Maquila de nóminas: qué es, cómo funciona y beneficios/desventajas para tu empresa

La maquila de nóminas (también conocida como outsourcing de nóminas) es una práctica común entre las empresas mexicanas. Esta es una alternativa que busca simplificar la gestión administrativa y disminuir los errores en el cálculo de los sueldos. 

En lugar de llevar todo el proceso internamente, muchas organizaciones deciden delegarlo a un proveedor especializado. Este se encarga de procesar pagos, emitir recibos CFDI y cumplir con las obligaciones fiscales ante el SAT, el IMSS o el Infonavit.

Esta opción puede ser atractiva para compañías en crecimiento o con estructuras pequeñas que no cuentan con un departamento de Recursos Humanos robusto. Sin embargo, también plantea dudas sobre el control, la seguridad de la información y los costos a largo plazo. 

En este artículo te contamos qué es la maquila de nóminas, cómo funciona y los beneficios y desventajas para tu empresa; así como las alternativas que existen. 

¿Qué es la maquila de nóminas?

La maquila de nóminas es un modelo mediante el cual una empresa externa se encarga de procesar la nómina en nombre de otra; realizando tareas como calcular los salarios, prestaciones y deducciones, generar los comprobantes fiscales y efectuar los depósitos correspondientes. En lugar de que el área de Recursos Humanos o Contabilidad se encargue de todo internamente, la organización delega estas actividades operativas a un proveedor especializado que trabaja bajo contrato y siguiendo las regulaciones vigentes.

¿Qué tareas suelen delegarse a un proveedor?

• Cálculo de sueldos y prestaciones
• Emisión de CFDI 4.0 para los trabajadores
• Cálculo y pago de impuestos: ISR, cuotas IMSS, aportaciones Infonavit
• Control de incidencias (horas extra, ausencias) y generación de reportes

En qué se diferencia de otros modelos

A diferencia del outsourcing laboral, la maquila de nóminas no implica la contratación o puesta a disposición de personal. Es decir, el proveedor no envía trabajadores a la empresa, sino que gestiona el proceso administrativo de la nómina desde fuera. Por eso, este esquema aún es permitido tras la reforma de subcontratación de 2021 (que explicaremos más adelante), siempre que el servicio esté debidamente registrado como especializado.

En cambio, cuando una empresa gestiona internamente su nómina, conserva el control completo de la información y los cálculos, ya sea a través de su propio equipo de Recursos Humanos o de un software especializado que automatiza el proceso sin depender de terceros. Esta opción permite mayor trazabilidad y control sobre los datos, aunque requiere más recursos internos.

Regulación vigente en México

La Reforma en materia de subcontratación, promulgada en 2021, modificó artículos clave de la Ley Federal del Trabajo (LFT), del IMSS, Infonavit y del Código Fiscal. Su objetivo fue prohibir la subcontratación de personal que desempeñe actividades esenciales de la empresa, permitiendo únicamente la contratación de servicios especializados registrados ante la autoridad laboral. 

Además, las compañías que ofrecen este tipo de servicios deben inscribirse en el padrón de prestadores autorizados de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), demostrar cumplimiento fiscal y renovar su registro periódicamente.

¿Cómo funciona la maquila de nóminas?

Aunque puede parecer un proceso complejo, la maquila de nóminas sigue una estructura bastante clara. En general, todo comienza con la recopilación de información de los empleados y termina con el pago, la emisión de CFDI y la entrega de reportes a la empresa. A continuación te explicamos, paso a paso, cómo opera este servicio en México.

1. Recolección de información del personal

El proceso inicia cuando la empresa contratante envía al proveedor los datos actualizados de su plantilla. Esta información debe incluir: 

• Altas y bajas 
• Sueldos
• Prestaciones 
• Días trabajados, horas extra, retardos 
• Cualquier incidencia.

Esta etapa es fundamental porque la calidad de la información determina la precisión de los cálculos posteriores. Algunos proveedores ofrecen plataformas para cargar estos datos de forma segura y evitar los errores comunes de documentos llenados a mano. 

2. Cálculo de sueldos, impuestos y deducciones

Con la información recibida, el proveedor realiza el cálculo de la nómina según las reglas de la empresa y la normativa vigente. Esto incluye sueldos, bonos, ISR, cuotas al IMSS, aportaciones al Infonavit y demás deducciones aplicables.

Aquí también se generan los recibos de nómina electrónicos (CFDI 4.0), que deben timbrarse ante el SAT cumpliendo con los requisitos fiscales.

3. Validación y autorización de la empresa

Antes de realizar pagos o timbrar los comprobantes, el proveedor envía una pre-nómina para revisión. En esta etapa, el área de Recursos Humanos o Contabilidad valida los montos, detecta posibles errores y aprueba el cierre del proceso.

Con este paso lo que se busca es garantizar transparencia y control interno, incluso cuando la gestión de nómina sea tercerizada. 

4. Emisión de CFDI y dispersión de pagos

Una vez autorizada la nómina, el proveedor timbra los CFDI 4.0 y realiza la dispersión de pagos a las cuentas de los trabajadores, ya sea a través del banco de la empresa o  por convenios con instituciones financieras.

Al mismo tiempo, se generan los reportes de impuestos y aportaciones, listos para su declaración ante las autoridades correspondientes.

5. Entrega de reportes y cumplimiento fiscal

Finalmente, la empresa recibe un paquete de reportes con toda la documentación de respaldo. Aquí se incluyen recibos, resúmenes de pagos, impuestos retenidos y cuotas obrero-patronales. El proveedor también puede encargarse del envío de archivos al SAT, IMSS e Infonavit, lo que ayuda a mantener la operación al día y evita sanciones por incumplimiento.

Si tu empresa busca mantener el control interno de estos procesos sin depender de terceros, puedes lograrlo con Factorial México, un software que automatiza cálculos, timbrado y reportes de nómina cumpliendo al 100 % con la LFT y el SAT.

Beneficios de externalizar la nómina

Externalizar la nómina (o acudir a un proveedor que se encargue de toda la gestión administrativa y operativa) tiene ventajas que las empresas pueden ver reflejadas en diversos aspectos de la operación contable o de Recursos Humanos. Aquí te compartimos los más relevantes, y cómo se relacionan directamente con las exigencias que exige el entorno laboral actual en México: 

1. Ahorro de tiempo y recursos internos

Dejar que un especialista se encargue del cálculo, timbrado y pagos de nómina permite que el equipo de Recursos Humanos y Contabilidad se enfoque en tareas estratégicas:, entre ellas podemos enlistar: 

• Atraer talento 
• Mejorar clima laboral 
• Diseñar compensaciones
• Reducir carga operativa  

2. Cumplimiento fiscal garantizado

Las obligaciones en materia de nómina (CFDI 4.0, ISR, IMSS, Infonavit, retenciones, incidencias) cambian con frecuencia. Trabajar con un proveedor que tiene experiencia en México reduce el riesgo de sanciones. 

De hecho, el mercado de soluciones de maquila de nóminas y Recursos Humanos en México está creciendo rápidamente. Según el reporte más reciente de Verified Market Research, el segmento de Cloud-Based Solutions (Soluciones Basadas en la Nube) representa el 88.08 % del mercado mexicano de soluciones de nómina y RR. HH. en 2023. 

Este dato nos muestra que muchas empresas, aunque externalicen, también buscan migrar hacia la tecnología y modelos híbridos para asegurar el cumplimiento, y la eficiencia operativa. 

3. Mayor confidencialidad y control externo

Las nóminas contienen datos muy sensibles, en ellas se ven reflejadas los sueldos, deducciones, incidencias, etc. Al contratar un proveedor especializado, estos datos quedan bajo un servicio que típicamente cuenta con mejores niveles de seguridad, respaldos y protocolos que muchas empresas pequeñas no tienen. Esto da tranquilidad y evita filtraciones que pueden resultar costosas.

4. Actualización constante ante cambios legales

Cuando trabajas con un proveedor, la empresa tercerizada normalmente asume la función de mantenerse al tanto de los cambios en la normativa laboral, fiscal y de seguridad social. 

Eso incluye cambios de tablas IMSS, tablas Infonavit, nuevos formatos CFDI, reformas a la LFT. De esta manera, la empresa se libera de la carga de actualizar manualmente su sistema o plantilla cada que hay una reforma.

Te recomendamos leer: Automatiza la nómina de tu startup sin errores ni complicaciones

Desventajas o riesgos de la maquila de nóminas

Tercerizar la nómina puede ser una buena solución, pero también implica ciertos retos que es importante considerar antes de tomar una decisión. Aquí es importante aclarar, que no es que el modelo sea malo, pero es clave entender qué tan compatible es con las necesidades de cada empresa. 

1. Pérdida de control directo sobre la información

Cuando la nómina se gestiona fuera de la empresa, parte del control operativo también se transfiere. Esto complica la supervisión de incidencias o la detección de errores, especialmente si el proveedor no ofrece acceso en tiempo real a los datos o no se integra con los sistemas internos.

2. Dependencia de un tercero

El éxito del proceso depende, en gran medida, de la capacidad de respuesta del proveedor. Un retraso en los cálculos, una falla en los servidores o la falta de soporte afectaría los pagos y, en algunos casos, generaría sanciones por incumplimiento.

3. Costos fijos y escalabilidad limitada

Aunque al inicio parezca más económico, pagar una tarifa mensual por empleado o por procesamiento puede resultar más costoso que implementar un sistema propio, sobre todo en empresas medianas o grandes. Además, si la plantilla crece, el costo del servicio también aumenta.

4. Menor personalización del proceso de maquila de nóminas

Cada empresa tiene políticas y estructuras distintas y cuando se trabaja con un proveedor externo, las opciones de personalización suelen ser más estrictas y sin margen de variación. Esto tiene el potencial de complicar ajustes específicos o cambios de último momento. Sin embargo, si escoges un software como Fatorial, puedes llevar la personalización a otro nivel. 

Maquila de nóminas vs. Software de gestión de nóminas: ¿qué conviene más?

Cuando una empresa evalúa si seguir con un proveedor de maquila de nóminas o dar el salto a una solución interna basada en software, lo ideal es comparar qué ofrece cada opción y cómo se ajusta a sus necesidades de control, cumplimiento y crecimiento.

Maquila de nóminas

Como ya mencionamos, en este modelo, un tercero se encarga del cálculo de sueldos, deducciones, timbrado CFDI y reportes fiscales. Es una alternativa cómoda para las organizaciones que buscan liberar tiempo y evitar errores administrativos, sin invertir en tecnología o personal especializado.

• Ventajas: menor carga interna, cumplimiento asegurado, soporte experto.
• Desventajas: poca flexibilidad, dependencia de un tercero y costos que crecen junto con la plantilla.

Software especializado de gestión de nómina

Un software especializado, en cambio, permite a las empresas mantener el control total del proceso, automatizar tareas y acceder a datos en tiempo real. Además, integra otros módulos de Recursos Humanos, como asistencia, vacaciones o desempeño, lo que facilita una visión más completa del talento.

• Ventajas: control y trazabilidad, personalización, escalabilidad tecnológica.
• Desventajas: requiere inversión inicial y capacitación del equipo.

Esta alternativa se ha posicionado como una de las más relevantes y utilizadas en el mundo. De hecho, se espera que el mercado global de tecnología para Recursos Humanos alcance un valor de 88.38 mil millones de dólares en 2033, según el informe de Spherical Insights. 

Esta proyección refleja una clara tendencia; cada vez más empresas migran hacia soluciones digitales que les permitan automatizar procesos, reducir errores y tomar decisiones basadas en datos. Pero, sobre todo, que les dé el control y acceso sin restricciones a su información. 

Entonces, ¿cuál elegir?

La elección dependerá del tamaño y las metas de cada empresa. Si el objetivo es reducir tareas administrativas sin invertir en sistemas propios, la maquila de nómina es viable. Pero si se busca control, eficiencia y una visión integrada de RR. HH., apostar por un software especializado es una decisión a largo plazo.

Con Factorial puedes combinar ambas ventajas. Mantener la gestión de nómina dentro de tu empresa, con la automatización y el cumplimiento fiscal que antes solo ofrecían los servicios externos.

La maquila de nóminas en México evoluciona hacia la automatización

Actualmente, la maquila de nóminas ya no es la única alternativa para gestionar pagos y cumplir con las obligaciones fiscales. Cada vez más empresas mexicanas migran hacia sistemas digitales que automatizan los procesos de nómina y ofrecen mayor control interno.

Esta transición no solo responde a la búsqueda de eficiencia, también al cumplimiento legal y la trazabilidad que exige el entorno laboral actual. Digitalizar la nómina permite que Recursos Humanos deje de operar en modo reactivo y se enfoque en tareas estratégicas que realmente aportan valor.

Con Factorial México, tu empresa puede gestionar la nómina desde un solo lugar, con cálculos automáticos, timbrado CFDI 4.0 y reportes listos para el SAT e IMSS. Una solución moderna que combina la autonomía del manejo interno con la eficiencia que antes ofrecían los servicios externos.

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