Los trabajadores de México pasan el 51% de su jornada laboral haciendo tareas administrativas. El mejor aliado de las empresas para combatir esta mala administración del tiempo son las herramientas de gestión del tiempo.
Con estas herramientas puedes optimizar la jornada laboral de tus colaboradores. En este artículo te contamos cuáles son las mejores herramientas de gestión del tiempo y como implementarlas en tu empresa.
Tabla de contenidos
- ¿Qué es la gestión del tiempo?
- ¿Qué herramientas de gestión del tiempo utilizar para optimizar la jornada laboral?
- ¿Cómo elegir las mejores herramientas de gestión del tiempo para tu empresa?
- Gestiona el tiempo de trabajo de tu equipo con Factorial
¿Qué es la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo es el proceso de organizar, planificar y controlar las horas dedicadas al trabajo. Con el objetivo de optimizarlo y garantizar que el tiempo se destine a las actividades adecuadas. El propósito de esta iniciativa es alcanzar los objetivos más rápido.
En la administración de personal en las empresas, la gestión del tiempo es una actividad que llevan los departamentos de Recursos Humanos y líderes de equipo. Con ella se busca organizar la jornada de trabajo de los empleados, con el objetivo de optimizar la productividad y aumentar la eficiencia.
En principio, el adecuado control de las horas laborales ayuda a identificar con mayor precisión quién hace qué y cuánto se tarda en hacerlo. Para luego, introducir cambios que mejoren los resultados.
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¿Qué herramientas de gestión del tiempo utilizar para optimizar la jornada laboral?
Existen numerosas herramientas de gestión del tiempo y aplicaciones disponibles para optimizar la jornada laboral de los colaboradores, pero sí de las imprescindibles se trata, el listado se reduce a las siguientes 5 opciones:
1. Reloj checador online
Una de las herramientas de gestión del tiempo imprescindibles en cualquier empresa es el reloj checador online. Se trata de un recurso utilizado para el registro de la asistencia, es clave para optimizar la jornada laboral. Ya que ayuda a saber:
- Quién se presenta a trabajar.
- En qué momento el personal ficha su entrada y salida.
- Quién cumple con su horario laboral.
Además, el reloj checador es una herramienta de gestión del tiempo que permite hacer una revisión diaria del control horario. Lo cual ayuda a entender las fluctuaciones que se producen día a día. Con esto claro, se pueden hacer ajustes para optimizar los tiempos de los empleados.
Asimismo, como esta herramienta facilita el seguimiento del tiempo trabajado por el personal, ayuda a identificar su disponibilidad y la manera en la que usan su tiempo. Esto es vital para optimizar la gestión de este recurso y mejorar su productividad.
Por otro lado, al automatizar el control horario se tienen datos más precisos sobre la disponibilidad de los colaboradores en los distintos momentos del día y de la semana. Con esto puedes hacer una planificación más inteligente de los flujos de trabajo.
En otras palabras, el verdadero potencial del reloj checador es toda la información de valor que ofrece y cómo esto permite tomar mejores decisiones sobre la gestión de la jornada laboral de tu equipo.
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Sistema de gestión de turnos
Las herramientas de gestión del tiempo también se enfocan en la planificación del tiempo. En este sentido, un sistema de gestión de turnos es clave para:
- Organizar las horas de trabajo.
- Crear y gestionar turnos garantizando que todos estén cubiertos.
- Darle previsibilidad al equipo y a la empresa.
- Tener una visión general y clara de quién trabaja y cuándo.
- Prevenir conflictos o desajustes en los horarios.
- Diseñar un plan de contingencia para faltas injustificadas e imprevistas.
- Garantizar la operatividad continua de la empresa.
Sumado a ello, el sistema de gestión de turnos es una herramienta de gestión del tiempo que ayuda a analizar los datos históricos de turnos pasados y a partir de esta información identificar patrones y tendencias que puedan servir para planificar mejor los horarios en el futuro.
Además, debido a que la correcta diagramación de los turnos de trabajo permite mantener horarios consistentes para los colaboradores, pueden planificar mejor su tiempo fuera del trabajo, lo que contribuye a un mejor balance laboral-familiar. Esto impacta de manera directa en su satisfacción, motivación y productividad.
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Programa para control de vacaciones y ausencias
Cuando hablamos de gestión del tiempo en las empresas también debemos contemplar los momentos en los que el personal no se presenta a trabajar. Así, el adecuado control de vacaciones y faltas de los empleados es parte de la tarea de organizar, planificar y administrar la jornada laboral del equipo.
En este punto, una de las herramientas de gestión del tiempo que no pueden faltar en tu compañía es el programa para el control de vacaciones y ausencias. Entre otras ventajas, este tipo de plataforma te permite organizar de forma automática el periodo anual de descanso remunerado, así como las faltas.
Además, ofrece la posibilidad de implementar el autoservicio, lo que agiliza mucho más la gestión de las solicitudes tanto por parte de los empleados, como para Recursos Humanos. Ya que con esta herramienta tus colaboradores pueden gestionar sus propios tiempos y RR.HH. sólo tiene que aprobar las vacaciones o ausencias del personal en tan sólo un clic.
Sumado a esto, uno de los aspectos más destacados de este programa es que permite visualizar la disponibilidad del equipo con una vista de calendario, donde se detalla el personal que está a disposición de la empresa en cada momento del año.
Algo clave para poder otorgar vacaciones a empleados o aprobar ausencias garantizando que siempre exista el volumen adecuado de trabajadores para cubrir el servicio, cumplir con las tareas a tiempo y mantener el nivel óptimo de operatividad en la compañía, a lo largo de todo el año.
Administrador de workflows automáticos
Si se trata de optimizar la jornada laboral con herramientas de gestión del tiempo, una solución imprescindible dentro del stack tecnológico de RR.HH. es el administrador de workflows automáticos.
Este permite crear flujos de trabajo automáticos y personalizados con el fin de agilizar procesos que podrían tardar mucho tiempo al hacerlos de forma manual. Las estadísticas demuestran que esto puede ser clave para la productividad y eficiencia de los equipos:
- De acuerdo con Deloitte, el 36% de las organizaciones ya utiliza algún tiempo de software para automatizar los flujos de trabajo, sobre todo para manejar tareas repetitivas.
- Según Salesforce el 73% de los líderes de TI sostienen que la automatización de flujos de trabajo puede ayudar a los empleados a ahorrar entre el 10% y el 50% del tiempo.
- Mientras que una encuesta de Smartsheet encontró que el 85% de los gerentes cree que automatizar tareas les da a ellos y a sus empleados tiempo adicional para centrarse en las tareas y objetivos más importantes para la empresa.
Esto es especialmente notable en el área de Recursos Humanos donde, según SHRM, el 69% de los profesionales cree que los workflows automáticos reducen drásticamente el tiempo dedicado a procesos como el reclutamiento o la incorporación del personal.
Precisamente, la herramienta de creación de workflows automáticos de Factorial ayuda a los equipos de RR.HH. a ejecutar acciones automáticas con sólo un clic y eliminar la necesidad de gestionar tareas que no necesitan de la intervención humana.
Plataforma de comunicación interna
¿Puede una empresa que se comunica mejor optimizar los tiempos de trabajo? ¿En qué medida influye la comunicación interna en la productividad de los empleados? Según Brosix casi el 70% de la fuerza laboral sería más productiva con procesos de comunicación efectivos en el trabajo.
Cuando los empleados se comunican bien entre sí y con sus líderes puede ocurrir lo siguiente:
- La información comienza a fluir sin interrupciones.
- Las instrucciones se comprenden con mayor rapidez.
- Los errores se reducen.
- Los equipos colaboran mejor.
Claro que una comunicación interna eficaz va más allá de la mera transmisión de información. Se trata de generar confianza, crear un sentido de pertenencia y motivar al equipo para trabajar alineado hacia objetivos comunes.
Entonces, además de las herramientas de gestión del tiempo se debe contar con una plataforma de comunicación interna. Esta permite centralizar en un único lugar todas las comunicaciones de la compañía. De esta forma los empleados saben dónde buscar la información que necesitan para hacer su mejor trabajo.
El propósito de incorporar una herramienta de comunicación interna es mantener a todo el equipo actualizado sobre sus tareas, objetivos, procesos internos y actividades, para que estén al tanto de lo importante y puedan hacer un mejor uso de su tiempo en la empresa.
¿Cómo elegir las mejores herramientas de gestión del tiempo para tu empresa?
Para elegir la mejor herramienta de gestión del tiempo es clave tener en cuenta las necesidades específicas de tu organización, el estilo de trabajo que quieres implementar en tu equipo y los objetivos a alcanzar.
De todas formas, hay una serie de aspectos que te pueden servir de guía. Los cuales te compartimos a continuación.
Identificar necesidades
En este punto debes poner el foco en los desafíos de gestión del tiempo y productividad que hoy enfrenta tu empresa y, como dijimos antes, en el estilo de trabajo que quieras implantar. Para ello, puedes revisar:
- Tipo de jornada que realizan los colaboradores.
- Indicadores históricos de productividad por área y equipo.
- Complejidad de las tareas y proyectos que ejecuta el personal.
- Si prefieres herramientas para promover el trabajo en equipo y la colaboración.
- La necesidad de que la herramienta se integre con otras aplicaciones o sistemas que ya utilizas.
- Movilidad, es decir, si prefieres una herramienta accesible desde cualquier dispositivo o una específica para escritorio/móvil.
Explorar características clave de cada herramienta
Algunas características clave que puedes analizar al elegir este tipo de herramientas son:
- Seguimiento de tiempo.
- Calendarios y herramientas de visualización.
- Capacidad de automatización.
- Recordatorios y alertas.
- Gestión de proyectos y tareas.
- Reportes y análisis.
- Adecuación a la ley laboral.
- Usabilidad, es decir, qué tan intuitiva y fácil de usar es la herramienta.
- Soporte y actualizaciones.
- Si ofrece prueba gratuita.
Investigar y comparar
Una vez que tengas claro qué características necesitas en la herramienta de gestión de tiempo, es hora de investigar y comparar las soluciones disponibles en el mercado. Este proceso es el que suele llevar más tiempo porque hay muchas alternativas para explorar.
Por eso, es clave definir con presición las cualidades que se necesida es estas aplicaciones. Para que se ajuste a las necesidades de cada empresa.
Además puedes hacer lo siguiente:
- Investigar las opciones más populares.
- Leer reseñas y testimonios.
- Realizar demos y pruebas gratuitas.
Implementar y evaluar
Cuando hayas decidido cuál es la herramienta adecuada es momento de implementarla. Para ello asegúrate de que todos los empleados entiendan cómo utilizarla de manera eficiente. Aquí es muy importante mantener una buena comunicación y mantener al equipo informado sobre las nuevas soluciones. Incluso ofrecer capacitación si es necesario.
Sumado a ello, es necesario que la herramienta de gestión del tiempo que elijas esté integrada con los sistemas y procesos existentes en tu empresa, esto dependiendo de la solución que incorpores puede llevar más o menos tiempo. El objetivo es minimizar interrupciones y garantizar un flujo de trabajo continuo.
Pedir feedback a los empleados
Toda herramienta que repercuta en la jornada laboral de los trabajadores tendrá un impacto clave en su día a día. Por eso, para comprobar su efectividad es necesario que el equipo pueda dar feedback y dejar sus comentarios sobre los sistemas que prueben. Con estas opiniones podrás determinar si la solución elegida es la adecuada.
Gestiona el tiempo de trabajo de tu equipo con Factorial
Ahora que conoces qué herramientas de gestión del tiempo pueden marcar un antes y un después en la organización, planificación y optimización de la jornada laboral de tus empleados es momento de contarte cómo puede ayudarte Factorial a cumplir este propósito.
Las herramientas de gestión del tiempo de Factorial pueden ser de gran ayuda para hacer un seguimiento más preciso de las horas trabajadas de tu personal y optimizar al máximo el tiempo que pasan en la empresa.
Lo mejor de ello es que nuestro software te ofrece distintas funcionalidades en un único lugar. Con ello puedes centralizar la gestión del tiempo de tus colaboradores y organizar su jornada desde una misma plataforma.
