A veces, el tradicional horario de nueve a cinco simplemente no es suficiente. El trabajo por turnos laborales puede permitir que las empresas amplíen el horario de atención para obtener más negocios y aumentar las ganancias.
Si bien los turnos suelen estar determinados por las demandas de la industria más que por las preferencias de los empleados, un buen sistema de gestión de turnos laborales incorporará las necesidades tanto del empleado como del empleador.
Ya sea que esté buscando cambiar a un sistema de trabajo por turnos o simplemente buscando formas de optimizar el que tiene, aquí cubriremos todo lo que necesita saber sobre la gestión de turnos laborales.
Tabla de contenidos
Beneficios de los turnos laborales
Una buena gestión de turnos de los colaboradores ayuda a los empleadores a aprovechar todos los beneficios del trabajo por turnos. Aquí hay algunas formas en que los turnos pueden funcionarte:
Los turnos apoyan la flexibilidad de los colaboradores
En estos días, los colaboradores valoran la flexibilidad. Los turnos de trabajo pueden permitirles administrar mejor su tiempo. Si un colaborador tiene responsabilidades de cuidado de niños, es posible que desee trabajar en turnos tempranos para poder estar disponible para sus hijos después de la escuela.
Los estudiantes universitarios pueden preferir un turno de noche para poder estar en clase por las mañanas. Los turnos bien administrados pueden brindar a los colaboradores con horarios irregulares la capacidad de trabajar a tiempo completo.
El trabajo por turnos laborales puede conducir al crecimiento de la empresa
Tener colaboradores trabajando por turnos significa que la empresa puede permanecer abierta por más tiempo y contar con personal suficiente durante las horas pico.
Esto significa más tiempo para la productividad y puede ayudar a que las empresas en crecimiento prosperen.
Los turnos laborales personalizados mantienen todas las horas cubiertas
Los turnos ayudan a las empresas a adaptar la cantidad de personal a sus necesidades. Por ejemplo, en una librería de la ciudad de México, dos colaboradores entran al turno de apertura a las 10 am.
Dos colaboradores más entran para cada uno de los siguientes tres turnos: a las 11 am, a la 1 pm y a las 3 pm.
Esto significa que durante las horas punta de la tarde, cuando la librería hace la mayor parte de sus ventas del día, hay ocho colaboradores disponibles para ayudar a los clientes.
A las 6 pm, los colaboradores del primer turno terminan su jornada y el resto se va a las 7 pm y a las 9 pm.
En la última hora, cuando el negocio va lento, solo quedan dos colaboradores. Este sistema de turnos maximiza la eficiencia y permite que la librería aproveche al máximo las horas pico mientras reduce los costos cuando las cosas van lentas.
Consideraciones para gestionar los turnos laborales
¿Qué cambios respaldarán al negocio a medida que evoluciona? ¿Qué funciona mejor para sus colaboradores? La creación de un sistema de gestión de turnos es un acto de equilibrio que requiere una reflexión cuidadosa.
Coherencia del horario
Al diseñar un horario de turnos, deberás considerar el horario de los turnos. ¿Habrá un horario fijo, donde los colaboradores entren a la misma hora todos los días?
¿O un colaborador comenzará a trabajar a diferentes horas en diferentes días, pero mantendrá el mismo horario de semana a semana (es decir, trabajando de 10 a 6 lunes y miércoles y de 11 a 7 martes y jueves)?
¿Necesitarán los colaboradores rotar turnos?
Eso podría significar que los colaboradores pueden tomar el turno temprano durante algunas semanas y luego el turno posterior durante algunas semanas. Es importante recordar que la mayoría de los colaboradores prefieren algún tipo de coherencia.
La clave es hacer que el horario sea lo más regular posible incluso cuando el horario sea irregular.
Registro de entrada y salida
¿Cómo registrarán la entrada y la salida de los colaboradores?
Si tu empresa todavía hace las cosas a la antigua con un sistema de tarjetas perforadas, puede que sea el momento de actualizarlo.
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Con una aplicación de gestión de turnos, los colaboradores podrán fichar su entrada y salida directamente desde sus teléfonos. Esto es más conveniente para ellos y ayuda a garantizar que se les pague de manera justa por su tiempo.
El registro generado automáticamente por el checador de asistencia también puede ayudar a proteger a los empleadores de disputas en el futuro.
Plan de respaldo para ausencias inesperadas
¡Espera siempre lo inesperado! Los empleadores inteligentes que administran los turnos se asegurarán de tener un plan para las ausencias no planificadas.
Hay que tener en cuenta que los colaboradores pueden ausentarse en el último minuto por enfermedad, luto, etc. Y por ello es importante tener un plan de contingencia para reemplazarlos.
En industrias donde es vital tener siempre un personal completo, las empresas pueden pedir a los colaboradores que estén de guardia un día a la semana, listos para ingresar si surge algo.
Puedes ofrecer bonificaciones a los colaboradores llamados en el último minuto.
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Consejos para optimizar la de gestión de turnos
Si ya tienes un sistema de gestión de turnos en funcionamiento, tenemos algunos consejos para mejorarlo aún más.
Evita los turnos rotativos
Como ya mencionamos, la mayoría de los colaboradores valoran la coherencia del horario. Les facilita planificar el resto de sus vidas y es mejor para sus ritmos circadianos.
Si puedes evitar los turnos rotativos, deberías hacerlo. Si no hay forma de evitarlo, intenta que las rotaciones sean lo más graduales posible. Eso significa que es una mala idea cambiar a alguien del turno de la mañana al turno de noche.
En cambio, muévelos del turno de la mañana al turno de la tarde. Los trabajadores cansados no son efectivos.
También ayudará tener rotaciones más largas para que los empleados pasen algunas semanas en un turno en lugar de algunos días.
Utiliza herramientas de gestión de turnos visuales para el calendario
Tener una representación visual del horario es útil tanto para los colaboradores como para los managers. Los gerentes pueden ver cualquier superposición o brecha, y los colaboradores pueden ver claramente cómo será su semana.
Nuestro sistema de gestión de turnos te puede ayudar a crear un calendario que todos disfruten.
A diferencia del molesto periódico programado en la trastienda, también se actualiza automáticamente para que todos estén al tanto de los cambios.
Identificar tendencias y planificar para el futuro
Puedes realizar un seguimiento de las tendencias en el cronograma y utilizar la información para planificar el futuro.
¿Tienes un colaborador que siempre llega tarde al turno de la mañana? Tal vez sea hora de pasarlo a la tarde o de tener una discusión seria.
¿Todos tus colaboradores luchan por intercambiar turnos durante las vacaciones? Crea un sistema claro para intercambios y operaciones.
¡Quizás incluso consideres la posibilidad de contratar colaboradores de temporada para evitar la escasez de personal con el boom empresarial!
Herramientas de gestión de turnos
Un software de gestión de turnos te puede proporcionar una solución eficiente a cualquiera de tus problemas relacionados con los turnos laborales. Simplifica y agiliza la gestión de turnos para maximizar la eficiencia.
Administra y asigna fácilmente turnos a tus colaboradores
Facilita la programación de los colaboradores con un calendario altamente visual.
Los turnos se pueden repetir diariamente, semanalmente o durante un período de tiempo más largo. El software facilitará la detección de brechas y también notificará automáticamente a los gerentes de cualquier conflicto de programación.
Los colaboradores pueden consultar su horario en cualquier momento con una aplicación de gestión de turnos y realizar las solicitudes necesarias directamente a través del software.
Integración con sistemas de tiempo libre
Maneja de manera eficiente las ausencias de los empleados con solicitudes de tiempo libre automatizadas. Podrás administrar quién está de vacaciones, con licencia médica o por enfermedad y quién está disponible para programar en un portal.
Ejecuta informes para ver tendencias
Con el software, puedes aprovechar los datos acumulados para realizar informes personalizados de Recursos Humanos. Puedes crear representaciones visuales de las horas programadas frente a las horas trabajadas y otra información.
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