En el ámbito empresarial, una ficha de trabajo es un documento que organiza información relevante sobre procesos, proyectos o personas dentro de la empresa. Se utiliza para registrar datos de manera estructurada y para facilitar el análisis de dicha información.
Estas fichas pueden aplicarse en diversas áreas: desde Recursos Humanos para gestionar datos de empleados, hasta Finanzas para controlar gastos, o Proyectos para dar seguimiento a cada fase del trabajo. Al estandarizar la información, ayudan a ahorrar tiempo, evitar errores y mejorar la productividad.
En este artículo vamos a compartirte todo lo que necesitas saber sobre las fichas de trabajo en el contexto empresarial. Desde qué tipos existen, cómo se usan y por qué pueden convertirse en una herramienta importante para simplificar tu día a día.
¿Qué son las fichas de trabajo?
Las fichas de trabajo son documentos estructurados que reúnen información clave sobre alguna actividad, proyecto o proceso. Aunque suelen asociarse al ámbito académico, donde se utilizan para recopilar datos, citas o resúmenes durante una investigación, en el entorno empresarial también tienen un papel importante y, sobre todo, estratégico.
En las organizaciones, estas fichas sirven para registrar y gestionar información crítica de manera ordenada, de forma que se vuelve accesible. Se pueden utilizar en áreas como Recursos Humanos, Finanzas, Atención al cliente o Gestión de Proyecto, solo por mencionar algunas. A través de estas fichas de trabajo se centralizan datos relevantes que, de otro modo, podrían perderse o volverse difíciles de consultar.
Por ejemplo, una ficha de empleado reúne los datos y documentos más relevantes de un colaborador. Dentro de esa información se incluyen:
- Datos generales
- Formación académica y cursos
- Historial de evaluaciones de desempeño
- Capacitaciones que hizo en la empresa
- Cualquier otra incidencia que se considere importante sobre su perfil.
Gracias a esta herramienta, muchas veces, los departamentos de Recursos Humanos pueden detectar, por ejemplo, necesidades adicionales de formación para el desarrollo de habilidades o el potencial de un empleado para un ascenso o promoción a otra vacante dentro de la empresa.
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¿Para qué sirve una ficha de trabajo en la empresa?
Las fichas de trabajo funcionan como un apoyo práctico en la vida cotidiana de una empresa. Éstas ayudan a avanzar en tareas, procesos o proyectos, ya que mantienen toda la información bien organizada y fácil de consultar.
Con ellas, no hay necesidad de perder el tiempo buscando datos entre correos, carpetas o archivos mal nombrados. Todo está ahí, claro y a la mano, lo que ayuda a analizar la información, tomar mejores decisiones y hacer un seguimiento más preciso de lo que está pasando en tu empresa.
En otras palabras, implementar fichas de trabajo es una forma inteligente de:
- Acceder rápidamente a los datos que necesitas.
- Entender mejor la información que tienes.
- Tomar decisiones más claras y con fundamentos
- Ver con detalle cómo avanzan los proyectos.
- E incluso realizar pronósticos más certeros.
¿Cómo elaborar unas fichas de trabajo?
Crear fichas de trabajo efectivas dentro de una empresa requiere claridad, estructura y enfoque en los procesos internos. Lo esencial es que estas herramientas sirvan para organizar la información de forma útil y accesible.
Para elaborarlas, toma en cuenta los siguientes pasos:
- Define el objetivo de la ficha: pregúntate para qué servirá dicha ficha, ¿registrar datos de empleados?, ¿hacer seguimiento de tareas?, ¿organizar turnos o proyectos? Esto te permitirá definir con precisión los campos necesarios.
- Establece los campos necesarios: incluye solo la información clave como nombre del documento, fecha, responsable, descripción de actividades, avances, fechas importantes y observaciones.
- Adapta la ficha al proceso real: asegúrate de que los datos solicitados sean útiles para quienes la consultan o llenan.
- Cuida el equilibrio entre detalle y simplicidad: evita recargarla con datos innecesarios, pero asegúrate de que sea funcional para la toma de decisiones.
- Estandariza el formato: usa una estructura clara y coherente para facilitar su lectura y análisis en toda la organización.
- Selecciona la herramienta adecuada: puede ser desde una hoja de cálculo (Excel o Google Sheets) hasta un software especializado en gestión de proyectos, recursos humanos o ERPs.
- Revisa y ajusta periódicamente: las necesidades cambian, así que actualiza el contenido y formato de las fichas cuando sea necesario.
- Involucra a los equipos: quienes usan estas fichas deben participar en su diseño para que realmente les resulten prácticas.
5 Tipos de fichas de trabajo
Hay distintos tipos de fichas de trabajo que puedes crear en tu negocio. Optar por una u otra en realidad va a depender de múltiples variables, pero sobre todo, del objetivo que hayas definido para tu proyecto.
Aquí te dejamos cinco tipos de fichas de trabajo que puedes implementar en tu empresa y cómo puede ayudarte en cada área:
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Ficha de trabajo para almacenar datos
Aunque uno de los objetivos principales por los que crear una ficha de trabajo es almacenar datos, lo cierto es que hay una categoría específica de esta clase de documento dedicada exclusivamente al registro de información.
Esta se almacena de forma estructurada, con categorías muy claras para la distribución de la información, ya sea numérica, porcentual o textual. De manera que en estas fichas debe resultar sencillo encontrar los datos que se necesiten, en función de la referencia que brinda la clasificación creada.
Es bastante frecuente que este tipo de ficha se utilice para agrupar la información contable de la empresa, por ejemplo, para el control de gastos o para registrar los ingresos y/o ventas.
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Ficha de trabajo para analizar información
Más allá de almacenar información, hay fichas de trabajo que también incorporan otros recursos para poder analizar esos datos. Este tipo de documento incluye diversas funciones para realizar cálculos de manera sencilla, mediante la incorporación de fórmulas personalizadas, por ejemplo, aritmética simple como suma, resta, división y multiplicación.
Lo interesante de estas fichas es que ayudan a hacer cálculos precisos e incluso comparaciones entre distintos resultados. Algo que puede ser muy útil para los departamentos contables, pero también para áreas como RR. HH. en el proceso de nómina.
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Ficha de trabajo para presentar informes
Este es uno de los tipos de fichas de trabajo más interesantes, porque ayudan a presentar la información de manera atractiva. Es decir, son documentos que incluyen recursos para mostrar los datos recogidos de manera más visual, ya sea mediante gráficos, tablas, dibujos e incluso imágenes.
Esta clase de ficha es muy utilizada cuando se tiene que presentar un informe frente al liderazgo o la gerencia, ya sea del progreso de un proyecto, de los resultados obtenidos o incluso en una primera instancia cuando se busca promover ciertas acciones desde cada área.
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Ficha de trabajo para hacer pronósticos
Se las conoce como fichas de trabajo de pronosticación y, como su nombre indica, son las más utilizadas para realizar pronósticos sobre el desempeño de los procesos, las acciones específicas que se están promoviendo o sobre el avance que tendrá un proyecto.
Son herramientas que sirven para crear los planes de trabajo de los equipos, con base en proyecciones más acertadas, lo que puede ayudar a reducir el margen de error en cada iniciativa que tome la empresa.
Por ejemplo, con los datos disponibles de todas las evaluaciones de desempeño de tus empleados, puedes proyectar cómo será su rendimiento durante un periodo en particular. Es decir, que con datos históricos precisos, sumado a herramientas de análisis, puedes hacer predicciones sobre el futuro alcance de objetivos de tu equipo.
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Ficha de trabajo para dar seguimiento
Otra de las fichas de trabajo más utilizadas en las empresas son aquellas que sirven para darle seguimiento a las iniciativas de la empresa. En particular, son las más comunes para medir el avance y alcance de los proyectos.
Esto se debe a que permiten registrar la información de cada proceso que ejecuta el o los equipos involucrados y realizar un monitoreo más preciso de las tareas o actividades asociadas a estos proyectos en curso. Lo que incluye:
- Los empleados que participan en estos.
- Las funciones o responsabilidades individuales.
- El plazo de entrega de tareas específicas.
- Los resultados obtenidos en cada periodo.
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¿Cómo usar las fichas de trabajo en tu empresa?
Una de las grandes ventajas de las fichas de trabajo es su flexibilidad: pueden adaptarse fácilmente a diferentes áreas y necesidades dentro de cualquier organización. Y, es que no se trata solo de papeles con datos; bien utilizadas, son una gran herramienta para optimizar procesos, realizar seguimientos y tomar decisiones informadas.
A continuación, te compartimos algunos ejemplos de cómo puedes aplicarlas, especialmente en el área de Recursos Humanos, donde su utilidad va mucho más allá de lo administrativo.
Información de los empleados
Como mencionamos algunos párrafos atrás, las fichas de trabajo en RR. HH. tienen diversos usos y uno de ellos es para el registro y almacenamiento de todos los datos de los colaboradores. Es lo que se conoce comúnmente como ficha de empleados y es un recurso clave para poder reunir en un mismo lugar toda la información de cada trabajador.
Horas trabajadas por el equipo
Otro uso que se le puede dar a la ficha de trabajo es el registro de las horas trabajadas por el personal. Gracias a ello puedes hacer un seguimiento del cumplimiento de la jornada laboral de cada colaborador, la cantidad de horas extra que realizan y, con base en esto, calcular con mayor precisión la nómina de tus empleados.
Creación de turnos de trabajo
Algo tan simple como introducir el nombre de los trabajadores y el tipo de horario que harán cada día puede convertirse en una ficha de trabajo. Este tipo de documentos permite tener acceso inmediato a la información sobre los turnos de trabajo en la empresa, lo que también facilita los cambios y su gestión en general.
Seguimiento de proyectos
Otro de los usos de las fichas de trabajo es para la gestión de proyectos, sobre todo para controlar su avance. En ese supuesto, tendrás que crear distintos tipos de documentos, con variables diversas en función de las particularidades de cada proyecto. Pero, en líneas generales, el formato podría ser:
- Descripción.
- Fecha de inicio.
- Áreas responsables.
- Tareas a ejecutar con fecha de inicio y cierre.
- Personas asignadas a cada tarea.
- Estado o progreso del proyecto.
- Fecha de finalización.
Otras dudas sobre las fichas de trabajo
¿Qué datos debe tener una ficha de trabajo?
Depende de su propósito, pero en general incluye: nombre del proyecto o empleado, fechas clave, responsables, objetivos, tareas asignadas y estado de avance.
¿Es lo mismo que una hoja de trabajo?
Aunque suelen usarse como sinónimos, la “hoja de trabajo” puede tener un enfoque más contable o académico. La ficha, en cambio, se asocia más a la organización y gestión de datos específicos.
¿Qué software puede ayudarme a gestionar fichas de trabajo?
Existen herramientas como Excel, Google Sheets, Airtable o Notion que permiten crear y personalizar fichas fácilmente. También existen software especializado en gestión de proyectos o RR.HH. que integra esta funcionalidad Factorial.
Simplifica la gestión de proyectos en tu empresa con un software todo en uno
En cierta medida, las fichas de trabajo son herramientas para gestionar cualquier tipo de proyecto. Como tales, se suelen crear en Excel o con algún recurso similar y requerir un gran trabajo manual de entrada de datos por parte de quien la elabora.
Teniendo en cuenta que las estadísticas revelan que alrededor del 73% del tiempo de RR.HH. se ocupa en tareas administrativas monótonas, como la entrada manual de datos, un programa de control y seguimiento de proyectos online puede ser la solución para reemplazar la ficha de trabajo manual.
Gracias a este tipo de herramientas más sofisticadas, puedes asegurarte de que todos tus equipos están 100% sincronizados, ya que saben cómo se está gestionando cada proyecto en la empresa, accediendo a sus actualizaciones en tiempo real.
Es en este sentido, el software de Factorial ofrece una gestión de proyectos que se integra con otras herramientas, como puede ser el control horario o la gestión de turnos. Así, por ejemplo, puedes asignar horas a cada proyecto o turnos que se destinen específicamente a su ejecución.
También es posible integrar la funcionalidad de informes, para poder reunir toda la información necesaria y analizar el avance de esta gestión, pronosticar cómo evolucionará a futuro y hacer los cambios pertinentes para mejorar estos resultados.
¿Sabías que puedes conocer Factorial y recibir asesoría totalmente gratis? Podrás seleccionar las funcionalidades que más se ajusten a tu necesidad, poder crear proyectos y ver cómo tu personal adjudica parte de sus horas a cada uno de ellos.
