Una de las gestiones de Recursos Humanos que más tiempo lleva es el proceso de nómina. Alguien podría decir que es tan simple como replicar la misma información utilizada en el anterior recibo de pago de los trabajadores, pero no es posible. Esto se debe a la incidencia de nómina ¿sabes de qué se trata?
Las incidencias de nómina son uno de los principales desafíos que deben afrontar mes a mes los departamentos de RR.HH. al recopilar la información para el cálculo de los salarios y la elaboración de los recibos de pago.
Básicamente, una incidencia de nómina es cualquier cambio que afecte las nóminas de cada empleado. En el artículo de hoy vamos a explicarte qué es la incidencia de nómina, cuáles son los ejemplos más comunes, y lo más importante de todo, cómo resolverlas mes a mes de manera eficiente.
TABLA DE CONTENIDOS
- ¿Qué son las incidencias de nómina de un trabajador?
- ¿Cuáles son los tipos de incidencias?
- ¿Por qué gestionar las incidencias de nómina?
- ¿Cómo gestionar las incidencias de nómina?
- ✅ Gestiona las incidencias de nómina con Factorial
¿Qué son las incidencias de nómina de un trabajador?
Las incidencias de nómina un trabajador son todo cambio o alteración de su rutina en un periodo determinado, que afecta sus tareas y funciones. Debido a ello, influye de forma directa en el cálculo de su remuneración y, por consiguiente, requiere de la aplicación de cambios en la nómina.
Esta es la razón por la que en la mayoría de los casos no se pueden replicar todos los meses los mismos datos en las nóminas. Si bien hay percepciones que permanecen más o menos fijas, existen variables que pueden haberse modificado e implican cambios en el cálculo del sueldo de los trabajadores.
Por lo general, la gestión de recopilar la información sobre estos cambios es responsabilidad de Recursos Humanos. Este departamento debe hacérsela llegar al responsable de nómina para que aplique las modificaciones.
De ahí la importancia de llevar un registro bien preciso de estas incidencias. Dado que tiene un impacto directo en el pago de los colaboradores.Un ejemplo de incidencia de nómina muy común es cuando el colaborador se ausenta del trabajo. Si se trata de una falta injustificada se le debe descontar esa jornada laboral. Por lo tanto, no cobrará la totalidad del salario, sino el monto que dé como resultado al descontarle un día de trabajo.
Así, la incidencia de nómina es cualquier eventualidad que puede ocurrir en relación a cualquier miembro del equipo y que produce un cambio en el cálculo de la remuneración de ese trabajador.
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¿Cuáles son los tipos de incidencias?
La incidencia de nómina es una categoría específica dentro de los distintos tipos de incidencias laborales. En concreto, se pueden clasificar como incidencias internas, porque se originan dentro de la empresa. Pero, al mismo tiempo, estas se pueden catalogar como previstas e imprevistas.
Veamos de qué se trata cada una de ellas y cuáles son los principales ejemplos de incidencias de nómina en ambas categorías.
Incidencias de nómina previstas
Las incidencias de nómina previstas son aquellas que la empresa puede considerar de forma anticipada. Es decir, todas las eventualidades que RR.HH. ya tiene contempladas en un determinado periodo de pago.
Los principales ejemplos de incidencias de nómina previstas son:
- Vacaciones. Los días de vacaciones son el derecho de toda persona trabajadora a gozar de un descanso anual al cumplir 1 año de antigüedad en la empresa. La Ley Federal del Trabajo (LFT) contempla un mínimo de 12 días al año. Por lo general, estas se gestionan con anticipación para que todos los colaboradores puedan tener sus vacaciones sin afectar la productividad de la compañía.
- Horas extra. El tiempo suplementario o adicional que los trabajadores laboran podría catalogarse como incidencia imprevista, pero en ciertas industrias o en ciertos momentos del año, las empresas estiman un determinado número de horas extra que tendrá que hacer el equipo. Por ello, integran ambas categorías.
- Incapacidad por maternidad. Este es el periodo de descanso previo y posterior al parto. Lo que influye en la nómina porque el salario de la trabajadora correrá por cuenta del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), en calidad de subsidio de incapacidad por maternidad.
- Días económicos. En algunas empresas existen acuerdos entre empleadores y colaboradores para días de ausencia pagos, a estos se los conoce como días económicos. Por lo general, esto se pauta con anticipación, incluso en la firma de contrato puede estipularse. Con lo cual, se trata de una incidencia prevista.
Incidencias de nómina imprevistas
En el caso de las incidencias de nómina imprevistas, nos encontramos con todas las situaciones espontáneas o sin planificación que repercuten en la nómina y que no pueden contemplarse con anticipación.
Los principales ejemplos de incidencias de nómina imprevistas son:
- Retardos. Esta situación se da cuando el trabajador registra su entrada a la empresa después del tiempo de tolerancia. Según la LFT un retardo de 15 a 30 minutos se considera leve y sin afectaciones en el salario. Pasado ese tiempo se empieza a computar un descuento en la remuneración.
- Faltas injustificadas. Esta es toda ausencia del trabajador en sus labores sin justificación alguna. Se trata de una circunstancia que no se puede anticipar y que, además, implica el descuento de esa jornada en el cálculo de la nómina.
- Incapacidades laborales. Estas ocurren cuando un empleado sufre una enfermedad o accidente laboral que afecta su capacidad de trabajar. Dependiendo el tipo de incapacidad de la que se trate, corresponde que la pague el empleador o el IMSS. En cualquier caso es una situación imprevista que afecta la nómina.
- Bonos. Incentivo o premio, el bono es un pago adicional que recibe un colaborador por los resultados de su trabajo. Es adicional a su salario, por lo que afecta el cálculo de su remuneración y se relaciona a su desempeño, por lo que no se puede anticipar.
- Comisiones. Otro de los pagos adicionales que están ligados al desempeño del talento son las comisiones. Como en el caso anterior, no se pueden prever y afectan el cálculo de la nómina. Por lo tanto, son incidencias imprevistas.
¿Por qué gestionar las incidencias de nómina?
Realizar una gestión de incidencias de nómina adecuada puede ofrecer numerosas ventajas a las empresas. Entre ellas se destacan las siguientes:
- Garantiza cálculos correctos. Si la información que se le brinda al responsable de la nómina es correcta, entonces los cálculos también lo serán. Esto da como resultado pagos adecuados y justos para el personal.
- Permite llevar un mejor control interno. Documentar de manera precisa todas las situaciones que influyen y modifican el proceso de nómina, te lleva a tener una visión más clara de las variables que afectan a tu equipo.
- Mejora la satisfacción de empleados. Para los trabajadores el salario sí importa. Sobre todo, les importa que sea acorde a lo que trabajaron durante el mes. Una adecuada gestión de incidencias de nómina garantiza pagos correctos y, por consiguiente, contribuye a la satisfacción de los empleados.
- Protege a la empresa de problemas fiscales y legales. Con cálculos y pagos precisos y correctos la compañía queda protegida de cualquier litigio legal o fiscal, dado que cumple de manera adecuada con lo que exigen las leyes y normas.
- Reduce la incertidumbre. Debemos tener en cuenta que muchas situaciones no se pueden prever o anticipar y eso genera cierta incertidumbre en los departamentos de RR.HH. Para reducirla es importante tener un sistema de gestión de incidencias eficiente. Así, cuando se produzca un cambio, todos sabrán qué pasos seguir para documentarlo de manera adecuada en el reporte de incidencias.
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¿Cómo gestionar las incidencias de nómina?
Como hemos visto, el control de las incidencias de nómina es una tarea que le corresponde a RR.HH. Para los profesionales del área esto implica tener conocimiento de todas las eventualidades que se presentan dentro del equipo y que pueden impactar en el cálculo de la remuneración de cada empleado.
Por lo tanto, para poder gestionar de manera adecuada las incidencias de nómina es necesario llevar un registro detallado de todos estos cambios que impactan en la nómina. Debido a que es información individual de cada trabajador y que cambia mes a mes, es importante la agilidad en el registro de esta información, pero también el orden.
Ten presente que cualquier equivocación en la recopilación de incidencias en la nómina puede derivar en errores de cálculo, pagos también erróneos, quejas y problemas de confianza entre los empleados o incluso reclamos legales por parte del personal.
Para evitar estos errores es fundamental que puedas recopilar información precisa sobre las variables que afectan la rutina de tus trabajadores y que pueden influir en sus nóminas. Te damos algunos consejos para llevarlo a cabo de manera adecuada:
Incorpora un checador de asistencia
Si revisas el listado de ejemplos de incidencias de nómina verás que la gran mayoría de ellas se relaciona con la gestión del tiempo de trabajo. Es decir, con la medida en que tu equipo cumple con su jornada laboral prevista.
Situaciones como las faltas injustificadas, retardos o incluso horas extra están entre las incidencias más comunes. Por lo tanto, es importante contar con una herramienta que te permita llevar un control detallado de todas estas variables.
En este sentido, un checador de asistencia es una herramienta clave, porque posibilita el registro automático de las horas que tu personal dedica a la empresa. Así, podrás:
- Saber qué trabajadores asisten al trabajo y cumplen con su horario previsto.
- Definir tiempos de entrada y salida para cada colaborador, lo que te ayuda a controlar mejor los retardos.
- Registrar y controlar las horas extra para pagarlas de manera correcta.
De manera que al final del mes tendrás registrado el tiempo de trabajo de cada colaborador y podrás cotejar fácilmente si hubo cambios que afecten el cálculo de su remuneración.
Planifica de manera eficiente las vacaciones
Otro punto central para solucionar las incidencias de nómina en tu empresa se relaciona con las vacaciones y ausencias. Como ya dijimos, las vacaciones son incidencias previstas y, por lo tanto, se supone que se pueden controlar mejor. Pero para ello, es necesario contar con un adecuado sistema de planificación.
En este sentido, un programa para control de vacaciones y ausencias te permite automatizar las solicitudes de faltas y vacaciones de tus empleados. Algo que facilita enormemente la tarea de organizar los días de descanso del personal, dado que le brinda mayor autonomía a los colaboradores para elegir las fechas.
Al mismo tiempo, RR.HH. tiene acceso al cuadro de días totales para hacer previsiones y aprobar o rechazar solicitudes, teniendo en cuenta la disponibilidad del equipo a lo largo del año. Esto es clave para poder planificar y anticipar con tiempo las incidencias de nómina previstas de cada mes.
Clasifica cada tipo de incidencia
Lo que sigue es organizar toda la información que se recopila durante el mes para poder clasificar las incidencias. Como ya vimos antes, hay una gran cantidad de opciones y cada una de ellas generará un impacto diferente en el cálculo de la nómina. Ya sea una reducción o un incremento en el pago. Por eso, hay que ser muy precisos en este punto.
Crea un reporte de incidencias
Una vez que tienes en claro todos los cambios que impactan en el pago de los trabajadores, puedes crear el reporte de incidencias de nómina. Este es un documento donde se recogen todas las eventualidades que ocurrieron dentro del equipo en un periodo de tiempo específico, por ejemplo, en el último mes.
Este es el documento que luego se entrega al responsable de llevar adelante el proceso de nómina, con sus respectivos cálculos. Por ello, recuerda que debe ser preciso y sin errores para evitar cálculos equivocados y, por lo tanto, pagos inexactos.
En este punto, un software de nóminas digital puede ser clave, dado que te permite automatizar la gestión, crear reportes personalizados en unos pocos clics y compartir el informe fácilmente todos los meses con la persona encargada del proceso de nómina. Lo que dinamiza la colaboración para que todos cuenten con la información necesaria prácticamente en tiempo real.
Gestiona las incidencias de nómina con Factorial
Ahora sabes qué es la incidencia de nómina, qué tipos hay, por qué debes gestionarla en tu empresa y cómo hacerlo. Solo resta contarte cómo optimizar todo este proceso y eso puedes lograrlo con ayuda de la tecnología adecuada.
El software de nómina de Factorial te permite gestionar todas las incidencias que afectan el sueldo de tus colaboradores y hacerlo de manera eficiente. Entre otras cosas gracias a que la herramienta se encarga de:
- Simplificar el proceso en una plataforma digital que, con unos pocos clics, te ayuda a añadir incidencias por colaborador.
- Ayudar a compartir el informe de incidencias de manera sencilla todos los meses con la persona encargada de pagar los salarios.
- Facilitar el acceso a los managers y administradores de cuenta.
- Ayudar a crear un reporte de incidencias descargable en formato Excel.
Sumado a eso, puedes crear reportes personalizados sobre las incidencias de nómina. Gracias a ello, tienes la posibilidad de hacer seguimiento de los cambios que afectan a la remuneración de tus colaboradores y tomar acción cuando sea necesario para mejorar estas variables.
