar la estructura básica desde el inicio.
Haz una lluvia de ideas para dar con las causas
Este es el paso más importante al construir un diagrama de causa y efecto. Las ideas que se generen en esta instancia servirán de guía para seleccionar las causas de raíz. Es importante que en este punto el equipo se enfoque en las causas y no en las soluciones del problema.
Un buen tip para que los colaboradores puedan profundizar cada vez más en las causas es pedirles que expliquen el por qué de cada posible causa que se les ocurre.
Como dijimos antes, cuanto más involucrado esté el equipo, mejores resultados dará esta metodología. Ya que nadie mejor que las personas de tu organización para hablar de lo que origina problemas en los procesos de trabajo del día a día.
Ellos son quienes lidian con esas dificultades y seguramente ya habrán pensado y analizado por qué se producen estos desafíos. En otras palabras, están realmente comprometidos con las causas porque los afectan.
Puedes organizar sesiones de brainstorming de forma semanal, quincenal o mensual para no cansar a los trabajadores. Además, eso les dará tiempo para encontrar nuevas causas y desbloquear nuevos niveles de profundidad.
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Analiza las causas que fueron identificadas por el equipo
¿Qué se hace con toda la información recogida en el proceso de brainstorming? Analizarla. Esta instancia consiste en evaluar cada idea que apareció en las distintas reuniones. Revisar sus posibles conexiones y derivaciones para entender su impacto o cómo contribuyeron a generar el problema.
Verás que las causas iniciales son solo eso, el punto de partida, pero la mayoría tienen otros niveles de profundidad que te llevan a otras causas más significativas o que generan un efecto mayor.
Sin dudas, el diagrama de Ishikawa es una metodología clave si quieres tener un mayor conocimiento sobre cómo funciona todo proceso en tu empresa. Dado que al indagar en las causas irás encontrando más y más insights que te darán una nueva dimensión de tu negocio.
Lo importante es poder documentar todo este proceso en el diagrama, pero también llevar un registro de todos los hallazgos. Porque quizás muchos de ellos requieren más que la sola mención en un gráfico.
Revisa los resultados
Una vez hecho el análisis de las causas, es momento de determinar sobre cuáles se actuará. Es lógico que quieras resolver todas al mismo tiempo, pero lo natural es que como todo proceso, lleve su tiempo.
Por eso, aquí es importante priorizar. Para ello puedes jerarquizar las causas por su nivel de impacto o de efectos que producen.
En este punto puedes considerar factores tales como:
- Número de veces que se produce la causa.
- Impacto sobre el problema central.
- El tiempo, costo y esfuerzo que se requiere para solucionarla.
Considera las opiniones de los distintos líderes de cada equipo para tomar esta decisión. Por supuesto, las causas de raíz son las primeras a intervenir, pero también debemos decir que son las más difíciles de erradicar. Lo que suele suceder es que están muy instaladas en la cultura de la empresa y por ello pueden ser resistentes al cambio.
¿Cómo transformar tu empresa con las herramientas adecuadas?
Nada de todo lo que te contamos en este artículo sería sencillo sin las herramientas adecuadas. Imagina, por ejemplo, que quieres construir un diagrama de Ishikawa y tienes que hacer una reunión de brainstorming con tu equipo remoto, pero muchos de ellos no cuentan con acceso a una plataforma de videoconferencia. Difícil, ¿verdad?
Claro que hay muchas herramientas que puedes utilizar y elegir las adecuadas no es tan sencillo. En el caso de Factorial se trata de una solución digital todo en uno para que puedas gestionar todos los procesos vinculados a las personas de tu organización desde un solo lugar.
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