¿Buscas un formato de vacaciones para gestionar las ausencias y días pagados de tus empleados? Esta es una de las herramientas más comunes en los departamentos de Recursos Humanos, especialmente cuando se utiliza en Excel. Por eso, queremos ayudarte a crear tu propio formato que te permita llevar un control claro y ordenado de las vacaciones de tu equipo.
En este artículo, empezaremos juntos una plantilla de Excel. Con esta guía podrás decidir qué método es más efectivo para la gestión de ausencias.
En México las vacaciones pagadas son un derecho de todas las personas trabajadoras. Como ya sabemos, las vacaciones son ese periodo de descanso anual, en el que podemos tomarnos un respiro, salir de la rutina laboral y fomentar la convivencia familiar. Y esto es fundamental para el descanso físico y mental, ayudando al bienestar integral de los trabajadores.
Al respecto, el Artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) expone que:
- Las personas trabajadoras que tengan más de un año de servicios disfrutarán de un periodo anual de vacaciones pagadas, que en ningún caso podrá ser inferior a doce días laborables, y que aumentará en dos días laborables, hasta llegar a veinte, por cada año subsecuente de servicios.
- A partir del sexto año, el periodo de vacaciones aumentará en dos días por cada cinco de servicios.
Derecho de los trabajadores a elegir las vacaciones
Elegir los días en los que se van a disfrutar estas vacaciones, también es un derecho de los trabajadores, si es que se ha pactado así previamente.
Como ya hemos mencionado en otros artículos, el que las vacaciones sean impuestas por la empresa o no, dependerá de las políticas de vacaciones de cada organización.
Cómo controlar y organizar las vacaciones pagadas de los empleados
Los formatos de vacaciones en Excel son de los métodos más utilizados por los departamentos de Recursos Humanos. Con un conocimiento medio o alto de Excel es posible desarrollar una plantilla funcional que te permita contabilizar los días que estará fuera cada empleado.
Eso sí, si decides utilizar un formato de Excel como sistema de gestión de ausencias, deberás complementarlo con tu correo electrónico para comunicarte manualmente con cada empleado. Este método implica un proceso engorroso que puede volverse aún más complejo según el tamaño de la empresa.
Una de las tareas más complicadas para el responsable de Recursos Humanos es hablar con cada colaborador, registrar su solicitud en el archivo correspondiente y asegurarse de que sus vacaciones no se crucen con las de otros empleados. Además, debe calcular correctamente los días restantes de descanso que cada persona aún puede solicitar.
A esto se suman otros errores frecuentes en la gestión de vacaciones, como confusiones en las fechas, registros duplicados o pérdidas de información. Por eso, si vas a trabajar con Excel, probablemente necesites algo de paciencia… y algunos tutoriales para actualizar tus habilidades.
¿Aún así estás dispuesto a hacerlo por tu cuenta? Nosotros te ayudamos. Te compartiremos una plantilla modelo que puedes personalizar según las necesidades de tu empresa. Pero antes…
Cómo crear un formato de vacaciones en Excel
Si quieres crear tu propio formato de vacaciones en Excel, aquí te explicamos cómo hacerlo paso a paso.
En primer lugar, necesitarás instalar en tu ordenador el programa de Microsoft, Excel o derivados. Recuerda que es un programa de pago y, a no ser que tu empresa te provea de la licencia correspondiente, solo podrás usarlo por un tiempo limitado. Otra opción es utilizar la herramienta de spreadsheets de Google.
He aquí las instrucciones para seguir, una vez que tengas el programa a correspondiente:
- Crea un nuevo archivo de Excel y pon un nombre que te sea fácil de recordar. Bastará con Formato de vacaciones_[NombreDeLaEmpresa]_AÑO
- Empieza inmovilizando 4 columnas en la parte izquierda de la pantalla.
- Cuando lo tengas, combina las celdas de la primera fila. Aquí pondremos el año en curso (2025).
- En la segunda fila, haz divisiones de 28, 29, 30 y 31 días para cada mes. Enero, Febrero, Marzo… así hasta llegar a diciembre.
- En la tercera fila puedes crear una fórmula que cuente el número anterior + 1. Para que automáticamente aparezca el día en número.
- Vuelve ahora a la parte izquierda de la pantalla, a la sección que habíamos inmovilizado al principio. Añade toda la información que aparece en esta otra captura. Equipo, nombre del empleado, total de días de vacaciones disponibles y días restantes.
Esta primera versión de formato de vacaciones en Excel puede ayudarte a realizar el recuento para cada empleado. Si tienes mayor dominio de la herramienta, siempre podrás añadir funciones y fórmulas para perfeccionarla.
Descargar formato de Excel gratis para el control de las vacaciones pagadas de empleados
Para ayudarte en la gestión de ausencias en tu empresa, hemos creado una plantilla que te ayudará a agilizar este proceso. Es fácil y sencilla de entender; además, ¡es gratis! Solo debes descargarla, imprimirla y ¡ya está lista para utilizar!
Olvídate de las fórmulas, los correos electrónicos, el recuento de días. Utilizando Factorial podrás aceptar o denegar las peticiones de vacaciones de cada empleado fácilmente. También podrás ver cuántos días ha solicitado ya el trabajador o revisar si la petición se solapa con otras ausencias. Esto lo podrás realizar automáticamente, sin necesidad de actualizar calendarios.
Descubre cómo gestionar las vacaciones de tus equipos de forma rápida y fácil [Video]
Diseña una política de vacaciones sin agujeros
La política de vacaciones es la base de este proceso, y por eso te recomendamos que esté bien redactada, pensada e incluya todas las consideraciones importantes e imprescindibles.
Para hacerlo, tienes que conocer la ley y los convenios colectivos que afectan a tus trabajadores. Aunque esto te pueda parecer muy obvio, es una fuente de problemas muy común. También deberás comunicar claramente cuántos días de vacaciones corresponden a cada empleado.
Además de la diferencia entre días naturales y laborables. Si hay alguna fecha en la que la empresa cierre y las vacaciones obligatorias también deben ser comunicadas.
Despeja todas las dudas a tus trabajadores
Si quieres hacer esto bien a la primera, deberás incluir a tus trabajadores y ponérselo fácil.
Puede que en estos momentos les surjan muchas dudas; y aquí estás tú para resolverlas:
- ¿Cuántos días de vacaciones me corresponden si llevo menos de un año trabajando?
- ¿Y qué pasa si tengo un contrato parcial?
- ¿Se pueden cobrar los días de vacaciones si no los disfrutas?
- ¿Qué pasa si estoy de baja cuando tengo vacaciones?
- ¿Cobraré el mismo sueldo?
Que tus trabajadores tengan muy claro todo lo relacionado con este tema es crucial.
Establece un orden de prioridad
Para evitar conflictos con las coincidencias de vacaciones, muchas empresas suelen establecer un orden de prioridad. Pero, ¿cuáles son los criterios en los que se basa este orden?
Estos pueden ser la antigüedad en la empresa, por sistemas rotativos o por ser empleado con hijos. Nosotros y otros expertos en Recursos Humanos recomendamos el sistema rotativo pues es el más justo, ya que da la oportunidad a todo el mundo de elegir primero.
Planifica con antelación (pero sin pasarte)
Sabemos que la anticipación es la clave de una buena organización y planificación de cualquier cosa. Sin embargo, cuando se trata de las vacaciones, organizarlo con demasiada antelación puede ser contraproducente y crear problemas.
Los managers tienen que pedir las vacaciones de sus empleados con un mínimo de dos meses de antelación. Pero hay que tener en cuenta que pueden surgir imprevistos y debemos estar preparados para enfrentarlos sin que se desmorone todo el sistema.
Automatiza todo lo que puedas
Sí, aquí estamos, para decirte que lo mejor que puedes hacer es digitalizar y automatizar la gestión de las vacaciones. Esto lo puedes llevar a cabo fácilmente con un software especializado.
No vamos a volver a repetir todo lo que este tipo de programa puede hacer por ti. Pero es importante recordar que, entre otras cosas, ayuda a no tener duplicados, y te permite ahorrar tiempo y evita el error humano.
Además, con su almacenamiento en la nube, un software de recursos humanos te ayudará a tener al alcance los documentos o materiales que necesites en todo momento.
Todo lo que debes saber sobre el control de vacaciones de empleados: dudas frecuentes y mejores prácticas
Gestionar las ausencias del personal no se limita solo a llenar un formato de vacaciones en Excel o aprobar solicitudes por correo. Existen muchas dudas que surgen en el camino: ¿qué pasa con los días pendientes si hay un despido?, ¿cómo aplicar el mismo criterio a trabajadores de medio tiempo?, ¿es válida una carta firmada para solicitar vacaciones?
En esta sección respondemos esas preguntas frecuentes y te mostramos cómo mejorar tu sistema de control para que el proceso sea más claro, ágil y justo para todos.
¿Qué pasa con las vacaciones si se produce un despido?
Sea cual sea la causa del despido, la empresa deberá pagar las vacaciones no disfrutadas al empleado con el que se extinga el contrato. ¿Cuánto se paga? El equivalente a 2,5 días naturales o 1,8 días laborables por mes trabajado al año, compensando las vacaciones no disfrutadas.
Conoce todo sobre ¿Qué es una indemnización por despido y cómo se calcula en México?
Vacaciones de trabajadores a tiempo parcial
Los trabajadores con un contrato de media jornada no tienen la mitad de días de vacaciones; se cuenta por días, y no por horas.
Carta y firma de vacaciones disfrutadas y por disfrutar
Existen empresas un poco más tradicionales en su gestión de Recursos Humanos. Estas empresas para la solicitud de vacaciones, suelen pedir al empleado una carta de solicitud de vacaciones. Esta carta debe estar firmada por dicho colaborador y también incluir:
- Los datos del trabajador.
- Los datos de la empresa.
- El período o los períodos de vacaciones que se quieren solicitar (con fecha inicial y final).
- Los días que se disfrutarán de esos períodos.
- La firma del trabajador solicitante
En cuanto al preaviso, depende de cada empresa y su política de vacaciones.
Te recomendamos leer Cálculo de vacaciones: guía completa sobre el periodo vacacional en México
Sistemas de gestión y control de vacaciones pagadas del personal para empresas
Para un responsable de Recursos Humanos, esta es una de las tareas más complicadas del año. De su habilidad para organizar el calendario de toda la empresa dependerá que los trabajadores puedan disfrutar de sus vacaciones sin que la productividad de la organización se vea afectada.
A medida que el equipo humano crece, esta tarea se vuelve más y más complicada. Y las negociaciones con cada empleado pueden afectar a todo un departamento.
Además del Excel, existen otros sistemas de gestión de ausencias. Estas herramientas pueden ayudarte a simplificar y automatizar este proceso, como por ejemplo, el software de gestión de vacaciones de Factorial.
¿Qué es un software para el control de ausencias y vacaciones pagadas de los empleados?
Un software de control de ausencias y vacaciones es una herramienta esencial hoy en día. Con ella, las empresas gestionan de forma más eficiente las solicitudes de descanso del personal, sin depender de correos electrónicos interminables ni formatos de vacaciones hechos en Excel.
Con este tipo de herramienta, los empleados pueden notificar sus días de vacaciones directamente en la plataforma, mientras que el área de Recursos Humanos puede aprobar o rechazar solicitudes con solo unos clics.
Uno de los principales beneficios es que cada colaborador gestiona sus propias vacaciones de manera autónoma, siguiendo la política interna de la empresa. El responsable de RR.HH. solo necesita definir las reglas, revisar las solicitudes y tomar decisiones informadas gracias a una visión clara del calendario de todo el equipo.
Además, si eliges una solución como Factorial, podrás acceder al sistema desde cualquier navegador, sin necesidad de instalar programas o plugins. Ideal para empresas con trabajo remoto o esquemas híbridos, ya que facilita el acceso y la organización desde cualquier lugar.
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Diferencias entre un formato de vacaciones en Excel y un Software de gestión especializado
A pesar de que los formatos de vacaciones en Excel te darán una solución eficiente, no son la mejor manera de gestionar este tipo de procesos. Acá te contamos por qué:
- Esta herramienta no funciona de forma automatizada
- No es posible compartirla de forma automática
- Notificar en el momento el estatus de cada solicitud no está dentro de sus funciones
- No te permite ver, de forma simultánea, el estatus de otros miembros de tu equipo de trabajo. Lo que da paso al error humano, solapamiento de vacaciones o mal recuento de ellas)
Por otro lado, contar con un software que te ayude a digitalizar todas las gestiones de tu departamento te permitirá:
- Almacenar toda la información que necesitas en un solo sitio
- Automatizar los procesos de solicitud
- Notificar a los colaboradores el estatus de cada solicitud
- Evitar el solapamiento de vacaciones entre distintos miembros del equipo
- Tener toda la información que necesitas en un solo sitio y desde donde estés
- Ver es estatus real de todo tu equipo
Este tipo de software, normalmente puede incluir otras funcionalidades que optimizan otros procesos del departamento de Recursos Humanos. Como el control horario, el reclutamiento, la gestión documental ¡incluso podrías ofrecer el registro de jornada con código QR y reconocimiento facial!
Todo esto te ahorrará mucho más tiempo y esfuerzos. También te permitirá centrarte en la gestión del talento y mejorar su satisfacción, motivación y, por consecuencia, la retención de talento.
