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Maquila de nóminas: todo lo que debes saber desde RRHH

El crecimiento de una empresa se ve reflejado en los resultados y también en las personas. De repente te encuentras con que tienes cada vez más empleados, pero sigues usando las mismas herramientas y procedimientos para gestionarlos. Esto se vuelve un problema cuando ese volumen de trabajadores implica una carga de trabajo cada vez mayor para RRHH. Un ejemplo claro es lo que ocurre con la gestión de nóminas, donde hay mucho que calcular y demasiada información que revisar. La maquila de nóminas aparece como una alternativa. ¿Has oído hablar de ello? 

Sin dudas, las nóminas son uno de los temas clave en la gestión de personal. Crear este documento implica tener conocimiento sobre las leyes laborales mexicanas, así como nociones de contabilidad y administración. Precisamente, esto es algo de lo que ofrece una maquila de nóminas. 

Esta es una práctica que durante los últimos tiempos se ha ido extendiendo en México y esto se relaciona en gran medida con el simple hecho de que gestionar nóminas en el país no es nada sencillo. De hecho, es una de las tareas más complejas para las empresas. Por ello, este servicio aparece como una verdadera solución para facilitarles el día a día a las organizaciones. 

Por ello, hoy vamos a conocer qué es la maquila de nóminas, para qué sirve y qué ventajas podría ofrecerle a tu empresa. Además, te daremos algunos criterios a contemplar al momento de elegir un proveedor. ¿Es para tu negocio esta clase de servicio? Descúbrelo a continuación. 

¿Qué es la nómina?

Podríamos comenzar definiendo qué es la maquila de nóminas. Pero lo cierto es que nos estaríamos salteando el punto de partida: qué son nóminas de pago

Hablamos de nómina para referirnos a un documento de emisión obligatoria para todo tipo de empresa, sin importar su tamaño. Es decir que es irrelevante si tienes 5 trabajadores a tu cargo o si tu equipo está conformado por 100. En cualquier caso, cada uno de esos colaboradores deben recibir de parte de tu empresa sus nóminas trabajo.

Nóminas ejemplos hay muchos. No nos detendremos en este punto en las nóminas en Excel o en la nube. Sino en los distintos tipos que se pueden crear en una empresa. 

Puedes ofrecer nóminas semanales, catorcenales, quincenales o mensuales. También puedes brindar nóminas normales o nóminas especiales. Estas últimas incluyen conceptos que no se suelen contemplar regularmente. También son aquellas que incorporan prestaciones laborales superiores a la ley o que están sujetas a eventualidades especiales, por ejemplo un bono por productividad o por ventas. 

¿Qué es lo que caracteriza a este documento? Al tratarse del registro de pago de cada trabajador la información característica que no puede faltar en las nóminas de trabajo es:

  • Salario. Es la cantidad que se le paga al colaborador. Esta, por lo general, se le asigna de acuerdo al cargo que ocupa en la empresa. 
  • Percepciones. Son todos los ingresos o prestaciones a que tiene derecho y que percibe el trabajador por realizar un trabajo personal subordinado.
  • Deducciones. Se trata de las cantidades que se le descuentan al personal por diferentes conceptos. Por ejemplo, la seguridad social.

👉Descubre en este artículo cómo calcular el sueldo neto de tus trabajadores

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¿Qué dice la ley sobre las nóminas en México? 

Las nóminas en México son un documento de carácter legal. Y esto ocurre porque hay distintas normativas que definen el cómo, el cuándo y de qué manera deben gestionar esta documentación las empresas. 

En principio, la Ley Federal del Trabajo en su artículo 804 establece que el jefe tiene obligación de conservar y exhibir, en caso de demanda laboral, tanto los contratos de trabajo, como las nóminas y comprobantes de pagos de cada colaborador. Esto se debe preservar mientras dure la relación laboral y hasta un año después de la rescisión del contrato.

Por otro lado, en su artículo 15, la Ley del Seguro Social también se refiere a la gestión de nóminas en las organizaciones. En este punto se detalla que los jefes están en la obligación de llevar los registros de nómina. Estos deben reflejar el número exacto de días laborados y el salario percibido por el talento. Dicho registro tiene que conservarse hasta por cinco años tras su creación. 

Por su parte, el Código Fiscal de la Federación que rige las obligaciones de los contribuyentes, en su artículo 67 establece que las contribuciones personales tienen que estar reflejadas en las nóminas del personal de la empresa. Esto con el objetivo de mantener una constancia y registro de su pago y declaración.

Como podemos ver, hay mucho que tener en cuenta al crear nóminas en una organización. Conocer el marco legal es una parte fundamental de la tarea. A ello debemos sumar el conocimiento contable para realizar los cálculos sin cometer errores. Esto es parte de lo que ofrece una maquila de nóminas, pero ¿conoces su definición? 

¿Qué significa maquila de nóminas?

La maquila de nóminas es un servicio mediante el cual una empresa especializada realiza a nombre de una organización que lo contrata, el cálculo de la nómina de sus trabajadores

La maquila de nóminas implica calcular salarios, impuestos, obligaciones patronales y las distintas prestaciones marcadas por la ley, como lo son el seguro social, aguinaldo, vacaciones o prima vacacional. Sumado a las prestaciones específicas que otorgue cada empresa. Sin embargo, todos los pagos son responsabilidad de la compañía que contrata el servicio

De esta forma, se celebra entre la organización y el proveedor encargado de la maquila de nóminas un contrato por servicios de gestión de nómina. Eso sí, vale aclarar que la información pertenece en un 100% a la organización que contrata esta prestación. 

Y en este punto seguramente te preguntas ¿es esto subcontratación? ¿Acaso no está prohibida en México? La respuesta es sí en ambos casos. A continuación te damos los detalles. 

👉Conoce todo sobre la reforma contra el outsourcing en este artículo

Maquila de nóminas y el outsourcing 

Como hemos visto antes, maquila de nóminas es un servicio y como tal es provisto por una empresa especializada. En este sentido, se rige en base a lo que está permitido por las nuevas reformas a la Ley Federal del trabajo. 

Recordemos que el marco legal actual establece que la subcontratación es un proceso mediante el cual una organización transfiere la responsabilidad de ciertas tareas a otra compañía especializada en esa actividad. En este caso, sería la gestión de nóminas. 

De acuerdo con la última reforma a la ley laboral, la subcontratación de personal, es decir, aquella en la que una persona física o moral proporciona trabajadores propios en beneficio de otra, está prohibida en México. 

En el artículo 13 de la Ley Federal del Trabajo se detalla que “se permite la subcontratación de servicios especializados”. Para ser entendidos como tales, estos no deben formar parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa que los contrata. 

Es algo que claramente se aplica a la maquila de nóminas, en tanto se trata de un servicio especializado que no se relaciona a la actividad principal de una compañía. Por el contrario, se desarrolla en torno a uno de los procesos administrativos de la empresa. 

Entonces la respuesta es sí, maquila de nóminas es outsourcing, por tanto es subcontratación de un servicio especializado. 

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Maquila de nóminas: ventajas y desventajas 

Hasta aquí queda bastante claro que es totalmente legal la contratación del servicio de maquila de nóminas. Por ello, es momento de saber para qué sirve esta clase de servicio. 

En principio, facilita el trabajo administrativo del área de RRHH. De este modo, el personal de este departamento podrá enfocar su tiempo y esfuerzos en tareas que ayuden a alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa

Sumado a esto, más allá de las gestiones administrativas, recursos humanos es un área que debe estar centrada en el principal activo de la compañía: su talento. Para ello, se requiere tiempo y dedicación. Algo que se puede obtener a través de la contratación de una maquila de nóminas. 

Ahora llegó el momento de conocer cuáles son las ventajas y desventajas de esta prestación. 

Ventajas de la maquila de nóminas

  • Ahorro de costos. Armar un equipo de trabajo que se especialice en la gestión de nóminas en tu empresa puede ser costoso. Además, a eso debes sumar la capacitación y adiestramiento que este personal requiere de forma continua. Por ello, la maquila de nóminas puede aparecer como respuesta para ahorrar estos costos. 
  • Personal especializado. Contratar esta clase de servicio significa que tendrás a un experto como aliado para realizar el proceso de nómina de tu empresa. Esto, al mismo tiempo, garantiza tus cálculos en tiempo y forma y por consiguiente los pagos de impuestos y al personal en las fechas convenientes.
  • Menor carga de trabajo para tu equipo. Sin dudas, otra de las ventajas de la maquila de nóminas es que representa una menor carga de trabajo para tu equipo. Así, tu personal de RRHH puede dedicarse a tareas más relevantes para el negocio. 
  • Disminuir errores. Al contratar este servicio te aseguras de dar con una empresa especializada en la gestión de nóminas. Esto permite disminuir errores en los cálculos y elaboración de este documento. 
  • Evitar multas. Si cumples en tiempo y forma con los pagos, creas una nómina sin errores y llevas un registro detallado de esta documentación, evitas incumplir con lo dicta la ley. En otras palabras, puedes evitar multas. 

Desventajas de la maquila de nóminas 

  • Información expuesta. Al contratar el servicio de maquila de nóminas la información la provee tu empresa. Es decir que tu proveedor tendrá acceso a datos contables, fiscales y de RRHH de tu organización. Esta información corre más riesgos de quedar expuesta por un mal uso que haga de ella tu proveedor. 
  • Dificultades para elegir al proveedor. Hay muchas compañías de buena reputación que brindan el servicio de maquila de nóminas. Pero también hay firmas poco profesionales que pueden cometer errores o filtrar información relevante de tu negocio. Elegir al proveedor adecuado es un proceso que lleva mucha investigación y tiempo. 
  • Requiere supervisión. Teniendo en cuenta que la información que se maneja es muy sensible para tu empresa y que, al mismo tiempo, se trata de un proceso vital para tu organización, por lo general, los jefes no se desligan del todo de esta tarea. Aunque subcontrates la gestión de nóminas de trabajo, tal vez te encuentres supervisando en cierta medida la labor que realiza la empresa especializada que contrates. 
  • Problemas en el flujo de información. No es lo mismo que tu equipo de RRHH se encargue de las nóminas a que lo haga un equipo externo a tu empresa. Puede ocurrir que el proveedor tenga que solicitar de manera frecuente información a tu personal. Pero este no siempre tendrá la capacidad de responder en el momento oportuno. Este es un ejemplo de cómo la maquila de nóminas puede generar problemas en el flujo de información. 
  • La integración suele ser lenta. La empresa que se especializa en la gestión de nóminas cuenta con conocimientos específicos en esta tarea. Pero lo cierto es que no conoce tu organización y sus necesidades particulares. Aprender esto lleva tiempo. Así, la integración de este servicio no se da de la noche a la mañana. 

¿Cómo elegir un proveedor de maquila de nómina?

Como dijimos antes, el proceso de búsqueda y elección de un proveedor de maquila de nómina no es sencillo. La clave es tener en cuenta que la opción que elijas debe representar una verdadera ventaja para la operatividad de tu negocio.  

Por ello, el primer paso para elegir una empresa especializada en la gestión de nóminas es conocer en detalle las características, necesidades y objetivos de tu organización. En función de ello podrás delimitar mejor el servicio que más se adecue a tu compañía. 

Estos son algunos de los criterios a valorar para elegir un proveedor de maquila de nóminas:

  • Reputación. Es importante investigar la reputación de la empresa especializada que te interesa contratar. Sobre todo indagar en su clientela, determinar cómo ha sido la experiencia de otras organizaciones que han trabajado con este proveedor. 
  • Seguridad y confidencialidad. Debes asegurarte de poner la gestión de nómina en las mejores manos. Por ello, el proveedor que elijas debe transmitir confianza. 
  • Conocimiento en materia legal y fiscal. Es fundamental tener la certeza de que la empresa que contrates labora de acuerdo al marco legal vigente y tiene un profundo conocimiento contable y fiscal. 
  • Servicio personalizado. El proveedor a contratar debería realizar un diagnóstico de tu nómina. Solo así podrá trabajar a partir de las necesidades y características específicas de tu organización. 
  • Garantía. Aunque la empresa se especialice en la gestión de nóminas, puede ocurrir que cometa errores. Por ello, es importante contar con ciertas garantías. Por ejemplo, conocer los alcances de responsabilidad en caso de equivocaciones por parte del proveedor. 
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¿Administrar tu nómina internamente o por maquila de nóminas?

Ya sabes lo más importante sobre la maquila de nóminas. No solo tienes su definición, sino que además conoces sus ventajas y desventajas y tienes mayor claridad sobre el impacto que un servicio así podría tener en tu empresa. ¿Crees que necesitas esta prestación? ¿Prefieres administrar tu nómina internamente? 

No hay una respuesta correcta o incorrecta. Así como no hay una única fórmula para crear nóminas en cada empresa. De hecho, como ya hemos visto al mencionar nóminas ejemplos, puedes usar distintos tipos dentro de tu mismo equipo. La clave siempre estará en entender cuáles son las necesidades y posibilidades de tu organización. Pero también saber que la maquila de nóminas no es la única respuesta si lo que quieres es agilizar esta gestión. 

Gestiona tu nómina con un software de recursos humanos 

¿Todavía sigues llevando la documentación de tu empresa en papel? Quizás ya te has actualizado y, por ejemplo, creas tus nóminas en Excel. No está mal. Pero, optimizar el tiempo es algo que solo se consigue mediante un software de gestión de nóminas online

Como mencionamos antes, una de las desventajas de la maquila de nóminas es su lenta integración. Lo cierto es que para acceder a esta prestación y sacarle el máximo provecho, primero tu proveedor tendría que hacer una tarea de diagnóstico de tu nómina y en función de ello proponerte un plan a la medida de tu organización. Esto es algo que no puede hacerse de un día para el otro. 

Por el contrario, el software de RRHH enfocado en la gestión de nóminas puede entrar en acción en cuestión de minutos. Es tan sencillo como registrarte y comenzar a sincronizar la información de tus colaboradores. ¡Todo de forma online! 

Si la razón por la que buscas externalizar la gestión de tus nóminas es la agilidad que esto puede representar para tu empresa, ten en cuenta que la tecnología adecuada te permite automatizar esta tarea de manera sencilla. Esto disminuye notablemente la carga de trabajo de tu equipo de recursos humanos. Así, estos colaboradores pueden centrarse en aspectos más importantes para el crecimiento de la empresa. 

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